高級(jí)秘書(shū)訓(xùn)練營(yíng)課件

高級(jí)秘書(shū)及助理訓(xùn)練營(yíng)

1◆洪小蓮:長(zhǎng)江實(shí)業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理洪小蓮年薪1200萬(wàn)港幣24歲擔(dān)任李嘉誠(chéng)的秘書(shū)◆吳士宏:TCL信息產(chǎn)業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理曾任微軟(中國(guó))總經(jīng)理初中畢業(yè)后在IBM做文員你一定能成功！2上篇秘書(shū)的職業(yè)修養(yǎng)一、秘書(shū)的綜合素質(zhì)二、秘書(shū)的職責(zé)說(shuō)明三、秘書(shū)的氣質(zhì)修練四、秘書(shū)的形象設(shè)計(jì)五、秘書(shū)的服飾規(guī)范六、秘書(shū)的舉止規(guī)范七、秘書(shū)的社交禮儀

3一秘書(shū)的綜合素質(zhì)1.0自然條件◆外形端莊個(gè)性謙和◆口語(yǔ)流暢書(shū)寫(xiě)工整◆善于溝通嚴(yán)守秘密◆隨機(jī)應(yīng)變博聞強(qiáng)記42.0道德品質(zhì)◆區(qū)分公私,把握與上司相處的分寸◆謙虛禮貌地對(duì)待任何一個(gè)人◆控制情緒是性格成熟的標(biāo)志◆絕對(duì)忠誠(chéng)于你的上司和公司◆責(zé)任感極強(qiáng):體現(xiàn)在職責(zé)以外的事項(xiàng)5二秘書(shū)的職責(zé)說(shuō)明1.0秘書(shū)分類◆商務(wù)秘書(shū):協(xié)助上司處理商業(yè)事務(wù)◆行政秘書(shū):文書(shū)處理/接待/會(huì)務(wù)◆公司秘書(shū):協(xié)調(diào)關(guān)系/處理高層事務(wù)

62.0秘書(shū)職責(zé)◆處理自己和上司的各類文函◆應(yīng)接電話與來(lái)訪,減少對(duì)上司的干擾◆安排上司活動(dòng)日程,并準(zhǔn)備相關(guān)資料◆組織上司主持的會(huì)議,做好會(huì)議記錄◆跟催上司對(duì)其他部屬布置的任務(wù)◆整理并初審交給上司的各類文書(shū)/報(bào)告73.0秘書(shū)權(quán)限◆針對(duì)職責(zé)所必需的權(quán)限◆上司臨時(shí)授權(quán)◆未經(jīng)授權(quán)不能代表上司作出決定8三秘書(shū)的氣質(zhì)修煉1.0氣質(zhì)修練◆多閱讀內(nèi)容高尚的書(shū)◆有空到五星級(jí)酒店咖啡廳/西餐廳坐坐◆留有空閑,多與上層人物接觸交往溝通92.0品味修練◆品味就是賞識(shí)力和愛(ài)好的綜合表現(xiàn)◆經(jīng)常參觀畫(huà)展、聽(tīng)聽(tīng)優(yōu)美的音樂(lè)◆購(gòu)買一些富有美感的裝飾品◆多去感受秀麗的自然風(fēng)光103.0形態(tài)修練◆形美:20歲的女人靠遺傳和營(yíng)養(yǎng)◆態(tài)美:30歲的女人靠文化和教養(yǎng)◆林肯說(shuō):40歲的男人應(yīng)該對(duì)自己的臉型負(fù)責(zé)11四秘書(shū)的形象設(shè)計(jì)1.0發(fā)型設(shè)計(jì)◆長(zhǎng)臉型:不適合中分,可留中短發(fā),長(zhǎng)發(fā)可用大波浪◆圓臉型:不宜三七分,不留劉?！舴侥樞?宜留斜路劉海和長(zhǎng)發(fā)垂下◆瓜子臉:美人臉適合任何發(fā)型

