行政機關(guān)公文處理與寫作

行政機關(guān)公文處理與寫作1一、公文的概念?國家行政機關(guān)公文處理方法?規(guī)定：行政機關(guān)的公文是指行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和標準體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。二、公文的特點1、以反映和傳達治理社會、管理國家的公務信息為內(nèi)容。2、有標準的格式。3、有法定的作者，特定的讀者。4、有法定的權(quán)威和行政約束力。5、鮮明的政治性。三、公文的作用〔一〕上傳下達。這是公文最根本的功用?！捕持萍s標準。〔三〕依據(jù)憑證。23(四)按內(nèi)在屬性，可劃分為指導性公文、報請性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文等?！参濉嘲磥碓?，可分為收文和發(fā)文。(六)按功用，可劃分為13種，即命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。1、命令〔令〕：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；公布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。2、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。3、公告：適用于向國內(nèi)外公布重要事項或者法定事項。4、通告：適用于公布各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。45詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。13、會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。五、公文要素〔一〕秘密等級和保密期限。根據(jù)?國家行政機關(guān)公文處理方法?的規(guī)定，涉及國家和部門秘密的公文應當標明密級和保密期限?！捕尘o急程度。對涉及緊急事宜的公文，應當根據(jù)公文的內(nèi)容和送達時間的要求標注緊急程度，以便有關(guān)人員在公文處理過程中急事急辦。公文的緊急程度分為“特急〞和“急件〞，其中電報分為“特提〞、“特急〞、“加急〞和“平急〞。〔三〕發(fā)文機關(guān)標識。公文的發(fā)文機關(guān)標識應使用發(fā)文機關(guān)全稱或標準化簡稱。如果是幾家單位聯(lián)合行文，應當將主辦機關(guān)排列在發(fā)文機關(guān)標識的首位?！菜摹嘲l(fā)文字號。公文的發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、678中國人民銀行江西分行向中國人民銀行行文，可將中國人民銀行稱“總行〞。4、泛稱：用于向下級或同級同類機關(guān)的行文時的通稱。如“中國人民銀行江西分行各中心支行〞，在此不需一一列出各中心支行的名稱。5、遞降稱：對有垂直隸屬關(guān)系的幾個層次的下級機構(gòu)行文時使用。如“中國人民銀行江西分行各中心支行，各縣市區(qū)支行〞。〔八〕正文。正文是公文的主體，一般包括開頭(導語)、主體和結(jié)束語三局部?！簿拧掣郊f明。公文如有附件，需標注附件說明。它應當標注在正文之后、成文時間之上，說明附件的順序與名稱。附件和公文應當裝訂在一起，如不能裝訂在一起的，應當在附件的首頁左上角注明公文的發(fā)文字號和附件的順序?！彩吵晌娜掌凇３晌娜掌诩垂男纬杉吧У娜掌?。?國家行政機關(guān)公文處理方法?規(guī)定：“成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。〞910特征的詞；文種詞是事先界定好的公文的文種；歸屬詞是指表達文件歸屬的詞，說明公文的制發(fā)機關(guān)。公文標注主題詞的數(shù)量一般不超過5個詞。例如：關(guān)于中國人民銀行江西分行上半年工作情況的報告主題詞：金融文秘工作情況報告江西分行“金融文秘〞是類別詞，“工作情況〞是內(nèi)容詞，“報告〞是文種詞，“江西分行〞是歸屬詞。〔十四〕抄報(送)機關(guān)。公文的閱知范圍除主送機關(guān)之外，還有抄報單位、抄送單位以及內(nèi)部發(fā)送單位。抄報、抄送單位是指除主送機關(guān)以外，與該公文有關(guān)的機關(guān)單位，即協(xié)助承辦或者需要知照公文內(nèi)容，但并不需要辦理、答復或執(zhí)行的機關(guān)單位。同一份文件，如需同時發(fā)給其他上級機關(guān)，用“抄報〞，需發(fā)給同級或平級機關(guān)的用“抄送〞。抄報抄送單位可用簡稱、縮稱或特稱。如“總行〞、“××市委組織部〞?！