檔案工作目標管理認定

《河北省機關檔案目標管理認定辦法》解讀2011年8月1第一條為進一步提高全省機關檔案工作規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案“資政惠民”作用，更好地為本地區(qū)、本系統(tǒng)、本單位工作和社會經濟發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《河北省檔案工作條例》、《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本辦法。2冀辦字【2009】72號兩辦關于省直部門各類考核清理結果的通報保留的考核項目機關團體事業(yè)單位檔案工作目標管理認定3第二條本辦法適用于全省各級機關、團體、事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱機關）。中直駐冀機關、事業(yè)單位和新型社會組織可參照本辦法執(zhí)行。（機關事業(yè)單位合用，不包括企業(yè)）4第三條機關檔案工作是國家檔案事業(yè)的基礎。全省各級機關要高度重視，切實加強和提高本機關檔案工作。自“十二五”起，全省各級機關均需按照本辦法實現(xiàn)檔案工作目標管理，并經檔案行政管理部門認定。2008年之后認定“省二級”、“省三級”的單位，可按照本辦法AAA、AA級標準進行對標定級，報檔案行政管理部門認定。5時間：“十二五”范圍：各級各類機關均認定6第四條機關檔案工作目標管理認定等級分為：“AAAAAA級”、“AAAAA級”、“AAAA級”、“AAA級”、“AA級”五個等級?！癆A級”為合格等級，是各機關檔案工作應達到的基本要求?！癆AAAAA級”為最高等級。各機關可根據(jù)本單位檔案工作發(fā)展狀況申報相應等級，取得相應等級后應經過一年以上時間改進提高，再申報上一等級。（第三條2008年之后認定“省二級”、“省三級”的單位，可按照本辦法AAA、AA級標準進行對標定級，報檔案行政管理部門認定。）7第七條機關檔案工作目標管理認定標準由省檔案局制定（附件一），采用百分制。各等級分值標準為：75-80分為“AA級”；81-86分為“AAA級”；87-92分為“AAAA級”；93-97分為“AAAAA級”；98分以上為“AAAAAA級”。8百分制75（含）

