長沙佳士食品貿(mào)易有限公司財務收支審批流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計長沙佳士食品貿(mào)易有限公司財務收支審批流程設計1公司簡介長沙佳士食品貿(mào)易有限公司（以下簡稱“佳士食品”）是一家專注于休閑食品、優(yōu)質水果、生鮮冷鏈批發(fā)服務、加工分裝的專業(yè)品牌連鎖運營公司。地址在長沙縣黃心大道345號，注冊資本為800萬元，公司現(xiàn)有員工23人，2020年實現(xiàn)銷售年收入1890萬元。公司經(jīng)過九年的奮斗飛速發(fā)展，公司業(yè)務遍布湖南各大城市包括長沙、常德、張家界、永州、邵陽、郴州、吉首等14個地州市。目前，公司下設四部一室：銷售部、采購部、財務部、倉儲部、辦公室。辦公室兼人事考核等管理工作。公司的組織結構圖具體如下圖1-1所示：圖1-1公司組織結構圖2公司財務收支的現(xiàn)狀2.1公司費用報銷審批流程長沙佳士食品貿(mào)易有限公司費用報銷流程見下圖：圖2-1費用報銷流程圖以上可見，長沙佳士食品貿(mào)易有限公司人員數(shù)量較少，但費用報銷審批的流程過于繁瑣，不利于費用及時報銷。2.2公司應收賬款的現(xiàn)狀表2-1佳士食品近幾年銷售收入與應收賬款的情況表單位：萬元年份201520162017201820192020銷售收入142014501478150015201550應收賬款370387435486502532占比率（%）26.06%26.69%29.43%32.40%33.03%34.32%由表2-1可知，應收賬款占銷售收入的比率逐年上升，回籠資金速度慢，易導致資金鏈斷裂，不利于公司的發(fā)展。2.3公司固定資產(chǎn)采購審批流程佳士食品固定資產(chǎn)采購的審批流程是先由部門填寫固定資產(chǎn)采購申請單，再由總經(jīng)理審批，總經(jīng)理審批后讓采購部采購，最后由出納付款。審批流程如下圖2-2:圖2-2佳士食品固定資產(chǎn)采購審批流程圖3公司財務收支存在的問題3.1費用報銷不及時長沙佳士食品有限公司仍然選擇的是線下報銷方式，每次報銷時都需要報銷人員手工填寫報銷單據(jù)，并交由報銷人所在部門經(jīng)理審核，再報給會計人員審核，并填制付款單，總經(jīng)理審批后，則報銷成功。由于公司采用線下報銷模式，必須經(jīng)過每個部門領導逐一審核簽字，時間耗費大，程序較為復雜，易造成大量工作的積壓，報銷不及時。此外，因為報銷程序的繁雜多變，讓相當一部分領導的簽字淪為了例行公事，讓這些簽字失去了一定的制約能力，還因為其造成了工作積壓，不利于公司決策者對企業(yè)過去、現(xiàn)在以及未來的情況做出評價，嚴重影響了對公司的預測，大大增強了公司的壓力。報銷中一旦出現(xiàn)問題，易導致各部門相互推卸責任，職責分工不明確，這樣不利于公司團結協(xié)作能力的培養(yǎng)及公司長遠發(fā)展。3.2應收賬款資金回籠速度慢表3-1應收賬款賬齡分析表單位：萬元客戶名稱欠款時間2020年銷售額付款總額欠款總額30天90天180天360天360以上百花超市3.26.4100.49532429雄旺超市4.75.2817.10451035紅日公司2.314.52091153.821736.82易鑫公司026.5307.1059.4325.833.63天放公司0.81150.66.940.31624.3由表可知，佳士食品公司360天以上的應收賬款占比較大，經(jīng)與客戶溝通，得知紅日、百花等超市的經(jīng)營業(yè)務受到新冠疫情的影響，目前資金周轉方面較為困難，導致無法支付前期的購貨款。