《管理信息系統(tǒng)設(shè)計實踐教程》課件第1章

第1章Access2010概述1.1Access2010介紹

1.2Access2010的新特點

1.3Access2010的操作環(huán)境

1.4“文件”選項卡

1.5個性化設(shè)置

1.6幫助

動手做實驗

隨著信息社會的飛速發(fā)展，在社會生活的各個領(lǐng)域中，每天都要進行大量的數(shù)據(jù)處理工作，大型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)在處理巨量的數(shù)據(jù)中發(fā)揮著極大的作用。Access2010是Office2010辦公系列軟件的一個重要組成部分，主要用于數(shù)據(jù)庫管理。使用它可以高效地完成各種類型中小型數(shù)據(jù)庫管理工作。Access可以廣泛應(yīng)用于財務(wù)、行政、金融、經(jīng)濟、教育、統(tǒng)計和審計等眾多的管理領(lǐng)域，使用它可以大大提高數(shù)據(jù)處理的效率，尤其是它特別適合非IT專業(yè)的普通用戶開發(fā)自己工作所需要的各種數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。Office2010辦公軟件系列如圖1.1所示。1.1Access2010介紹圖1.1Office2010辦公軟件系列1.2Access2010的新特點

Access2010不僅繼承和發(fā)揚了以前版本的功能強大、界面友好、易學(xué)易用的優(yōu)點，而且它又發(fā)生了新的巨大變化。Access2010所發(fā)生的變化主要包括：智能特性、用戶界面、創(chuàng)建Web網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)功能、新的數(shù)據(jù)類型、宏的改進和增強、主題的改進、布局視圖的改進以及生成器功能的增強等幾個方面，共有數(shù)十項改進。這些新增加的功能，使得原來十分復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫管理、應(yīng)用和開發(fā)工作變得更簡單、更輕松、更方便，同時更加突出了數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)交流、安全可靠的特性。下面列出其中最主要的改進功能。1.入門更輕松

利用Access2010中的社區(qū)功能，可以共享自己以前開發(fā)的成果，還可以以他人創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫模板為基礎(chǔ)開展工作。使用Office在線提供的新的預(yù)建數(shù)據(jù)庫模板，或從社區(qū)提交的模板中選擇一些數(shù)據(jù)庫模板并對其進行修改，可以快速地完成用戶開發(fā)數(shù)據(jù)的具體需求。

2.應(yīng)用主題實現(xiàn)專業(yè)設(shè)計

Access2010提供了主題工具，使用主題工具可以快速設(shè)置、修改數(shù)據(jù)庫外觀。利用熟悉且具有吸引力的Office主題，從各種主題中進行選擇，或者設(shè)計自定義主題，可以制作出美觀的窗體界面、表格和報表。3.新的文件格式

無論閱讀本書的讀者是從Access2007升級到2010版本，還是第一次學(xué)習(xí)Access，都有必要了解Access的文件格式。2010版的Access文件采用的文件擴展名為ACCDE，取代了Access以前版本的MDB文件擴展名。ACCDE文件刪除了所有源代碼。ACCDE文件的用戶只能執(zhí)行VBA代碼，而不能修改這些代碼。

由于以前版本的Access數(shù)據(jù)庫中可能包含不安全的代碼，WindowsSharePointServices和Outlook中禁止使用Access文件。Access2010采用了一種支持許多產(chǎn)品增強功能的新型文件格式，此格式允許對代碼進行驗證，從而將它們分為安全或禁用兩類。這樣，能夠使Access2010數(shù)據(jù)庫更完整地與WindowsSharePointServices和Outlook集成，同時使防病毒程序更容易地檢查Access2010數(shù)據(jù)庫文件。

正是以上原因，Access2010的文件格式不再與以前版本的Access相兼容。但是Access2010還繼續(xù)為早期版本Access中所使用的文本格式提供支持。