彩濉秤“l(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。印發(fā)機關(guān)是指公文的主管部門，一般應是辦公室或文印部門。印發(fā)日期1112寫，后要用冒號〕2、正文〔緣由、事項、結(jié)尾〕3、附件說明4、印章5、成文日期〔一律用漢字小寫數(shù)字寫全稱〕6、附注〔三〕文尾局部1、主題詞2、抄送機關(guān)3、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期4、印刷份數(shù)公文結(jié)構(gòu)與格式如以下圖：13份號秘密等級緩急時限××××文件××字〔20××〕×號——————————————公文標題××××（主送機關(guān)）正文

附件：1.×××2.×××

××××（發(fā)文機關(guān)）年月日（附注）主題詞：××××××————————————————————————————————————抄報：××××××××抄送：××××××××————————————————————————————————————××××辦公廳20××年×月×日————————————————————————————————————共印××份14說明：1、文字從左至右橫寫、橫排。2、公文的發(fā)文機關(guān)標識用小于10號小標宋體，標題用2號小標宋體，秘密等級和保密期限、緊急程度及主題詞3字用3號黑體，批語、簽發(fā)人〔會簽人〕姓名用3號楷體，主題詞詞目用3號小標宋體，簽發(fā)人〔會簽人〕3字、發(fā)文字號及主送機關(guān)、正文、成文時間、附件說明、附注、抄送〔抄報〕機關(guān)以及印發(fā)〔翻印〕機關(guān)、日期、份數(shù)和翻印范圍等均用3號仿宋體。3、公文用紙一般采用國際標準A4型〔210mm×297mm〕，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。七、公文處理與行文規(guī)那么(一)公文處理公文處理指公文的辦理、管理、整理〔立卷〕、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作〔二〕行文總規(guī)那么1、國家行政機關(guān)公文處理方法第13條規(guī)定：行文應當確有必要，注重效用。2、第14條規(guī)定：行文關(guān)系，根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)15范圍確定。3、機關(guān)內(nèi)設機構(gòu)除辦公室外，不得對外正式行文。4、正確選擇文種。在現(xiàn)行的13種行政公文中，可以用于向下級機關(guān)行文的文種占了大多數(shù)，主要有：命令〔令〕、決定、通知、通報、通告、公告、批復等。上行文文種主要有議案、意見、報告和請示。平行文文種主要包括函和周知性通知、意見?！踩掣鞑块T行文規(guī)那么第15條規(guī)定：政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文?！菜摹吵鸵?guī)那么第20條規(guī)定：向下級機關(guān)或本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關(guān)。第23條規(guī)定：受雙重領導的機關(guān)向上級機關(guān)行文16174、不得抄送其他下級機關(guān)；5、不送領導者個人〔第21條規(guī)定：除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示〞、“意見〞和“報告〞；6、“報告〞不得夾帶請示事項，第9條規(guī)定：“報告〞是用來匯報工作、反映情況的公文文種。八、撰寫公文應注意的事項(一)目的明確。一是堅持“一文一事〞的原那么，把握住主旨，突出主題，講明問題，保證執(zhí)行者正確理解文件精神并及時進行處理。二是堅持“直接敘事〞的原那么。行文不要迂回鋪張、拐彎抹角，要采用“直敘〞的寫法，突出主旨，便于批閱辦理。三是正確選擇文種。四是明確發(fā)文對象。發(fā)文對象制約著公文的內(nèi)容和措詞。所以，在撰寫時清楚公文發(fā)送對象很重要。1819(一)明確。詞語要清楚、準確、嚴謹，表達要層次清楚，邏輯嚴密，防止產(chǎn)生歧義。記述要周全，排除錯漏。褒貶清楚，分寸適度。(二)簡潔。公文的語言要簡明扼要明確，不拖泥帶水，在表意明確的根底上力求簡潔。(三)平實。公文的語言實在、質(zhì)樸、平易，摒棄大話、空話和套話。(四)得體。語言風格與文種統(tǒng)一，與內(nèi)容統(tǒng)一，措詞用詞要有分寸。(五)莊重。公文具有法定的權(quán)威性，是人們社會活動的根據(jù)，在語言上應莊重嚴肅，使人們明于行止。(六)公文語言的一些特定模式1、開頭語。主要是稱謂語和開端語。稱謂語：第一人稱用“本、我〞；第二人稱用“你、貴〞；第三人稱用“該〞。