公司應該反思在賒銷產(chǎn)品時，沒有對客戶進行深入了解以及對客戶的信用問題進行調查，從而造成拖欠貨款的問題，此外催款力度有時不到位，造成部分貨款未能及時收回，甚至可能出現(xiàn)因購買商破產(chǎn)，貨款無法收回的情況。長此以往發(fā)展下去，公司資金周轉將會發(fā)生不可逆轉的困難。3.3固定資產(chǎn)審批流程不完善佳士食品固定資產(chǎn)采購的審批采用的是“一支筆”的審批制度，公司的固定資產(chǎn)采購由采購員根據(jù)訂單要求（或者個人意愿）選擇供應商、詢價、議價、訂購，交由總經(jīng)理審批，采購流程完全由總經(jīng)理一人監(jiān)督審核，可能存在舞弊風險。4公司財務收支審批流程設計4.1費用報銷審批流程針對長沙佳士食品有限公司費用報銷審批流程中存在的問題，可以從以下兩個方面加以完善：一是采用線上報銷模式，簡化費用報銷的審批流程；二是明確職責分工。4.1.1簡化費用報銷審批流程本公司因為費用報銷流程過于繁瑣，現(xiàn)已采用線上網(wǎng)絡（分貝通）進行報銷，以便于減輕公司費用報銷的壓力，增強公司辦事效率，提高財務入賬的及時性。圖4-1線上費用報銷流程圖4.1.2明確崗位職責需要正確填寫報銷單并附上相關的單據(jù)，報銷者應對自己報銷事項的真實性、及時性負責報銷者需要正確填寫報銷單并附上相關的單據(jù)，報銷者應對自己報銷事項的真實性、及時性負責報銷者審核業(yè)務是否真實、是否超預算。部門經(jīng)理統(tǒng)攬全局，負責公司所有資金收付審批?？偨?jīng)理圖4-2費用報銷崗位職責4.2應收賬款審批流程設計經(jīng)濟全球化下，現(xiàn)代市場經(jīng)濟競爭十分激烈，公司應收賬款正在呈遞增趨勢，應收賬款期限也在向后推遲，壞賬風險也呈遞增趨勢?，F(xiàn)在公司重心應該是制定一套科學的公司應收賬款管理制度，以提高應收賬款回籠速度。我認為應在銷售的事前、事中、事后對應收賬款進行有效控制，加快資金的回籠速度。4.2.1事前建立客戶信用檔案從選擇新的客戶到老客戶的維護，本公司應該選擇跟信用良好的客戶進行交易，并在此基礎上建立起相應的信用檔案，用以參考。1.對客戶的信用資質，應從以下幾方面審查：（1）調查公司的規(guī)模及實力，或者以前的銷售業(yè)績。（2）調查所合作的公司的信用檔案，是否有不良情況。（3）入行有多久，曾經(jīng)有沒有合作過，合作結果如何。2.根據(jù)綜合調查后，給予客戶等級分布：Ⅰ類客戶，1個月內(nèi)還款Ⅱ類客戶，3個月內(nèi)還款Ⅲ類客戶，6個月內(nèi)還款Ⅳ類客戶，1年內(nèi)還款Ⅴ類客戶，一年以上還款，不太可靠4.2.2事中完善賒銷審批流程1.合同簽訂合同簽訂的時候，應該對銷售合同的各項條款和內(nèi)容進行一一核對，因為銷售合同的每條條款，都有可能成為以后解決應收賬款追收的根本依據(jù)。在銷售合同中，應明確的主要內(nèi)容有:（1）明確交易條件，例如有：商品名稱、價格、付款方式、付款時間等。（2）確定合同期限（3）確定雙方權利與義務以及違約責任（4）合同簽字以及簽訂的時間需要加蓋合法公司印章（5）合同簽訂需要銷售部經(jīng)理審核之后才能蓋章（重要訂單或者賒銷金額較大的訂單需要總經(jīng)理審核才能蓋章）合同收款如下：Ⅰ類客戶，按常規(guī)合同Ⅱ類客戶，預付總貨款的20%Ⅲ類客戶，必須預付總貨款的30%Ⅳ類客戶，必須預付50%的貨款Ⅴ類客戶，如果銷售金額大，必須貨款兩清或者該筆訂單需要總經(jīng)理審核簽字（可賒銷），賒銷流程如下：圖4-2賒銷業(yè)務審批流程圖2.關注發(fā)貨情況，及時跟蹤貨款。公司在發(fā)貨前，倉儲部需根據(jù)銷售合同對比核實；在銷售貨物以后，公司需要根據(jù)信用等級的不同來實施適合的收款策略，進行催收，又需要跟客戶維系好的合作關系。