《行政秘書學》 課件 第1章 行政秘書概述；第2章 辦公室事務(wù)管理

行政秘書學

唐鈞/主編中國人民大學行政秘書學21世紀公共行政系列教材行政秘書學21世紀公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學21世紀公共行政系列教材第1章行政秘書概述

第一篇概述第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材第1編概述

第1章行政秘書概述1.1行政秘書的概念界定1.1.1行政秘書的概念界定

在政府部門或企事業(yè)單位中，圍繞領(lǐng)導或上司的工作需要，按照領(lǐng)導或上司的指示與授權(quán)，以集體或個人的工作方式，處理組織的日常性、程序性、綜合性的行政事務(wù)，為領(lǐng)導的管理和決策等活動提供服務(wù)與輔助，可以代表領(lǐng)導行使部分行政管理的職責。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素1.從崗位來理解行政秘書的概念

（1）工作單位的性質(zhì)。政府部門、企業(yè)、事業(yè)單位等，由于單位性質(zhì)不同，對于行政秘書的要求也有所區(qū)別。政府部門的行政秘書強調(diào)政治忠誠，其崗位分工細，制度規(guī)范性強，以公文寫作、會務(wù)管理為主，專業(yè)型秘書居多。企業(yè)的行政秘書強調(diào)業(yè)務(wù)水平，以商務(wù)文書寫作、商務(wù)活動為主，綜合型秘書居多，為領(lǐng)導個人服務(wù)的特征更鮮明。事業(yè)單位則兼有前兩者的某些特征。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材（2）工作崗位的類型。

依據(jù)行政秘書工作的具體分工，可分為文字秘書、事務(wù)秘書、政務(wù)（業(yè)務(wù)）秘書、公關(guān)秘書和其他秘書等。不同的崗位對行政秘書的職責要求有所不同，例如文字秘書主要負責撰擬文稿等文字工作；事務(wù)秘書負責處理文書、籌辦會議、接待來賓等日常事務(wù)；政務(wù)（業(yè)務(wù)）秘書負責信息、調(diào)研、督查、協(xié)調(diào)等協(xié)助領(lǐng)導業(yè)務(wù)的工作；公關(guān)秘書負責關(guān)系經(jīng)營、形象塑造、危機應(yīng)對等公關(guān)職責。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材（3）職務(wù)級別的差異。

行政秘書在縱向上存在職務(wù)級別的差異。例如美國將秘書職級分為2~15共14個等級；日本將秘書分為見習、初級、中級和高級4個等級。我國國家職業(yè)資格標準將秘書分為四級，由低到高依次為五級、四級、三級和二級。不同的等級所對應(yīng)的行政秘書的崗位和職責要求也有所不同。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素2.從角色來理解行政秘書的概念行政秘書的角色定位，是其一整套行為模式的集成匯總，由崗位決定。崗位對于角色而言，是一種硬性的約束，是一種底線的要求。同時，角色的內(nèi)涵又對行政秘書的能力和修養(yǎng)提出了相應(yīng)的要求。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

(1)在黨政機關(guān)，行政秘書的工作環(huán)境和氛圍較為嚴肅，各部門和崗位的分工十分明確，行政秘書通常是按章辦事，有條不紊地處理各項工作，包括公文處理、檔案管理、信息管理、會議管理等。因此，一般的行政秘書都是從事事務(wù)性的管理工作，主要扮演領(lǐng)導的事務(wù)性助手的角色。而高層次的行政秘書，如秘書長、辦公室主任等，則會承擔輔助領(lǐng)導進行決策、研究制訂方案等工作，是信息匯集的中心，主要扮演領(lǐng)導的參謀的角色。

(2)在企事業(yè)單位，行政秘書的工作環(huán)境和氛圍相對輕松。尤其是企業(yè)，行政秘書的工作較為機動和靈活，所扮演的主要角色也較為綜合，從事務(wù)性助手到信息中樞，從綜合協(xié)調(diào)到參謀，甚至作為領(lǐng)導或公司的代表參加相關(guān)會議或活動。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素3.從能力來理解行政秘書的概念

