企業(yè)郵件歸檔表格：郵件歸檔方案與策略

企業(yè)郵件歸檔表格：郵件歸檔方案與策略郵件歸檔信息具體內(nèi)容歸檔策略備注一、郵件類型內(nèi)部郵件、外部郵件、往來郵件等根據(jù)郵件類型劃分歸檔類別二、歸檔期限國(guó)家規(guī)定、公司規(guī)定、項(xiàng)目規(guī)定等設(shè)定合理歸檔期限三、歸檔介質(zhì)磁盤、光盤、云存儲(chǔ)等根據(jù)存儲(chǔ)需求選擇介質(zhì)四、歸檔格式HTML、PDF、TXT等保持郵件原始格式五、歸檔工具郵件服務(wù)器、第三方軟件等選擇合適歸檔工具六、安全措施加密、訪問權(quán)限控制等保障郵件安全七、備份策略定期備份、異地備份等防止數(shù)據(jù)丟失八、歸檔流程收集、整理、審核、歸檔等明確歸檔流程九、歸檔人員歸檔管理員、歸檔操作員等明確責(zé)任分工十、歸檔效果歸檔郵件的完整性、可檢索性等評(píng)估歸檔效果歸檔編號(hào)郵件類型歸檔期限（年）存儲(chǔ)介質(zhì)歸檔格式歸檔系統(tǒng)訪問權(quán)限安全級(jí)別備注[序號(hào)][郵件類別][歸檔期限][存儲(chǔ)介質(zhì)][文件格式][歸檔工具][權(quán)限設(shè)置][安全等級(jí)][詳細(xì)信息]歸檔項(xiàng)詳細(xì)信息歸檔標(biāo)準(zhǔn)管理措施驗(yàn)收準(zhǔn)則備注郵件分類按部門、項(xiàng)目、主題等分類根據(jù)公司政策與業(yè)務(wù)需求設(shè)定明確的分類規(guī)則分類清晰無誤歸檔周期設(shè)定歸檔時(shí)間點(diǎn)法規(guī)要求與業(yè)務(wù)需要定期自動(dòng)歸檔或手動(dòng)觸發(fā)符合預(yù)設(shè)周期存儲(chǔ)介質(zhì)磁盤、云存儲(chǔ)、紙質(zhì)等考慮成本、安全性和便捷性根據(jù)數(shù)據(jù)量和訪問需求選擇保證數(shù)據(jù)可恢復(fù)搜索功能快速檢索郵件內(nèi)容需要高效率和準(zhǔn)確性實(shí)施全文搜索或關(guān)鍵詞搜索檢索結(jié)果符合預(yù)期訪問控制設(shè)定誰可以訪問歸檔郵件基于角色或權(quán)限實(shí)施嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和權(quán)限管理避免未授權(quán)訪問安全措施數(shù)據(jù)加密、防火墻等符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和合規(guī)要求定期更新安全協(xié)議數(shù)據(jù)安全得到保障驗(yàn)證備份定期進(jìn)行備份檢查保證備份完整性和可用性實(shí)施備份驗(yàn)證流程備份成功且可恢復(fù)備份周期數(shù)據(jù)備份的時(shí)間間隔考慮業(yè)務(wù)連續(xù)性和恢復(fù)時(shí)間目標(biāo)定期自動(dòng)備份備份計(jì)劃得到執(zhí)行審計(jì)