建筑企業(yè)合同管理制度

建筑企業(yè)合同管理制度通用合同編號：__________甲方（發(fā)包方）：甲方名稱：甲方地址：甲方聯(lián)系方式：乙方（承包方）：乙方名稱：乙方地址：乙方聯(lián)系方式：一、總則1.目的和依據(jù)為了加強(qiáng)建筑企業(yè)合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本建筑企業(yè)各類合同的管理，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、勞務(wù)分包合同等。3.合同管理原則（1）合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合法律法規(guī)的規(guī)定。（2）平等性原則：合同當(dāng)事人在法律地位上是平等的，應(yīng)當(dāng)遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則訂立合同。（3）效益性原則：合同的簽訂和履行應(yīng)當(dāng)以實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益為目標(biāo)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置本企業(yè)設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的日常管理工作。同時各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門合同的管理工作。2.合同管理部門職責(zé)（1）制定和完善合同管理制度，組織實施合同管理工作。（2）參與重大合同的談判、起草和審查工作，提出法律意見和建議。（3）負(fù)責(zé)合同的登記、編號、歸檔和保管工作，建立合同管理臺賬。（4）監(jiān)督合同的履行情況，及時發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（5）處理合同糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。3.其他相關(guān)部門職責(zé)（1）負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判和簽訂工作，并按照合同管理部門的要求提供相關(guān)材料。（2）認(rèn)真履行本部門所簽訂合同的義務(wù)，及時向合同管理部門反饋合同履行情況。（3）協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。三、合同的簽訂1.合同簽訂的流程（1）項目立項：業(yè)務(wù)部門根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和市場需求，提出項目建議，經(jīng)批準(zhǔn)后立項。（2）資信調(diào)查：在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)資料，并填寫資信調(diào)查表。（3）合同談判：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目要求和對方當(dāng)事人的情況，組織合同談判。談判人員應(yīng)當(dāng)由具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗的人員組成。談判過程中，應(yīng)當(dāng)就合同的主要條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。（4）合同起草：根據(jù)談判結(jié)果，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定和企業(yè)的利益要求，條款內(nèi)容應(yīng)當(dāng)完整、明確、具體，具有可操作性。（5）合同審查：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審查。合同管理部門應(yīng)當(dāng)從法律、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面對合同進(jìn)行審查，提出審查意見。業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)審查意見對合同文本進(jìn)行修改完善。（6）合同審批：合同審查通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)內(nèi)部審批流程，將合同文本提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批人員應(yīng)當(dāng)對合同的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審查，簽署審批意見。（7）合同簽署：合同審批通過后，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代理人簽署合同。合同簽署后，應(yīng)當(dāng)加蓋企業(yè)公章。2.合同主體資格審查（1）審查對方當(dāng)事人的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證件，核實其主體資格是否合法。（2）審查對方當(dāng)事人的資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等證件，核實其是否具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力。（3）審查對方當(dāng)事人的信譽情況，通過查詢信用記錄、了解其商業(yè)信譽等方式，評估其履約能力和信用狀況。（4）對對方當(dāng)事人的法定代表人或授權(quán)代理人的身份進(jìn)行核實，保證其有權(quán)代表對方當(dāng)事人簽訂合同。3.合同談判與起草（1）合同談判應(yīng)當(dāng)由業(yè)務(wù)部門組織，相關(guān)部門人員參加。談判人員應(yīng)當(dāng)熟悉項目情況和相關(guān)法律法規(guī)，具備良好的溝通能力和談判技巧。（2）合同談判應(yīng)當(dāng)圍繞合同的主要條款進(jìn)行，包括合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。（3）合同起草應(yīng)當(dāng)根據(jù)談判結(jié)果進(jìn)行，合同文本應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確反映雙方的意愿和要求。合同條款應(yīng)當(dāng)明確、具體、完整，避免使用模糊、含混的語言。（4）合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員對合同文本進(jìn)行審核，保證合同內(nèi)容的合法性、完整性和可操作性。