4.方便的用戶界面

Access2010新的用戶界面由多個元素構(gòu)成，這些元素定義了用戶與數(shù)據(jù)庫的交互方式。這些新元素不僅能幫助用戶熟練運用Access，還有助于更快捷地查找所需的命令。這些界面尤其對于新的Access用戶顯得更為方便，因為所需要的各種工具全面、直觀、醒目、有序地顯示在界面上，顯得

十分簡潔。與以前版本相比，除了Office按鈕定義為文件選項卡列在功能區(qū)中，同時還增加了一些新的功能按鈕，使用戶使用起來更加方便。

各個按鈕分布在窗口頂部且以分組形式顯示。相關(guān)功能的選項卡、按鈕分門別類地組合在一起，用戶不必再尋找命令，因為所需命令會呈現(xiàn)在使用者眼前，觸手可及。同時，不會讓包含命令的隱藏工具欄隱藏在菜單或單獨的窗格中，而是提供了一個控制，它將各種要素集中在一起，使得它們極易被看到。按鈕也不會消失，它們總是顯示在相應(yīng)位置，這樣操作起來更加簡單。

最突出的新界面元素是功能區(qū)。功能區(qū)是一個帶狀區(qū)域，貫穿程序窗口的頂部，其中包含多組命令。功能區(qū)為命令提供了一個集中的區(qū)域，它代替了傳統(tǒng)的菜單和工具欄，如圖1.2所示。圖1.2界面元素——功能區(qū)Access功能區(qū)把原來眾多的命令精簡為最常用的命令提供給用戶。更多命令在需要時才顯示，對于那些不在選項卡上主要組中的命令，僅在用戶執(zhí)行相應(yīng)操作時才會出現(xiàn)，而不是始終顯示每個命令。5.共享Web網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫

共享Web網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫是Access2010的新特色之一，它極大地增強了通過Web網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫的功能。另外，它還提供了一種將數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序作為AccessWeb應(yīng)用程序部署到SharePoint服務(wù)器的新方法。

SharePointServices是用作企業(yè)門戶站點以及內(nèi)部協(xié)同辦公的基于Web方式的平臺，它和MSOffice緊密結(jié)合在一起，提供功能強大的包含文檔、數(shù)據(jù)管理在內(nèi)的各類信息管理功能。

Access2010與SharePoint技術(shù)緊密結(jié)合，它可以基于SharePoint的數(shù)據(jù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)表，還可以與SharePoint服務(wù)器交換數(shù)據(jù)。6.方便的計算數(shù)據(jù)類型

在Access2010中新增加的計算字段數(shù)據(jù)類型，可以實現(xiàn)原來需要在查詢、控件、宏或VBA代碼中進行的計算，例如，如果希望計算某個值(例如[數(shù)量]?×?[單價])，則在Access2010中，可以使用計算數(shù)據(jù)類型在表中創(chuàng)建計算字段。這樣可以在數(shù)據(jù)庫中更方便地顯示和使用計算結(jié)果。Access2010計算數(shù)據(jù)類型功能把Excel優(yōu)秀的公式計算功能移植到Access中，這樣無論對于熟悉Excel的用戶還是Access的老用戶學(xué)習(xí)使用Access，都帶來了極大的方便。

7.表達式生成器的智能特性

Access2010的智能特性表現(xiàn)在各個方面，其中表達式生成器最為突出，用戶不用再花費很多時間來考慮有關(guān)語法錯誤和設(shè)置相關(guān)的參數(shù)等，因為當用戶輸入表達式的時候，表達式生成器的智能特性為用戶提供了所需要的全部信息。

8.布局視圖的改進

Access2010允許用戶類似于拆分、合并單元格一樣拆分、合并字段。尤其在報表中，對字段進行拆分和合并，給數(shù)據(jù)的重新組織帶來了極大的方便。

布局視圖支持層疊表格——組控件。使用這種組控件可以方便地重新布置字段、行、列和整個布局。在布局視圖中，還可以方便地移去字段或設(shè)置字段。在Access2010中，設(shè)計視圖用來完成更細致的設(shè)計工作。