122.0五官修飾設(shè)計(jì)◆嘴唇:淡淡的口紅,盡量避免使用怪顏色;嘴角上翹給人愉悅的感覺(jué);千萬(wàn)不要有裂和脫皮現(xiàn)象◆眉毛:可修但不要太跨張133.0服飾設(shè)計(jì)◆辦公室:組合性套裝最能體現(xiàn)你的職業(yè)◆外出辦事:適合行動(dòng)的套裝和手提包◆宴席:體現(xiàn)個(gè)性的晚裝或單件搭配裝◆休閑:T恤\牛仔系列\(zhòng)寬松\緊身14五秘書(shū)的服飾規(guī)范1.0辦公室穿著◆面料:具懸垂感、不易皺、不太花哨◆襪子:淺灰或淺黑色、不皺的連褲襪◆鞋子:4-6CM的淑女高跟鞋,禁絕松糕鞋◆裙子:齊膝上下2CM,千萬(wàn)不要“露餡”152.0飾品的選擇與佩戴◆項(xiàng)鏈——金項(xiàng)鏈給人嬌貴富麗的感覺(jué)——透亮的珍珠鏈給人清新脫俗——鉆石永遠(yuǎn)會(huì)產(chǎn)生雍榮華貴——細(xì)小的金鏈配無(wú)領(lǐng)連衣裙才顯清秀——矮胖圓領(lǐng)適合佩戴一串長(zhǎng)項(xiàng)鏈——細(xì)長(zhǎng)脖頸應(yīng)佩戴貼頸的大珠項(xiàng)鏈16◆戒指質(zhì)地分金銀、鉆石、翡翠造型分方形、雕刻、渾圓、鑲嵌戒指的佩戴方法表示某種特定涵義：——戴在食指上，表示求婚——戴在中指上，表示正在戀愛(ài)——戴在無(wú)名指上，表示已訂婚或完婚——戴在小指上，表示獨(dú)身——兩只手上只能戴一枚戒指。戒指應(yīng)與耳環(huán)或項(xiàng)鏈同一造型與質(zhì)地17六秘書(shū)的舉止規(guī)范1.0站立規(guī)范◆頭部保持挺拔,感覺(jué)有人在往上拉頭發(fā)◆目光平視或稍向下◆肩平直,雙肩打開(kāi),自然下垂◆手臂下垂或作出其他動(dòng)作◆雙腿略微分開(kāi),成小八字或成小丁步182.0行走規(guī)范◆走路要盡量成一條直線,步態(tài)輕盈◆腳掌著地,從前到后,不可用腳跟著地◆步幅小些,身體保持平直,雙膝側(cè)193.0回頭規(guī)范◆不要只扭脖子回頭,給人傲慢兇氣感覺(jué)◆從腰部以上開(kāi)始向后轉(zhuǎn)204.0就座規(guī)范◆從椅子左側(cè)進(jìn)入,或直接走到椅前,站定,側(cè)身回頭看一下自己與椅子的距離,然后右腳后退一步,收左腳入座◆臀部在椅子上只座三分之二◆膝蓋必須靠攏,腳尖在膝蓋垂直線內(nèi)◆雙手交叉或右手壓左手放在膝蓋上◆兩肘夾緊靠住肋骨,不要外張◆如果要起立,身體先繃直,然后再站起◆架腿時(shí)膝蓋以上部分不分開(kāi),腳背伸直◆架腿后斜側(cè)內(nèi)收◆淺坐沙發(fā)一側(cè),手臂靠沙發(fā)扶手,雙腿往后交疊下壓,成斜向交疊,身體微側(cè)215.0下蹲規(guī)范◆一只腳在前彎曲,一只腳在后虛跪◆上身保持挺直,稍低頭6.0見(jiàn)面規(guī)范◆打招呼男士?jī)?yōu)先,握手女士?jī)?yōu)先◆面帶職業(yè)性的微笑◆使用開(kāi)場(chǎng)白表示親切感227.0握手規(guī)范◆面帶微笑、向前微傾、平視對(duì)方◆距離一步，兩腳站立，伸出右手四指并擾，拇指攻開(kāi)，略略用力8.0介紹規(guī)范◆男士介紹給女士,職位低介紹給職位高◆介紹手勢(shì)時(shí)手掌向上◆被介紹后應(yīng)起立欠身點(diǎn)頭微笑231.0酒宴禮儀規(guī)范◆赴宴服飾----軟而光澤,襯出窈窕的身姿----微露酥胸和雙臂,展現(xiàn)你的性感----腿修長(zhǎng)的可穿開(kāi)高叉裙或迷你裙----不要忘記高跟皮鞋或手袋----晚宴時(shí)可戴反光的首飾,眼鏡除外----淡香水噴在脈搏跳動(dòng)部位,如耳后、前胸、肘彎處或腿膝后七秘書(shū)的社交禮儀24◆赴宴——準(zhǔn)時(shí)到達(dá)——熟人打打招呼，生人報(bào)以微笑——作適當(dāng)介紹◆入座——主人或上司入座后方從左側(cè)入座——入座后不要張望或擺弄餐具——雙手放在腿上與客人輕談或聽(tīng)別人談話25◆濕毛巾的用法——禮貌地接下,輕擦雙手后疊好放下----不要擦面或脖子,哪怕你面頭大汗◆餐巾的用法——主人示意用餐時(shí),將餐巾鋪于雙腿——中途離席,餐巾微折放于桌上,絕不能放在椅子上——用餐完畢可用餐巾微擦嘴角,放在餐具的右邊,不要疊得方方正正2627