-80分為“AA級”；合格81（含）-86分為“AAA級”；87（含）

-92分為“AAAA級”；93（含）

-97分為“AAAAA級”；98（含）分以上為“AAAAAA級”。最高無論以前是否升級和升了幾級，要求“十二五”中的任何一年可認定任何等級，至少認定一個級別，鼓勵認定兩個級別以上，一年以上（超過12個月）再向上一級申報，可以跨級認定2008年之后認定的單位；2012年底前完成對標定級9第五條機關檔案工作目標管理認定工作在省檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織領導下，按照分級管理的原則由各級檔案行政管理部門組織實施。省檔案局負責省直機關及其所屬單位和中直駐冀機關、事業(yè)單位以及全省申報AAAA級（含AAAA級）以上單位的認定工作；設區(qū)市檔案局負責市直機關及其所屬單位申報AAA級、AA級的認定工作；縣（市、區(qū)）檔案局負責縣直機關及其所屬單位、所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦事處）申報AAA級、AA級的認定工作。新型社會組織由所在地檔案行政管理部門組織認定，報省檔案局備案。10省檔案局負責省直機關及其所屬單位和中直駐冀機關、事業(yè)單位設區(qū)市檔案局負責市直機關及其所屬單位申報AAA級、AA級的認定工作；縣（市、區(qū)）檔案局負責縣直機關及其所屬單位、所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道辦事處）申報AAA級、AA級的認定工作。省檔案局還負責全省申報AAAA級（含AAAA級）以上單位的認定工作；新型社會組織由所在地檔案行政管理部門組織認定，報省檔案局備案。11第六條機關檔案工作目標管理認定等級有效期為五年，期滿需重新進行認定。省檔案局將不定期抽檢，發(fā)現(xiàn)有違反認定程序、降低認定標準、在有效期內不能保持認定等級的，將取消該單位的原定等級，并通報批評。12第八條機關檔案工作目標管理認定程序：（一）自查申報：申報單位（包括初次認定單位和同級別認定單位）對照《河北省機關檔案工作目標管理認定標準》對本機關近三年檔案工作逐項自檢后，提出等級認定申請，寫出自查報告，主要包括機關概況、開展檔案工作目標管理的措施、效果及自我評價，經主管部門審查同意，向同級檔案行政管理部門申報，申請報告一式三份，同時填寫《河北省機關檔案工作目標管理認定申請表》（附件二）。各設區(qū)市申報AAAA級（含AAAA級）以上的機關，經設區(qū)市檔案局審查后統(tǒng)一向省檔案局申請。各級檔案行政管理部門和有關主管部門對申報單位在認定考評前均應進行全面指導和檢查。（二、三級單位逐級申請）13（二）認定考評：認定工作堅持嚴肅、認真、公正、簡捷原則。認定工作由認定考評組負責，考評組由從事檔案工作5年以上，熟悉機關檔案業(yè)務的人員3-5人組成。認定考評組依據(jù)認定標準對申報單位的檔案工作進行資料審核、聽取匯報、實地檢查、綜合評定，提出認定考評意見。主要形成材料：認定程序、評分表、綜合評價、整改建議和考評組成員簽字。（審批表）14（三）意見反饋：考評組向申報單位反饋認定意見，申報單位如有異議，可向考評組提出，或以書面形式向同級檔案行政管理部門反映。各級檔案行政管理部門應認真核查，及時答復。（四）頒發(fā)證書：各級檔案行政管理部門對認定考評組的認定意見進行審定后，印發(fā)目標管理認定文件，頒發(fā)標牌及等級證書。15第九條機關檔案工作目標管理認定等級標牌、證書由省檔案局統(tǒng)一印制、統(tǒng)一編碼，由各級檔案行政管理部門頒發(fā)。16證號如：3A00061100065A0006120008整個過程形成7種材料（申請報告、自查報告、申請表、審批表、認定意見書、獎牌、證書）17第十條申報機關應于每年2月底前提交認定申請書，9月底前完成自查并上報自查報告等材料，檔案行政管理部門每年10-12月進行考評認定。未列入當年計劃或準備不充分的，不予認定。報計劃、報自查報告、年底前集中進行認定18第十一條設區(qū)市檔案行政管理部門，每年12月31日前將本地區(qū)年度內已通過認定單位名單上報省檔案局，省檔案局將對全省已取得等級證書的單位定期公告。19第十二條機關檔案工作目標管理等級證書是持證單位檔案工作已達到相應水平的標志，是持證單位檔案工作部門和人員年度考核、評先評優(yōu)、晉級晉職、專業(yè)技術職務評聘的重要依據(jù)。各單位應當依法對在本機關檔案工作目標管理認定中做出突出貢獻的部門、人員給予表彰和獎勵。各級檔案行政管理部門表彰的先進單位和個人將首先從已取得等級證書的單位中產生。（無具體金額）20第十三條有下列情形之一的機關，檔案行政管理部門不予認定等級，將依據(jù)檔案法律法規(guī)進行查處。（一）沒有建立健全檔案工作，無檔案管理機構的；（二）各門類檔案未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的；（統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度三統(tǒng)一）（三）有積存零散文件及未進行年度立卷歸檔的；（四）無檔案庫房或庫房狹小存在安全隱患的；（五）不按規(guī)定移交檔案的；（六）檔案發(fā)生霉變、蟲蛀、鼠咬、破損、火災、水淹、丟失、被盜、失密、泄密的；（七）檔案人員受到黨紀政紀處分的。21第十四條本辦法自發(fā)布之日起施行。原《河北省機關、團體、事業(yè)單位檔案工作目標管理辦法》（冀檔（2003）4號）、《河北省省直機關、團體、事業(yè)單位檔案工作目標管理特級標準考核辦法（試行）》（冀檔發(fā)（2006）10號）同時廢止。22第十五條本辦法由省檔案局負責解釋。23河北省機關檔案工作目標管理認定標準24一、組織管理（一）組織領導（二）檔案人員（三）制度建設（四）對本系統(tǒng)、本行業(yè)的宏觀管理二、檔案業(yè)務建設（一）收集歸檔（二）整理（三）保管與保護（四）檔案統(tǒng)計（五）鑒定銷毀（六）移交檔案（七）建立全宗卷（八）設施設備25三、檔案信息化建設（一）納入單位信息化建設規(guī)劃（二）檔案管理軟件及應用（三）檔案數(shù)字化建設（四）電子文件在線歸檔（五）檔案網絡化服務四、檔案開發(fā)利用（一）接待利用（二）報送政務公開信息（三）開發(fā)利用成果（四）檔案展示26一、組織管理1、明確分管領導（0.5分）；檔案工作列入領導議事日程，對檔案工作的機構設置、人員配備、庫房建設、業(yè)務建設、所需經費等問題給予及時研究解決（0.5分）★查有關文件、會議紀要、領導批示、講話等第1條共2個得分點。第一個得分點指的是單位的分管領導，需提供紅頭文件。第二個得分點各項問題的解決各0.1分，既要解決的結果又要提供解決的依據(jù)27一、組織管理2、建立了與機關工作相適應的檔案管理機構（0.5分）；檔案工作列入機關目標管理責任制并考核（0.5分）。