開端語：“茲、謹悉、為了、根據(jù)、按照、關(guān)于〞等，用于表示行文的目的、依據(jù)、方式等。202、表述語。主要表現(xiàn)為經(jīng)辦語、文種語。經(jīng)辦語：“經(jīng)、業(yè)經(jīng)〞等，說明工作處理過程或有關(guān)情況。文種語：“特作如下指示(或規(guī)定、處理)〞，“特通知(或通報、通告)如下〞，“特批復(函告)如下〞，“特申請(或報告、申報)如下〞等，具有標明文種和聯(lián)系上下文作用。這些詞語大都確定了前后文應寫的內(nèi)容，標志正文的開始。3、結(jié)束語。主要表現(xiàn)為期請語、結(jié)尾語。期請語：“擬請〞，“當否、是否可行、是否同意、妥否〞，“請核準、請批復(示)、請審批、請指示〞等。結(jié)尾語：“特此通告(或通知、函告、電告)〞，“望遵照執(zhí)行〞等。十、13種常用公文寫作技巧與范文〔一〕命令1、命令〔令〕的特點?國家行政機關(guān)公文處理方法?規(guī)定，命令(令)適212223242526272829令，由標題、發(fā)文字號、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名或領導人署名、成文日期組成。其他格式要素，按公文處理的規(guī)定標注。在人大機關(guān)和行政機關(guān)，任免令一般依法公開發(fā)布，在正文的開頭一一寫明任免事項，然后再寫具體的人員任免職務。正文之后署發(fā)文機關(guān)名稱或領導人姓名，再下一行標注成文日期?！?〕嘉獎令。嘉獎令主要用于對做出突出奉獻的集體、單位和個人進行嘉獎。比方，?xx人民政府嘉獎令?，?xx人民政府對xx單位(或xx同志)進行嘉獎的命令?等。嘉獎令由標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期組成，除正文外，其他局部的寫作方法和格式與行政令、任免令相同。正文由嘉獎緣由、獎勵等次、對受獎人員的勉勵、對其他人員向受獎人員學習的要求四局部組成，緣由30313233343536開頭寫一般是寫發(fā)布決定的背景、根據(jù)、目的、意義。如果是批準某一文件的決定，那么寫明批準對象的名稱。如果是表彰、懲戒性的決定，開頭局部那么要表達根本領實，也就是先進事跡或事故情況。主體寫決定事項。用于指揮工作的決定，這局部要提出工作任務、措施、方案、要求等，內(nèi)容復雜時要用小標題或條款顯示出層次來。用于批準事項的決定，這局部要表達批準意見，如有必要，還可對批準此事項的根據(jù)和意義予以闡述。用于表彰或懲戒的決定，這局部要寫明表彰決定和工程，或處分決定、處分方法。結(jié)尾比較簡單，主要用來寫執(zhí)行要求或希望號召。4、決定的格式綱領性決定的格式：37×××關(guān)于×××的決定(×年×月×日××會議通過)(前言)，為了××××××，×××特做如下決定：(決定事項)〔結(jié)語〕法規(guī)性決定的格式一：×××關(guān)于×××的決定(×年×月×日××會議通過)為了××××××，特做如下決定：(決定事項)(執(zhí)行說明)38法規(guī)性決定的格式二：×××關(guān)于修改?×××?的決定(×年×月×日××會議通過)×××決定對×年×月×日公布的?×××?作如下修改：(法規(guī)的第幾條修改或補充為什么)(執(zhí)行說明)表彰決定的格式：×××關(guān)于表彰×××的決定×××：(先進事跡及評價)為了××××××，×××決定授予×××等×名同志×××稱號，授予×××等×個單位(或集體)×××稱號。×××希望，×××號召，附件：××××××名單××××年×月×日39處分決定的格式：×××關(guān)于給予×××〔姓名〕×××處分的決定(受處分人的簡歷)(主要錯誤事實)(錯誤根源。錯誤性質(zhì)。認錯態(tài)度)(處分決定)××××年×月×日說明：1、綱領性決定內(nèi)容豐富，篇幅較長?！扒把渊暰植浚獙懨髯龀鰶Q定的原因或目的。“結(jié)語〞局部要寫明要求或號召，可省略。2、法規(guī)性決定“執(zhí)行說明〞局部，要寫明決定生4041適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。公告是一種嚴肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達直截了當，語言簡潔明快。2、寫作要求〔1〕標題公告標題有三種：一種是完全標題，包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機關(guān)和文種以上兩項，多用于政府機關(guān)；有的只有文種，如?公告?，標題之下，有時可依公告單獨編號?！?〕正文正文一般由主旨與說明構(gòu)成。主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。說明寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般用"特此公告"作為結(jié)語?！?