行政秘書的崗位和角色的內(nèi)涵，對行政秘書的能力提出了相應(yīng)的要求。一方面，崗位分析的報告提出了崗位所需的基本能力要求；另一方面，隨著崗位的不斷提升，行政秘書的角色也在不斷調(diào)整，這又對行政秘書的能力提出了新的要求。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材行政秘書的主要角色包括事務(wù)性助手、信息中樞人員、綜合協(xié)調(diào)人員、參謀、公關(guān)人員、領(lǐng)導代表等，這六種角色從低級到高級呈遞進狀態(tài)。行政秘書的角色是問題導向型的，不同角色面臨著不同的問題，而特定問題的解決又需要特定的能力。因此，行政秘書的能力與其角色存在著一定的對應(yīng)關(guān)系，其能力必須與其所扮演的角色相匹配。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素4.從修養(yǎng)來理解行政秘書的概念行政秘書的崗位、角色決定了行政秘書必須具備的能力，同時還決定了行政秘書必須具備的職業(yè)修養(yǎng)。行政秘書的修養(yǎng)是行政環(huán)境對行政秘書的客觀要求，尤其是“辦公室政治”等軟環(huán)境的客觀要求。一般來說，行政秘書的修養(yǎng)是指行政秘書在工作中應(yīng)該具備的修為與素養(yǎng)，它既包括行政秘書的人格修養(yǎng)、道德修養(yǎng)、才學修養(yǎng)、政治思想修養(yǎng)等，又包括行政秘書的個性心理、壓力緩解和心理調(diào)適等。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型1.按所在單位的性質(zhì)劃分

行政秘書總是在特定的單位中開展工作。這些組織根據(jù)性質(zhì)，可以分為政府部門、民間組織和介于兩者之間的混合型組織。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型

2.按從事行業(yè)的類型劃分

行政秘書工作所在的組織總是屬于某一行業(yè)，根據(jù)行業(yè)的不同，我們可以劃分出與行業(yè)相對應(yīng)的行政秘書，例如政府秘書、軍隊秘書、外交秘書、企業(yè)秘書、教務(wù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書、法律秘書、科技秘書、統(tǒng)計秘書等。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型

3.按從業(yè)人員的身份劃分一般情況下，當前我國政府部門中的行政秘書都具有官員身份或者說公務(wù)員身份，他們由國家財政支付工資并享受國家福利，屬于行政編；民間企業(yè)中的行政秘書是基于職業(yè)而存在的社會從業(yè)者或者說民間職員，他們不是國家工作人員，不享受國家福利，而是基于市場原則從所在組織獲取報酬，他們在國家工作人員編制之外；事業(yè)單位中的行政秘書不是國家公務(wù)員，但屬于國家工作人員，由國家財政支付工資并享受部分國家福利，這就是所謂的事業(yè)編；國有企業(yè)的行政秘書一般來說在國家工作人員編制之外。因此，根據(jù)行政秘書的身份，我們可以劃分為行政編秘書、事業(yè)編秘書、非編制秘書三種類型。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型4.按角色定位的類型劃分

角色定位類型行政秘書類型出謀劃策參謀型秘書撰擬文稿文字型秘書辦理日常事務(wù)辦事型秘書負責專門業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)型秘書處理公共關(guān)系公關(guān)型秘書其他其他復合型秘書第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型5.按職能作用的層次劃分

行政秘書的職能是輔助領(lǐng)導對組織進行管理。領(lǐng)導對組織的管理是分層次的，最高層次的是決策，中間層次的是事務(wù)，最低層次的是技術(shù)。根據(jù)行政秘書在哪一層次上輔助領(lǐng)導進行管理、發(fā)揮自身職能作用，我們可以將行政秘書劃分為三個層次：決策輔助層秘書、事務(wù)輔助層秘書、技術(shù)輔助層秘書。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型6.按技能或職務(wù)級別劃分