注：有機構但設置不適應單位檔案工作需要的得0.2分查成立檔案管理機構及相關考核的文件材料第2條共2個得分點。第一個得分點檔案管理機構指綜合部門有檔案工作職能，建有檔案室；相適應指綜合管理部門有檔案工作職能，有適宜的軟硬件條件。第二個得分點若單位有目標管理責任制，檔案工作必須列入，若沒有目標管理，參考年終考核28一、組織管理3、建立了以檔案管理機構為中心，各內設機構兼職檔案人員為基礎的檔案工作管理體系（0.5分）；嚴格執(zhí)行業(yè)務部門立卷制度（0.5分）；檔案機構對本機關各部門文件材料的收集、整理、歸檔工作進行監(jiān)督指導,每年組織開展年度文件歸檔學習、評比或經驗交流等活動兩次以上（1分），一次(0.5分)29一、組織管理查檔案工作網絡圖以及主管檔案工作的部門領導和專兼職人員崗位職責的有關文件;查備考表，有關文件或活動的聲像材料第3條共3個得分點。第一個得分點指單位建立了檔案工作網絡，并且能提供出各人員檔案工作崗位職責的有關紅頭文件;第二個得分點，機關檔案工作條例規(guī)定。第三個得分點可以包括每年的立卷歸檔通知。30一、組織管理4、各種門類和載體的檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度（國家有特殊規(guī)定的除外）（2分）。注：各種門類和載體的檔案包括文書、業(yè)務、科技、會計、死亡干部職工檔案和聲像、電子檔案等，沒有實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的單位，不予認定查檔案工作制度、歸檔范圍、交接依據(jù)、目錄并實地考查第4條共1個得分點。是一票否決項，要求檔案實體和信息的集中統(tǒng)一管理。31一、組織管理5、檔案工作納入本機關的工作計劃、總結，并有檔案部門的具體計劃、總結的（1分）。注：只列入歸口部門的計劃、總結的得0.5分，僅有檔案部門自定的工作計劃、總結的得0.2分查機關年度工作計劃、檔案工作年度計劃以及以上計劃的具體實施措施效果、總結第5條共1個得分點。要求機關年度工作計劃中檔案工作年度計劃。32一、組織管理6、利用各種形式學習、宣傳貫徹《檔案法》、《河北省檔案工作條例》等法律法規(guī)（0.3分）；對違法行為及時查處、上報（0.2分）查有關文件、會議記錄，聲像材料等第6條共2個得分點。第一個得分點可包括發(fā)文、開會、舉辦活動、印發(fā)學習資料等形式，學習宣傳內容也可包括本系統(tǒng)本行業(yè)的重要檔案工作文件。33一、組織管理7、按照檔案行政管理部門的工作計劃和要求，切實改進本機關的檔案工作（0.2分）；按時報送檔案工作情況報告（0.3分）；積極參加檔案行政管理部門組織的各項業(yè)務活動、協(xié)作組活動（0.3分）；接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導（0.2分）。注：一年中無故缺席各項活動一次以上的，不得分34一、組織管理查有關文件材料、會議簽到表第7條共4個得分點。第一個得分點指執(zhí)行檔案行政管理部門的要求；第二個得分點指按時報送計劃總結專題報告等；第三個得分點積極參加活動；第四個得分點日常的檢查積極配合35一、組織管理8、配備了與本機關檔案工作相適應的檔案工作人員（1分），并保持相對穩(wěn)定（1分）。注:近三年調整了一次檔案人員扣0.5分；兩次不得分；申報AAAAAA級的，要求專職檔案人員2人以上得1分查近三年度案卷備考表、證明材料第8條共2個得分點。第一個得分點指根據(jù)單位檔案數(shù)量以及所屬單位的多少來配備的相應數(shù)量和素質的專（兼）職檔案人員；第二個得分點當單位檔案室檔案人員3個（含）以上時至少有半數(shù)以上人員穩(wěn)定才能得滿分。36一、組織管理9、檔案人員遵紀守法、政治可靠、忠于職守、愛崗敬業(yè)（0.5分）。注：近三年檔案人員受到黨紀、政紀處分的，考核不稱職的，不予認定現(xiàn)場詢問，領導匯報，機關人事部門意見第9條共1個得分點。一票否決項。37一、組織管理10、檔案人員具備大學專科以上學歷（0.3分）;通過檔案專業(yè)課培訓，取得培訓證書，具有檔案專業(yè)知識（0.4分）；熟練操作運用現(xiàn)代化設施設備（0.3分）第10條共3個得分點。本條是對單位檔案室全部人員的要求。38一、組織管理11、近三年檔案人員參加設區(qū)市級以上檔案行政管理部門組織的培訓三次以上（1.5分）、二次（1分）、一次（0.5分）查培訓證書，學員登記表第11條共1得分點。本條指單位檔案室人員近三年培訓三人次得滿分。若認定AAAA(含）以下的二三級單位參加縣級或主管部門的培訓也可得分。39一、組織管理12、檔案人員在晉職、職稱評聘、學習進修和福利等方面享受與單位同等人員同等待遇（0.5分）查相關文件第12條共1個得分點。40一、組織管理13、近三年內在設區(qū)市級以上刊物或會議發(fā)表、交流檔案業(yè)務文章兩篇以上（0.5分），一篇（0.2分）查刊物、會議、論文匯集第13條共1個得分點。宣傳報道類文章不得分。41一、組織管理14、近三年來機關檔案工作成績顯著，檔案機構或檔案人員受到上級或同級黨委、政府、檔案行政管理部門、主管部門表彰、獎勵等（1分）。注：獲得本機關表彰或獎勵得0.5分，獎勵不重復計分，均有者取最高值查有關文件和獎狀證書第14條共1個得分點。指因檔案工作成績顯著受到表彰。幾種情況（機構、部門領導、檔案人員等的綜合性及單項表彰）42一、組織管理15、制定了本機關檔案管理辦法、規(guī)定并納入機關管理制度中（0.3分）；制定并嚴格執(zhí)行了文件收集歸檔制度、檔案保管、整理、保密、統(tǒng)計、利用和鑒定銷毀、檔案庫房管理、電子檔案管理等專項制度（1分）；制定了檔案人員崗位責任制及考核辦法（0.2分）；檔案部門參加重要活動、竣工驗收、設備開箱等形成制度（0.2分）；各專項制度及檔案人員崗位責任制上墻（0.3分）43一、組織管理查有關文件材料及貫徹執(zhí)行情況，現(xiàn)場查看第15條共5個得分點。第一個得分點要求有紅頭文件；第二個得分點各專項制度可以是單行本也可以是綜合制度匯集的形式；第四個得分點的重要活動指單位的重要會議、重大調研等活動；第五個得分點指管理職責類、及利用者需知類制度上墻。44一、組織管理16、制定應急預案（0.3分）；進行模擬演練的（0.2分）。注：本機關檔案有失泄密、水淹、火災等事故的，不予認定查有關文件材料，現(xiàn)場查看第16條共2個得分點。第一個得分點檔案工作突發(fā)事件，是指由于人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴重干擾檔案工作程序，需要采取應急處置措施應對的事件。要求有紅頭文件；第二個得分點提供聲像材料45一、組織管理檔案系統(tǒng)突發(fā)事件應急預案一、總則二、組織指揮三、運行機制