9.導(dǎo)出為PDF格式文件

PDF格式文件是比較普遍使用的文件格式。Access2010中，增加了對格式的支持，用戶只要在微軟的網(wǎng)站上下載相應(yīng)的插件，安裝后，就可以把數(shù)據(jù)表、窗體或報表直接輸出為上述格式。10.表中行的數(shù)據(jù)匯總

匯總行是Access2010新增功能，它簡化了對行計數(shù)的過程。在早期版本的Access中，必須在查詢或表達式中使用函數(shù)來對行進行計數(shù)?，F(xiàn)在，可以簡單地使用功能區(qū)上的命令對它們進行計數(shù)。

11.數(shù)據(jù)宏功能

數(shù)據(jù)宏與MicrosoftSQLServer(微軟公司開發(fā)的大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件)中的“觸發(fā)器”相似，使用戶能夠在更改表中的數(shù)據(jù)時執(zhí)行編程任務(wù)。用戶可以將宏直接附加到特定事件上，例如，“插入后”、“更新后”或“修改后”，也可以通過創(chuàng)建事件調(diào)用獨立數(shù)據(jù)宏。

12.更快速的宏設(shè)計器

Access2010提供了一個全新的宏設(shè)計器，它比以前版本的宏設(shè)計視圖可以更輕松地創(chuàng)建、編輯和自動化數(shù)據(jù)庫邏輯。使用這個宏設(shè)計器，可以更高效地工作，減少編碼錯誤，并輕松地組合更復(fù)雜的邏輯以創(chuàng)建功能強大的應(yīng)用程序。通過使用數(shù)據(jù)宏將邏輯附加到用戶的數(shù)據(jù)中來增加代碼的可維護性，從而實現(xiàn)源表邏輯的集中化。在Access2010中，提供了支持設(shè)置參數(shù)查詢的宏，這樣用戶開發(fā)參數(shù)查詢功能就更加靈活。

Access2010重新設(shè)計并整合宏操作，通過操作目錄窗口把宏分類組織，使得用戶運用宏操作更加方便。可以說，在Access2010中，宏發(fā)生了質(zhì)的變化。

1.3Access2010的操作環(huán)境

1.啟動Access2010

啟動Access2010的方式與啟動一般應(yīng)用程序的方式相同。有四種啟動方式，即常規(guī)啟動、桌面圖標快速啟動、開始菜單選項快速啟動和通過已存文件快速啟動。相信學(xué)習(xí)Access2010的讀者已具備這些基本知識，這里就不再介紹了。

2.關(guān)閉并退出Access

與以前版本的Office軟件的退出操作完全相同，執(zhí)行下列任意一種操作都可以退出Access，如圖1.3所示。(1)在菜單欄中選擇“文件”→“退出”命令。(2)單擊Access窗口標題欄右上角的“關(guān)閉”按鈕。(3)單擊Access窗口標題欄左上角的“控制菜單”圖標，在打開的下拉菜單中選擇?“關(guān)閉”命令。(4)單擊標題欄，在打開的快捷菜單中選擇“關(guān)閉”命令。(5)按快捷鍵Alt?+?F4。圖1.3退出Access3.自定義安裝Access2010

為了使用Access2010的向?qū)Ш蛢?nèi)部模板，在安裝時需要選擇自定義安裝。在打開的安裝界面的“安裝選項”選項卡中，在MicrosoftOfficeAccess的某一項圖標上右擊，在打開的快捷菜單中選擇“從本機運行全部程序”。

4.工作界面

成功啟動Access2010后，屏幕上就會出現(xiàn)Access2010的工作首界面。Access2010以全新的用戶界面展現(xiàn)在用戶面前，如圖1.4所示。

圖1.4Access工作首界面Access2010的首界面提供了創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)航。當選擇新建空白數(shù)據(jù)庫或者新建Web數(shù)據(jù)庫或者在選擇某種模板之后，就正式進入工作界面。