行政秘書由于自身素質(zhì)的原因會存在技能的高低，在組織中任職時也會出現(xiàn)職務(wù)級別的高低，這為我們對行政秘書進行縱向劃分提供了依據(jù)。根據(jù)行政秘書技能的高低，我們可以把行政秘書縱向劃分為高級秘書、中級秘書、初級秘書、實習秘書等。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.2行政秘書

在我國的演進和在國外的概況1.2.1我國行政秘書的演進1.政府部門的行政秘書2.非政府部門的行政秘書

第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.政府部門的行政秘書（1）漢代以前，輔助皇帝的“行政秘書”一般稱為“史官”。夏朝在政府內(nèi)設(shè)有太史令、左史等官職，西周政府則設(shè)有外史、內(nèi)史、女史等官職。（2）曹魏時朝，中央政府設(shè)置“秘書令”，其職責是主管“尚書奏事”，即負責管理機要事務(wù)。（3）漢魏以后，中央政府中從事行政秘書工作的官員設(shè)置一直沿襲，但其稱謂則隨著朝代的更替而多有變化，如“尚書”、“中書”、“侍中”、“中書舍人”、“翰林學士”等。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

2.非政府部門的行政秘書近代以來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的開放，非官方的民間組織大量出現(xiàn)并不斷壯大，如民間企業(yè)、民間社團等。民間組織中的行政秘書主要是通過合同方式從人力市場上聘用的，這就有別于傳統(tǒng)上政府部門中的行政秘書，他們不需要政府官員身份也能從事行政秘書工作，突破了政府官員身份，就拓展成了一種社會職業(yè)，并且不斷地朝著職業(yè)化的方向發(fā)展。這些民間組織中的行政秘書在民間企業(yè)中最為典型。民間企業(yè)中的行政秘書可以包括董事會秘書、行政助理、辦公室主任、普通秘書，一般籠統(tǒng)地簡稱為“秘書”。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.2.2國外行政秘書的概況1.國外行政秘書的概念·在英國，秘書有三層含義：一是主事者身邊的公務(wù)服務(wù)人員和辦事助手；二是非營利組織中義務(wù)操辦日常事務(wù)的負責人；三是政府官員。·美國《職稱詞典》對秘書的解釋則比較具體，秘書是指工作水平高超、能貫徹下列活動的人：(1)全面處理機關(guān)或公司的行政工作，以減輕政府官員或公司負責人較次要的行政事務(wù)和辦公室工作；(2)能用速記記錄口述；(3)能用翻譯機將口述或復制的記錄信息譯成文字；(4)處理首長或經(jīng)理的約會和提醒其約會；(5)接見辦公室來訪人員；(6)接電話和打電話；(7)處理首長或經(jīng)理私人重要郵件、主動撰寫日常函件；(8)對辦公室其他工作人員進行工作監(jiān)督；(9)整理人事檔案。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.2.2國外行政秘書的概況2.國外行政秘書的類型（1）美國的秘書類型·按服務(wù)對象的數(shù)量，秘書可分為：專為某一個人服務(wù)的“私人秘書”，兼為幾個人服務(wù)的“集體秘書”；按任職時間，秘書可分為：要求任職者用其全部工作時間任職的“專職秘書”，只有部分工作時間任職的“兼職秘書”；按職務(wù)性質(zhì)，秘書可分為擔任行政性職務(wù)的“行政秘書”、擔任專業(yè)性職務(wù)的“專業(yè)秘書”?！っ绹税凑章殑?wù)性質(zhì)對秘書進行分類之外，還按照職位高低對秘書進行分級，即縱向的分類。美國秘書縱向分為2~15共14個等級，由低至高，其技術(shù)要求由簡單到復雜，工作范圍由單純到綜合。·美國行政管理學院把一般的行政秘書分為三級，它們按職級從低到高依次是“B級秘書”、“A級秘書”和“經(jīng)理秘書”。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.2.2國外行政秘書的概況3.國外的秘書資格考試制度·“特許職業(yè)秘書考試”是由國際職業(yè)秘書協(xié)會（PSI）舉辦的高級秘書資格考試，每年5月第一個星期的星期五、星期六兩天進行。該證書全世界通用，在北美地區(qū)則是秘書職業(yè)的準入證書。·“行政管理人員證書”（CAM）也是一種國際職業(yè)秘書資格證書，它是為那些謀求管理崗位的秘書而設(shè)置的?！と毡緡鴥?nèi)的秘書職業(yè)資格考試制度（GBS考試）由日本秘書協(xié)會舉辦，審定秘書的英語、日語能力和業(yè)務(wù)知識、技術(shù)水平。考試內(nèi)容包括：秘書所需要的日語、英語知識和應(yīng)用能力，必須經(jīng)過口語面試；秘書業(yè)務(wù)、技能；秘書適應(yīng)環(huán)境、處理人際關(guān)系和經(jīng)營管理的能力。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.3行政秘書的從業(yè)資格及職業(yè)能力、職業(yè)修養(yǎng)和職業(yè)規(guī)劃1.3.1行政秘書的從業(yè)資格1.通過秘書資格考試2.通過用人單位錄用