〕落款及日期公告日期有的標注在標題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應42433、通告的格式。通告由標題、正文、發(fā)文機關(guān)和日期等局部組成。標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告〞二字。如遇特別緊急情況，可在通告前加上“緊急〞二字。正文由緣由和通告事項兩局部組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用"特通告如下"轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對群眾的，應簡潔明了，表達清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾局部可提出要求、希望，并用"特此通告"作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。署名和日期正文后簽署發(fā)布通告的機關(guān)名稱和日期。44454647相同〕；③傳達事項〔要求共同知曉或執(zhí)行的事項〕；④任免人員。3、分類①批示性通知〔轉(zhuǎn)發(fā)公文、批轉(zhuǎn)公文〕；②一般性通知；③指示性通知〔用來布置部署工作，安排開展活動〕；④會議通知〔會議名稱、內(nèi)容、地點、參加范圍、會期、報到時間、地點、需帶文件、材料等〕。⑤任免通知4、寫作要求〔1〕標題①省略發(fā)文單位〔關(guān)于…的通知〕②省略文種〔大多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)性通知〕③省略發(fā)文機關(guān)和事由〔適用范圍小、內(nèi)容簡單的48通知〕〔2〕正文通知的正文一般由兩局部組成：一是發(fā)出該通知的原因、根據(jù)和目的。二是所通知的事項局部。①批示性通知。領導機關(guān)在批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文或者在轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)時可用這種通知。這類通知要寫有對所批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件的意見或評價，并分別情況說明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)目的，要求和具體指示性意見。這種批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)式通知，一般都寫得比較簡短，印在所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的前面，與被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件一起構(gòu)成一個新的文件。②一般性通知。上級機關(guān)的有關(guān)事項需要使下級機關(guān)知道或辦理時用這種通知，如慶祝節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件過失等。這種通知，要交代清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。495051525354【例文六】任免通知

**市人民政府關(guān)于*×等職務任免的通知市政發(fā)〔1997〕105號市人民政府決定：××任**市人民政府市長助理；免去××市人民政府市長助理職務；*×任*市人民政府辦公廳主任；免去**×市人民政府辦公廳主任職務。一九九七年七月十二日555657嚴厲?！菜摹硶r效性。通報針對當前工作中出現(xiàn)的情況和問題而發(fā)。3、通報的分類根據(jù)內(nèi)容不同，通報可以分為表彰性通報、批評懷通報和情況通報三種?！惨弧潮碚眯酝▓?。是用來表彰先進單位和個人，介紹先進經(jīng)驗或事跡，樹立典型，號召大家學習的通報。〔二〕批評性通報。是用來批評、處分錯誤，以示警戒，要求被通報者和大家吸取教訓的通報。〔三〕情況通報。是在一定范圍內(nèi)傳達重要情況和動向，以指導面上工作為目的的通報。4、通報的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法通報一般由首部、正文和尾部三局部組成。其各局部的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：5859說明通報緣由。要求把表揚對象的先進事跡交代清楚。在說明所述事件的性質(zhì)和意義的根底上，寫明通報決定。結(jié)尾局部明確提出希望和要求，號召大家向先進學習。2、批評性通報。