《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范》

Q/LB.□XXXXX-XXXX檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理規(guī)范范圍本文件界定了檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的術(shù)語和定義，規(guī)定了技術(shù)檔案管理的基本要求、檔案歸檔、檔案整理、檔案保管與鑒定、檔案借閱、評價與改進(jìn)的內(nèi)容。本文件適用于檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)對技術(shù)檔案的管理。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T12全宗卷規(guī)范DA/T38電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范RB/T214檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評價檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通用要求術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。

檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案technicalarchivesofinspectionandtestinginstitutions檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有證明、查考和利用價值并歸檔保存的文件材料?；疽髾n案管理應(yīng)符合RB/T214和DA/T12的要求。應(yīng)設(shè)置相對獨(dú)立的檔案管理區(qū)（檔案庫房），并配備防護(hù)設(shè)備和采取管理措施維護(hù)檔案的完整與安全。應(yīng)有經(jīng)過培訓(xùn)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，并對檔案中記載的信息負(fù)有保密責(zé)任。應(yīng)分類整理檔案材料，并確保其真實(shí)有效、完整、安全、可用。檔案歸檔歸檔范圍包括直接記載和反映檢驗(yàn)檢測工作和活動產(chǎn)生的文件、記錄和數(shù)據(jù)等，詳見附錄A。歸檔要求需從真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性、完整性、安全性、有效性、可用性等方面確保檢驗(yàn)檢測檔案管理的質(zhì)量。歸檔的紙質(zhì)檔案材料應(yīng)當(dāng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、標(biāo)識完整、手續(xù)完備。歸檔的電子檔案（含電子數(shù)據(jù)）應(yīng)按照GB/T18894、DA/T38有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。歸檔的電子檔案應(yīng)當(dāng)和紙質(zhì)檔案保持一致，并與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)檔案建立檢索關(guān)系。歸檔時間可根據(jù)實(shí)際情況和工作需要，定期匯總整理檔案，宜以每月、每季度或每半年為周期，最長不超過1年。歸檔份數(shù)紙質(zhì)文件歸檔1份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。電子文件可采用在線或離線方式歸檔，至少儲存?zhèn)浞?套。歸檔清單所有歸檔材料收集、整理完畢后，由檔案管理人員填寫文件材料歸檔移交清單（見附錄B），經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核驗(yàn)收、清點(diǎn)無誤后入庫存檔。檔案整理基本要求應(yīng)遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)檔案材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷成套系統(tǒng)。根據(jù)不同內(nèi)容性質(zhì)選擇“年度—問題”“年度—區(qū)域—項(xiàng)目”“年度—行業(yè)—機(jī)構(gòu)—項(xiàng)目”進(jìn)行組卷?？缒甓鹊奈募牧显谖募k結(jié)年度歸檔。卷內(nèi)排序按產(chǎn)生時間或重要程度排序，具體排序如下：文字在前、圖樣在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（包括重要文件的歷次修改稿）在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文文本在前，外文文本在后。檢驗(yàn)檢測數(shù)據(jù)類文件材料按“項(xiàng)目—時間”或“時間—項(xiàng)目”排序。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，并依次編寫件號及頁號，編寫要求如下：裝訂的案卷卷內(nèi)文件材料均在有效書寫內(nèi)容頁面的右下角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角、背面在左下角編號，頁號均從1開始；不裝訂的案卷，以件為單位編寫頁號，已有頁號的文件可不再重新編寫頁號，應(yīng)逐件在每份文件的首頁上方空白處加蓋檔號章。目錄每個案卷應(yīng)編寫案卷目錄、卷內(nèi)目錄，并填寫卷內(nèi)備考表，且均不編寫頁號，案卷編目式樣見附錄C。在編制檔案目錄時，應(yīng)對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄，以便檢索。其中，著錄項(xiàng)一般包括：題名與責(zé)任者項(xiàng)稿本與文種項(xiàng)；密級與保管期限項(xiàng)；時間項(xiàng)；載體類型及形態(tài)項(xiàng)；技術(shù)參數(shù)項(xiàng)；附注與提要項(xiàng)；排檢與編號項(xiàng)等。檔案編號檔案編號由全宗號、目錄號（或分類號）、案卷號構(gòu)成，參考附錄D。檔案保管、鑒定與銷毀檔案保管保管期限不少于6年，有相關(guān)規(guī)定的，服從行業(yè)要求。涉密檔案的保管見《中華人民共和國保守國家秘密法》。檔案鑒定應(yīng)成立鑒定工作小組，定期對保存的檔案進(jìn)行鑒定，對保管期限和密級需調(diào)整的案卷，進(jìn)行調(diào)整。鑒定工作小組宜由技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、采樣負(fù)責(zé)人、分析負(fù)責(zé)人、檔案管理員組成。經(jīng)鑒定工作小組鑒定無保存價值的檔案，應(yīng)編制鑒定工作報告并建立檔案銷毀清冊，一式兩份，一份送辦公室備案，一份由檔案管理員永久保存。檔案銷毀待銷毀檔案應(yīng)由檔案管理員確認(rèn)，鑒定工作小組成員均簽字后，方可銷毀。由檔案管理員實(shí)施銷毀工作，技術(shù)負(fù)責(zé)人及質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。未履行鑒定和審批手續(xù)的檔案，嚴(yán)禁銷毀。涉密檔案的銷毀見《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。檔案借閱應(yīng)建立檔案的借閱、保管等制度，查閱、借閱、復(fù)制檔案應(yīng)履行檔案借閱歸還手續(xù)，檔案利用者借閱涉密檔案應(yīng)按照密級履行相應(yīng)借閱手續(xù)，并對所借檔案負(fù)安全保密責(zé)任，確保檔案安全。評價與改進(jìn)應(yīng)制定評價與改進(jìn)方案，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中的問題，查找原因，采取糾正和預(yù)防措施，及時改進(jìn)。