第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.通過秘書資格考試通過秘書資格考試獲得秘書職業(yè)資格證書是成為行政秘書的第一步。例如美國有專門的秘書職業(yè)準入制度，由專業(yè)組織通過一定方式和程序來確認秘書的資格，授予其職業(yè)資格證書，并按照一定的標準來考核秘書的能力，為其職務(wù)晉升提供依據(jù)。在我國，政府部門的行政秘書需要通過國家公務(wù)員考試，企業(yè)的行政秘書一般需要獲得秘書職業(yè)資格證書。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.通過用人單位錄用用人單位的錄用是行政秘書任職的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接決定了能否在該單位擔任行政秘書。此外，行政秘書直接為領(lǐng)導提供服務(wù)，這種服務(wù)需要領(lǐng)導與行政秘書兩者間的默契，因此領(lǐng)導有選擇行政秘書的權(quán)力。領(lǐng)導由于戰(zhàn)略目標、工作職責、業(yè)務(wù)水平、個性心理的差異，對行政秘書的需求是不同的，而不同的行政秘書在專業(yè)、能力、個性、修養(yǎng)等方面也都存在差異，因此，行政秘書還必須符合領(lǐng)導的需求、獲得領(lǐng)導的認可。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.3.2行政秘書的職業(yè)能力1.行政秘書的基本能力

2.行政秘書的高級能力

3.行政扮演角色所需的能力第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.行政秘書的基本能力（1）日常事務(wù)管理能力。（2）文書處理與寫作能力。（3）信息管理能力。（4）會議管理與商務(wù)活動能力。（5）體察判斷與應(yīng)變能力。（6）溝通與社交能力。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

2.行政秘書的高級能力（1）輔助決策能力。（2）項目管理能力。（3）知識管理能力。（4）人際交往能力。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

3.行政扮演角色所需的能力（1）輔助決策能力。（2）項目管理能力。（3）知識管理能力。（4）人際交往能力。（5）公關(guān)能力。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.3.3行政秘書的職業(yè)修養(yǎng)1.人格修養(yǎng)2.道德修養(yǎng)

3.才學修養(yǎng)4.政治思想修養(yǎng)5.個性修煉6.心理調(diào)適7.外形塑造

第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.3.4行政秘書的職業(yè)規(guī)劃1.影響行政秘書職業(yè)生涯規(guī)劃的因素：（1）內(nèi)部因素；（2）外部因素行政秘書的定位發(fā)生改變也是受到了內(nèi)因和外因的影響，不同的是，有時候是內(nèi)因先決定了外因，而有時候是外因先于內(nèi)因發(fā)生作用。因此，行政秘書的職位變遷可分為內(nèi)生型和外推型兩種類型。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

