第11章 會(huì)計(jì)檔案

11第11章會(huì)計(jì)檔案122內(nèi)容提要本章重點(diǎn)闡述會(huì)計(jì)檔案的涵義、特點(diǎn)、內(nèi)容、整理和分類(lèi)。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，了解會(huì)計(jì)檔案的保管期限、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀；熟悉會(huì)計(jì)檔案的收集與歸檔、會(huì)計(jì)檔案整理的原則和內(nèi)容以及會(huì)計(jì)檔案的查閱要求；掌握會(huì)計(jì)檔案的整理方法以及電算化會(huì)計(jì)檔案的管理。

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11.1會(huì)計(jì)檔案概述

11.1.1會(huì)計(jì)檔案的意義

1.會(huì)計(jì)檔案的涵義

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

其包含兩層含義：

(1)會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物。(2)會(huì)計(jì)檔案是重要的憑證和史料。

3442.會(huì)計(jì)檔案管理辦法的頒布

財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年8月21日頒布并于1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)文件），對(duì)加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作為單位經(jīng)濟(jì)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)等方面發(fā)揮了積極的作用。

45511.1.2會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他類(lèi)其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。5611.1.3會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)6

會(huì)計(jì)檔案是原始性憑證和直接性憑證。它記時(shí)記事真實(shí)，有的時(shí)候不需要借助其它任何材料就能直接說(shuō)明問(wèn)題，通過(guò)充分的、系統(tǒng)的、全面的利用會(huì)計(jì)檔案材料，全面衡量經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì)，更好地制定工作計(jì)劃和對(duì)將來(lái)的工作進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)。

與文書(shū)檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要是：形成范圍廣泛、檔案內(nèi)容嚴(yán)密、檔案類(lèi)別穩(wěn)定和外在形式多樣等。

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11.1.4會(huì)計(jì)檔案的作用會(huì)計(jì)檔案在單位正常的工作、生產(chǎn)和科研等方面，具有不可低估的利用價(jià)值。會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有提供數(shù)據(jù)資料；提供決策依據(jù)；發(fā)揮監(jiān)督；提供研究史料的重要作用。7811.2

會(huì)計(jì)檔案的收集和整理811.2.1會(huì)計(jì)檔案收集凡具有保存和利用價(jià)值的或直接指導(dǎo)和反映財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作、反映財(cái)產(chǎn)增減變化和財(cái)務(wù)收支的會(huì)計(jì)資料，都屬于收集范圍。為使會(huì)計(jì)檔案信息完整、齊全、準(zhǔn)確，收集工作必須遵循以下幾項(xiàng)要求。

1.遵循會(huì)計(jì)檔案的形成規(guī)律；2.保證會(huì)計(jì)檔案完整、齊全、準(zhǔn)確；3.依據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則。8911.2.2會(huì)計(jì)檔案的歸檔

9會(huì)計(jì)檔案歸檔是指財(cái)會(huì)部門(mén)將辦理完畢且具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算材料經(jīng)系統(tǒng)整理后移交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。為保證會(huì)計(jì)檔案收集的齊全、完整與準(zhǔn)確，必須建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案歸檔制度，包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等三個(gè)方面的內(nèi)容。91010

1.會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（1）會(huì)計(jì)憑證；（2）會(huì)計(jì)賬簿；（3）財(cái)務(wù)報(bào)告；（4）其他核算材料。101111

2.會(huì)計(jì)檔案的歸檔時(shí)間

會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)間，是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)核算材料整理后，向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條第二款規(guī)定：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案?！睍?huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)格式見(jiàn)表11-1。

111212表11-1會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)接收單位：

經(jīng)辦人：

移交單位：

經(jīng)辦人：編號(hào)檔案種類(lèi)所屬年月數(shù)量保存年限保存起訖期限原經(jīng)手人備注年份月份單位數(shù)量1213133.會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求（1）歸檔符合規(guī)范；（2）編制移交清冊(cè)；（3）應(yīng)保持原封裝；（4）簽名蓋章完整；（5）嚴(yán)格交接手續(xù)。131411.2.3會(huì)計(jì)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案的整理，是指按照一定的方法和程序，將零散和需要進(jìn)一步條理化的會(huì)計(jì)資料，通過(guò)分類(lèi)、組卷、排列和編目，組成有序體系的過(guò)程。會(huì)計(jì)檔案數(shù)量多、來(lái)源廣、內(nèi)容豐富、信息量大。要使這個(gè)龐大的信息系統(tǒng)很好地為現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)管理和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，必須按其形成規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的整理。141515

