非營(yíng)利組織物資采購(gòu)管理制度流程

非營(yíng)利組織物資采購(gòu)管理制度流程一、制定目的及范圍本制度旨在規(guī)范非營(yíng)利組織的物資采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，合理控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明、公正與合規(guī)。制度適用于所有項(xiàng)目和運(yùn)營(yíng)所需的物資采購(gòu)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備、材料及服務(wù)的采購(gòu)。二、采購(gòu)原則采購(gòu)工作應(yīng)遵循以下原則，以確保采購(gòu)過(guò)程的高效性和合規(guī)性。1.公正、公平、公開(kāi)，確保所有供應(yīng)商在相同條件下參與競(jìng)爭(zhēng)。2.采購(gòu)物資應(yīng)優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，申購(gòu)人與采購(gòu)人應(yīng)保持獨(dú)立。4.所有采購(gòu)行為應(yīng)遵循預(yù)算控制原則，超出預(yù)算需經(jīng)相關(guān)審批。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求確認(rèn)在采購(gòu)開(kāi)始之前，各部門(mén)需對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行充分確認(rèn)。1.1各部門(mén)需定期評(píng)估物資庫(kù)存情況，明確采購(gòu)需求并填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》。1.2采購(gòu)申請(qǐng)表需明確物資名稱、數(shù)量、規(guī)格及預(yù)算金額，并附上相關(guān)說(shuō)明。2.采購(gòu)審批采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)過(guò)初步確認(rèn)后，需進(jìn)行審批。2.1由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核《采購(gòu)申請(qǐng)表》，確保申請(qǐng)合理并符合預(yù)算。2.2經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至采購(gòu)管理部門(mén)進(jìn)行復(fù)核與備案。3.市場(chǎng)調(diào)研與詢價(jià)經(jīng)過(guò)審批的采購(gòu)需求將進(jìn)入市場(chǎng)調(diào)研階段。3.1采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，收集至少三家符合要求的供應(yīng)商報(bào)價(jià)。3.2所有供應(yīng)商的報(bào)價(jià)需詳細(xì)記錄，并附上供應(yīng)商的資質(zhì)證明文件。4.價(jià)格評(píng)估與核價(jià)在收集報(bào)價(jià)后，進(jìn)行價(jià)格評(píng)估。4.1采購(gòu)管理部門(mén)需對(duì)比歷史價(jià)格與市場(chǎng)行情，確保報(bào)價(jià)合理。4.2根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商，并記錄核價(jià)結(jié)果。5.最終審批與采購(gòu)決策經(jīng)過(guò)價(jià)格評(píng)估后，需進(jìn)行最終審批。5.1將最終選擇的供應(yīng)商及報(bào)價(jià)情況匯總，形成《采購(gòu)決策報(bào)告》。5.2報(bào)告需提交至組織負(fù)責(zé)人審核，獲得批準(zhǔn)后方可進(jìn)行采購(gòu)。6.采購(gòu)執(zhí)行審批通過(guò)后，進(jìn)入采購(gòu)實(shí)施階段。6.1采購(gòu)人負(fù)責(zé)向批準(zhǔn)的供應(yīng)商下單，并確認(rèn)交貨時(shí)間及方式。6.2物資到達(dá)時(shí)，采購(gòu)人需組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)物資數(shù)量及質(zhì)量符合要求。7.入庫(kù)與記錄驗(yàn)收合格的物資需及時(shí)入庫(kù)并記錄。7.1相關(guān)人員需填寫(xiě)《入庫(kù)單》，并將其存檔，確保采購(gòu)記錄的完整性。7.2所有采購(gòu)單據(jù)（如發(fā)票、收據(jù)）需進(jìn)行整理，備齊后交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。8.報(bào)銷與財(cái)務(wù)處理完成采購(gòu)后，及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷。8.1采購(gòu)人需在物資到達(dá)一個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷申請(qǐng)，逾期將不予受理。8.2財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，依據(jù)相關(guān)憑證進(jìn)行報(bào)銷處理。9.采購(gòu)檔案管理所有采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，需建立詳細(xì)的檔案管理。9.1采購(gòu)人需將《采購(gòu)申請(qǐng)表》、《采購(gòu)決策報(bào)告》、《入庫(kù)單》及發(fā)票等文件復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)部門(mén)存檔，另一份由采購(gòu)部門(mén)保存。9.2定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行審核與整理，確保信息的準(zhǔn)確性和可追溯性。四、特殊采購(gòu)流程在特定情況下，采購(gòu)流程可能有所調(diào)整。1.應(yīng)急采購(gòu)：針對(duì)突發(fā)事件，需迅速采購(gòu)物資。應(yīng)急采購(gòu)可由應(yīng)急小組直接決定，無(wú)需經(jīng)過(guò)常規(guī)詢價(jià)流程。采購(gòu)后需及時(shí)向組織負(fù)責(zé)人報(bào)告情況，并補(bǔ)充相關(guān)材料。2.集中采購(gòu)：涉及多個(gè)部門(mén)共同需求的物資，需集中采購(gòu)。各部門(mén)需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交《集中采購(gòu)申請(qǐng)》，由采購(gòu)管理部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)。通過(guò)集中采購(gòu)，能夠提高議價(jià)能力，降低采購(gòu)成本。3.年度采購(gòu)：對(duì)于有計(jì)劃的物資采購(gòu)，需提前制定年度采購(gòu)預(yù)算。各部門(mén)需在年度初提交預(yù)算申請(qǐng)，包含年度內(nèi)的物資需求計(jì)劃。采購(gòu)管理部門(mén)需根據(jù)預(yù)算安排，定期進(jìn)行集中采購(gòu)。五、采購(gòu)紀(jì)律與監(jiān)督機(jī)制建立采購(gòu)紀(jì)律與監(jiān)督機(jī)制，以保證采購(gòu)過(guò)程的公正性與合規(guī)性。1.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程，任何環(huán)節(jié)不得隨意更改。2.采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的饋贈(zèng)或回扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴(yán)肅處理。3.組織應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審查，確保流程執(zhí)行情況符合規(guī)定。六、反饋與改進(jìn)機(jī)制在實(shí)施過(guò)程中，需建立反饋與改進(jìn)機(jī)制。1.通過(guò)定期召開(kāi)采購(gòu)工作會(huì)議，收集各部門(mén)對(duì)采購(gòu)流程的意見(jiàn)與建議。2.采購(gòu)管理部門(mén)需定期評(píng)估采購(gòu)流程的有效性，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化。3