1.3.4行政秘書的職業(yè)規(guī)劃2.行政秘書職位變遷的種類：(1)內(nèi)生型，即內(nèi)因先于外因起到?jīng)Q定作用，是指行政秘書的能力和修養(yǎng)發(fā)生改變，自身的綜合實力發(fā)生變化，目前的崗位和工作平臺已經(jīng)不能充分展示其能力和水平，于是得到提拔或晉升，新崗位又使得其角色和要求發(fā)生改變。(2)外推型，即外因先于內(nèi)因起到推動作用，是指領(lǐng)導或組織決定調(diào)整行政秘書的崗位，使其角色也隨之改變，從而推動和迫使行政秘書提高自身工作要求，提高相應(yīng)的能力和修養(yǎng)，以適應(yīng)崗位的變化。第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語行政秘書行政秘書的類型第1編第1章行政秘書學21世紀公共行政系列教材復習思考題行政秘書的概念行政秘書的類型行政秘書的從業(yè)資格及其認證過程行政秘書應(yīng)具備的職業(yè)能力

行政秘書學

行政秘書學21世紀公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學行政秘書學21世紀公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學21世紀公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第2章辦公室事務(wù)管理

2.1辦公室事務(wù)管理及其對行政秘書的能力要求提供貼心的來客接待創(chuàng)造舒適的辦公環(huán)境形成高效的日常流程培養(yǎng)規(guī)范的業(yè)務(wù)操作2.1.1辦公室事務(wù)管理的概念第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求1.能夠識別良好的工作環(huán)境的內(nèi)容和作用，并掌握創(chuàng)造良好的工作環(huán)境的方法；

2.能夠識別、理解并掌握開展日常事務(wù)工作的

方法和技巧；3.能夠了解和掌握提高辦公室效率和加強時間管理的

基本方法；

第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求4.能夠了解和掌握辦公自動化的基本操作方法；5.能夠識別和掌握進行信息管理的要求、程序和方法；

6.能夠識別、理解并掌握接待工作的一般程序、規(guī)則、

禮儀規(guī)范。

第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.2.1辦公室的自然環(huán)境空間環(huán)境視覺環(huán)境聽覺環(huán)境空氣環(huán)境2.2辦公室環(huán)境管理第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.2.2辦公室的布置1.空間布局的合理2.色彩搭配的相宜3.辦公室設(shè)備的優(yōu)化（1）優(yōu)化辦公室的照明設(shè)備。（2）優(yōu)化辦公室的隔音設(shè)備。（3）優(yōu)化辦公室的空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。（4）優(yōu)化辦公室的辦公設(shè)備。4.辦公室環(huán)境的美化第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理1.辦公室可能遇到的潛在十大危險（1）辦公家具和設(shè)備擺放不當，阻擋通道；（2）拖拽電線或電話線；（3）家具或設(shè)備有突出的棱角；（4）絕緣不徹底；（5）電路負荷過大；（6）接線松開或有危險；（7）柜櫥頂端堆放過多物品導致傾倒；（8）滅火設(shè)備已損壞；（9）在密閉容器內(nèi)燒水或倒熱水；（10）地板打滑。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理2.防范辦公室潛在危險的工作首先，要確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全方面的檢查；

其次，發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險；再次，如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責任和義務(wù)報告、跟進，直到解決；最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在相關(guān)的隱患記錄和處理表上。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

1.領(lǐng)導辦公室和接待室的整理（1）尊重領(lǐng)導意愿。（2）貼心的設(shè)計。1）桌子和辦公器材是否擺放平穩(wěn)，有沒有歪斜和灰塵。

2）時鐘是否撥準，并保持走動。

3）日歷上的日期是否準確。

4）辦公室內(nèi)的溫度和濕度是否調(diào)到適宜的程度。

5）盆景、掛畫的位置是否得體并整理好了。

6）花卉是否定期澆水。

7）報紙雜志是否是最新的一期。

8）書架是否歸置妥當。

9）擺放在領(lǐng)導辦公桌上的用品是否已整理好。

10）文具、便箋是否補充。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理（1）行政秘書的辦公桌上，電話一般放在左邊，便于左手摘機，右

