提高公司文書數(shù)據(jù)資源的利用率-質(zhì)量管理PDCA課題成果

辦公室檔案圖書館飛躍QC小組小組概況辦公室檔案圖書館飛躍QC小組成立于2012年11月，小組共有7名成員，其成員中既有經(jīng)驗(yàn)豐富的指導(dǎo)管理人員又有資歷非常深的技術(shù)人才以及具體進(jìn)行實(shí)施操作的人員。人員結(jié)構(gòu)合理、創(chuàng)新能力強(qiáng)、具有較高的工作和解決問題的能力。小組成立以來，開展了多項QC活動，并將QC研究成果應(yīng)用于日常工作中，收到了良好的效果。小組分別完成了《公司工程信息采集系統(tǒng)的開發(fā)》、《企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的定制開發(fā)》、《公司投標(biāo)信息系統(tǒng)的開發(fā)》、《提高公司獲獎榮譽(yù)數(shù)據(jù)的利用率》、《提高公司科研成果數(shù)據(jù)資源的利用率》和《公司工程項目知識推送系統(tǒng)的開發(fā)》等QC成果，并多次在公司、集團(tuán)、質(zhì)量管理小組評選中獲獎。小組在課題開展期間實(shí)施活動多次，小組成員參加熱情高、工作積極主動。2022年1月至今，通過組織小組成員召開小組專題會議，在選擇課題的基礎(chǔ)上，制定了本年度的課題實(shí)施計劃，并預(yù)計2022年12月底完成本次課題的工作并提交成果報告。QC活動計劃如下表：表1-2課題計劃表（制表人：王磊時間：2022年1月）小組精神與活動理念：開拓進(jìn)取，促效益保生產(chǎn)；合作共贏，創(chuàng)業(yè)績爭一流！二、選擇課題1．推動文書檔案數(shù)據(jù)資源共享，提高文書檔案資源的利用率與公司成為提供知識服務(wù)和管理服務(wù)的優(yōu)秀國際化企業(yè)的定位相吻合公司在長期的管理和實(shí)踐中，積累了大量的文書檔案資源數(shù)據(jù)。建設(shè)文書檔案資源數(shù)據(jù)平臺，其目的就是對累積的文書檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與挖掘，準(zhǔn)確、快速地形成各類信息和知識，提供信息向?qū)Ш蜎Q策支持。目前，知識型企業(yè)建設(shè)迫在眉睫，各項企業(yè)數(shù)據(jù)資源的匯集與集成利用體現(xiàn)了企業(yè)的創(chuàng)新能力及可持續(xù)性發(fā)展動力。2.目前，文書檔案數(shù)據(jù)隱性價值高，具備開發(fā)潛力圖2-1文書檔案數(shù)據(jù)管理情況（制圖人：黃金時間：2022年1月）3.對于深層次的文書檔案數(shù)據(jù)資源發(fā)掘滯后，需要進(jìn)一步提升目前，根據(jù)利用情況登記進(jìn)行統(tǒng)計，截至2022年11月，文書檔案數(shù)據(jù)資源的年度需求情況如下：圖2-2文書檔案數(shù)據(jù)資源各部門利用情況頻率統(tǒng)計（制圖人：秦宣時間：2022年1月）以上可見，公司文書檔案數(shù)據(jù)資源在公司各職能部門及各設(shè)計事業(yè)部門的實(shí)際利用中，統(tǒng)計利用頻率數(shù)偏低、重復(fù)程度高，而這與公司的知識服務(wù)型企業(yè)定位和用戶多元的實(shí)際利用需求相沖突，這種信息發(fā)掘滯后、利用率偏低的情況直接影響文書檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)利用水平。提高文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用率不僅能夠提高生產(chǎn)經(jīng)營效率，而且對提升企業(yè)創(chuàng)新實(shí)力、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展等有著重要作用。