1.會(huì)計(jì)檔案整理的原則和內(nèi)容

(1)會(huì)計(jì)檔案整理的原則整理會(huì)計(jì)檔案必須遵循以下原則：會(huì)計(jì)檔案整理必須遵循會(huì)計(jì)檔案自然形成的規(guī)律，保持會(huì)計(jì)檔案材料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分會(huì)計(jì)檔案的保管價(jià)值，便于科學(xué)管理和查找利用的原則。

(2)會(huì)計(jì)檔案整理的內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案整理工作的內(nèi)容，就是依照會(huì)計(jì)工作的基本環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)整理。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的組卷工作由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)承擔(dān)，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。15162.會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)

較為通用的會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)方法主要有以下幾種：

(1）會(huì)計(jì)年度分類(lèi)法。即以會(huì)計(jì)年度時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。（2）會(huì)計(jì)形式分類(lèi)法。即以會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)核算材料等會(huì)計(jì)檔案形式為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。（3）會(huì)計(jì)類(lèi)型分類(lèi)法。即以會(huì)計(jì)類(lèi)型為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。如稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)等。（4）會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)分類(lèi)法。即以會(huì)計(jì)核算組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。（5）會(huì)計(jì)檔案保管期限分類(lèi)法。即以會(huì)計(jì)檔案保管期限為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類(lèi)的方法。

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3.會(huì)計(jì)檔案的組卷

會(huì)計(jì)檔案的組卷，是指會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)將每一類(lèi)別的會(huì)計(jì)核算材料，按照形成的會(huì)計(jì)年度或時(shí)間順序，結(jié)合數(shù)量多少，根據(jù)不同價(jià)值，組成若干個(gè)保管單位。

（1）會(huì)計(jì)憑證的組卷

會(huì)計(jì)憑證需按月分開(kāi)組卷，并根據(jù)每月憑證的多少組成一卷或數(shù)卷。不同月份產(chǎn)生的憑證不能組在同一案卷內(nèi)。

（2）會(huì)計(jì)賬簿的組卷

會(huì)計(jì)賬簿組卷時(shí)要按賬簿形成的特點(diǎn)區(qū)分會(huì)計(jì)年度，不同種類(lèi)的賬簿分別組卷。

（3）財(cái)務(wù)報(bào)告的組卷

財(cái)務(wù)報(bào)告組卷時(shí)按會(huì)計(jì)年度結(jié)合保管期限組卷。財(cái)務(wù)報(bào)表組卷時(shí)要注意以下事項(xiàng)：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)分開(kāi)；本單位報(bào)表與下屬單位報(bào)表分開(kāi)；不同年度、不同保管期限的報(bào)表分開(kāi)。

（4）其他材料的組卷

不同的會(huì)計(jì)核算材料，按其內(nèi)容結(jié)合保管期限分別組卷。

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4.會(huì)計(jì)檔案的排列其方法主要有以下幾種：

（1）會(huì)計(jì)年度—形式（憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告）—保管期限

（2）形式—會(huì)計(jì)年度—保管期限

（3）會(huì)計(jì)年度—保管期限—組織機(jī)構(gòu)

（4）會(huì)計(jì)年度—會(huì)計(jì)類(lèi)型—形式—保管期限18195.會(huì)計(jì)檔案的編目

（1）會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制方法會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)分類(lèi)排列、裝訂和編號(hào)，使之位置固定下來(lái)，然后登記案卷目錄，這就是會(huì)計(jì)檔案的編目。編制會(huì)計(jì)檔案目錄工作，一般由會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)完成。通常按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告（財(cái)務(wù)報(bào)表）和其他會(huì)計(jì)資料分別編制目錄。尤其是永久保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)該單獨(dú)編制案卷目錄。

會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的項(xiàng)目主要有：順序號(hào)、案卷號(hào)、原憑證號(hào)、案卷標(biāo)題、起止年月日、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置、備注等。192020

表11-2會(huì)計(jì)檔案案卷目錄

順序號(hào)案卷號(hào)原憑證號(hào)案卷標(biāo)題起止年月日張數(shù)保管期限存放位置備注庫(kù)房號(hào)柜號(hào)格號(hào)2.會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的填寫(xiě)202111.3

會(huì)計(jì)檔案的保管和銷(xiāo)毀21

11.3.1會(huì)計(jì)檔案的保管

1.會(huì)計(jì)檔案的保管期限

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。我國(guó)企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案保管期限見(jiàn)表11-3、表11-4。

