中小企業(yè)合同管理制度

中小企業(yè)合同管理制度合同編號(hào)：__________甲方（賣(mài)方/服務(wù)提供方）：公司名稱(chēng)：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：乙方（買(mǎi)方/服務(wù)接受方）：公司名稱(chēng)：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范本公司的合同管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本公司與國(guó)內(nèi)外各類(lèi)法人、其他組織及自然人之間簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等。3.合同管理原則（1）合同的簽訂、履行、變更和解除等活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)遵循平等、自愿、公平、誠(chéng)實(shí)信用的原則。（2）合同管理應(yīng)當(dāng)實(shí)行全過(guò)程管理，包括合同的策劃、談判、簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理等環(huán)節(jié)。（3）合同管理應(yīng)當(dāng)實(shí)行分類(lèi)管理，根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風(fēng)險(xiǎn)等因素，對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)，并采取不同的管理措施。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理部門(mén)本公司設(shè)立合同管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司合同的綜合管理工作。其主要職責(zé)包括：（1）制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（2）參與公司重大合同的談判、起草和審核工作。（3）負(fù)責(zé)公司合同的登記、編號(hào)、歸檔和保管工作。（4）監(jiān)督公司合同的履行情況，及時(shí)發(fā)覺(jué)和解決合同履行中存在的問(wèn)題。（5）負(fù)責(zé)公司合同糾紛的處理工作，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.相關(guān)部門(mén)職責(zé)（1）業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、談判和履行工作，并對(duì)合同的真實(shí)性、合法性和可行性負(fù)責(zé)。（2）財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的財(cái)務(wù)審核工作，包括合同價(jià)款的合理性、付款方式的可行性等，并對(duì)合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和控制。（3）法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的法律審核工作，包括合同的合法性、有效性、完整性等，并對(duì)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和控制。（4）其他相關(guān)部門(mén)按照各自的職責(zé)，參與合同的管理工作。三、合同的簽訂1.合同簽訂的流程（1）合同的策劃業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求，制定合同策劃方案，包括合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式等內(nèi)容。（2）合同的談判業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同策劃方案，與對(duì)方進(jìn)行談判，協(xié)商合同的各項(xiàng)條款。在談判過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)充分了解對(duì)方的情況，維護(hù)公司的利益。（3）合同的起草業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定，條款內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、明確、具體，避免出現(xiàn)歧義。（4）合同的審核合同起草完成后，應(yīng)當(dāng)依次經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)的審核。審核部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查合同的各項(xiàng)條款，提出修改意見(jiàn)和建議。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核意見(jiàn)和建議，對(duì)合同進(jìn)行修改和完善。（5）合同的審批合同審核完成后，應(yīng)當(dāng)按照公司的審批權(quán)限，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審查合同的各項(xiàng)條款，對(duì)合同的簽訂做出決策。（6）合同的簽訂合同經(jīng)審批通過(guò)后，由法定代表人或授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合同。合同簽訂后，應(yīng)當(dāng)加蓋公司公章。2.合同簽訂的審批權(quán)限（1）合同金額在[具體金額]以下的，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。（2）合同金額在[具體金額]以上、[具體金額]以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）合同金額在[具體金額]以上的，由公司總經(jīng)理審批。四、合同的履行1.合同履行的原則（1）全面履行原則當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、履行地點(diǎn)和方式等全面履行自己的義務(wù)。（2）誠(chéng)實(shí)信用原則當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)遵循誠(chéng)實(shí)信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。2.合同履行的監(jiān)督（1）合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同的履行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)覺(jué)和解決合同履行中存在的問(wèn)題。