數(shù)據(jù)需求生產(chǎn)經(jīng)營管理需求目前，一部分文書檔案數(shù)據(jù)失控，數(shù)據(jù)需求失衡內(nèi)部提高數(shù)據(jù)需求生產(chǎn)經(jīng)營管理需求目前，一部分文書檔案數(shù)據(jù)失控，數(shù)據(jù)需求失衡內(nèi)部提高文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用率積累文書檔案數(shù)據(jù)外部知識服務(wù)型企業(yè)建設(shè)圖2-3QC活動課題選擇圖（制圖人：黃金時間：2022年1月）三、現(xiàn)狀調(diào)查3.1現(xiàn)狀調(diào)查一：文書檔案數(shù)據(jù)資源各部門利用情況調(diào)研統(tǒng)計2022年2月17日，小組為更加詳細(xì)的掌握文書檔案數(shù)據(jù)資源在公司各部門的利用情況，向公司各相關(guān)部門提交了利用情況反饋調(diào)查，具體利用各類型文書檔案調(diào)研統(tǒng)計結(jié)果如下表：表3-1文書檔案數(shù)據(jù)資源利用情況統(tǒng)計表（制表人：李敏時間：2022年2月）文書檔案數(shù)據(jù)資源總體利用率為33%從文書檔案數(shù)據(jù)資源利用情況統(tǒng)計表中可以看出，目前各項文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用活動頻數(shù)較低，尤其職稱評聘、財務(wù)規(guī)章、管理辦法類文件數(shù)據(jù)利用頻數(shù)偏低，而且總體利用率為33%，遠(yuǎn)沒有達(dá)到預(yù)期活動頻率和預(yù)期利用率的文書檔案數(shù)據(jù)資源總體利用率為33%3.2現(xiàn)狀調(diào)查二：造成文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率低的問題2022年2月17日至2月28日期間，我們小組成員對造成文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率低的各種問題進(jìn)行了調(diào)研，總結(jié)出4個主要因素，分別為：數(shù)據(jù)利用渠道分散，數(shù)據(jù)收集范圍模糊，整合程度低和資源配置不足。統(tǒng)計數(shù)據(jù)詳見調(diào)查表：表3-2影響文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率的主要因素（制表人：張秀媛時間：2022年2月）為了便于觀察，小組成員依據(jù)關(guān)鍵問題調(diào)研情況統(tǒng)計表中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)制成關(guān)鍵問題排列圖，由此查明形成文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率偏低的因素，具體制圖如下：圖3-1主要因素排列圖（制圖人：朱曉藜時間：2022年3月）以上四個因素是影響文書檔案數(shù)據(jù)資源利用的關(guān)鍵問題從主要因素排列圖中可以看出，數(shù)據(jù)利用渠道分散，數(shù)據(jù)收集范圍模糊，整合程度低和資源配置不足在整個問題序列中的累計影響度百分比分別為25%、39.5%、74.2%、91.1%，從而得出結(jié)論數(shù)據(jù)利用渠道分散、數(shù)據(jù)收集范圍模糊、整合程度低以上四個因素是影響文書檔案數(shù)據(jù)資源利用的關(guān)鍵問題四、目標(biāo)設(shè)定1.活動目標(biāo)通過對以上表3-1、表3-2的數(shù)據(jù)結(jié)果加以分析，小組確定了本次QC活動的目標(biāo)為將設(shè)計合同類文書檔案的利用率由48.42%提升至預(yù)期值90%，職稱評聘類文書檔案的利用率由26%提升至預(yù)期值90%，政策文件類文書檔案的利用率由41.3%提升至預(yù)期值90%，財務(wù)規(guī)章類文書檔案的利用率由21.7%提升至預(yù)期值90%，管理辦法類文書檔案的利用率由20.93%提升至預(yù)期值90%，最后達(dá)到文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用率由33%提升至預(yù)期值90%。根據(jù)現(xiàn)狀調(diào)查的結(jié)果，經(jīng)過小組成員認(rèn)真研究討論，我們將活動的目標(biāo)值設(shè)定為：提高文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用率至90%及以上!2.