Access2010的工作界面與Windows標準的應(yīng)用程序一樣，包括標題欄、選項卡功能區(qū)、數(shù)據(jù)庫對象窗口、狀態(tài)欄以及幫助等部分，分別對應(yīng)圖1.5中標注序號1～5。

圖1.5工作界面5.標題欄

“標題欄”位于Access2010工作界面的最上端，用于顯示當前打開的數(shù)據(jù)庫文件名。在標題欄的右側(cè)有三個小圖標，從左到右分別代表用以控制窗口的最小化、最大化(還原)和關(guān)閉應(yīng)用程序，這是標準的Windows應(yīng)用程序的組成部分。

6.自定義快速訪問工具欄

快速訪問工具欄是一個可自定義的工具欄，它包含一組獨立于當前顯示的功能區(qū)上選項卡的命令，如圖1.6所示。通常，系統(tǒng)默認的快速訪問工具欄位于窗口標題欄的左側(cè)，但也可以顯示在功能區(qū)的下方。用戶可通過自定義快速訪問工具欄右側(cè)的按鈕進行切換。圖1.6快速訪問工具欄7.功能區(qū)

1)功能區(qū)的組成

Access2010中最突出的新界面元素稱為“功能區(qū)”。

功能區(qū)是一個帶狀區(qū)域，貫穿Access2010窗口的頂部，其中包含多組命令。功能區(qū)替代了以前版本的菜單欄和工具欄。功能區(qū)為命令操作提供了一個集中的區(qū)域。功能區(qū)中包括多個圍繞特定方案或?qū)ο筮M行處理的選項卡，在每個選項卡里的控件進一步組成多個命令組，每個命令執(zhí)行特定的功能，如圖1.7所示。圖1.7Access2010的功能區(qū)

2)功能區(qū)的隱藏與顯示

為了擴大數(shù)據(jù)庫的顯示區(qū)域，Access允許把功能區(qū)隱藏起來。關(guān)閉和打開功能區(qū)最簡單的方法是：若要關(guān)閉功能區(qū)，則雙擊任意一個命令選項卡；若要再次打開該功能區(qū)，則再次雙擊該命令選項卡。也可以單擊功能區(qū)最小化/展開功能區(qū)按鈕來隱藏和展開功能區(qū)，該按鈕在幫助按鈕的左側(cè)，見圖1.7。

8.命令選項卡

在Access2010中，功能區(qū)包括的命令選項卡有“文件”、“開始”、“創(chuàng)建”、“外部數(shù)據(jù)”、“數(shù)據(jù)庫工具”、“切換面板”和“設(shè)計”。

在功能區(qū)中，大多數(shù)區(qū)域中都有下拉箭頭。單擊下拉箭頭可以打開一個下拉菜單。

“開始”選項卡包括“視圖”等7個組，如圖1.8所示?！伴_始”選項卡用于對數(shù)據(jù)表進行各種常用操作，如查找、篩選、文本設(shè)置等。當打開不同的數(shù)據(jù)庫對象時，這些組的顯示有所不同。每個組都有兩種狀態(tài)：可用和禁用?？捎脿顟B(tài)時，圖標和字體是黑色的；禁用狀態(tài)時，圖標和字體是灰色的。當對象處于不同視圖時，組的狀態(tài)是不同的。在沒有打開數(shù)據(jù)表之前，選項卡上所有的命令按鈕是灰色的，即禁用的。

圖1.8“開始”選項卡

“創(chuàng)建”選項卡包括“模板”等6個組，如圖1.9所示。Access數(shù)據(jù)庫中所有對象的創(chuàng)建都從這里進行。圖1.9“創(chuàng)建”選項卡

“外部數(shù)據(jù)”選項卡包括“導(dǎo)入并鏈接”等3個組，如圖1.10所示。通過這個選項卡可以實現(xiàn)對內(nèi)外部數(shù)據(jù)交換的管理和操作。圖1.10“外部數(shù)據(jù)”選項卡

“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡包括“工具”等6個組，如圖1.11所示。這是Access提供的一個管理數(shù)據(jù)庫后臺的工具。

