工程企業(yè)行政助理職責(zé)（2篇）

工程企業(yè)行政助理職責(zé)1.辦公室綜合運(yùn)營：作為辦公室的關(guān)鍵成員，行政助理承擔(dān)著日常綜合管理工作。這涵蓋文件管理、資料整理、會(huì)議記錄、接待與餐飲安排等，以確保辦公室運(yùn)行的流暢性和高效率。行政助理還需負(fù)責(zé)辦公用品的采購與庫存控制，確保及時(shí)供應(yīng)，滿足員工的日常工作需求。2.行政文件處理與歸檔：行政助理需處理和存檔各種行政文件，包括接收、分發(fā)和處理文件，保障文件的安全與機(jī)密。需精確地歸檔文件，便于日后檢索和存檔，這需要高度的細(xì)心和出色的組織能力。3.會(huì)議組織與協(xié)調(diào)：行政助理負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和組織內(nèi)外部會(huì)議，包括會(huì)議室預(yù)訂、日程安排、參與者邀請(qǐng)與接待等。確保會(huì)議設(shè)備的準(zhǔn)備和維護(hù)，以保證會(huì)議的順利進(jìn)行。會(huì)后，行政助理需制作會(huì)議紀(jì)要，整理重要信息，以便后續(xù)參考。4.客戶關(guān)系管理：行政助理需與客戶保持有效溝通，維護(hù)良好的客戶關(guān)系。需要具備優(yōu)秀的溝通技巧，迅速響應(yīng)客戶的需求和問題，并協(xié)助解決，同時(shí)負(fù)責(zé)客戶信息的管理和更新。5.差旅安排：在員工因公出差或旅行時(shí)，行政助理需負(fù)責(zé)相關(guān)安排，如機(jī)票和酒店預(yù)訂、交通接送等，確保行程的順利進(jìn)行，并在遇到問題時(shí)能及時(shí)解決，提供優(yōu)質(zhì)的差旅服務(wù)。6.保持辦公環(huán)境的優(yōu)化：行政助理還需負(fù)責(zé)辦公環(huán)境的維護(hù)，包括衛(wèi)生清潔、設(shè)備維修保養(yǎng)、工作環(huán)境調(diào)整等，確保及時(shí)解決辦公環(huán)境中的問題，提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。7.提供全面的行政支持：行政助理需全面支持各部門和員工，與各部門緊密協(xié)作，了解并滿足他們的需求。需協(xié)調(diào)處理跨部門事務(wù)，協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成行政任務(wù)，提供必要的支持和協(xié)助?？傊こ唐髽I(yè)行政助理的職責(zé)廣泛且細(xì)致，涵蓋了行政管理的各個(gè)層面。需要具備出色的組織協(xié)調(diào)能力，細(xì)致入微的工作態(tài)度，以及靈活應(yīng)對(duì)各種情況的能力。行政助理在工作中扮演著重要的紐帶角色，為公司的高效運(yùn)營提供了有力的支持和保障。工程企業(yè)行政助理職責(zé)（二）一、行政管理支持1.整合、規(guī)劃及協(xié)調(diào)公司的日常辦公事務(wù)，涵蓋電話、傳真、快遞等管理。2.協(xié)助組織會(huì)議、培訓(xùn)和活動(dòng)，確保會(huì)議室設(shè)施及場(chǎng)地的準(zhǔn)備工作。3.管理與更新辦公設(shè)備、用品及文件資料，執(zhí)行庫存控制。4.負(fù)責(zé)出差安排，包括行程規(guī)劃、交通及住宿預(yù)訂，以及差旅費(fèi)用的報(bào)銷與結(jié)算。5.協(xié)助處理訪客及員工的接待工作，提供必要的支持和指導(dǎo)。6.管理員工的差旅費(fèi)用和日常支出，記錄并錄入公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)。7.保密并維護(hù)員工的勞動(dòng)合同、人力資源檔案及薪酬信息的完整性。二、文檔與信息管理1.管理公司文件資料，確保安全存儲(chǔ)、有效歸檔及檢索。2.協(xié)助編制、修訂及發(fā)布內(nèi)部及外部文件，如備忘錄、通知和公告。3.收集、整理并分發(fā)各類文件資料，包括合同、報(bào)告和會(huì)議記錄。4.組織會(huì)議與活動(dòng)，包括議程設(shè)定、資料準(zhǔn)備及提醒服務(wù)。5.協(xié)助處理電子郵件、傳真和快遞的管理，確保及時(shí)傳遞給相關(guān)人員。三、人力資源協(xié)助1.支援新員工的招聘、入職及人力資源相關(guān)手續(xù)的辦理。2.更新員工的考勤記錄、薪資單及社保信息，通報(bào)財(cái)務(wù)和人力資源部門。3.處理員工的請(qǐng)假、加班和調(diào)休事宜，記錄于公司人力資源系統(tǒng)。4.提供員工培訓(xùn)與發(fā)展支持，協(xié)助組織培訓(xùn)課程及提供相關(guān)資料。5.保持員工檔案和薪酬信息的保密性與準(zhǔn)確性。四、客戶服務(wù)與供應(yīng)商管理1.協(xié)助處理客戶和供應(yīng)商的詢價(jià)、訂單及交貨問題，與相關(guān)部門保持有效溝通。2.跟蹤客戶和供應(yīng)商的付款、收款及對(duì)賬情況，及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門處理。3.更新并維護(hù)客戶和供應(yīng)商的聯(lián)系信息，確保信息的安全性和時(shí)效性。4.協(xié)助處理客戶和供應(yīng)商的投訴和糾紛，為相關(guān)部門提供支持和協(xié)助。五、其他職責(zé)1.關(guān)注員工的工作表現(xiàn)和心理狀態(tài)，向相關(guān)部門提供必要的支持和協(xié)助。2.參與并支持公司活動(dòng)與項(xiàng)目，如年會(huì)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)及志愿者