目標(biāo)值分析【考核指標(biāo)】根據(jù)用戶利用需求，提高文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用率至90%及以上?！究尚行苑治觥客ㄟ^對六個部門的利用情況反饋調(diào)查進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，考核指標(biāo)的可行性分析如下圖所示：圖3-2指標(biāo)可行性分析圖（制圖人：朱曉藜時間：2022年3月）從圖3-2中可以看出，只要解決好數(shù)據(jù)利用渠道分散、收集范圍模糊、整合程度低和資源配置不足這四個問題，就可以解決反饋問題的91.1%，從而達(dá)到提升各項文書檔案數(shù)據(jù)資源活動頻率的目的，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率的提升。目標(biāo)實(shí)施具備可行性。五、原因分析 為找出問題癥結(jié)所在，小組成員利用頭腦風(fēng)暴法，對引起文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率低的可能原因進(jìn)行了分析，經(jīng)過多次實(shí)際調(diào)研、分析和討論找到了9個末端因素。整理后繪制成原因分析魚骨圖如下：圖5-1原因分析圖（制圖人：秦宣時間：2022年3月）六、要因確認(rèn)1.制定要因確定計劃小組針對上述總結(jié)出的8個末端因素，采取實(shí)際調(diào)研、比較分析和指標(biāo)評價等方法，形成要因確定計劃表，如下所示：表6-1要因確定計劃表（制表人：黃金時間：2022年4月）2.要因確定確認(rèn)一：利用手段單一確認(rèn)內(nèi)容：調(diào)查各部門利用文書檔案數(shù)據(jù)資源的手段方式并進(jìn)行統(tǒng)計，小組成員分別調(diào)查了各事業(yè)部、生產(chǎn)經(jīng)營部、后勤保障部、人力資源部、辦公室和黨群工作部利用文書檔案數(shù)據(jù)資源的途徑及方式。經(jīng)調(diào)研，利用主要途徑為本部門調(diào)閱及檔案館調(diào)閱。分析：利用手段單一，利用途徑狹窄，不能滿足業(yè)務(wù)需求確認(rèn)結(jié)果：“利用手段單一”是要因!確認(rèn)二：歸檔部門分散確認(rèn)內(nèi)容：通過調(diào)查主要?dú)w檔部門情況，每年定期或不定期歸檔的部門主要有辦公室、人力資源部、監(jiān)督部、技術(shù)開發(fā)部、黨委工作部、后勤保障部、生產(chǎn)經(jīng)營部及各事業(yè)部等，以2014年歸檔情況為例，每年的平均歸檔覆蓋率為規(guī)定歸檔數(shù)量的91%。分析：由此可見，歸檔部門明確，文書檔案數(shù)據(jù)資源歸檔數(shù)據(jù)可控確認(rèn)結(jié)果：“歸檔部門分散”不是要因!確認(rèn)三：制度規(guī)范不全面確認(rèn)內(nèi)容：通過將現(xiàn)存制度規(guī)范與實(shí)際工作進(jìn)行對比，查找制度空白，小組成員通過對制度規(guī)范考核調(diào)研記錄的傳閱并經(jīng)量化評定如下：分析：經(jīng)分析制度規(guī)范全面性考核綜合評定為87分，大于80分參考值。小組成員認(rèn)為公司文書檔案數(shù)據(jù)資源的制度規(guī)范比較全面。且在歸檔方面存在進(jìn)一步指導(dǎo)的需求。綜合評定制度規(guī)范比較全面。確認(rèn)結(jié)果：“制度規(guī)范不全面”非要因!確認(rèn)四：數(shù)據(jù)收集不完整確認(rèn)內(nèi)容：通過檢查檔案管理系統(tǒng)中的現(xiàn)有文書檔案數(shù)據(jù)資源覆蓋情況，小組成員分別對2014年各部門的數(shù)據(jù)覆蓋率進(jìn)行查驗(yàn)，經(jīng)核對，數(shù)據(jù)覆蓋程度僅為48.08%。不能涵蓋所有需要收集的文書檔案數(shù)據(jù)資源。小組成員通過對調(diào)研記錄的分析并經(jīng)量化評定如下：分析：數(shù)據(jù)收集完整性低確認(rèn)結(jié)果：“數(shù)據(jù)收集不完整”是要因!