《Wrd+Excel+PP 2021辦公應用一本通》課件 第01章 系統(tǒng)學習Office 2021

當我們面對大量知識信息時，如何有效吸收并理解是一件非常重要的事情。系統(tǒng)性學習的好處在于，它能將知識連成線、織成網(wǎng)，這樣既能讓所學的知識更全面，還能掌握的更牢固Word+Excel+PPT2021辦公應用一本通第01章系統(tǒng)學習Office2021目錄行業(yè)PPT模板/hangye/1.1構建知識框架1.2認識Office用戶界面1.3掌握基礎操作1.4熟悉通用功能1.5實戰(zhàn)演練1.1進入任何一個領域，我們首先需要做的是構建知識框架。它可以使助我們更好地理解和記憶知識，同時也可以幫助我們找到知識之間的聯(lián)系構建知識框架1.1.1Excel是分析數(shù)據(jù)的工具1.1.2Word為表達提供美化1.1.3PPT用于展現(xiàn)成果Excel是分析數(shù)據(jù)的工具職場中，大部分工作表面上需要將做出的成果表達出來，但真正精華的部分是在于如何達成目標的過程。過程講得透徹、精彩，才能反映工作做得細致。這些單靠辭藻是修飾不來的。分析達成目標的過程其實就是收集數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)，而Excel就是數(shù)據(jù)分析的載體1.1.1Word為表達提供美化用Excel分析問題，確定好解決思路和方向并將整體框支撐起來后，工作中的各種文檔(文章)就不難寫了。我們可以利用Word將各個零散的模塊拼接起來并進行修飾，用文字將邏輯捋順，從而形成一篇完整內(nèi)容1.1.2PPT用于展現(xiàn)成果使用Excel和Word完成數(shù)據(jù)和文檔的整理后，使用PowerPoint可以快速地制作出PPT來。職場中，PPT一般用于正式匯報以及對于視覺內(nèi)容要求較高的場合(比如做年終總結或產(chǎn)品發(fā)布，匯報對象是高級別領導或商務伙伴)1.1.31.2用戶在學習Office軟件時，首先要熟悉軟件的用戶界面，這樣做可以破除對它的陌生感和恐懼感。同時，還要了解軟件每個區(qū)域和操作的專業(yè)名詞，這樣可以方便后續(xù)的學習，減輕與他人交流時的壓力認識Office用戶界面1.2.1開始窗口1.2.2工作界面開始窗口在電腦中安裝Office2021軟件后，單擊Windows系統(tǒng)桌面左下角的【開始】按鈕，在彈出的開始菜單中啟動Word、Excel或PowerPont，將打開開始窗口，該窗口主要由【開始】【新建】【打開】【賬戶】【反饋】5個選項卡和【選項】選項組成1.2.1工作界面在開始窗口中選擇一個模板(例如空白工作簿、空白文檔或空白演示文稿)，將進入Office軟件的工作界面。下面將分別介紹Word、Excel和PowerPoint三款軟件工作界面的特點1.2.21.Excel工作界面2.Word工作界面3.PowerPoint工作界面Excel工作界面通過開始窗口創(chuàng)建一個Excel工作簿后將打開Excel工作界面，該界面主要由工作簿、工作表、功能區(qū)、工具欄、狀態(tài)欄以及各種命令控件組成1Word工作界面創(chuàng)建Word文檔后將打開Word工作界面。該界面相比Excel工作界面更簡單，主要由標題欄、快速訪問工具欄、功能區(qū)、導航窗格、文檔編輯區(qū)域、狀態(tài)欄與視圖欄組成2PowerPoint工作界面在PowerPoint開始窗口中創(chuàng)建的文檔稱為演示文稿(即PPT)，PPT由一張以上(含一張)的幻燈片組成。PowerPoint軟件的工作界面就是圍繞對幻燈片的編輯而設計，其結構與Word類似，區(qū)別在于PowerPint工作界面左側是一個用于顯示幻燈片預覽和結構的預覽窗格31.3Word、Excel和PowerPoint都是實操性很強的辦公軟件，要掌握它們就必須在學習的過程中跟上大量的練習，通過反復的訓練達到熟練的效果，而基礎操作是進行一系列練習的前提掌握基礎操作1.3.1新建空白文檔1.3.2保存與另存文檔1.3.3打開與關閉文檔1.3.4使用模板創(chuàng)建文檔1.3.5恢復未保存的文檔1.3.6文檔內(nèi)容相互轉換1.3.7設置文檔保護密碼1.3.8預覽并打印文檔新建空白文檔在Word、Excel和PowerPoint中，用戶可以通過在開始窗口的【新建】選項卡或【開始】選項卡中選擇【空白文檔】【空白工作簿】【空白演示文稿】等選項創(chuàng)建空白文檔(在創(chuàng)建的文檔中按下Ctrl+N鍵可以快速創(chuàng)建新的文檔)1.3.1保存與另存文檔對于新建的辦公文檔或正在編輯的某個文檔，如果出現(xiàn)了電腦突然死機、停電等非正常關閉的情況，文檔中的信息就會丟失。