(一）建立突發(fā)事件預警機制（二）應急信息報告（三）先期處置（四）應急響應（五）緊急轉移安置（六）后期處置四、應急保障（一）建立值班制度（二）保障物資及裝備（三）應急隊伍培訓（四）預案演練（五）責任與獎懲46一、組織管理17、及時傳達黨和國家關于檔案工作的各項方針政策和檔案行政管理部門的有關會議、文件精神（0.4分）；按照國家有關規(guī)定，經同級檔案行政管理部門審定，制發(fā)了本系統(tǒng)、行業(yè)的檔案管理辦法或業(yè)務標準規(guī)范等（0.6分）第17條共2個得分點。第一個得分點以會議或文件的形式；第二個得分點有行業(yè)系統(tǒng)的辦法、標準。47一、組織管理18、對所屬單位及系統(tǒng)檔案工作進行了部署，定期進行檢查、指導，組織參加檔案法規(guī)、業(yè)務培訓（0.5分）；對本系統(tǒng)重大活動、重點項目檔案進行監(jiān)管（0.5分）查有關文件、聲像材料等第18條共2個得分點。第一個得分點每年有要求、有檢查、有培訓；第二個得分點對系統(tǒng)的重要工作有監(jiān)督指導責任48一、組織管理19、所屬單位檔案工作目標管理認定比例達80%（2分）。注：達40%得1分；達20%得0.5分；20%以下不得分。申報AAAAAA級的，要求所屬單位檔案工作目標管理認定比例達100%查有關文件材料等第19條共1個得分點。按新標準要求，包括垂直管理的系統(tǒng)。49