（2）業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同的履行工作，及時(shí)向合同管理部門(mén)匯報(bào)合同履行情況。（3）財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)，并對(duì)合同履行中的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督。3.合同履行中的變更和解除（1）合同履行過(guò)程中，如需要變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)由雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面協(xié)議。（2）如因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無(wú)法履行或部分無(wú)法履行，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知對(duì)方，并提供相關(guān)證明材料。根據(jù)不可抗力的影響，部分或者全部免除責(zé)任，但法律另有規(guī)定的除外。當(dāng)事人遲延履行后發(fā)生不可抗力的，不能免除責(zé)任。五、合同的檔案管理1.合同檔案的內(nèi)容（1）合同文本及附件，包括合同的正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議等。（2）合同的審批文件，包括合同的審核意見(jiàn)、審批表等。（3）合同的履行文件，包括合同的履行情況報(bào)告、付款憑證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（4）合同的糾紛處理文件，包括糾紛的處理方案、調(diào)解書(shū)、判決書(shū)等。2.合同檔案的整理和歸檔（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同及相關(guān)文件移交合同管理部門(mén)。（2）合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)合同及相關(guān)文件進(jìn)行整理和分類(lèi)，按照合同編號(hào)進(jìn)行歸檔。（3）合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.合同檔案的保管和利用（1）合同檔案應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)安全、防潮、防火、防蟲(chóng)。（2）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（3）公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。六、合同的糾紛處理1.糾紛處理的原則（1）以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩的原則在處理合同糾紛時(shí)，應(yīng)當(dāng)以客觀事實(shí)為依據(jù)，以法律法規(guī)為準(zhǔn)則，公正、公平地解決糾紛。（2）協(xié)商解決的原則在合同糾紛發(fā)生后，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)首先通過(guò)協(xié)商的方式解決糾紛。協(xié)商應(yīng)當(dāng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上進(jìn)行，力求達(dá)成雙方都能接受的解決方案。（3）調(diào)解解決的原則如果協(xié)商不成，當(dāng)事人可以申請(qǐng)調(diào)解。調(diào)解可以由第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行，也可以由合同管理部門(mén)進(jìn)行。調(diào)解應(yīng)當(dāng)遵循自愿、合法的原則，促使雙方當(dāng)事人達(dá)成和解協(xié)議。2.糾紛處理的程序（1）糾紛的受理當(dāng)合同糾紛發(fā)生后，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向合同管理部門(mén)報(bào)告。合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)糾紛進(jìn)行登記，并對(duì)糾紛的事實(shí)和證據(jù)進(jìn)行初步審查。（2）糾紛的調(diào)查合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)糾紛進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)的證據(jù)和資料，了解糾紛的原因和經(jīng)過(guò)。在調(diào)查過(guò)程中，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)積極配合，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息和證據(jù)。（3）糾紛的處理根據(jù)糾紛的調(diào)查結(jié)果，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)提出處理意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。處理意見(jiàn)可以包括協(xié)商解決、調(diào)解解決、仲裁解決或訴訟解決等方式。（4）糾紛的執(zhí)行如果糾紛通過(guò)協(xié)商、調(diào)解或仲裁等方式解決，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照解決方案履行自己的義務(wù)。如果糾紛通過(guò)訴訟方式解決，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照法院的判決或裁定履行自己的義務(wù)。3.