手執(zhí)筆做記錄；計算機一般放在桌子的右邊，或放在計算機桌上。（2）準備一些敞開的文件夾，可以存放需要領(lǐng)導簽署的文件；已經(jīng)閱讀的文件、處理完畢的文件和資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標識條；處理完畢的文件和資料應(yīng)該妥當放置，如放在帶鎖的抽屜或柜子中。（3）把各種筆、膠水、剪刀等文具分門別類地放在文具用品盒內(nèi)，用完后物歸原處。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理(4）辦公桌抽屜里的物品擺放要整齊，要經(jīng)常清理；存放公章、介紹信、機密文件的抽屜必須帶鎖。（5）辦公室里各種類型的文件柜要分門別類地安放文件、資料和物品，并貼上標識。（6）每天下班前要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好,以免丟失和泄密；要仔細檢查計算機、復印機、空調(diào)等的開關(guān)是否關(guān)上，抽

屜、柜子是否鎖好，確保萬無一失。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材

2.3.1電話接打與郵件處理

1.電話接打2.郵件處理

2.3日常辦公第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.電話接打（1）行政秘書接聽電話。（2）行政秘書撥打電話。

2.郵件處理（1）郵件的轉(zhuǎn)交。1）需要呈給領(lǐng)導的信件，應(yīng)根據(jù)重要程度進行整理，將最重要的放在最上面。

2）如果事先得到領(lǐng)導的授權(quán)，應(yīng)對信件進行評注，即把長信中重要的部分標明或把有用的信息記錄下來。

3）行政秘書要審閱信件，把辦公室無法處理的信和應(yīng)該轉(zhuǎn)交給其他人的信件分開放好。（2）郵件的回復。信件、電子郵件和傳真。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.3.2印信管理1.印章的管理和使用

2.介紹信的管理和使用第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.印章的管理和使用（1）印章的保管。

1）專人保管。

2）安全放置。3）定期清潔。（2）印章的使用。1）領(lǐng)導批準。

2）禁止私自用印。

3）用印登記。4）蓋印端正、清晰。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.介紹信的管理和使用（1）介紹信的保管。（2）介紹信的使用。1）領(lǐng)導批準。

2）按要求填寫。

3）妥善保管存根。4）廢信處理。5）禁止事項。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.3.3辦公效率與時間管理1.提高辦公效率

2.合理管理時間第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.提高辦公效率（1）培養(yǎng)有利于工作的好習慣

1）完成“例行公事”。2）在工作時間不做與工作無關(guān)的事，尤其是私事。3）做事有前瞻性，未雨綢繆，防患于未然。4）不將情緒帶到工作中。

5）工作中學會說“不”。（2）抓主要矛盾。（3）井然有序地存放文件和物品。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.合理管理時間（1）行政秘書要有計劃地使用時間，就是要在時間資源的使用上，做到有計劃、有標準、定量使用。（2）行政秘書要合理使用零碎時間。所謂零碎時間，是指不構(gòu)成連續(xù)時段的某項工作與另一項工作銜接之間的空余時間。（3）行政秘書在有效管理自己的工作時間之外，還需要合理地替領(lǐng)導管理時間、安排日程等。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.3.4辦公自動化

1.計算機的使用2.常用辦公設(shè)備的使用（1）掃描儀。（2）復印機。（3）傳真機。第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材2.4.1信息的內(nèi)容與分類1.分類方法2.分類原則2.4信息管理第2編第2章行政秘書學21世紀公共行政系列教材1.分類方法（1）按對象、主題、形式、來源、信息內(nèi)容和通用分類表分類。按對象分類常用于對書信等往來文書的分類；（2）按主題分類是一種根據(jù)信息資料所反映的主題進行分類的方法；（3）按形式分類是將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報告書、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報紙和期刊文章等形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時間細分；（4）按來源分