離職人員信息處理制度

離職人員信息處理制度1.定義本制度是為了保障離職人員的個人信息安全，合理處理離職人員信息，在企業(yè)生產(chǎn)管理中的實際要求下，規(guī)范離職人員信息的手記、存儲、使用和銷毀等相關(guān)流程，并明確相關(guān)責(zé)任人。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部離職人員的信息處理工作。3.離職人員信息手記3.1人力資源部門職責(zé)人力資源部門負(fù)責(zé)收集、記錄和存儲離職人員的信息并建立離職人員檔案。離職人員信息包含但不限于以下內(nèi)容：姓名身份證號碼聯(lián)系方式（電話、郵件等）擔(dān)負(fù)的職位和職責(zé)離職原因最終工作日期工作表現(xiàn)評價任職期間涉及到的機(jī)密信息、知識產(chǎn)權(quán)等3.2離職人員搭配離職人員應(yīng)搭配人力資源部門的工作，供應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整的個人信息，如有更改應(yīng)及時通知人力資源部門。3.3離職交接離職人員在離職之前應(yīng)與接任者進(jìn)行工作交接。交接過程中，離職人員應(yīng)將相關(guān)工作內(nèi)容、文件、資料如實和完整地交接給接任者，并幫助填寫交接報告。4.離職人員信息存儲和保密4.1信息存儲離職人員的信息將存儲在公司的信息系統(tǒng)中，采取嚴(yán)格的訪問掌控和加密措施，確保信息的安全性和保密性。4.2信息保密全部企業(yè)員工都必需遵守信息保密制度，離職人員的信息僅在必需的情況下，由授權(quán)人員進(jìn)行訪問和使用，禁止泄露、傳播或擅自使用離職人員的信息。5.離職人員信息的使用5.1內(nèi)部使用離職人員的信息僅限于用于內(nèi)部管理和相關(guān)業(yè)務(wù)需要，在使用離職人員的信息時，必需遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得超出必需的范圍。5.2外部披露離職人員的信息在未經(jīng)離職人員明確授權(quán)的情況下，禁止向外部披露。如有需要，必需經(jīng)過嚴(yán)格審批程序，并由授權(quán)人員進(jìn)行批準(zhǔn)后方可披露。6.離職人員信息銷毀6.1銷毀時機(jī)離職人員的信息在滿足存儲、備份和使用需求之后，應(yīng)及時銷毀。銷毀時機(jī)一般為離職人員離職滿5年后。6.2銷毀方式離職人員的信息應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行銷毀，包含但不限于以下方式：電子信息：通過數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底擦除；紙質(zhì)信息：通過機(jī)密文件碎紙機(jī)進(jìn)行碎紙?zhí)幚?；其他存儲媒介：采用專業(yè)的設(shè)備進(jìn)行物理破壞。6.3銷毀記錄離職人員信息銷毀后，應(yīng)做好相關(guān)銷毀記錄，并保存?zhèn)浞荨?.違規(guī)處理7.1違規(guī)行為離職人員信息處理中的違規(guī)行為包含但不限于以下行為：未經(jīng)授權(quán)擅自訪問、使用離職人員的信息；泄露、傳播離職人員的信息給未經(jīng)授權(quán)的人員或機(jī)構(gòu)；未按要求進(jìn)行離職交接，導(dǎo)致信息泄露或遺失。7.2處理措施對于違反離職人員信息處理制度的行為，將依據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行處理，包含但不限于以下措施：違規(guī)人員的違規(guī)行為將被記錄在案；依據(jù)實際情況，可采取警告、記過、降職、解雇等相應(yīng)的紀(jì)律處分；如造成損失，將依法追究相應(yīng)的法律責(zé)任。8.相關(guān)責(zé)任人8.1人力資源部門人力資源部門負(fù)責(zé)離職人員信息的手記、存儲和處理工作，并負(fù)責(zé)監(jiān)督和管理相關(guān)人員的行為。8.2相關(guān)部門負(fù)責(zé)人相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)確保本部門員工嚴(yán)格遵守離職人員信息處理制度，并對本部門員工的相關(guān)行為負(fù)責(zé)。8.3全體員工全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守離職人員信息處理制度，保護(hù)離職人員的個人信息安全。9.附則本制度自發(fā)布之日起生效，