文件管理制度

廣州XX化妝品有限公司文件編號(hào)版本A/0擬制部門人事行政中心生效日期20XX年5月10日文件類別制度頁碼4/5PAGEPAGE4文件管理制度流程圖序號(hào)流程責(zé)任人使用表單作業(yè)內(nèi)容1文件制定/修改申請(qǐng)文件制定/修改申請(qǐng)文件編寫與研討文件發(fā)行/回收文件處理OKNG文件編碼審批各部門負(fù)責(zé)人各部門新增、修改文件時(shí)填寫《聯(lián)絡(luò)單》經(jīng)部門經(jīng)理簽名后向人事行政中心申請(qǐng)。2各部門負(fù)責(zé)人各部門負(fù)責(zé)人主導(dǎo)文件的編寫、研討，并將研討后的文件電子檔移交人事行政中心3人事行政中心人事行政中心負(fù)責(zé)所有文件的編碼和版本及內(nèi)容的修訂工作4各部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理人事行政中心根據(jù)《文件制定、修改審批權(quán)責(zé)區(qū)分表》進(jìn)行文件各級(jí)別的報(bào)批5人事行政中心《聯(lián)絡(luò)單》、《文件發(fā)放登記表》人事行政中心將審批通過的文件存檔并下發(fā)6人事行政中心人事行政中心每年的6月和12月分別對(duì)文件進(jìn)行一次大的復(fù)查工作文件管理制度1.0目的規(guī)范文件的制定、審核、批準(zhǔn)、更新、存檔、處理等流程，使制度文件的規(guī)定在有效的執(zhí)行2.0適用范圍適用于公司管理系統(tǒng)有關(guān)文件與記錄。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理：管理系統(tǒng)文件的頒布。3.2人事行政中心：負(fù)責(zé)文件編碼、發(fā)放、更新、存檔。3.3文件制定、修改審批權(quán)責(zé)區(qū)分表文件類型制定審核核準(zhǔn)使用人員一級(jí)文件公司目標(biāo)總經(jīng)理全公司部門目標(biāo)部門經(jīng)理部門經(jīng)理總經(jīng)理相關(guān)部門管理手冊(cè)各部門經(jīng)理部門經(jīng)理主管以上人員二級(jí)文件管理文件主管以上級(jí)別部門經(jīng)理總經(jīng)理組長(zhǎng)以上人員三級(jí)文件作業(yè)指導(dǎo)書，控制卡部門主管部門主管部門經(jīng)理技術(shù)員、作業(yè)員、品管員等四級(jí)文件記錄表格以實(shí)際情況定相對(duì)應(yīng)人員4.0程序文件、規(guī)章制度編碼原則流程、制度編碼流程P制度I控制卡KA部門代碼部門部門代碼部門部門代碼公司代碼ZF品質(zhì)研發(fā)中心Q總經(jīng)理G設(shè)計(jì)開發(fā)中心S人事行政中心R制造中心Z財(cái)務(wù)中心C稽核J營(yíng)銷中心Y4.1作業(yè)流程/指導(dǎo)書的編號(hào)原則ZF…… P……流水號(hào)作業(yè)流程代碼部門代碼公司代號(hào)碼4.2管理類文件ZF…… I……流水號(hào)管理類文件代碼部門代碼公司代碼4.3控制卡類文件ZF…… KA……流水號(hào)控制卡類文件代碼部門代碼公司代碼4.4管理文件、規(guī)章制度表單編碼原則：ZF… … …流水號(hào)+版本流水號(hào)部門流程(制度)公司代號(hào)碼5.0文件的制定、發(fā)行、存檔5．1文件的制定或修改權(quán)責(zé)部門在制定或修改前需填寫《聯(lián)絡(luò)單表》，經(jīng)審批后，移交人事行政中心對(duì)其格式、書寫規(guī)范進(jìn)行核對(duì)，人事行政中心統(tǒng)一編碼，然后將審批后的文件修改為新版本（各文件版本以A0、A1…….以此類推）經(jīng)批準(zhǔn)后發(fā)至相關(guān)部門登記《文件發(fā)放登記表》并歸檔，如舊版文件需下檔回收并作廢。5．2一、二、三級(jí)文件發(fā)行時(shí)，由人事行政中心在文件每頁加蓋“受控文件”的紅色印章，部門負(fù)責(zé)人需在《文件發(fā)放登記表》簽字。5．3所有廢止文件加蓋紅色“作廢章”，此文件由人事行政中心根據(jù)保存期限進(jìn)行保存。5．4人事行政中心每周更新一次《文件目錄一覽表》。6．0文件的借閱、增補(bǔ)發(fā)6．1相關(guān)部門需要借閱公司受控文件時(shí)，借閱部門需到人事行政中心登記并領(lǐng)取所需文件，使用完畢后及時(shí)歸還人事行政中心。6．2當(dāng)文件遺失、破壞或需要增發(fā)時(shí)，各部門不得借用他人的文件復(fù)印，需填寫《聯(lián)絡(luò)單》，經(jīng)部門主管審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后到人事行政中心辦理簽領(lǐng)手續(xù)。7.0違規(guī)責(zé)任7.1對(duì)所發(fā)之受控文件各相關(guān)部門需妥善保存，所有蓋受控印的文件不允許復(fù)印，一旦發(fā)現(xiàn)復(fù)印人員和使用人員各捐款10元/份；7.1