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2.會(huì)計(jì)檔案的鑒定

會(huì)計(jì)檔案的鑒定是指判定會(huì)計(jì)檔案的真?zhèn)魏蛢r(jià)值的工作。會(huì)計(jì)檔案鑒定分三步：

（1）初步鑒定。由檔案部門(mén)對(duì)到期檔案按會(huì)計(jì)檔案保管期限表作初步審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)；

（2）復(fù)查鑒定。在初步鑒定基礎(chǔ)上，由檔案部門(mén)和會(huì)計(jì)部門(mén)進(jìn)行第二次鑒定。對(duì)初鑒定不恰當(dāng)?shù)慕o予糾正；

（3）銷(xiāo)毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財(cái)政、審計(jì)主管部門(mén)、對(duì)銷(xiāo)毀檔案嚴(yán)格審核，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀結(jié)論。222323

11.3.2會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀

會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查。銷(xiāo)毀的基本程序和要求是：

1.編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)

由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。表11-6會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：

檔案負(fù)責(zé)人簽字：

年

月

日序號(hào)類(lèi)別題名起止年月日目錄號(hào)案卷號(hào)頁(yè)數(shù)應(yīng)保管期已保管期備注232424

2.專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)

銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位的檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人監(jiān)銷(xiāo)；國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)當(dāng)有同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)；各級(jí)財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派人監(jiān)銷(xiāo)。

3.關(guān)于其他

對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出組卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷(xiāo)毀。

242511.4

會(huì)計(jì)檔案的查閱和利用

11.4.1會(huì)計(jì)檔案的查閱

1.會(huì)計(jì)檔案的查閱要求

（1）建立、健全會(huì)計(jì)檔案查閱制度（2）嚴(yán)格履行會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)（3）確保會(huì)計(jì)檔案原件完整無(wú)損2526

2.會(huì)計(jì)檔案的檢索工具

會(huì)計(jì)檔案的檢索工具主要有會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和專(zhuān)題目錄。

會(huì)計(jì)檔案案卷目錄主要用于對(duì)會(huì)計(jì)檔案案卷的查找。會(huì)計(jì)檔案專(zhuān)題目錄是根據(jù)利用要求或研究工作等特殊需要，針對(duì)歷年的會(huì)計(jì)檔案中有關(guān)案卷按專(zhuān)題匯總編制的目錄。26案卷目錄的編制方法大體分為三種：

（1）編制會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告（報(bào)表）三者合一的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄；

（2）分別編制會(huì)計(jì)憑證目錄、會(huì)計(jì)賬簿目錄、財(cái)務(wù)報(bào)告（會(huì)計(jì)報(bào)表）目錄；

（3）分保管期限編制不同的會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，會(huì)計(jì)檔案的排列、編號(hào)一致，既有利于保管，又便于移交和銷(xiāo)毀檔案。

一般情況下，以第3種方法為好，其優(yōu)點(diǎn)是與會(huì)計(jì)檔案的排列、編號(hào)一致，既有利于保管，又便于移交和銷(xiāo)毀檔案。專(zhuān)題目錄則是根據(jù)編制長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，將歷年案卷目錄中有關(guān)生產(chǎn)、基建、供銷(xiāo)、經(jīng)費(fèi)、財(cái)務(wù)決策及其說(shuō)明等按專(zhuān)題編制的目錄。

2728

11.4.2會(huì)計(jì)檔案的利用

1.會(huì)計(jì)檔案的編研工作

（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；

（2）重要數(shù)據(jù)匯集；

（3）階段性資金活動(dòng)分析表；

（4）歷年經(jīng)濟(jì)效益曲線圖。

2.會(huì)計(jì)檔案信息的開(kāi)發(fā)

（1）依據(jù)會(huì)計(jì)檔案信息，建立健全崗位責(zé)任制；

（2）依據(jù)會(huì)計(jì)檔案信息，加強(qiáng)成本管理，參與決策；

（3）依據(jù)會(huì)計(jì)檔案信息，強(qiáng)化科學(xué)管理。2829

11.4.3電算化會(huì)計(jì)檔案的管理

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1.電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

電算化會(huì)計(jì)檔案是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)）和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。

采用計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求，必須采用中文或中外文對(duì)照，字跡要清晰，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

293030

2.電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔

1）歸檔范圍

（1）存儲(chǔ)在磁介質(zhì)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。

（2）打印輸出的紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)核算材料。

（3）會(huì)計(jì)核算軟件的全套文件資料以及會(huì)計(jì)核算軟件程序。303131

2）歸檔要求

（1）歸檔的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)符合1994年財(cái)政部關(guān)于《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要