二、檔案業(yè)務建設

50二、檔案業(yè)務建設

20、編制了各類文件材料歸檔范圍和保管期限表（1分）；并經同級檔案行政管理部門審批通過（1分）查保管期限表及批復第20條共2個得分點。二、三級單位要經主管部門審批。51二、檔案業(yè)務建設

21、按歸檔范圍和保管期限表全部整理，按時歸檔，各類文件材料歸檔率、完整率、準確率達100%（1.5分）；歸檔交接目錄、手續(xù)齊全（1分）。注：沒有按年度完成歸檔工作的，不予認定52二、檔案業(yè)務建設

查交接目錄、收發(fā)文登記冊、期限表、各內設機構總結、現(xiàn)場抽查第21條共2個得分點。第一個得分點歸檔率主要抽查單位各年度、各部門、各門類、各載體是否歸檔，以及抽查部門的主要職能工作形成的文件材料是否歸檔；完整率抽查各職能工作形成的所有文件材料是否齊全完整，以及抽查每份文件材料的各部分、頁數(shù)是否齊全完整。準確率指圖物相符、文事一致。檢查以近三年為主。53二、檔案業(yè)務建設

22、及時收集聲像檔案、實物檔案和有關業(yè)務資料（1分）查相關目錄第22條共1個得分點。強調載體、門類齊全完整。54二、檔案業(yè)務建設

23、文件制成材料和字跡材料符合國家規(guī)定的質量要求（1分）。注：發(fā)現(xiàn)一處不合格，扣0.5分，扣滿標準分值為止。（熱敏紙、圓珠筆、鉛筆等不合格）抽查10%的檔案第23條共1個得分點。嚴，向所有工作人員的宣傳55二、檔案業(yè)務建設

24、全宗明確，編制有檔案分類方案（0.5分）；全宗內檔案分類合理（0.5分）查看檔案分類方案第24條共2個得分點。第一個得分點指有各門類的分類編號方案；第二個得分點是合理。56二、檔案業(yè)務建設

25、檔案整理質量符合國家和省規(guī)范要求：期限劃分準確（1分）；文件排列有序，編號準確（1分）；加蓋歸檔章，項目填寫齊全、規(guī)范（1分）；根據(jù)需要，對應的檔案設立互見號（1分）；文件裝訂結實、整齊、美觀，無金屬物（1分）；檔案盒封面、盒脊、備考表填寫齊全、規(guī)范、清楚、整齊（1分）57二、檔案業(yè)務建設

