秘書工作手冊

秘書工作手冊

實用經(jīng)典一一秘書工作手冊

目錄

前言2

第一章秘書必備的素質(zhì)4

第二章秘書的重要職業(yè)技能5

第一部分日常事務(wù)處理5

電話、傳真、郵件、文件管理、名片

第二部分日程安排9

總體日程安排10

出差日程安排12

會議安排18

媒體采訪24

大型活動28

突發(fā)來訪接待32

第三部分溝通與協(xié)調(diào)34

內(nèi)部溝通34

外部溝通34

秘書應(yīng)具備的禮儀35

秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)37

第四部分文字支持39

第五部分會議支持42

2

在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。

秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導的左

膀右臂，是領(lǐng)導與公司上下保持溝通的橋梁，為此，他們必須全心全

意并準確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價值。優(yōu)秀的秘

書會使人想到干練、精明、繁忙的處事作風，聯(lián)想到待人接物時彬彬

有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……無論

如何，秘書這個詞會讓許多正準備從事這個職業(yè)的人們有著太多的想

像。然而，秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，

這是被很多人忽略的。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐

大的隊伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜

事項的處理。在領(lǐng)導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，

自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時我們需要扮演

更多角色,，以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導需要。別看都是秘書，但由于所服

務(wù)的對象不同，各部門性質(zhì)不同，其所進行的工作任務(wù)也必然存在著很

大差異，但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì)，這在共性的尋找上

為我們提供了依據(jù)。事實上有很多相似的工作不同之處只是因為事件

輪廓上的差別，本質(zhì)上都是可以歸于一類的。無論什么時候，謹慎認

真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求

在尊奉這一理念的基礎(chǔ)上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。因此,

什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會得到領(lǐng)

導的認可，在聯(lián)想，不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什

么呢？這些是我們一直以來需要探索的問題，也就是這此些思想火花

3

碰撞出我們最初編寫本手冊的想法。

我們??作為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領(lǐng)導日

常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业?/p>

了一些適用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗和技巧，在處理許多類

似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一

一收集，在經(jīng)過了反復總結(jié)和提練、否定和借鑒的過程后，己將其做

成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。我們相

信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下;為聯(lián)想，為我們

的事業(yè)未來的發(fā)展進行一番奮斗后，我們定會做出成績.我們迫切地相

想早日讓這本小冊子與大家見面，希望它能為同行們的工作中提供方

便快捷的參考之用，同時我們非常愿意將這些經(jīng)驗和技巧共享出來和

大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領(lǐng)導和

專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補己之短。

秘書手冊適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個聯(lián)

想人關(guān)于行政方面的指導。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，

在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支

持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限,

不妥之處請及時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。這本手冊隨

著工作需要我們還將不斷補充完善，使手冊真正能夠成為一部聯(lián)想秘

書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。

4

第一章秘書必備的素質(zhì)

一、職業(yè)化秘書的標準:

r敬業(yè)精神r正直一公平，堅妙既定政策和原則

r表率作用r誠實一實事求是

r領(lǐng)導風范r敬業(yè)一以工作為榮，設(shè)定高的工作水*

r業(yè)務(wù)能力r守信一不失妁、不違妁、不食言、不泄密

r指揮與控制能力r勤奮一努力工作，不斷學習

r合作精神r有序一利落.有條不痛

r學習與創(chuàng)新能力r高效一追求效率和效益

r知人善任的能力r可靠一按約定完成工作，保質(zhì)、保置、及時

r對待意見與批評

r大局觀

二、秘書的職業(yè)態(tài)度

r主動性(Initiative)

r適應(yīng)性(Flexibility)

r團隊精神(Teamwork)

r尊重他人(RespectforPeople)

r創(chuàng)新精神(Creativity)

r堅持原則(UncompromisingIntegrity)