◆西式餐具的用法——餐刀:右手,拇指與食指相對(duì),五指相握在刀柄處----餐叉:左手,輕握五指持住叉柄,叉柄頂端應(yīng)在食指第二關(guān)節(jié)處----切割時(shí)用叉按住食物,刀緊貼叉邊切下以防滑開(kāi);不能用力過(guò)大,否則會(huì)發(fā)出剌耳的聲音----應(yīng)切一塊用一塊,大小以一口為宜----用畢,叉尖向上,與刀并排放于盤(pán)右未畢,叉尖向下,與刀相交疊放28◆飲酒的方法——祝酒:主人與主賓先碰,秘書(shū)隨后——斟酒:一手握瓶,一手側(cè)扶,機(jī)帶笑容——啤酒:宜斟滿,讓泡沫溢至杯口----甜酒:至杯的八成----白酒:三分之二強(qiáng)----接酒:為你斟酒時(shí)一手持杯一手扶底----加冰:詢問(wèn)鄰座或上司要否,再自加29◆防止醉酒的方法——超過(guò)自己酒量的敬酒,含笑婉拒----赴宴前稍吃含油或脂肪多的食品----舉杯淺償即止,迅速為對(duì)方加酒----保持滿杯狀態(tài),減少對(duì)方加酒的機(jī)會(huì)----假裝醉意,多跑洗手間,或多涂紅脂----征求護(hù)花者,找男同事或熟人代飲30◆男性醉酒的應(yīng)付方法——上司微醉時(shí)別忘記給他倒一杯水——當(dāng)對(duì)方借醉意偎依你時(shí),不可突然抽身,待他剛過(guò)來(lái)就扶正他,并說(shuō)“你喝太多了,不要緊吧?”——面帶微笑給鄰座男性制造“英雄救美”31◆牙簽的用法----盡一切可能不要在眾人面前用牙簽----必要時(shí)用雙手捂住嘴輕輕地剔----用過(guò)后牙簽應(yīng)放在餐盤(pán)而非桌布上32◆喝咖啡的方法——先加糖再加奶,然后攪拌,放下小匙----左手托盤(pán)右手執(zhí)杯耳----小匙不可留在杯中;不可用小匙舀喝◆喝茶的方法——左手托杯,右手執(zhí)杯耳——輕吹浮在上面的茶葉,慢慢品飲33◆酒宴的規(guī)定----不能將餐具整體放入嘴中,不可舌舔----不要站起夾另一邊的食物----不要評(píng)論酒菜質(zhì)量或酒店服務(wù)態(tài)度----不要與某一位男性過(guò)多地談話----用餐前悄悄用紙巾抿去口紅----新菜端上先請(qǐng)主賓,主人同時(shí)夾用----不想添酒時(shí)不可用手捂住杯口或?qū)⒕票箍圩郎?42.0拜訪禮儀規(guī)范◆稱呼----對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、長(zhǎng)輩和客人不要直呼其名----注意“您”和“你”的使用----除非很熟，否則請(qǐng)用“先生”或“小姐”◆握手----主人、女性、長(zhǎng)者、上司先伸手----決不能伸出左手與人相握----要脫掉手套相握;雙方握住掌心----注意用力程度與相握時(shí)間