確認(rèn)五：開發(fā)難度系數(shù)高確認(rèn)內(nèi)容：通過對目前文書檔案數(shù)據(jù)基數(shù)及數(shù)據(jù)分散程度，判斷文書檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)難度系數(shù)，文書檔案涵蓋了工程報獎、科技立項、職務(wù)任免、技術(shù)職稱、機(jī)構(gòu)設(shè)置、表彰先進(jìn)、工程合同以及其他各類數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)基數(shù)大且分散度高，集中利用平臺缺失。文書檔案數(shù)據(jù)條目30710條，電子文件6714條，且數(shù)據(jù)分別集中在不同的數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)。分析：數(shù)據(jù)基數(shù)大且分散程度高，關(guān)聯(lián)度低，開發(fā)難度系數(shù)高確認(rèn)結(jié)果：“開發(fā)難度系數(shù)高”是要因!確認(rèn)六：需求不明確確認(rèn)內(nèi)容：從2022年1月開始至2022年12月，小組成員對各部門文書檔案數(shù)據(jù)資源的需求狀況進(jìn)行統(tǒng)計，通過對8個部門的調(diào)研記錄分析并對各項指標(biāo)分解評價如下：分析：在實(shí)際調(diào)研中對文書檔案數(shù)據(jù)資源需求的明確性高，功能需求明確確認(rèn)結(jié)果：“需求不明確”非要因!確認(rèn)七：人員配置不足確認(rèn)內(nèi)容：檢查現(xiàn)有人員配置情況及是否滿足工作需求，通過調(diào)查統(tǒng)計，實(shí)施文書檔案數(shù)據(jù)資源開發(fā)的人員配置情況如下：圖6-1人員配置圖（制圖人：黃金時間：2022年5月）分析：人員配置充分，滿足實(shí)際工作需求確認(rèn)結(jié)果：“人員配置不足”非要因!確認(rèn)八：平臺設(shè)計不合理確認(rèn)內(nèi)容：通過檢查現(xiàn)有平臺數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)情況及是否滿足工作需求，對文書檔案數(shù)據(jù)管理平臺的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、架構(gòu)設(shè)計、界面設(shè)計、功能設(shè)置和接口設(shè)計進(jìn)行考核評分。經(jīng)過小組分析，考核結(jié)果如下：分析：文書檔案數(shù)據(jù)資源平臺設(shè)計僅能夠滿足數(shù)據(jù)條目管理及電子文件管理的要求，不能滿足數(shù)據(jù)資源整合及深層次分析的要求確認(rèn)結(jié)果：“平臺設(shè)計不合理”是要因!3.要因確認(rèn)結(jié)果經(jīng)過小組成員對末端原因驗(yàn)證結(jié)果進(jìn)行逐條確認(rèn)，最終確定了以下4個因素為主要原因。圖6-2要因確認(rèn)結(jié)果圖（制圖人：黃金時間：2022年4月）七、制定對策（5W1H）針對造成文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率低的主要原因，小組成員經(jīng)過反復(fù)討論，按照“5W1H”原則來制定相應(yīng)對策，并編制對策表如下：表7-1制定對策表（制表人：朱曉藜時間：2022年8月）八、對策實(shí)施在實(shí)施過程中，我們小組成員各負(fù)其責(zé)、密切配合、加強(qiáng)小組活動，按照對策中的措施逐層逐項實(shí)現(xiàn)。8.1實(shí)施一：拓展利用方式，增加利用途徑，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)多元化集中管理1.至2022年4月29日，小組2.至2022年6月21日，小組經(jīng)過對文書檔案數(shù)據(jù)資源的梳理，以系統(tǒng)設(shè)計和用戶需求分析的準(zhǔn)確性；系統(tǒng)平臺的適用性、可操作性及安全性；結(jié)構(gòu)設(shè)計和模塊功能設(shè)計的合理性；各項技術(shù)應(yīng)用和配置的適用性及系統(tǒng)接口的交互性、安全性為指標(biāo)對數(shù)據(jù)資源進(jìn)行了重新整合。實(shí)施結(jié)果確認(rèn)一實(shí)施一：目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了！