4.合同的審批與簽署（1）合同審批應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)內(nèi)部審批流程進(jìn)行，由相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)對合同進(jìn)行審查和審批。審批內(nèi)容包括合同的合法性、可行性、風(fēng)險性等方面。（2）合同簽署應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代理人進(jìn)行。簽署前，應(yīng)當(dāng)對合同內(nèi)容進(jìn)行再次審核，保證合同內(nèi)容與審批意見一致。（3）合同簽署后，應(yīng)當(dāng)及時加蓋企業(yè)公章，并將合同文本送達(dá)對方當(dāng)事人。四、合同的履行1.合同履行的原則（1）全面履行原則：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的內(nèi)容全面履行自己的義務(wù)，不得擅自變更或者解除合同。（2）誠實信用原則：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)遵循誠實信用原則，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。（3）實際履行原則：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)按照合同約定的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、履行地點和方式等內(nèi)容實際履行合同，不得擅自以其他方式代替履行。2.合同履行的監(jiān)控（1）合同管理部門應(yīng)當(dāng)建立合同履行監(jiān)控機(jī)制，對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（2）業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)定期向合同管理部門報告合同履行情況，如遇到問題應(yīng)當(dāng)及時溝通解決。（3）對于重大合同，合同管理部門應(yīng)當(dāng)會同業(yè)務(wù)部門制定履行計劃，并定期對履行情況進(jìn)行評估和分析。3.合同變更與解除（1）合同變更與解除應(yīng)當(dāng)符合法律法規(guī)的規(guī)定和合同約定的條件。（2）合同變更與解除應(yīng)當(dāng)由合同當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（3）在合同履行過程中，如出現(xiàn)不可抗力、情勢變更等法定事由，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行或履行顯失公平的，合同當(dāng)事人可以依法請求變更或解除合同。五、合同的糾紛處理1.糾紛的預(yù)防（1）合同簽訂前，應(yīng)當(dāng)對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審查，避免出現(xiàn)漏洞和歧義。（2）合同履行過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定履行自己的義務(wù)，避免違約行為的發(fā)生。（3）加強(qiáng)與對方當(dāng)事人的溝通和協(xié)調(diào)，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題，避免糾紛的產(chǎn)生。2.糾紛的處理流程（1）糾紛發(fā)生后，合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行溝通和協(xié)商，尋求解決糾紛的辦法。（2）如協(xié)商不成，合同當(dāng)事人可以向合同管理部門提出申訴，合同管理部門應(yīng)當(dāng)及時組織調(diào)查和處理。（3）如糾紛仍無法解決，合同當(dāng)事人可以根據(jù)合同約定的爭議解決方式，向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。3.糾紛的解決方式（1）協(xié)商解決：合同當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)本著平等、自愿、公平、誠實信用的原則，通過友好協(xié)商解決糾紛。（2）調(diào)解解決：在糾紛發(fā)生后，合同當(dāng)事人可以申請有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解，促成雙方達(dá)成和解協(xié)議。（3）仲裁解決：合同當(dāng)事人可以根據(jù)合同約定的仲裁條款，向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁。仲裁裁決是終局的，對雙方當(dāng)事人具有約束力。（4）訴訟解決：如合同當(dāng)事人沒有約定仲裁條款或仲裁協(xié)議無效的，可以向人民法院提起訴訟。人民法院的判決具有強(qiáng)制執(zhí)行力。六、合同的檔案管理1.合同檔案的分類與編號（1）合同檔案按照合同類型進(jìn)行分類，如工程承包合同、物資采購合同、勞務(wù)分包合同等。（2）對各類合同進(jìn)行編號，編號規(guī)則為：合同類型代碼年份流水號。例如，工程承包合同的編號為：GC20X。2.合同檔案的收集與整理（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同文本及相關(guān)資料移交合同管理部門。（2）合同管理部門應(yīng)當(dāng)對合同檔案進(jìn)行整理，包括對合同文本進(jìn)行裝訂、對相關(guān)資料進(jìn)行分類歸檔等。3.合同檔案的保管與利用（1）合同檔案應(yīng)當(dāng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。合同管理部門應(yīng)當(dāng)建立合同檔案保管制度，明保證管責(zé)任和保管期限。（2）合同檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循嚴(yán)格的審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、復(fù)制合同檔案。七、合同的監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容（1）合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。（2）合同的履行情況，包括合同當(dāng)事人是否按照合同約定履行自己的義務(wù)，是否存在違約行為。