圖1.11“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡9.上下文命令選項卡

除前面所述的標準命令選項卡之外，Access2010還采用了“上下文命令選項卡”，這是一種新的Office用戶界面元素。所謂上下文命令選項卡，就是可以根據(jù)上下文，即根據(jù)進行操作的對象以及正在執(zhí)行的操作的不同，在常規(guī)命令選項卡旁會顯示一個或多個上下文命令選項卡。例如，如果在表設(shè)計視圖中打開一個表，則在“數(shù)據(jù)庫工具”選項卡旁將顯示一個“表格工具”的上下文命令選項卡，如圖1.12所示。

圖1.12“表格工具”的上下文命令選項卡

這種上下文命令選項卡，根據(jù)所選對象的狀態(tài)不同，自動彈出或關(guān)閉，具有智能功能，給用戶帶來了極大的方便。打開窗體設(shè)計視圖后，出現(xiàn)了上下文命令選項卡——窗體設(shè)計工具選項卡，如圖1.13所示。圖1.13“窗體設(shè)計工具”上下文命令選項卡10.導(dǎo)航窗格

打開一個數(shù)據(jù)庫后，就可以看到導(dǎo)航窗格。導(dǎo)航窗格有兩種狀態(tài)——折疊狀態(tài)和展開狀態(tài)，如圖1.14和圖1.15所示。單擊導(dǎo)航窗格上部的按鈕，可以展開或折疊導(dǎo)航窗格。如果需要較大的窗口顯示數(shù)據(jù)庫，則可以把導(dǎo)航窗格折疊起來。

圖1.14折疊狀態(tài)的導(dǎo)航窗格圖1.15展開狀態(tài)的導(dǎo)航窗格

導(dǎo)航窗格實現(xiàn)對當前數(shù)據(jù)庫的所有對象的管理和對相關(guān)對象的組織。導(dǎo)航窗格顯示數(shù)據(jù)庫中的所有對象，并且按類別將它們分組。單擊窗格上部的下拉箭頭，可以顯示分組列表，如圖1.16所示。

圖1.16導(dǎo)航窗格中的對象分組

在導(dǎo)航窗格中，右擊任何對象就能打開快捷菜單，從中選擇某個任務(wù)，以執(zhí)行某個操作，如圖1.17所示。

圖1.17導(dǎo)航窗格的快捷菜單11.對象工作區(qū)

Access工作區(qū)是用來設(shè)計、編輯、修改、顯示以及運行表、查詢、窗體、報表和宏等對象的區(qū)域。對Access所有對象進行的所有操作都是在工作區(qū)中進行的，操作結(jié)果顯示在工作區(qū)。工作區(qū)位于功能區(qū)的右下方、導(dǎo)航窗格的右側(cè)，如圖1.18所示。表面看來Access2010的工作區(qū)似乎有點小，但通過隱藏導(dǎo)航窗格和隱藏功能區(qū)，可以擴大工作區(qū)。圖1.18Access工作區(qū)

12.選項卡式文檔

Access2010采用了選項卡式文檔的形式取代重疊窗口來顯示數(shù)據(jù)庫對象，如圖1.19所示。選項卡式文檔界面的優(yōu)點是便于用戶與數(shù)據(jù)庫的交互，它不僅可以在Access窗口中用更小的空間顯示更多的信息，而且還方便用戶查看和管理對象。

當打開的對象比較多時，在文檔窗口的上部不能全部顯示，只顯示一部分對象。此時可以單擊左右側(cè)的按鈕，以顯示其他的對象。圖1.19選項卡式文檔13.狀態(tài)欄

狀態(tài)欄位于Access窗口底部，這是Access一貫的做法，繼續(xù)保留此標準用戶界面元素是為了查找狀態(tài)信息、提示屬性、指示進度以及提示操作等。Access狀態(tài)欄右下角有四個命令按鈕，單擊其中一個按鈕，即切換到該對象相應(yīng)的視圖，如圖1.20所示。圖1.20Access2010狀態(tài)欄14.快捷鍵