2022年6月21日，小組成員對文書檔案數(shù)據(jù)資源的各種利用手段及利用方式進(jìn)行了匯總優(yōu)化。小組對文書檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)維護(hù)等功能修改進(jìn)行確認(rèn)。結(jié)果表明，分析問題后實(shí)現(xiàn)的多效利用手段，實(shí)現(xiàn)了文書檔案數(shù)資源的多元化集中管理。實(shí)施一：目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了！實(shí)施一：目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了！8.2實(shí)施二：明確文書檔案數(shù)據(jù)資源歸檔責(zé)任人以及數(shù)據(jù)收集范圍，結(jié)合制度規(guī)范，通過辦公系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)中間庫確保數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量及數(shù)量至2022年7月13日，小組成員對文書檔案數(shù)據(jù)資源的收集范圍進(jìn)一步明確，收集數(shù)據(jù)具體內(nèi)容如圖所示：立項文件機(jī)構(gòu)設(shè)置獲獎文件技術(shù)合同立項文件機(jī)構(gòu)設(shè)置獲獎文件技術(shù)合同文件類型技術(shù)職稱職務(wù)任免其他合同技術(shù)職稱職務(wù)任免其他合同表彰先進(jìn)在保證制度涵蓋全面的情況下，小組成員對文書檔案各類型文件進(jìn)行梳理，總結(jié)出技術(shù)合同、獲獎文件、機(jī)構(gòu)設(shè)置、立項文件、技術(shù)職稱及職務(wù)任免等幾個大類，同時對負(fù)責(zé)文書檔案數(shù)據(jù)歸檔的責(zé)任人進(jìn)行了明確，確保數(shù)據(jù)收集及時性、完整性。實(shí)施結(jié)果確認(rèn)二至2022年7月13日，小組成員明確了文書檔案數(shù)據(jù)歸檔的責(zé)任部門及責(zé)任人，實(shí)現(xiàn)了各種類型文書檔案數(shù)據(jù)資源的收集，文書檔案數(shù)據(jù)資源能夠涵蓋所有需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)。實(shí)施二：目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了！8.3實(shí)施三：面向全文檢索、個性推送、查詢便捷等幾個目標(biāo)實(shí)施文書檔案數(shù)據(jù)資源平臺開發(fā)建設(shè)，以客戶端管理和WEB端利用相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)管理與利用并重1.至2022年7月21日小組完成了文書檔案數(shù)據(jù)資源平臺開發(fā)，系統(tǒng)管理端建設(shè)了15個節(jié)點(diǎn)，共計30多個字段，開發(fā)數(shù)據(jù)字典十余條。并且可擴(kuò)展可維護(hù)，BS頁面建設(shè)了包括合同管理在內(nèi)的界面，同時可以利用常用檢索字段，進(jìn)行全庫檢索以及二次查詢，具體設(shè)計成果如下：2022年7月29日，小組組織用戶（利用者和歸檔人）進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)后的試用及系統(tǒng)調(diào)試，確保文書數(shù)據(jù)資源平臺正常運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)施結(jié)果確認(rèn)三2022年7月29日，小組對開發(fā)后的文書檔案數(shù)據(jù)資源平臺進(jìn)行了系統(tǒng)測試及功能驗(yàn)收。結(jié)果表明，開發(fā)后的WEB網(wǎng)頁查詢功能實(shí)現(xiàn)了在公司內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下的檢索、利用等功能。開發(fā)后的利用終端覆蓋各個歸檔部門。