（資料性）

文件材料歸檔范圍文件材料歸檔范圍見表A.1。文件材料歸檔范圍序號歸檔范圍詳細(xì)內(nèi)容1檢驗(yàn)檢測工作方案、規(guī)劃(計(jì)劃)、總結(jié)-2檢驗(yàn)檢測質(zhì)量保證的要求、計(jì)劃和考核情況-2.1質(zhì)量管理計(jì)劃、工作要點(diǎn)、總結(jié)-2.2質(zhì)量管理體系文件材料質(zhì)量手冊、程序文件、技術(shù)記錄、質(zhì)量記錄、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程受控文件清單、文件變更、發(fā)放、回收記錄2.3質(zhì)量管理體系評審、復(fù)評審、擴(kuò)項(xiàng)評審材料實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定及計(jì)量認(rèn)證評審計(jì)劃、申請材料、評審報告及相關(guān)記錄表、證書和證書附表等2.4檢驗(yàn)檢測質(zhì)量控制技術(shù)管理文件材料檢驗(yàn)檢測質(zhì)量管理技術(shù)調(diào)查材料檢驗(yàn)檢測人員上崗證考核及管理材料檢驗(yàn)檢測技術(shù)技能比賽、演練、活動等材料檢驗(yàn)檢測非標(biāo)準(zhǔn)方法和技術(shù)規(guī)范(規(guī)定)等文件材料質(zhì)量體系內(nèi)審材料(內(nèi)審計(jì)劃、會議簽到表、會議記錄、內(nèi)審檢查記錄表、內(nèi)審報告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄)質(zhì)量體系管理評審材料(評審計(jì)劃、會議簽到表、會議記錄、評審記錄、評審報告、不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施記錄)客戶滿意度和檢驗(yàn)檢測質(zhì)量問題調(diào)查、投訴及處理情況記錄檢驗(yàn)檢測工作偏離的例外許可申請、批準(zhǔn)記錄質(zhì)量管理抽測方案、質(zhì)量管理監(jiān)督檢查記錄、質(zhì)量分析統(tǒng)計(jì)表、原始記錄檢查記錄表、監(jiān)測數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、監(jiān)測分析質(zhì)量外控抽查登記表、現(xiàn)場采樣準(zhǔn)備情況檢查表、現(xiàn)場采樣檢查表、實(shí)驗(yàn)室分析人員檢查記錄表、樣品固定劑情況檢查表、抽測報告等材料能力驗(yàn)證、實(shí)驗(yàn)室比對、考核、標(biāo)準(zhǔn)樣品定值(實(shí)驗(yàn)室分析中)等材料能力確認(rèn)和新方法驗(yàn)證、證實(shí)材料(新方法確認(rèn)申請表、新方法確認(rèn)任務(wù)書、新標(biāo)準(zhǔn)方法應(yīng)用確認(rèn)表、標(biāo)準(zhǔn)變更監(jiān)測方法確認(rèn)表、非標(biāo)準(zhǔn)方法審批記錄、方法確認(rèn)報告)分析樣品的登記、編號、存貯、發(fā)放、留存等記錄標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、試劑耗材的驗(yàn)收、檢驗(yàn)(核查)、配制、領(lǐng)用記錄，有害廢棄物處理登記表等供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商信息及評價表3檢驗(yàn)檢測項(xiàng)目文件材料任務(wù)書、合同書、合同評審記錄、方案報告審核記錄表、檢驗(yàn)檢測報告更改申請表、檢驗(yàn)檢測報告與數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)檢測方案、現(xiàn)場檢驗(yàn)檢測記錄、樣品交接單、實(shí)驗(yàn)室分析原始記錄、分包協(xié)議、分包方監(jiān)測報告及相關(guān)電子文檔點(diǎn)位基礎(chǔ)信息及點(diǎn)位優(yōu)化調(diào)整、論證、發(fā)布等管理材料表A.1文件材料歸檔范圍（續(xù)）序號歸檔范圍詳細(xì)內(nèi)容4檢驗(yàn)檢測管理文件材料-4.1檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)、人員、裝備、能力等相關(guān)信息庫-4.2檢驗(yàn)檢測標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方案及落實(shí)情況材料-4.3檢驗(yàn)檢測能力建設(shè)文件材料各類能力建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)方案、實(shí)施及驗(yàn)收材料調(diào)研、考察材料；購買設(shè)備的申請、批復(fù)文件招投標(biāo)文件與合同書投標(biāo)文件(中標(biāo))購置合同、協(xié)議洽談記錄、紀(jì)要、備忘錄、來往函件及商檢材料5檢驗(yàn)檢測業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)文件材料-5.1系統(tǒng)開發(fā)、更新、升級改造等技術(shù)資料材料-5.2系統(tǒng)備份-5.3系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等管理材料-5.4系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理材料-6其他應(yīng)歸檔材料-

（資料性）

文件材料歸檔移交清單文件材料歸檔移交清單見表B.1。文件材料歸檔移交清單案卷名稱：序號文件材料名稱文件編號文件日期責(zé)任者頁數(shù)備注檔案管理員：審核人：