5

r服務(wù)與貢獻(Service&Contribution)

r認同與分享(Sharing)

r雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)

r溫柔的心和自省

第二章秘書的重要職業(yè)技能

第一部分：日常事務(wù)處理

一、撥打/接聽電話的程序和技巧

1、打電話前的準備

?準備好電話記錄本和筆

?把要與對方說明的事情、內(nèi)容的順序簡單列在記事本上，并逐一核對無遺漏。

?準備好通話時需要的文件資料。

?查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。

2、正式撥打電話：

?撥通電話后，確認對方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說：“你好！我是

聯(lián)想電腦公司**部**J

?如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達。

?如告知對方的內(nèi)容較復雜，應(yīng)主動提醒對方做好記錄

?逐一將事情說明，注意語言簡明、準確；

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話，

3、接聽電話

6

?3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**

?判斷WHO,分以下幾種情況：

來電人總經(jīng)理可接電話時總經(jīng)理不在時

員

直接直接轉(zhuǎn)入記錄留言

上級如事務(wù)緊急，記錄上級

及平電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回

級電。

問清事情梗概,轉(zhuǎn)接問清梗概，如不緊急，

內(nèi)直接時向總經(jīng)理說明梗記錄下來轉(zhuǎn)告總經(jīng)理

部下屬概后轉(zhuǎn)入如事情緊急，告知總經(jīng)

理聯(lián)系方法。

問清事由，如需要，

普通

轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可

員工

視情況處理

問清概要，向總經(jīng)理記錄留言

重要

說明后，然后轉(zhuǎn)入如事務(wù)緊急，記錄上級

且緊

電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回

夕1密

電。

部

重要問清概要，向總經(jīng)理記錄留言，向總經(jīng)理匯

但不說明后，依總經(jīng)理指報。

緊密示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入

不重問清概要，酌情處理

要且

不緊

密

?若通話內(nèi)容較復雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當將要點重復一便，以免遺

漏或有偏差。

?通話結(jié)束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。

4、通話技巧：

?日常禮貌用語：

詢問對方時，可用:“請問您哪里？”、“請問您怎么稱呼？請問有什么事？”

等

?對總經(jīng)理直接領(lǐng)導、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟

悉，達到聞其聲知其人，并及時予以轉(zhuǎn)接。

?如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳

達的事再重復一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。

?如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”

或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示

總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。

?如遇總經(jīng)理不愿接聽對方電話，則可用委婉的語氣：“實在抱歉，**總經(jīng)理

這是不知上哪去了，我見到他時再給您回個電話；如果您方便的話，能否讓

我轉(zhuǎn)達您的事情？”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。

8

?在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉(zhuǎn)接；

也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也

可達到目的。

?在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。

?如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不

起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。

?如一個未完又來一個，應(yīng)視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先

講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。

?整理電話留言，在總經(jīng)理回來后匯報相關(guān)信息。

二、傳真

1、將傳真分類：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人

B、由秘書本人回復

?使用電腦公司標準CI格式

?遵守公文寫作規(guī)范

?保密文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送

后再與對方確認。

?需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍

?務(wù)必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。

2、必要的傳真分類存檔

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三、郵件

1、根據(jù)郵件類型（如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報

告/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等）或按具體項目設(shè)置子文件夾。

2、將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：

1）需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復郵

件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。

?以總經(jīng)理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；

?以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內(nèi)容為總經(jīng)理授意。

2）由秘書來待為處理的：

A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責人；B、由秘書本人回復

3、如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對

方未能及時查看，需電話說明。

4、需要總經(jīng)理審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負責回復或傳達；

5、重要郵件及時進行存檔

四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第33-36頁）（附文件處理流程）

1、閱讀文件，判斷是否應(yīng)由總經(jīng)理處理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)

容表述是否清晰、完整，

2、對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要

背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理

3、按總經(jīng)理批改意見復印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事

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情進行追蹤，反饋結(jié)果C

4、必要文件進行存檔。

注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)及時譯出

五、名片

1、分類：可根據(jù)總經(jīng)理業(yè)務(wù)情況分類，如公司類型、客戶類型、地域等；

2、存放：

?名片盒

?錄入到NOTES通訊錄中（更易查找，但需要錄入時間）

3、應(yīng)準備一名片夾，存放與總經(jīng)理聯(lián)系緊密且重要的人員名片，并保證查

找時方便快捷。

第二部分日程安排

控制日程，意味著你與總經(jīng)理一起有序工作。

“日程安排”是指時間排定的領(lǐng)導工作計劃，是領(lǐng)導工作量、工作效率、工

作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。秘書的職責是當好“管家”