4.2.3事后加強應收賬款回收管理1.做好回款記錄，賬齡分析財務要定期對賬，協(xié)同銷售部每隔一段時間與客戶核對一次賬，避免造成賬目混亂，雙方責任不清，并且需要詳細記錄每筆貨款的收回狀況，每月進行賬齡分析。2.加強與客戶的聯(lián)系與溝通(1)增強跟客戶的聯(lián)系，了解欠款原因；(2)公司工作人員需跟客戶保持聯(lián)系，了解客戶財務和經(jīng)營情況；(3)適時進行實地考察，給予適當壓力，增加回款概率；(4)公司銷售人員要對客戶進行全程跟進，經(jīng)常與客戶接觸，開誠布公地與客戶進行溝通，這樣被拖欠貨款的問題就會越少；(5)進行信用調查，制定催款方式。工作人員應該經(jīng)常去客戶那里，客戶沒有及時支付貨款，工作人員可以打電話催收和親臨催收。而對已經(jīng)拖欠款項的處理事項為：①檢查被拖欠款項的銷售合同是否明確了交易條件②要求客戶提供拖欠款項的原因，并經(jīng)由調查判斷其出事的原因是否正確③建立賬款催收預案。4.3固定資產(chǎn)采購審批流程設計4.3.1固定資產(chǎn)采購計劃審批流程由于固定資產(chǎn)采購屬于企業(yè)特殊事項，本公司之前采用的是“一支筆”審批政策，不符合內(nèi)部控制的“三重一大”的要求，固定資產(chǎn)的采購需要各部門的共同參與協(xié)作。使用部門如需購置固定資產(chǎn)，應先提交固定資產(chǎn)采購申請單。表4-1固定資產(chǎn)采購申請單年月日單位：元申請部門申請人申請原因采購物品名稱單位數(shù)量單價約計用途預計總金額部門經(jīng)理審核采購部審核財務部審核總經(jīng)理審批事前由長沙佳士食品有限公司使用部門根據(jù)提出所需固定資產(chǎn)的申請，再由采購部門詢價后編制采購計劃，再由使用部門經(jīng)理進行審核，之后交給采購部經(jīng)理進行復核，采購部經(jīng)理復核完成后交給財務部門進行復核，最后交給總經(jīng)理進行審批。流程圖如下：圖4-3固定資產(chǎn)采購計劃審批流程圖4.3.2固定資產(chǎn)采購合同審批流程長沙佳士食品有限公司采購部門根據(jù)經(jīng)審批后的采購計劃擇優(yōu)選商，選好商家之后由采購部門進行擬訂合同，經(jīng)使用部門經(jīng)理及采購部經(jīng)理審核合同中的具體事項，再由財務部門審核合同中的付款條件和材料價格是否合理，最后應由總經(jīng)理進行審批。流程圖如下：圖4-4固定資產(chǎn)采購合同審批流程圖4.3.3固定資產(chǎn)采購付款審批流程商品驗收入庫后，采購部按照合同條款約定的付款時間內(nèi)提出付款申請，使用部門經(jīng)理審核同意付款申請后，交由財務部進行復核，再由總經(jīng)理審批，最后才由財務部出納進行付款。流程圖如下：圖4-5固定資產(chǎn)采購支付審批流程圖5小結針對長沙佳士食品有限公司現(xiàn)存的費用報銷不及時、應收賬款資金回籠速度慢、固定資產(chǎn)采購審批流程不完善等問題，相應的解決措施：一、簡化費用報銷流程，采用線上審批，減少工作量，提高財務入賬及時性。二、對于應收賬款，事前對客戶信用、償債能力以及經(jīng)營狀況調查并加以評價；事中完善應收賬款賒銷審批流程，防范壞賬地風險；事后加強應收賬款收回管理。三、固定資產(chǎn)采購，建立固定資產(chǎn)采購計劃流程，再根據(jù)經(jīng)審批后的采購計劃選擇購貨商，進而擬訂合同，再由部門經(jīng)理審核。通過簡化費用報銷流程、加強應收賬款管理以及規(guī)范固定資產(chǎn)采購的審批流程，提高企業(yè)的工作