352.0拜訪禮儀規(guī)范◆交換名片----用食指和拇指分別夾住名片上端----說(shuō)出自己的名字來(lái)----別忘了說(shuō)“請(qǐng)多指教”或“請(qǐng)多多關(guān)照”----讀出對(duì)方姓名、職務(wù)、公司與地址----及時(shí)放入名片夾或上衣口袋----不要生硬向別人索要名片36◆拜訪——先預(yù)約，盡量避開(kāi)用餐時(shí)間——單指敲門兩三下，同時(shí)輕喚幾聲——對(duì)方開(kāi)門后也不要立即進(jìn)去，等對(duì)方示意或引進(jìn)后方可入內(nèi)——如有禮物,等到道安后或道別時(shí)拿出——不要在屋內(nèi)來(lái)回走動(dòng)，或左顧右盼——離別時(shí)先看表,再說(shuō)要離開(kāi),最后才站起來(lái)——在說(shuō)與站起來(lái)之間余留幾秒鐘,以示對(duì)對(duì)方的尊重,因?yàn)樗赡苓€有話說(shuō)——說(shuō)走就走,除非對(duì)方堅(jiān)決挽留——來(lái)者告辭時(shí)至少應(yīng)送出門。若不能遠(yuǎn)送，向?qū)Ψ奖硎厩敢?7◆乘車禮儀規(guī)范——為客人打開(kāi)右側(cè)后門,用手擋住車門上框,同時(shí)提醒客人小心,等其坐好后再關(guān)門,然后自己從左側(cè)后門上車——作為陪同,你不能先于客人坐上車——你先下車,為客人開(kāi)門,協(xié)助其下車——上下車的姿勢(shì):身體背部向車廂入座,雙腳同時(shí)縮入一腳先下,身體再出,另一腳最后出——轎車座位的尊卑次序:后排左座后排右座前排右座——如果主人駕車,則讓主賓坐前排右座38◆會(huì)桌座次規(guī)范——賓主相對(duì),主要人員居中,左右分開(kāi)——主人背向正門，客人面對(duì)正門——如果桌子一端對(duì)門，則右客左主39中篇秘書(shū)工作實(shí)務(wù)一、秘書(shū)工作之概論二、秘書(shū)的電話管理三、秘書(shū)的時(shí)間管理四、上司活動(dòng)的安排五、秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作六、秘書(shū)的督辦技巧七、秘書(shū)的信函管理八、秘書(shū)的公文處理九、秘書(shū)與會(huì)務(wù)管理十、秘書(shū)的接待工作

40一秘書(shū)工作概論1.0秘書(shū)的作用◆承上啟下、聯(lián)系左右的樞紐◆領(lǐng)導(dǎo)的助手◆領(lǐng)導(dǎo)的參謀◆領(lǐng)導(dǎo)的信息耳目◆協(xié)調(diào)◆領(lǐng)導(dǎo)的門面412.0秘書(shū)工作的特征◆輔助性◆被動(dòng)性◆機(jī)要性◆事務(wù)性◆綜合性42二秘書(shū)的電話管理1.0電話記錄及電話本◆來(lái)電時(shí)間、姓名、單位、電話、事項(xiàng)◆將本單位的個(gè)人電話制成小卡◆對(duì)外常用電話的收集,如機(jī)場(chǎng)/報(bào)社432.0接聽(tīng)電話的技巧◆養(yǎng)成“一聽(tīng)到電話就拿起鋼筆”的習(xí)慣◆外線應(yīng)答:你好！XX公司內(nèi)線應(yīng)答:你好！XX部(或XX辦公室)◆陌生電話:XX現(xiàn)在不在,我可幫到你嗎?或,可以留下您的電話嗎?◆記住:除非你有把握,否則不要直接轉(zhuǎn)電話給你的上司◆讓對(duì)方先掛電話443.0打出電話◆你好!我是XX公司(或XX部、或姓名)◆要找的人不在時(shí),則問(wèn)清接話者的身份45