在工作界面中，默認狀態(tài)是不顯示快捷鍵的，也許這是為初學(xué)者著想，因為初學(xué)者較少使用快捷鍵。在Access2010中要想顯示快捷鍵，可按下Alt鍵，然后釋放，此時在當前視圖中每個可用功能的上方會顯示鍵提示，如圖1.21所示。圖1.21快捷鍵

顯示出快捷鍵后，只要按下相應(yīng)的數(shù)字或字母鍵就可以執(zhí)行相應(yīng)的命令操作。繼續(xù)按下相應(yīng)的鍵后，則在打開的相應(yīng)功能區(qū)中會顯示下一級的快捷鍵。例如按“C”鍵，則打開“創(chuàng)建”功能區(qū)，顯示該區(qū)域的快捷鍵，如圖1.22所示。圖1.22“創(chuàng)建”功能區(qū)的快捷鍵15.視圖

視圖是Access中對象的顯示方式。表、查詢、窗體和報表都有不同的視圖。在不同的視圖中，對對象進行不同的操作。例如，表對象有數(shù)據(jù)工作表視圖、數(shù)據(jù)透視表視圖、數(shù)據(jù)透視圖視圖和設(shè)計視圖四種。在設(shè)計視圖中進行表的設(shè)計，在數(shù)據(jù)工作表視圖中瀏覽記錄和數(shù)據(jù)，這是兩種經(jīng)常用到的表視圖。在“開始”選項卡的第一個組就是“視圖”組，如圖1.23所示，在這里可以選擇該對象的不同視圖。也可以在狀態(tài)欄的右下部點擊不同按鈕切換不同的視圖。

當切換到每個對象的設(shè)計狀態(tài)時，在“設(shè)計”選項卡中也都包括“視圖”組。圖1.23插入功能區(qū)的快捷鍵

1.4“文件”選項卡

“文件”選項卡是Access2010新增加的一個選項卡。這種設(shè)置符合用戶的操作習(xí)慣。這是一個特殊的選項卡，它與其他選項卡的結(jié)構(gòu)、布局和功能完全不同。單擊“文件”選項卡，打開文件窗口，如圖1.24所示。這個窗口的下方分成左右兩個窗格。左側(cè)窗格主要由“保存”等一組命令按鈕組成，右側(cè)窗格是顯示選擇不同命令后的結(jié)果。在文件窗口中，可對數(shù)據(jù)庫文件進行各種操作和對數(shù)據(jù)庫進行設(shè)置。

圖1.24“文件”選項卡窗口1.信息

“信息”窗格提供了“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”和“用密碼進行加密”等兩項操作，參見圖1.24所示。

2.最近所用文件

“最近所用文件”窗格顯示最近打開的數(shù)據(jù)庫文件，如圖1.25所示。在最近打開的每個文件的后面有一個小的命令按鈕，單擊這個按鈕可以把該文檔固定在打開的列表中，從而給用戶提供方便。

圖1.25“最近所用文件”窗格3.新建

“新建”窗格就是Access2010的首界面，如圖1.26所示。在“新建”窗格中可以進行數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。

圖1.26“新建”窗格4.打印

“打印”窗格是打印Access報表的操作界面，如圖1.27所示。在“打印”窗格中，包括“快速打印”、“打印”和“打印預(yù)覽”三個按鈕。

圖1.27“打印”窗格5.保存并發(fā)布

“保存并發(fā)布”窗格是保存和轉(zhuǎn)換Access數(shù)據(jù)庫文件的窗口，如圖1.28所示。該窗格分為三個窗格，中間窗格包括“數(shù)據(jù)庫另存為”、“對象另存為”和“發(fā)布”等幾個命令。右側(cè)窗格中顯示對應(yīng)中間窗格每個命令的下一級命令信息。圖1.28“保存并發(fā)布”窗格

1.5個

性

化

設(shè)