抽查10%的檔案第25條共6個得分點。文書檔案要符合《歸檔文件整理規(guī)則》或《文書檔案案卷格式》GB/T9705-2008,單位基建檔案符合《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》,會計檔案符合《會計檔案管理辦法》（財會計[1998]32號）和《會計檔案案卷格式》DA/39—2008。抽查10%檔案，按百分比扣分，第四個得分點互見號指內容相同，載體不同的檔號58二、檔案業(yè)務建設

26、按全宗、類別、保管期限編制了各門類、載體檔案文件級目錄、專題目錄、電子文件目錄（2分）。注：缺一項不得分第26條共1個得分點。體現(xiàn)機關職能的專題如衛(wèi)生防疫、非典時期的專題等，電子文件目錄指電子版的文件目錄可以是機讀目錄也可以是WORD或ESCEL表格的形式。

59二、檔案業(yè)務建設

27、各門類、各載體檔案均按國家有關標準整理上架，無積存零散文件（1分）。注：凡有積存零散文件的不予認定第27條共1個得分點。一票否決項。室藏各年度。60二、檔案業(yè)務建設

28、庫房、辦公、閱覽三分設，且布局合理，便于工作（1分）；庫房面積充足，達120平方米（2分）；檔案庫房建筑基本符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，庫房門為防火防盜門（0.8分）；窗戶為小開窗或大開窗采用防光窗簾（0.5分）；開啟窗有密閉措施（0.2分）。注：二分設得0.8分；庫房面積80平方米得1.5分；50平方米得1分；低于20平米不得分61二、檔案業(yè)務建設

實地查看第28條共5個得分點。第一個得分點兩分設指的是庫房獨立，辦公閱覽合一；第二個得分點是合理。庫房面積：建筑面積，120平米(含)以上得2分、面積80平米(含)-120平米得1.5分、50平米(含)-80平米得1分、20平米(含)-50平米得0.5分、低于20平米不得分。62二、檔案業(yè)務建設

29、有設備有措施實現(xiàn)“八防”：防火（有火災報警、滅火器、電線線路規(guī)范、預案并演練）（1分）；防盜（有防盜報警、防盜門窗、監(jiān)控、出入庫登記）（1分）；防光（防光窗簾、白熾燈或防紫外線燈）（0.4分）；防高溫（空調）（0.4分）；防潮（空調、去濕機等）（0.3分）；防有害生物(門窗緊閉、溫濕度達標、防蟲霉鼠藥物、定期檢查）（0.3分）；防塵（墻地不起塵、吸塵器、門窗密閉、定期清潔）（0.3分）；防水（無水源，氣暖，頂、窗不漏不滲水，地下室做防水處理）（0.3分）63二、檔案業(yè)務建設第29條共8個得分點。第一個得分點，火災報警可以是全自動或半自動，線路規(guī)范主要指線路鋪設必須為暗線，且根據(jù)要求選用線材，開關、插座必須符合安全要求。第二個得分點防盜報警可以靈活掌握到對門窗實施監(jiān)控，檔案室處于開放式環(huán)境要嚴格要求。64二、檔案業(yè)務建設

30、庫房干凈、整潔，無積塵，無雜物（0.2分）；溫、濕度符合標準，并有溫濕度記錄和分析（0.3分）；近三年每年對室藏檔案資料清理核對（0.5分）；每年至少一次對檔案保管狀況進行全面檢查，每半年至少一次抽查（0.5分)。注：凡新出現(xiàn)檔案霉變、褪色、蟲蛀、破損、火災、水淹、丟失、泄密等問題不予認定，依法查處65二、檔案業(yè)務建設

查庫房檢查制度、溫濕度記錄、實地查看庫房、清查記錄第30條共4個得分點。第二個得分點檔案室溫度一般控制在14--24℃左右，相對濕度為45—60%左右。第三個得分點核對指檔案數(shù)量，第四個得分點檔案保管狀況檢查指如是否有蟲蛀、霉變等情況。核對、檢查、抽查都要有原始記錄66二、檔案業(yè)務建設