按日程安排為領(lǐng)導做好各種必要的準備，并提醒領(lǐng)導實施。本文將從總體日程

安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以

詳細說明并提供文字模版，希望能給大家的工作提供參考。

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日程是領(lǐng)導的工作質(zhì)量，工作效率-工作成果的一種體現(xiàn)，而規(guī)劃、安排

領(lǐng)導的工作日程是秘書的一項基本工作。這項工作看似簡單，但卻十分重要，

它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)

理一起進行有序的工作。作為秘書一定要細心觀察領(lǐng)導的工作習慣和做事風格,

調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導的工作節(jié)拍。在沒有達成默契的情況下，

最好在合作之初與領(lǐng)導做一次深入溝通，準確了解領(lǐng)導的要求、需求，并對可

能會遇到的一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪墊。此

外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得

出的經(jīng)驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不

僅提高了自己的工作水準，同時也對領(lǐng)導的工作效率起到了間接地促進作用。

一、總體日程安排

領(lǐng)導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、

出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類。而秘書的通常做法是

將有計劃的事情預先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事

件C

（一）總體原則：

A了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習慣、身體狀況，

?優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應(yīng)其工作

節(jié)拍；

?了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)總經(jīng)理的業(yè)務(wù)進展情況，留意近期

的工作興奮點;

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A對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；

A明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安

排處理；

A定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成

共識，以利工作開展；

A注意日程安排的時間松緊，適當安排；

（二）經(jīng)驗與技巧

A周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；

A在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出

整理思路的時間；同時預留時間處理日常事務(wù)；

A根據(jù)總經(jīng)理習慣留出適當固定時間閱讀報刊資料及其他信息；

A對于總經(jīng)理的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每

日安排相對固定時間與總經(jīng)理核對日程，保證秘書與總經(jīng)理日程表內(nèi)容一致；

A不要代替領(lǐng)導做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約

酌情處理；

A控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；

A掌握近期要回避的人物；

月/周計劃安排模版

A可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可;

A也可按照總經(jīng)理習慣，自行制作日程表；

二、出差日程安排

做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的

一項工作。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉

快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)。

（一）國內(nèi)出差

?出差前：A確定出差目的和日期；

A確認總經(jīng)理出差陪同人

A與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐

安排、所到地地址、需

要的路程時間、接待人員等信息。）

A確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店

（選擇總經(jīng)理習慣的酒

店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人

的聯(lián)系方式）；

A完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見

范例）。

A根據(jù)總經(jīng)理的習慣，準備出差用物品（見物品攜帶表）。

A擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出

郵件和復印件（財務(wù)部

等）。（見范例）

?出差中A在第一時間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權(quán)人

及其它相關(guān)人員。

14

A根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進展情況;

A配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。

A根據(jù)情況及時與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時調(diào)整日程安排；

。出差后A及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展；

A出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)

人員或存檔；

A向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。

A各種差旅費用報銷；

A跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；

（二）國外出差

出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下

幾點：

A根據(jù)公司最新業(yè)務(wù)情況準備PRESETATION（中/英文），與對方確認演示設(shè)

備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。

A機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好

的機型；

A注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；

A根據(jù)客人的級別和國家風俗習慣準備禮物；

A準備當?shù)氐牡貓D及國家風情資料；

A確認對方還是我方提供翻譯服務(wù)；

A回國后向邀請方致謝。

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（三）陪同出差

陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面

介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：

A登機前，為總經(jīng)理辦理機場建設(shè)費購買、機票換票及各種登機手續(xù)；并再次

確認接車人；

A到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電

話及時告知總經(jīng)理；

A每日及時核對本日及第二天的日程安排；

A提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐；

A根據(jù)當天的日程安排落實車輛；

A及時提醒并事先落實各項安排；

A攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫⒉稍L提綱）；

A注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導、合作伙伴、媒體記者）

A著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止；

A出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報

銷、資料整理。

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附件一：出差物品攜帶表

名片若日程表

干

證件（身份證、護照、港筆記本電腦和ppt

澳通行證、邊防證等）（保存在桌面）、2張

ppt備份軟盤

往返機票（將保險費保留書面講話稿及素2份

在秘書手中）材

活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通

訊錄

準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一

支彩色筆

禮品*包應(yīng)急藥及常用藥

裝品

附件二：授權(quán)書模版

文件編號OURREF..LCS-DTB?60023-99篙瀘期2。。。.6.14

文件類別CATEGORY:通知

17

擬文人FROM：—[RIFIED?核〃批準APPROVED:

臺式電腦事業(yè)部、筆記本事業(yè)部、軟件事

收文人全體人員收文部門TO(DEPT):

TOi業(yè)部、服務(wù)器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部

抄送CC：總裁室、企劃部秘書處、財務(wù)…附件ATTACHMENT：//

□傳閱區(qū)1閱后存檔口保密俁密期限□其他〃□頁數(shù)1

CIRCULARALINGCONFIDENTIALTERMOTHERSNO.OFPAGES

授權(quán)通知

電腦公司副總裁…在2000年6月15日?16日期間

因公外出，此期間將臺式電腦事業(yè)部資材、質(zhì)控、經(jīng)營

管理等相關(guān)簽字權(quán)授予副總經(jīng)理…，臺式電腦事業(yè)部其

他相關(guān)財務(wù)及文件審批授權(quán)予常務(wù)副總經(jīng)理…，除臺式

電腦事業(yè)部外其他事業(yè)部系統(tǒng)相關(guān)財務(wù)簽字及文件審批

委托副總裁…處理。

特此通知

2000.6.14

附件三：國內(nèi)出差日程范例

劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排(4月25?27日)

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時間日程地點備注

17：北京一機場接機人：—

425深圳1360

月CA1305,入住新世紀酒

2店

5該車在深圳期間隨行

日

21：夜宵自行安排

30

411：嘉利會新世紀酒嘉利參加人：何焯輝、譚

月30面及午店上海餐永雄、

2餐廳寧波廳鄧秉覺

6聯(lián)想：、

日議題：嘉利最新情況通報

對方聯(lián)系人：鄧秉覺

13：出發(fā)前往EMCoffice、?…陪同前往

20

19

14：EMC會面深圳沙頭聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、?/p>

00角保稅區(qū)

21-23棟北、

座EMC參加人：總經(jīng)理

余昭信

副總經(jīng)理

陸楊

業(yè)管處經(jīng)

理張界楊

技術(shù)處協(xié)理

郭宗欽

研發(fā)部經(jīng)理張

濱

會面安排：.

14:00-15:00雙方公司

介紹交流

15:00~16:00參觀工廠

16:00-17:00產(chǎn)品研討

（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）

及未來業(yè)務(wù)合作磋商

17：返回新世紀，梁青陪同

20

20

18：晚餐新世紀酒美國國家半導體：李彬及

00店餐廳隨行人員

聯(lián)想：■■■■、—-

414：東莞金深圳長安金和參加人：總經(jīng)理董

月00和涂料鎮(zhèn)沙頭南合枝

2有限公區(qū)（地圖附,生產(chǎn)經(jīng)理

7司會面后）董博霖

0嘉利廠參加人：采購部主

管黃寶球

工程總

監(jiān)鄧秉覺..

聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸?、—?/p>

議程安排：.

14：00-14：05雙方介紹

14：05-14：25金和介紹

（工廠歷史、油漆種類、

生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)

鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）

14：25-14：55雙方討論

14：55-15：25參觀金和

新廠

21

15：瑞和塑深圳長安15：35-15：40聯(lián)想與瑞

35膠五金鎮(zhèn)沙頭南和人員互相介紹

電子廠區(qū)15：40-16：10參觀瑞和

工廠

16：10-16：25機動

16：25前往機場，車程約

30分鐘

17：CA1303--安排接機

40深圳

—北京

隨行及重要聯(lián)系電話：——

附件四：國外出差日程安排表

…執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）

訪問時間主要活動地點備注

17：50——20：40北京一漢城KIMPOL（；商事MrJ.S.PARK等

7Airport在機場左邊出口舉牌接

月（Tel:0193367896）

1421：00——21：30到達酒店辦理入住下榻處：HolidayinSeoul（佳樂）

日（因通訊不便，LG商事提供一部手機HolidayinnTel:82—02—7179441

在漢城期間使用，號碼為：0192335098SeoulFax:82—02—7159441

22

8：009：00與LGLCD部B.KwonA.President及Holidayinn

LG商事K.M.Ahn/Sr.MGRU.S.ParkSeoul

共進早餐及會談or

LGTwin

9:0()——12：30前往LG位于龜尾的LCD廠Towers路程：3小時

712：3013：20與LGLCD負責人午餐中餐

月13：2014：40參觀及會談(陪同及參加者:LGLCD龜尾

廠總經(jīng)理Mr.K.S.Park/Exe.Director^主持人：Mr.K.S.Park

15LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、

J.S.Park)

日

14：4016t40前往LG電子位于平澤的CDROM廠

路程：3小時

16：4018：00參觀及會談(陪同及參加者：LG電子

Mr.M.H.Park/SnDirector主持人：Mr.M.H.Park

Mr.J.H.Cheng/(kM(；R

LG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR>J.S.Park)

訪問時間主要活動地點備注

718t0019：30與LG電子人員共進晚餐平澤

月

1519：3021：00回酒店

日

8：009：20自酒店前往三星電子LCD工廠所在地七星

(Kiheung)聯(lián)絡(luò)人：MnJ.Y.Park

9:3010:00高層領(lǐng)導見面（LCDMarketingTel:82—02—7507313

W.H.Hong/Sr.MGR＞崔敏洙先生等）

10：3010：50…作聯(lián)想電腦公司及產(chǎn)品的介紹

10:5011：20針對相關(guān)問題進行會談

11：20——11：50參觀

7lit50——13：00與會者共進午餐

月13:0()14：00乘車前往LG總部

23

16

14：30——17：00會談(參加者：LG商事LG總部聯(lián)絡(luò)人:LG商事Mr.J.S.Park

日D.H.KangA'.President

LG電子

17：00——17：30M.H.Park/Exe.Dircctor等)Holidayinn

Seoul

回酒店休息

19:00——21:00主持人:Mr.D.H.Kang

與LG商事人員共進晚餐

(D.H.KangA,.President、

K.M.Ahn/Sr.MGR

Y.H.Kim/Sr.MtJR)

訪問時間主要活動地點備注

10t00—18:00參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀漢城市區(qū)及陪同人：導游、

7月光游覽近郊LG商事Mr.J.S.Park

17（17日為韓國國慶日）

日18:00—19：00

酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機場自酒店到機場約40分鐘路程

21：4022：40

漢城——北京

三、會議安排

召開和參加會議是總經(jīng)理的主要工作方式之一。組

織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工

作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是秘書組織工作能力

的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。保證會議順

利的舉行，需要多方面的準備工作。這就需要秘書是八

面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責任心，

沉著應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議

分別介紹。

24

（一）內(nèi)部會議安排

?總經(jīng)理主持的會議

確I定會議

N

整理會Y

十匕

NT

V

注意事項：

A會前與GM及相關(guān)部門負責人明確會議內(nèi)容、議程

和參加人；

A綜合考慮各種因素（如GM全天日程安排），安排會

議地點及時間；

A下發(fā)會議通知后，確認參會人是否己收到通知，對

特別重要的參會人，可通過電話確認；

A會中協(xié)助放映PPT,并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機

應(yīng)變；

A對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；

?總經(jīng)理參加的會議

Eqr3迂立口

注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排.