置

1.修改默認文件格式

首次安裝Access2010后，默認文件格式為ACCDB。可以更改默認文件格式，以便Access2010創(chuàng)建與舊版本Access兼容的MDB文件。用戶可以選用的文件格式為Access2000、Access2002—2003和Access2007。如果將默認文件格式設(shè)置為老版本中的任意文件格式，雖然可以利用Access2010改進的開發(fā)環(huán)境，但不能向所創(chuàng)建的文件中添加任何Access2010新功能，如多值查閱字段、計算字段。

更改默認文件格式的操作步驟如下：

(1)單擊“文件”選項卡，在打開的窗口中，單擊“選項”，參見圖1.24。

(2)在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫”下，從“空白數(shù)據(jù)庫的默認文件格式”下拉列表框中選擇所需的文件格式，然后單擊“確定”按鈕，如圖1.29所示。圖1.29“Access選項”對話框2.自定義功能區(qū)

在Access中，允許對用戶界面一部分的功能區(qū)進行個性化設(shè)置。例如，可以創(chuàng)建自定義選項卡和自定義組來包含經(jīng)常使用的命令，具體操作步驟如下：

(1)打開“Access選項”窗口。

(2)單擊左側(cè)窗格中“自定義功能區(qū)”命令，打開自定義功能區(qū)窗格，如圖1.30所示。

圖1.30新建選項卡和新建組(3)單擊“新建選項卡”按鈕，在“主選項卡”列表框中添加了“新建選項卡”和“新建組”，如圖1.30所示。選中“新建選項卡”，單擊“重命名”命令，打開“重命名”對話框，在對話框中輸入“開發(fā)”，然后單擊“確定”按鈕，如圖1.31所示。

圖1.31“重命名”對話框

(4)用同樣的方法，可以把“新建組”重新命名為“開發(fā)工具”。

(5)在“從下列位置選擇命令”下拉列表中單擊下拉箭頭，在下拉列表中選擇“所有命令”。在下面的列表框中選中“VisualBasic”，單擊“添加”按鈕，該命令即被添加到“開發(fā)”選項卡的“開發(fā)工具”組中，如圖1.32所示。注意，只能向“新建選項卡”添加命令。

圖1.32“VisualBasic”添加對話框(6)單擊“Access選項”窗口最下部的“確定”按鈕，參見圖1.30。

(7)創(chuàng)建后，可以看到“開發(fā)”選項卡和“開發(fā)工具”組已經(jīng)添加到了功能區(qū)中，如圖1.33所示。添加后的結(jié)果如圖1.34所示。

圖1.33自定義功能區(qū)

如果需要刪除自定義命令或自定義選項卡，選中相應(yīng)的對象后，單擊“刪除”命令即可刪除。圖1.34添加后的結(jié)果3.自定義快速訪問工具欄

Access允許用戶向“自定義快速訪問工具欄”添加命令按鈕，用戶可以通過自定義快速訪問工具欄右側(cè)按鈕

向快速訪問工具中添加按鈕。

(1)在“自定義快速訪問工具欄”中添加按鈕：單擊自定義快速訪問工具欄右側(cè)按鈕

，在彈出的下拉菜單中單擊希望加到自定義快速訪問工具欄中的命令，如圖1.35所示。

圖1.35自定義快速訪問工具欄的下拉菜單

如果需要添加其他命令，則單擊該下拉菜單中的“其他命令”菜單項，彈出“Access選項”對話框，如圖1.36所示。

圖1.36“Access選項”對話框

在“從下列位置選擇命令”下拉列表框中，選擇“常用命令”或“所有命令”；在“自定義快速訪問工具欄”下拉列表框中，選擇“用于所有文檔(默認)”或某個特定文檔；單擊要添加的命令，例如“設(shè)計視圖”，然后單擊“添加”按鈕，“設(shè)計視圖”命令即添加到自定義快速訪問工具欄的窗格中。對所有要添加的命令重復(fù)以上操作。

單擊“上移”和“下移”箭頭按鈕來調(diào)整