醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理制度為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)(中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定本制度。一、會(huì)計(jì)檔案范圍會(huì)計(jì)檔案是指本單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括進(jìn)過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。二、會(huì)計(jì)資料的歸檔與保管(一)下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬，固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；4.其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。(二)同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案:1.形成的電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；2.使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；4.采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;5.建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；6.形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。7.滿足以上規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。(三)會(huì)計(jì)檔案管理人員按照歸檔范圍和歸檔要求，定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，并移交檔案管理部門。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。(四)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出，確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。(五)會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。三、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀(一)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對(duì)保管期滿，確無保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。(二)會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)委等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。(三)經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:1.檔案管理部門編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度，檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限，已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.單位負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人、檔案管理部門經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與財(cái)務(wù)科共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。(四)電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由檔案管理部門、財(cái)務(wù)科和信息科共同派員監(jiān)銷。(五)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)