實(shí)際演練

秘書(shū)接電話46成功塑造高級(jí)書(shū)二秘書(shū)的時(shí)間管理◆確定每天例行的工作，如有可能堅(jiān)持按部就班地去做◆優(yōu)先處理重要和緊急的工作◆為所有重要的工作確定最后的完成期限，并告訴別人◆在你工作效率最高的時(shí)間里去做那些需要精力高度集中的事情◆學(xué)會(huì)把例行公事和次要的任務(wù)交給別人去做◆為工作任務(wù)訂個(gè)執(zhí)行計(jì)劃，三思而后行47二秘書(shū)的時(shí)間管理◆把大任務(wù)分成許多份易于處理的小任務(wù)◆一次做一件工作，一旦開(kāi)始執(zhí)行，就要努力完成◆發(fā)函致電也要有計(jì)劃，寫(xiě)下你的目標(biāo)和主要觀點(diǎn)◆抽時(shí)間休閑一下，參加愉快的社交活動(dòng)◆追求高標(biāo)準(zhǔn)，而不是十全十美。48三上司活動(dòng)的安排1.0準(zhǔn)備一本Planner,記錄◆上司的例行活動(dòng),如董事會(huì)、述職報(bào)告◆上司的臨時(shí)安排,如出差、與客人約會(huì)◆其他人對(duì)上司約見(jiàn)、要求答復(fù)的事項(xiàng)492.0活動(dòng)安排的原則◆提醒上司臨時(shí)安排與例行事項(xiàng)的沖突◆掌握上司的工作規(guī)律與生活習(xí)慣◆分別輕重緩急◆注意利用閑余時(shí)間◆保持一定彈性,以處理臨時(shí)事務(wù)◆原安排變更后要及時(shí)通知另一方501/14/202551四秘書(shū)的協(xié)調(diào)工作1.0協(xié)調(diào)上級(jí)與本級(jí)◆不要代表上司表態(tài)：應(yīng)允或拒絕◆代表上司來(lái)請(qǐng)示或匯報(bào)◆有困難：爭(zhēng)取上級(jí)支持或同意未完成：說(shuō)明苦衷，請(qǐng)求諒解522.0協(xié)調(diào)本級(jí)以下級(jí)◆我是來(lái)聽(tīng)取意見(jiàn)的,并如實(shí)向上司傳達(dá)◆不要表態(tài),不要偏向某一邊◆如實(shí)說(shuō)出上司的意見(jiàn)或看法533.0協(xié)調(diào)下級(jí)與下下級(jí)◆我是來(lái)了解情況的,不以“裁判”自居◆矛盾雙方都要聽(tīng),切勿偏袒◆盡量依靠該單位自己的力量解決矛盾5455五秘書(shū)的督辦技巧1.0督辦的概念◆上傳下達(dá)◆催辦：了解進(jìn)度如實(shí)匯報(bào)給上司，是一種過(guò)程行為◆督辦：協(xié)助解決困難并要求結(jié)果是階段性成果的確認(rèn)，不是簡(jiǎn)單的過(guò)問(wèn)，利用自身的資源優(yōu)勢(shì)，得出結(jié)果。

562.0督辦的方式◆電話詢問(wèn)：緊急而簡(jiǎn)單的事項(xiàng)◆發(fā)函詢問(wèn)：正式或重大事項(xiàng)◆召開(kāi)會(huì)議：牽涉到多個(gè)部門或有爭(zhēng)議◆親監(jiān)查處：無(wú)法聽(tīng)到或判斷真實(shí)狀況573.0督辦技巧◆分部門設(shè)立看板管理◆運(yùn)用時(shí)間管理法◆提供幫助◆利用自己的資源

58案例分析運(yùn)作總監(jiān)段總監(jiān)在3月26日要求每位部門經(jīng)理4月2日前提交一份四月份工作計(jì)劃。其秘書(shū)張莘在3月26日發(fā)出電郵，3月31日，張莘又發(fā)電郵提醒了一次，到了4月2日，還有注塑部李經(jīng)理仍未交計(jì)劃。李經(jīng)理說(shuō)：前兩天我的電腦壞了，我根本就沒(méi)收到任何電郵啊，這樣吧，我這幾天太忙了，過(guò)幾天再給你吧。張莘查明以后，發(fā)現(xiàn)李經(jīng)理電腦確實(shí)用不了，也就答應(yīng)了。又過(guò)了兩天，李經(jīng)理還是沒(méi)有交計(jì)劃，張莘又崔，李經(jīng)理說(shuō)：我今天晚上加班，正好明早還有點(diǎn)事要跟段總監(jiān)談，明早一早我親自交給他吧，張莘說(shuō)：“好吧”。第二天中午，段總監(jiān)卻跟張莘說(shuō)：“張莘，李經(jīng)理怎么搞的，計(jì)劃還沒(méi)交上來(lái)，你趕快催他交”，這回張莘可愣了，“李經(jīng)理昨天說(shuō)他今天早上親自交給您，他還沒(méi)交??？、、、、、”59討論：從以上案例中，張莘作為秘書(shū)，扮演督辦者的角色，有哪些地方值得肯定，又有哪些地方做得不夠的？60六秘書(shū)的信函管理1.0來(lái)信處理◆拆信：——判斷信件是否有權(quán)拆開(kāi)——保持信封和郵票的完整——信封和資料一并裝訂——把握分發(fā)和上呈信件的區(qū)分——核對(duì)寄來(lái)的證件、票據(jù)、現(xiàn)金等◆閱信：迅速瀏覽