（3）合同檔案的管理情況，包括合同檔案的收集、整理、保管和利用是否符合規(guī)定。2.監(jiān)督檢查的方式（1）定期檢查：合同管理部門定期對各業(yè)務(wù)部門的合同管理情況進(jìn)行檢查，一般每半年進(jìn)行一次。（2）不定期抽查：合同管理部門根據(jù)工作需要，對部分合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行抽查。（3）專項檢查：針對合同管理中的重點問題或重大項目，合同管理部門組織專項檢查。3.問題的處理與整改（1）對監(jiān)督檢查中發(fā)覺的問題，合同管理部門應(yīng)當(dāng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（2）相關(guān)部門和人員應(yīng)當(dāng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時反饋給合同管理部門。（3）合同管理部門應(yīng)當(dāng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，保證問題得到徹底解決。八、合同的風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估（1）合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對合同管理過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險等。（2）風(fēng)險識別和評估應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)的方法和工具，如風(fēng)險矩陣、敏感性分析等。2.風(fēng)險防范措施（1）針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的防范措施，如簽訂前的資信調(diào)查、合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)設(shè)計、履行過程中的監(jiān)控等。（2）建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，及時發(fā)覺和處理潛在的風(fēng)險。3.風(fēng)險的監(jiān)控與預(yù)警（1）合同管理部門應(yīng)當(dāng)對合同履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控，及時發(fā)覺風(fēng)險的變化情況。（2）當(dāng)風(fēng)險達(dá)到預(yù)警閾值時，合同管理部門應(yīng)當(dāng)及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門和人員采取應(yīng)對措施。九、合同的信息化管理1.信息化管理系統(tǒng)的建立（1）建立合同信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、自動化和規(guī)范化。（2）信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備合同登記、審批、履行監(jiān)控、檔案管理等功能。2.信息的錄入與維護(hù)（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)及時將合同信息錄入信息化管理系統(tǒng)。（2）合同履行過程中，相關(guān)部門和人員應(yīng)當(dāng)及時將履行情況錄入信息化管理系統(tǒng)。（3）合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.信息的安全與保密（1）加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（2）嚴(yán)格限制信息化管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限，經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。十、培訓(xùn)與教育1.合同管理培訓(xùn)的內(nèi)容（1）合同法律法規(guī)知識，包括《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)。（2）合同管理流程和制度，包括合同的簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的操作流程和要求。（3）合同談判技巧和風(fēng)險防范知識，包括如何進(jìn)行合同談判、如何識別和防范合同風(fēng)險等。2.培訓(xùn)的組織與實施（1）合同管理部門負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)計劃，組織培訓(xùn)師資，安排培訓(xùn)課程。（2）各業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)積極配合合同管理部門的培訓(xùn)工作，安排相關(guān)人員參加培訓(xùn)。3.培訓(xùn)效果的評估（1）培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估，評估方式可以采用考試、考核、問卷調(diào)查等方式。（2）根據(jù)評估結(jié)果，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和方法，提高培訓(xùn)效果。十一、獎勵與懲罰1.獎勵的情形與方式（1）對在合同管理工作中表現(xiàn)突出，為企業(yè)避免或挽回重大經(jīng)濟(jì)損失的部門和個人，給予表彰和獎勵。（2）獎勵方式包括物質(zhì)獎勵和精神獎勵，如獎金、榮譽證書、晉升等。2.懲罰的情形與方式（1）對違反合同管理制度，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的部門和個人，視情節(jié)輕重給予批評、警告、罰款、降職、撤職等處罰。（2）對構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.獎懲的實施程序（1）獎勵和懲罰的實施應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定進(jìn)行，由合同管理部門提出建議，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（2）在實施獎勵和懲罰過程中，應(yīng)當(dāng)堅持公平、公正、公開的原則，保證獎懲的合理性和合法性。十二、附則1.術(shù)語解釋本制度中涉及的術(shù)語，如合同、合同管理、合同主體等，其含義按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)慣例進(jìn)行解釋