因此，為了保護勞動成果，做好文檔的保存工作是十分重要的。在Office軟件中，用戶可以通過保存和另存兩種方式保存文檔，此外，還可以將文檔保存為模板，以便重復使用1.3.21.保存新建的文檔2.另存為其他文檔3.將文檔保存為模板打開與關閉文檔用戶可以使用多種等效的方法，打開Word、Excel或PowerPoint文檔。例如，雙擊該文檔的圖標；在功能區(qū)選擇【文件】|【打開】|【瀏覽】選項，打開【打開】對話框，在其中選擇需要打開的文件，然后單擊【打開】按鈕。要關閉文檔，只需要按下Ctrl+W鍵即可1.3.3使用模板創(chuàng)建文檔Office軟件中自帶一個強大的模板資源庫，使用它們不僅可以快速創(chuàng)建各種辦公中的文檔，還可以生成軟件高級功能的使用教程，輔助用戶掌握相應的操作1.3.41.創(chuàng)建Excel教程模板2.創(chuàng)建Word和PPT辦公模板3.使用個人模板批量創(chuàng)建文檔恢復未保存的文檔Office軟件中自帶一個強大的模板資源庫，使用它們不僅可以快速創(chuàng)建各種辦公中的文檔，還可以生成軟件高級功能的使用教程，輔助用戶掌握相應的操作1.3.51.設置定時自動保存文檔2.恢復自動保存的文檔文檔內(nèi)容相互轉換在使用Office軟件處理辦公文檔的過程中，經(jīng)常需要在Word、Excel和PowerPoint之間相互轉換內(nèi)容，例如將Word制作的表格轉換到Excel中；將Excel數(shù)據(jù)表轉為Word文檔，將PPT轉換為Word文檔。掃描本書提供的二維碼可觀看具體操作示范視頻演示1.3.6設置文檔保護密碼在Word、Excel和PowerPoint中，選擇【文件】|【信息】|【保護文檔】|【用密碼進行加密】選項，在打開的對話框中輸入兩次文檔保護密碼后關閉文檔，再次打開文檔時軟件將會提示用戶需要輸入密碼才能打開文檔1.3.7預覽并打印文檔在Office軟件中，選擇【文件】|【打印】選項(快捷鍵：Ctrl+P)，將顯示打印界面。在打印界面中為例，用戶可以預覽文檔的打印效果，并設置打印文檔的頁數(shù)、方向、紙張、邊距、范圍以及份數(shù)等參數(shù)1.3.81.4在Word、Excel和PowerPoint中有一些功能是相同通用的。熟悉這些通用功能有助于用戶構建知識框架，并理解各種不同類型辦公文檔的制作原理熟悉通用功能1.4.1設置文本字體和段落格式1.4.2在文檔中插入圖片和形狀1.4.3查找和替換文檔中的文本1.4.4搜索軟件功能的幫助信息設置文本字體和段落格式在Word、Excel和PowerPoint中選中文本或段落后，在【開始】選項卡的【字體】選項組中可以設置文本的字體格式(包括字體、字號、加粗、傾斜等)，在【段落】選項組中可以設置文本的段落對齊方式(例如左對齊、居中、右對齊等)1.4.1在文檔中插入圖片和形狀在Word、Excel或PowerPoint的功能區(qū)選擇【插入】選項卡，單擊【插圖】選項組中的【圖片】【形狀】【圖標】【3D】按鈕，可以在文檔中插入圖片、形狀、圖標、3D圖形、SmartArt圖形或者屏幕截圖1.4.2查找和替換文檔中的文本在Office軟件中按下Ctrl+H鍵，可以打開【查找和替換】對話框，通過該對話框的【查找內(nèi)容】文本框中輸入一個關鍵詞，然后單擊【查找下一個】或【查找全部】按鈕，可以在文檔中快速查找與關鍵詞相對應的文本。在【替換為】文本框中輸入一個替換文本，然后單擊【替換】或【全部替換】按鈕，可以將文檔中查找到的關鍵詞替換1.4.3搜索軟件功能的幫助信息在Word、Excel或PowerPoint的功能區(qū)單擊【幫助】選項卡中的【幫助】按鈕，在打開的【幫助】窗格中用戶可以通過搜索輸入關鍵字查詢軟件功能的幫助信息1.4.41.5在本章主要介紹Word、Exc