在機關(guān)工作中使用的比較多，對一些傾向性問題具有引導、糾正的作用。批評性通報又分兩種情況。一種是對個人的通報批評，其寫法和表揚性通報根本一樣，要求先寫出事實，然后在分析評論的根底上敘寫通報決定，最后提出希望和要求，讓大家吸取教訓，引以為戒。另一種是對國家機關(guān)或集體的批評通報。這種通報旨在通過惡性事故的性質(zhì)、后果、釀成事故的原因的分析，總結(jié)教訓，從而到達指導面上工作的目的，所以寫法和表揚性通報略有不同。其正文主要包括敘寫事實、分析原因、提出要求和改進措施等項內(nèi)容。3、情況通報。主要起著溝通情況的作用。旨在使下級單位和群眾了解面上的情況，以便統(tǒng)一熟悉，統(tǒng)60一步調(diào)，推動全局工作的開展。正文主要包括兩項內(nèi)容；通報有關(guān)情況；分析并作出結(jié)論。具體寫法，有的是先擺情況，然后進行分析得出結(jié)論；有的是先通過簡要分析作出結(jié)論，再列舉情況，來說明結(jié)論的正確性和針對性；總之，寫法多樣，如何表述可因事制宜，無須強求一律?！踩澄膊俊０òl(fā)文機關(guān)署名和成文時間兩個工程內(nèi)容。有的在通報標題中已標明發(fā)文機關(guān)名稱，這里就不必再寫。例文一：表揚性通報**市人民政府關(guān)于表彰方案生育先進集體和先進工作者的通報各縣〔市、區(qū)〕人民政府，市屬各部門：內(nèi)文略附：**市方案生育先進集體、先進工作者名單。*市人民政府〔蓋章〕二00一年二月五日616263646566676869707172才能深入一步提出建議來。事后性。在機關(guān)工作中，有“事前請示，事后報告〞的說法。多數(shù)報告，都是在開展了一段時間的工作之后，或是在某種情況發(fā)生之后向上級作出的匯報。但建議報告沒有明顯的事后性特點，應該盡量超前一些，如果木已成舟，再提建議也是沒有意義的了。3、報告的類型(一)工作報告但凡用來向上級匯報工作的報告，都是工作報告。工作報告又可分為綜合工作報告和專題工作報告兩種。綜合報告涉及面寬，提供給人民代表大會的政府工作報告和向上級提供的年度、季度、月份工作報告，都屬于這種類型。專題報告的涉及面窄，只針對某一方面的工作或者某一項具體工作進行匯報。(二)情況報告向上級匯報本單位出現(xiàn)的事故、問題以及最近出現(xiàn)的新事物等，都屬于“情況報告〞。“下情上達〞7374757677三，融會貫穿，靈活處理。報告主體報告的主體也有多種寫法，下面擇要介紹幾種常見形態(tài)。一是總結(jié)式寫法，這種寫法主要用于工作報告。主體局部的內(nèi)容，以成績、做法、經(jīng)驗、體會、打算、安排為主，在表達根本情況的同時，有所分析、歸納，找出規(guī)律性認識，類似于工作總結(jié)?！扒闆r——原因——教訓——措施〞四步寫法。這種結(jié)構(gòu)多用于情況報告。先將情況表達清楚，然后分析情況產(chǎn)生的原因，接著總結(jié)經(jīng)驗教訓，最后提出下一步的行動措施。指導式寫法。這種結(jié)構(gòu)多用于建議報告。希望上級部門采納建議，批轉(zhuǎn)給有關(guān)部門執(zhí)行、實施，是建議報告的根本寫作目的。為此，建議要針對某項工作提出系統(tǒng)完整地方法、措施和要求，對工作實行全面的指導。形式上采用分條列項的方法逐層表達。報告結(jié)語787980(二)單一性跟其它上行文相比，請示更要強調(diào)遵循“一事一報〞的原那么。在一份請示中，只能就一項工作或一種情況、一個問題作出請示，不得在一份公文中就假設干事項請求指示和批準。(三)針對性請示的行文，有很強的針對性。必須針對本機關(guān)沒有對策、沒有把握或沒有能力解決的重要事件和問題，才能運用請示。不得動轍就向上級請示，那樣看起來像是尊重上級，實際上卻是把矛盾交給上級，而自己躲避責任的表現(xiàn)。(四)時效性請示所涉及的情況和問題，都有一定的迫切性，應該及時寫作、及時發(fā)出，如有延誤，就有可能耽誤解決的時機。相應地，上級機關(guān)在處理下級的請示時，也會注意到時效性問題，對請示作出及時的批復。818283848586878889，也屬于指示性批復。4、批復的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法批復由首部、正文和尾部三局部組成。其各局部的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：首部。包括標題和主送機關(guān)兩個工程內(nèi)容?！?〕標題。批復的標題有多種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、批復事項、行文對象和文種構(gòu)成；一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成；第三種是由事由和文種構(gòu)成；第四種是由發(fā)文機關(guān)名稱加原件標題和文種構(gòu)成?！?