（二）外部會面安排

?總經(jīng)理主持的外部會面

?接受會會請求>NQ婉拒或該請他

人注意：講明原因，以

免對方誤解

注意：在收到會面請求時，經(jīng)與部門相關(guān)負責人及GM商討決定,

同時提供背景材料以供GM做出判斷

IY

與對方確認時間、

地點、人員、I議程,

并落實我方人員、地點

擬定meetingagend^修改

（中英文標準版、及業(yè)為回顧）

27

發(fā)會議通知，

并落實參會人員

I會前準備生作

會中達成共識的

跟蹤反饋

T

I結(jié)費

注意事項：

?綜合考慮各種因素，選擇合適的會面地點、預定會議室；

?注意準備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；

?會前與對方溝通是否需準備翻譯，如需要，提前確認；

?根據(jù)來訪公司的習慣及來訪者的級別準備禮物；

?在與來訪公司溝通中確認是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送

時間，并通知對方確切的會面時間及地點；

?考慮是否需要在會面時錄音或拍照，并提前準備；

?如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀陪

同人;

28

?會前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負責人與總經(jīng)理

溝通洽談事宜；

?在會前擬制meetingagenda（見模版）

?在制作PPT時根據(jù)各部門情況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注

意內(nèi)容的及時更新，并根據(jù)來訪者需求制作中/英文；

一初次會面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；

一再次會面應(yīng)注意：有針對性的業(yè)務(wù)回顧（可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資

料）。

?幫總經(jīng)理準備名片，并提醒會面時攜帶；

?提前30分鐘進行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對待客人

謙和有禮的態(tài)度；

?提醒總經(jīng)理參會，在GM同意后陪同參會，參會中協(xié)助放映ppt,并

關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應(yīng)變，靈活處理各種情況；

?會面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀

器設(shè)備；

?總經(jīng)理參加的外部會面

總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會面，秘書的工作可能就不像前面介紹的那

樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點:

29

N

回復對方

關(guān)注對方

〃口4n

在會面前

土曰.而日ru

30

注意事項：

?會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料；

?會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意

把握出發(fā)參會時間；

?對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反

饋；

外部會面會議備忘模版

GuestMeetingTable

GuesfsCompany:AMD

GuesfsNameandPositionLegend'sParticipantandPosition

Mr.HectordeJ.RuizMr.

COOVicePresidentofLegend

Computersystem

Mr.RaymondLeeGeneralManagerofDesktop

V.PofAsiaSales&businessDivision

Mr.

MarketingVicePresidentofLegend

Computersystem

GeneralManagerofNotebook

Mr.KelvinKwokbusinessDivision

SalesDirectorofAsiaMr.

GeneralManagerofMaterial

Mr.ThomsonChanManagementDivisionofDTB

MarketingDirectorMiss.

ManagerofMaterial

ofAsiaManagementDivisionofDTB

Mr.

Mr.PerryChanInterpreter

31

CountryManagerof

China

Mr.JackLee

AssistantSales

Manager

AppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2000

Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystems

Limited

MeetingAgenda:

>15:00-15:05Introduction

>15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)

>15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)

>15:30-15:45Legendupdate(Mr.)

>15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDand

Legend

四、媒體采訪

32

總經(jīng)理總經(jīng)理秘書品牌市場部

33

34

媒體采訪流程說明:

1、接受采訪

?聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安

排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；

35

對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解;

應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時可幫助對方聯(lián)系品推接口人；

.從品推得到采訪提綱；

?將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；

.對總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排

在一起；

對總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要

時可幫助品推人員進行溝通聯(lián)絡(luò)。

2、采訪準備（采訪前一周）

?落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系；

.配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對

于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時更新；

?了解記者需求并進行準備：

對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應(yīng)該

注意；

有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者

提供；

對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準備電子版和打印版；

3、采訪準備（采訪前一天）

?幫助總經(jīng)理準備好采訪提綱和問題答案；

.對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；

.如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；

如果采訪在公司外進行要事先定車;

36

如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源;

4、采訪當天

.采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；

?如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；

到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；

.如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；

.如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地；

如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對

方是否需要其它背景資料；

安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；

送記者離開，并了解播出或見報時間；

5、采訪結(jié)束

?與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；

?通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；

必要時可通知公司全體或部門員工收看。

注意事項：

?對記者的界面要非常友好。

37

五、大型活動

（一）陪同總經(jīng)理參加的大型活動:

總經(jīng)理秘書總經(jīng)理

序\

38

接

受

活

一

活

動

前

活

動

-活

動

明：

流程說

型活動

加的大

經(jīng)理參

陪同總

邀請

活動

接受

1、

；

意見

經(jīng)理