糾紛處理的責(zé)任（1）當(dāng)事人的責(zé)任當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同的約定履行自己的義務(wù)，如果因當(dāng)事人的違約行為導(dǎo)致合同糾紛的發(fā)生，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（2）合同管理部門(mén)的責(zé)任合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)、妥善地處理合同糾紛，如果因合同管理部門(mén)的失職或過(guò)錯(cuò)導(dǎo)致糾紛處理不當(dāng)，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（3）其他相關(guān)部門(mén)的責(zé)任其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照各自的職責(zé)，協(xié)助合同管理部門(mén)處理合同糾紛，如果因其他相關(guān)部門(mén)的失職或過(guò)錯(cuò)導(dǎo)致糾紛處理不當(dāng)，其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、合同的風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估（1）在合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)當(dāng)包括對(duì)合同對(duì)方的信用狀況、合同條款的合法性和可行性、合同履行的可能性等方面的評(píng)估。（2）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)共同參與，形成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告應(yīng)當(dāng)作為合同審批的重要依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)防范措施（1）根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。風(fēng)險(xiǎn)防范措施可以包括要求對(duì)方提供擔(dān)保、設(shè)定違約金條款、約定爭(zhēng)議解決方式等。（2）風(fēng)險(xiǎn)防范措施應(yīng)當(dāng)在合同中明確約定，以保證合同的順利履行和公司的合法權(quán)益得到保障。八、合同的信息化管理1.信息化管理的目的（1）提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性，減少人工操作和錯(cuò)誤。（2）實(shí)現(xiàn)合同信息的共享和協(xié)同，方便公司內(nèi)部各部門(mén)之間的溝通和協(xié)作。（3）加強(qiáng)合同數(shù)據(jù)的分析和利用，為公司的決策提供支持。2.信息化管理的內(nèi)容（1）建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過(guò)程的信息化管理。（2）將合同信息錄入合同管理信息系統(tǒng)，包括合同的基本信息、合同條款、履行情況、糾紛處理等方面的信息。（3）通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為公司的管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.信息化管理的安全保障（1）加強(qiáng)合同管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，保證合同信息的安全。（2）定期對(duì)合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失和系統(tǒng)故障。（3）加強(qiáng)對(duì)合同管理信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，提高操作人員的安全意識(shí)和操作技能。九、合同的培訓(xùn)與教育1.培訓(xùn)與教育的目的（1）提高公司員工的合同意識(shí)和法律意識(shí)，增強(qiáng)員工的合同管理能力。（2）使公司員工熟悉合同管理制度和流程，掌握合同簽訂、履行、變更、解除等方面的知識(shí)和技能。（3）預(yù)防和減少合同糾紛的發(fā)生，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.培訓(xùn)與教育的內(nèi)容（1）合同法律法規(guī)的培訓(xùn)，包括《中華人民共和國(guó)民法典》、《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)。（2）合同管理制度和流程的培訓(xùn)，包括合同的簽訂、履行、變更、解除等方面的制度和流程的培訓(xùn)。（3）合同簽訂、履行、變更、解除等方面的知識(shí)和技能的培訓(xùn)，包括合同條款的起草和審核、合同履行的監(jiān)督和管理、合同糾紛的處理等方面的知識(shí)和技能的培訓(xùn)。3.培訓(xùn)與教育的方式（1）定期組織合同培訓(xùn)課程，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)律師或合同管理專(zhuān)家進(jìn)行授課。（2）開(kāi)展合同知識(shí)競(jìng)賽、案例分析等活動(dòng)，提高員工的學(xué)習(xí)積極性和參與度。（3）發(fā)放合同管理手冊(cè)、宣傳資料等，方便員工自主學(xué)習(xí)和查閱。十、合同的考核與評(píng)價(jià)1.考核與評(píng)價(jià)的指標(biāo)（1）合同簽訂的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。（2）合同履行的情況，包括是否按照合同約定履行義務(wù)、是否及時(shí)解決合同履行中出現(xiàn)的問(wèn)題等。（3）合同檔案管理的情況，包括合同檔案的整理、歸檔、保管和利用是否符合規(guī)定等。（4）合同糾紛處理的情況，包括是否及時(shí)處理合同糾紛、是否有效維護(hù)公司的合法權(quán)益等。2.考核與評(píng)價(jià)的方法（1）定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)整改。（2）建立合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合同管理工作進(jìn)行量化考核和評(píng)價(jià)。（3）將合同管理工作納入公司績(jī)效考核體系，與員工的績(jī)效工資掛鉤。3.考核與評(píng)價(jià)的結(jié)果應(yīng)用（1）對(duì)合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（2）對(duì)合同管理工作存在問(wèn)題的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)和處罰，并要求其限期整改。（3）將考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為公司合同管理工作改進(jìn)和完善的依據(jù)，不斷提高合同管理水平。十一、附則1.解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸本公司所有。2.修訂權(quán)本公司有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)本制度進(jìn)行修訂和完善。修訂后的制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后生效。3.生效日期本制度自發(fā)布之日起生效。十二、附件1