61◆處理：——交上司處理的——轉(zhuǎn)發(fā)其他部門或個(gè)人處理的——由秘書(shū)處理的——收存或廢棄的◆復(fù)信：622.0不同類別的來(lái)信處理◆對(duì)檢舉、揭發(fā)、控告信的處理——深入了解，搞清事實(shí)真相——轉(zhuǎn)發(fā)給被檢舉的上級(jí)，絕非本人◆對(duì)匿名、化名信的處理——一般不提倡匿名、化名信——銷毀故意制造混亂的匿名信——稍作事實(shí)了解后再視情上呈◆對(duì)建議改善信的處理——分發(fā)給相關(guān)部門或個(gè)人——?dú)w納整理后呈上司

63七秘書(shū)的公文處理1.0公文處理要項(xiàng)◆擬寫(xiě)與制作公文◆傳遞公文◆辦理公文◆管理公文642.0收文處理程序◆簽收、登記、傳閱◆擬辦公文所要求的有關(guān)事項(xiàng)◆呈上司作批示653.0發(fā)文處理程序◆擬稿：數(shù)據(jù)化、分條化、簡(jiǎn)短化◆審稿：內(nèi)容、格式、編號(hào)、分發(fā)對(duì)象◆簽發(fā)：權(quán)限、時(shí)間、簽名字樣◆分發(fā)：要求對(duì)方簽收◆存檔：分類、定期銷毀66八秘書(shū)的會(huì)務(wù)管理1.0會(huì)議前的準(zhǔn)備工作◆確定會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者◆發(fā)出會(huì)議通知或聯(lián)絡(luò)◆準(zhǔn)備會(huì)議材料、證件◆布置會(huì)場(chǎng)：環(huán)境、座次、視聽(tīng)的輔助設(shè)備◆議程時(shí)間安排、食宿安排◆輔助人員的安排：記錄、記者、服務(wù)672.0會(huì)議期間的工作

◆簽到：預(yù)先列名和不列名◆導(dǎo)入會(huì)場(chǎng)◆做好會(huì)議記錄決策、行動(dòng)、行動(dòng)負(fù)責(zé)人、行動(dòng)方式、完成的最后期限◆編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)◆會(huì)場(chǎng)服務(wù)：筆、紙、代接電話682.0如何主持會(huì)議

◆好的開(kāi)始是成功的一半，營(yíng)造好的會(huì)議氛圍◆鼓勵(lì)人們討論提問(wèn)技巧征求意見(jiàn)的六種方法務(wù)必使問(wèn)題得到回答專注于手頭的工作◆激發(fā)創(chuàng)造力◆沖突的原因◆會(huì)議中的問(wèn)題人群夸夸其談?wù)咛咸喜唤^者高深莫測(cè)的人692.0如何主持會(huì)議

分裂會(huì)議的人好爭(zhēng)斗的人不坦率的人◆如何處理混亂局面切勿情緒失控挑出一個(gè)引起問(wèn)題的因素，把它分離開(kāi)冷靜處理在會(huì)議重新開(kāi)始之前，要求大家完全沉默一段時(shí)間把引發(fā)問(wèn)題的議題擱置一會(huì)兒取消這次會(huì)議，下次再開(kāi)◆注意時(shí)間