〕主送機關(guān)。批復的主送機關(guān)是指與批復相對應的請示發(fā)文機關(guān)。授權(quán)性的批復，主送機關(guān)應當是被授權(quán)發(fā)布施行行政法規(guī)和規(guī)章的下級機關(guān)。正文。正文是批復的主體，其內(nèi)容比較具體單一，層次構(gòu)成相對固定。其中除授權(quán)性批復與一般批復的寫法有所不同外，其他批復的結(jié)構(gòu)一般由開頭、90919293〔十一〕意見1、適用范圍適用于對重要問題提出見解和處理方法。既適用于上級領導機關(guān)向下級機關(guān)布置工作任務，說明工作的指導原那么，提出見解或處理方法，也適用于業(yè)務主管部門就本部門所主管的工作提出意見或建議，報請上級領導機關(guān)予以答復或批準。2、分類按用途和行文方式，意見可分為三類：〔1〕指導性意見，是上級機關(guān)的下行文，這類意見常用來布置工作，說明工作的指導原那么，提出見解、方法、措施和要求等；〔2〕呈報性意見，是下級機關(guān)的上行文，這類意見又分為兩類：一類是建設性意見，這類意見是就重要工作、重大問題向上級機關(guān)領導提出見解和處理辦94法，為領導決策效勞；另一類是呈轉(zhuǎn)性意見，這類意見是業(yè)務主管部門就本部門所主管的工作提出意見或建議，呈報給上級機關(guān)，由上級機關(guān)審定同意后，批轉(zhuǎn)給有關(guān)單位執(zhí)行；〔3〕參考性意見，是就重要工作向沒有隸屬關(guān)系的有關(guān)業(yè)務部門或有關(guān)單位提出建議及處理方法的平行文。3、寫作要求意見的正文包括三局部：〔1〕前言，應寫明撰文的原因、目的、依據(jù)、背景、重要性等內(nèi)容?！?〕主體，這是意見的核心，應寫明工作目標、內(nèi)容、意義、原那么、措施、實施方法、步驟、要求等內(nèi)容。這局部內(nèi)容的撰寫要注意主與次、重與輕、實與虛等方面的關(guān)系。常用的結(jié)構(gòu)形式有并列式和遞進式。并列式是把意見的內(nèi)容分為假設干方面，然后按照一定的邏輯順序排列起來。遞進式是將意見的內(nèi)容按逐層深入的方式排列起來?！?〕結(jié)尾，有兩種形式，一是不設結(jié)尾，主體部95分最后一層意見結(jié)束便自然結(jié)束全文；二是專設獨立的結(jié)尾，在說明具體意見的根底上，進一步提出號召、希望、要求等，這種形式多用于指導性意見。4、意見寫作范例××縣政府關(guān)于開展效勞業(yè)的意見×發(fā)[19××]××號長期以來人們對效勞業(yè)的認識缺乏，一些基層單位在調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)時，甚至任意砍掉效勞業(yè)，致使效勞網(wǎng)點少、面窄，大量的待業(yè)青年得不到安置，就業(yè)壓力很大。為了迅速改變這種局面，拓展就業(yè)門路，發(fā)揮效勞業(yè)在縣的重要作用，特制定如下意見：一、確立開展效勞業(yè)的指導方針，積極開展集體效勞業(yè)，鼓勵和支持待業(yè)青年開辦個體效勞業(yè)。二、搞好網(wǎng)點建設，鼓勵優(yōu)質(zhì)效勞，實行價格統(tǒng)一管理，反對和禁止違法違章經(jīng)營。96三、實行自主經(jīng)營，自負盈虧，國家統(tǒng)一納稅，不搞統(tǒng)負盈虧，推行責、權(quán)、利相結(jié)合的經(jīng)營承包責任制。四、加強對效勞業(yè)的領導和管理，加快人才培養(yǎng)，提高效勞質(zhì)量。上述各條請各基層單位，根據(jù)實際情況具體組織實施，并將實施情況及時上報縣政府。****縣政府一九××年×月×日〔十二〕函1、函的概念函是不相隸屬機關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準事項時所使用的公文。函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機關(guān)之間行文，其中97包括上級機關(guān)或者下級機關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關(guān)相互洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準事項，向上級機關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機關(guān)答復下級機關(guān)的詢問或請求批準事項，以及上級機關(guān)催辦下級機關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。2、函的特點〔一〕溝通性。函對于不相隸屬機關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點?！