在利用方面，該查詢平臺實(shí)現(xiàn)了全文檢索、個性推送、目錄信息導(dǎo)出與電子原文的在線瀏覽功能。在后期試用測試階段，用戶提出了功能及界面的測試意見，檔案館與平臺開發(fā)公司通力配合都予以開發(fā)實(shí)施。根據(jù)以上數(shù)據(jù)指標(biāo)得出該系統(tǒng)完全滿足用戶利用需要。實(shí)施三：目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了！8.4實(shí)施四：完善數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)集中有效管理至2022年8月13日小組完成了檔案管理系統(tǒng)管理端軟件開發(fā)，加入聯(lián)查互查標(biāo)識字段。同時對文書檔案數(shù)據(jù)資源的數(shù)據(jù)庫管理進(jìn)行了重新設(shè)計，進(jìn)一步完善了現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的管理結(jié)構(gòu)。使數(shù)據(jù)管理、字段管理以及字典管理同時可控，具體操作情況如下：2.2022年8月26日小組進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)WEB端頁面的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)資源查詢利用統(tǒng)一平臺建設(shè)。實(shí)施結(jié)果確認(rèn)四2022年8月26日，小組對平臺檢索功能、文件集成功能、分類功能等進(jìn)行確認(rèn)。結(jié)果表明，開發(fā)后的數(shù)據(jù)管理界面使文書檔案數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)集成管理，在滿足基本信息利用需求的基礎(chǔ)上滿足了多條件查詢。系統(tǒng)開發(fā)將資源層、工具層、系統(tǒng)層及服務(wù)層有序地結(jié)合起來實(shí)現(xiàn)了功能優(yōu)化，最終依托數(shù)據(jù)平臺使以前孤立的數(shù)據(jù)通過規(guī)則形成緊密的整體信息。實(shí)施四：目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了！九、效果檢查9.1活動效果調(diào)研為了更好的檢查實(shí)施效果，2022年8月29日，小組在文書檔案數(shù)據(jù)資源收集的技術(shù)層與管理層分別改進(jìn)后的一個月后，再次分析了文書檔案數(shù)據(jù)資源使用情況。當(dāng)月的分析結(jié)果如下：表9-1活動實(shí)施后的文書數(shù)據(jù)資源使用概況（制表人：黃金時間：2022年9月）由上表我們得出，通過小組活動，公司設(shè)計合同數(shù)據(jù)的利用率由48.42%提升至90.53%，職稱評聘數(shù)據(jù)的利用率由26%提升至94.52%，政策文件數(shù)據(jù)的利用率由41.3%提升至92.39%，財務(wù)規(guī)章數(shù)據(jù)的利用率由21.7%提升至90%，管理辦法的利用率由20.93%提升至91.86%，最后達(dá)到文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用率由33%提升至91.87%。各項文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用率均達(dá)到90%以上，最終實(shí)現(xiàn)本次QC課題設(shè)定目標(biāo)，使公司文書數(shù)據(jù)資源得到充分整合及提供利用。9.1活動效果分析小組在本次QC活動中，取得了如下成果：1.實(shí)現(xiàn)目標(biāo)值—實(shí)現(xiàn)了公司文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率的多項突破圖9-1活動實(shí)施后文書檔案數(shù)據(jù)資源利用率與目標(biāo)值比對圖（制圖人：李敏時間：2022年10月）2.無形成果本次QC活動目標(biāo)達(dá)成，不僅取得了寶貴的有形成果而且取得了無形成果：十、鞏固措施在本次QC活動結(jié)束后，小組將通過以下方式對