703.0會(huì)議后的工作◆離會(huì)工作:返程訂票、車輛送客◆印發(fā)會(huì)議紀(jì)要◆新聞報(bào)道◆落實(shí)跟蹤會(huì)議事項(xiàng)71會(huì)議記錄實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練：以下是2月16日二廠周會(huì)未整理的會(huì)議摘要，請(qǐng)整理成一份會(huì)議記錄：1、681頂蓋塑件仍不夠，注塑部今天內(nèi)要啤夠3000件2、廠長(zhǎng)昨天收到客戶投訴說(shuō)：815水壺內(nèi)部螺絲生銹，相關(guān)部門趕快處理一下投訴及查明原因3、裝配部必須提高828系列產(chǎn)能，下周內(nèi)給廠長(zhǎng)答復(fù)4、PMC生控科長(zhǎng)提到：我廠收到不少五金廠提供的五金件，但有5%都不合格，現(xiàn)在我廠要退回，但五金廠不接收，此批不合格品要如何處理？報(bào)廢應(yīng)由誰(shuí)承擔(dān)？725、815GL的藍(lán)燈不亮，工程部速查原因，并給分析報(bào)告6、5月份準(zhǔn)備開(kāi)電子拉，目前暫將此拉設(shè)在二廠貨倉(cāng)科辦公室前7、工程部經(jīng)理認(rèn)為828主體顏色標(biāo)準(zhǔn)不清晰，開(kāi)發(fā)部與注塑部給的資料不一致。8、注塑部夜班經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，QC人員品質(zhì)意識(shí)不強(qiáng)9、828電鍍件仍未到，供應(yīng)商明天之內(nèi)可提供2000件，PMC速跟進(jìn)73九秘書(shū)的接待工作1.0來(lái)訪接待◆歡迎：放下手中工作，抬頭微笑，弄清對(duì)方姓名、單位、來(lái)訪事項(xiàng)◆引見(jiàn)：——一定要征得上司同意，否則擋駕——走在客人的右前方——簡(jiǎn)單介紹，禮貌退出——暫不能會(huì)見(jiàn)時(shí),敬上茶水讓其坐候——會(huì)見(jiàn)后應(yīng)客道別742.0一般性宴請(qǐng)◆菜單主要考慮主賓的喜好與禁忌,同時(shí)也要有上司特別喜愛(ài)的菜◆不要推給你的上司點(diǎn)菜◆由秘書(shū)買單,索取票據(jù)753.0參觀◆參觀產(chǎn)品陳列室、員工生活與娛樂(lè)◆參觀生產(chǎn)車間應(yīng)得到有關(guān)部門同意76下篇商務(wù)公文寫(xiě)作一、商務(wù)公文概述二、寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)三、商務(wù)公文寫(xiě)作四、其他公文寫(xiě)作五、商務(wù)電函寫(xiě)作77一商務(wù)公文概述1.0商務(wù)公文的定義

2.0商務(wù)公文的種類◆規(guī)范性文件——條例：具有約束力的法規(guī)性文件——規(guī)定：對(duì)某項(xiàng)行政工作的規(guī)范——辦法：對(duì)某項(xiàng)行政工作的具體規(guī)定——決定：對(duì)重大事項(xiàng)或行動(dòng)作出安排78◆領(lǐng)導(dǎo)性文件——命令：宣布實(shí)施強(qiáng)制性行政措施——指示：對(duì)下級(jí)工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則——批復(fù)：答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)——通知：傳達(dá)相關(guān)部門共同執(zhí)行或需要周知的事項(xiàng)——通報(bào)：傳達(dá)重要精神或情況◆公布性文件——公告：向組織內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)——通告：公布應(yīng)該遵守或周知的事項(xiàng)79

◆呈請(qǐng)性文件——議案：特用于政府向人大提議事項(xiàng)——請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)——報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)、反映、答詢——調(diào)查報(bào)告：反映調(diào)查研究的成果，揭示事務(wù)的真實(shí)規(guī)律◆商洽性文件——商函：用于不相隸屬的組織之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題◆會(huì)議性文件——會(huì)議記錄或會(huì)議公報(bào)80二寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)1.0語(yǔ)言◆大量運(yùn)用介詞——表達(dá)出由：根據(jù)、遵照、通過(guò)——表達(dá)對(duì)象：對(duì)于、關(guān)于、將、對(duì)——表達(dá)目的：為了、由于、為——決定：對(duì)重大事項(xiàng)或行動(dòng)作出安排◆專用詞語(yǔ)的廣泛運(yùn)用——專用詞語(yǔ)：任免、嘉獎(jiǎng)、懲誡——文言詞語(yǔ)：承蒙、為荷、茲有、悉81◆必要的模糊語(yǔ)言——表示時(shí)間：近來(lái)、曾經(jīng)、將來(lái)——表示地點(diǎn)：附近、一帶、周圍——表示方式：逐步、適當(dāng)、斟酌——表示數(shù)量：多數(shù)、大概、約有——表示頻率：反復(fù)、多次、往往