31、檔案柜架排列整齊，編號規(guī)范，指引卡標識清楚（0.3分）；編制各門類檔案存放地點索引或圖表（0.2分）；檔案按類分別集中排列，類別內按類目條款順序依次排列，整齊、規(guī)范（0.3分）；實物檔案設立了專門的展室或展柜（0.2分）67二、檔案業(yè)務建設第31條共4個得分點。第四個得分點實物檔案指本單位的集體或個人在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等以及公務活動中獲贈的紀念品、上級領導知名人士的題詞字畫、本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品等。68歸檔實物數(shù)量較少的立檔單位可不進行分類。將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎章、獎牌、匾等；紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產品、樣品、花瓶等；印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。69檔號編制：格式①：全宗號—實物檔案代號（或目錄號）—件號。如：219—SW（或12）—1、2、3….適合實物檔案較少的單位格式②：全宗號—實物檔案代號—類別號—件號如：219—SW—1—1、2、3….219—SW—2—1、2、3….219—SW—3—1、2、3….格式③：全宗號—目錄號—件號如：219—12—1、2、3….219—13—1、2、3….219—14—1、2、3….適合實物檔案較多的單位70歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關系。

歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。71在實物上粘貼項目完整的歸檔章，歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。72歸檔目錄件號題

名（文字說明）材

質型

制年度類別參見號備注

題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。7374二、檔案業(yè)務建設

32、及時、準確的填報檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表（1分）。注：未按要求向檔案行政管理部門填報報表的，扣0.5分；數(shù)據(jù)不準確的扣0.5分第32條共1個得分點。查統(tǒng)計年報及有關報表75二、檔案業(yè)務建設

33、建立了檔案工作統(tǒng)計臺賬：室藏檔案情況（0.2分）；檔案及人員入出庫情況（0.2分）；檔案利用情況（0.2分）；檔案設施設備情況（0.2分）；檔案銷毀情況（0.2分）第33條共5個得分點。第二個得分點人員入出庫情況指檔案人員之外的人員入出庫情況。查各種臺賬,人員入出庫情況76二、檔案業(yè)務建設

34、成立了檔案鑒定組織（0.5分）；對已超過保管期限的檔案進行鑒定銷毀并按規(guī)定編制了銷毀清冊，銷毀檔案手續(xù)齊全（0.5分）查相關文件、銷毀清冊第34條共2個得分點。第一個得分點成立鑒定組織需要紅頭文件；第二個得分點區(qū)別情況到期，銷（規(guī)范與否）；到，未銷；不到期，銷(違法）77二、檔案業(yè)務建設

35、依據(jù)國家有關法律法規(guī)，按時向同級國家檔案館移交質量符合進館標準的檔案（1分）、檢索工具、參考資料（0.5分）；交接手續(xù)完善（0.5分）查檔案館接收意見、交接手續(xù)第35條共3個得分點。按時保質保量78二、檔案業(yè)務建設

36、按《全宗卷規(guī)范》（DA/T12-94）建立了全宗卷，內容全面、準確。主要內容:檔案收集（0.3分)、整理(0.3分）、鑒定（0.2分）、保管（0.2分）、統(tǒng)計（0.2分）、利用（0.3分）、新技術應用（0.3分）及其它（0.2分）等查全宗卷第36條共8個得分點。要求8個方面內容比較齊全，整理相對規(guī)范。79二、檔案業(yè)務建設

37、有充足且規(guī)范統(tǒng)一的檔案柜架，密集架、金屬柜架(0.8分)；特殊載體檔案有專用保護功能的柜架(0.2分)。注：木質柜不得分實地查看第37條共2個得分點。第二個得分點主要指保存磁性載體的防磁柜。80二、檔案業(yè)務建設