捕踌`活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的非凡行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及98行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。〔三〕單一性。函的主體內(nèi)容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。3、函的分類。〔一〕按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關(guān)單位正式的公務活動往來；便函那么用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可?！捕嘲窗l(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函那么是為回復對方所發(fā)出的函?！踩沉硗?，從內(nèi)容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。4、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法99由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。這里主要介紹標準性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。公函由首部、正文和尾部三局部組成。其各局部的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：〔一〕首部。主要包括標題、主送機關(guān)兩個工程內(nèi)容。標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。主送機關(guān)。即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者標準化簡稱，其后用冒號?！捕痴?。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等局部組成。開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：〞或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復如下：〞等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復函的緣由局部，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文100的緣由。主體。這是函的核心內(nèi)容局部，主要說明致函事項。函的事項局部內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是洽工作，詢問和答復問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。假設屬于復函，還要注重答復事項的針對性和明確性?！踩辰Y(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。〔四〕結(jié)語。通常應根據(jù)函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢〞、“請即復函〞、“特此函告〞、“特此函復〞等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致〞、“敬禮〞?！参濉辰Y(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。署名機關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。101102103104105106例文六：報送材料函關(guān)于上報?**公司二期改造工程評估報告?的函*工銀字[199×]*號**市*分行：現(xiàn)呈報〈**公司二期改造工程評估報告〉，請審閱。附件：**公司二期改造工程評估報告?！猜浴?×工銀行〔蓋章〕一九九×年十一月五日107108例文八：催辦函交通部廣州救撈局催辦函**造船廠：貴廠**年為我局建造的2640馬力拖輪“穗救202〞輪，出廠至現(xiàn)在已經(jīng)三年了，可是當時欠裝的拖纜機至今尚未安裝。為此我局曾屢次去函催貴廠盡快給予解決，但貴廠一直未明確答復。為此特再次函請貴廠盡快為我局“穗救202〞輪安裝拖纜機，以免再延誤該輪的正常生產(chǎn)。敬禮交通部廣州救勞局〔蓋章〕**年×月×日109例文九：邀請函關(guān)于出席**研討會的邀請函**秘書長：最近，國家*部**科學研究院批準關(guān)于**課題研究的工程。經(jīng)議，定于三月下旬在