38、各類檔案盒規(guī)格、式樣和質量符合國家、省規(guī)范要求(1分)第38條共1個得分點。81二、檔案業(yè)務建設

39、配備檔案工作所需要的裝訂機、打印機等設備(0.4分)；數(shù)碼照相機、攝像機、復印機等設備(0.4分)；計算機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機等設備(0.7分)。注：設備不齊全的酌情扣分第39條共3個得分點。整理、修復利用、信息化管理82三、檔案信息化建設83三、檔案信息化建設40、將檔案信息化建設納入機關信息化建設總體規(guī)劃和目標（0.5分）；與機關信息化建設協(xié)調同步發(fā)展（0.5分）查機關信息化建設規(guī)劃中是否有檔案信息化內容以及在實際工作中是否統(tǒng)一部署，統(tǒng)一要求第40條共2個得分點。第二個得分點協(xié)調同步特指單位信息化水平較高時檔案工作的信息化要相應跟上。84三、檔案信息化建設41、檔案管理軟件經同級檔案行政管理部門認可（0.5分）；符合《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》，具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體管理及根據(jù)用戶特殊需求增擴其他相應功能（1分）；系統(tǒng)應用良好（1分）查其各項功能是否都已運用，實際運用情況是否規(guī)范，是否先進、實用第41條共3個得分點。第一個得分點要求是正規(guī)廠家的管理軟件即可。85三、檔案信息化建設42、建立了室藏全部文書檔案和主要業(yè)務檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫（1分）；條目錄入規(guī)范，符合《河北省文書檔案機讀目錄數(shù)據(jù)管理規(guī)范》，能檢索、查詢（1分）；數(shù)據(jù)進行了備份（1分）。注：未完成按比例得分上機檢查第42條共3個得分點。第一個得分點，要求是機讀目錄不是EXCEL或WORD形式。數(shù)量要求第二個得分點能檢索、查詢第三個得分點：備份86三、檔案信息化建設43、完成室藏全部文書檔案（定期十年除外）和主要業(yè)務檔案的掃描，建立了圖像數(shù)據(jù)庫（2.5分），紙質檔案數(shù)字化符合《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T31-2005）要求，全部實現(xiàn)了數(shù)字圖像與相關聯(lián)的目錄數(shù)據(jù)的掛接，能進行全文檢索、瀏覽（1分）；數(shù)據(jù)進行了備份（1分）。注：未完成按比例得分上機檢查第43條共3個得分點。數(shù)量、能檢索、查詢、備份87三、檔案信息化建設44、本單位辦公自動化系統(tǒng)及其它各信息系統(tǒng)已與檔案管理系統(tǒng)相銜接（1分）；檔案部門在網絡環(huán)境下能夠實現(xiàn)對本單位各類電子文件的收集、整合、控制和傳遞（1分）查其他信息系統(tǒng)是否已與檔案管理系統(tǒng)相銜接并能夠應用第44條共2個得分點。第一個得分點強調單位辦公自動化系統(tǒng)或行政審批系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等已開始與檔案管理系統(tǒng)相銜接；第二個得分點強調系統(tǒng)之間已完成銜接，運轉順暢88三、檔案信息化建設45、文件形成部門負責鑒定歸檔電子文件的真實性（0.1分）、完整性（0.1分）和有效性（0.1分）及確定密級（0.1分）、是否歸檔（0.1分）和劃定保管期限（0.1分）；檔案部門負責電子文件的鑒定（0.1分）、整理（0.1分）、保管（0.2分）第45條共9個得分點。查各項規(guī)章制度及交接手續(xù)；查電子文件是否可讀取，內容是否與紙質檔案一致，元數(shù)據(jù)、背景信息等是否一并歸檔；查看電子文件整理、保管是否符合要求。89三、檔案信息化建設46、電子檔案實行了磁介質和紙質異質備份管理（1分）；異質備份的紙質檔案須加蓋單位公章（0.5分）；電子檔案一式三套存儲在脫機載體上（0.5分）第46條共3個得分點。第三個得分點脫機載體指光盤。90三、檔案信息化建設47、本機關通過局域網或互聯(lián)網對數(shù)字化檔案和已歸檔電子文件開展利用、咨詢工作（2分）檢查檔案是否可以通過局域網或互聯(lián)網進行查詢第47條共1個得分點。要求利用的是數(shù)字化檔案或電