大學(xué)信息技術(shù)基礎(chǔ)教程課件 第4章 信息處理 4.1.3-4.1.4

第4章信息處理目錄頁(yè)contents4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯34選題背景及意義THREE4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化1.文檔導(dǎo)航使用文檔導(dǎo)航功能，可以幫助用戶方便地完成在長(zhǎng)篇文檔中快速定位、重排結(jié)構(gòu)、切換標(biāo)題等操作。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化2.目錄目錄是論文和書籍等長(zhǎng)文檔中不可缺少的組成部分，Word、LaTeX和WPS文字等軟件都提供了自動(dòng)提取目錄的功能。當(dāng)目錄所在文檔的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，可以很方便地對(duì)其進(jìn)行更新。需要注意的是，自動(dòng)提取目錄功能的前提是文檔的各級(jí)標(biāo)題均采用了樣式或設(shè)置了大綱級(jí)別。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化2.目錄（1）創(chuàng)建目錄單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“目錄”按鈕，在下拉列表中有軟件的內(nèi)置目錄樣式可供選擇，選擇其中之一后單擊鼠標(biāo)即可插入目錄。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化2.目錄（2）修改和更新目錄自動(dòng)生成的目錄默認(rèn)只能提取一至三級(jí)標(biāo)題。如果需要提取更多級(jí)別的標(biāo)題，則需要選擇“目錄”下拉列表中的“自定義目錄”按鈕。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化2.目錄（2）修改和更新目錄打開“目錄”對(duì)話框，可修改顯示標(biāo)題的級(jí)別。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化2.目錄（2）修改和更新目錄單擊“目錄”對(duì)話框中的“選項(xiàng)”按鈕，打開“目錄選項(xiàng)”對(duì)話框，可修改標(biāo)題和目錄級(jí)別的對(duì)應(yīng)關(guān)系。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化3.腳注和尾注在論文或書籍中，常常需要附加解釋、說明或一些必要的參考文獻(xiàn)，Word、LaTeX和WPS文字等軟件都具備添加、編輯腳注和尾注的功能。通常情況下，文檔每頁(yè)末尾處的注釋稱為腳注，在每節(jié)或者整個(gè)文檔末尾處的注釋稱為尾注。若要在文檔中插入腳注和尾注，可通過“引用”選項(xiàng)卡中的“插入腳注”和“插入尾注”按鈕完成。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化3.腳注和尾注（1）插入和編輯腳注以WPS文字為例，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“插入腳注”按鈕，插入點(diǎn)便會(huì)自動(dòng)移至當(dāng)前頁(yè)面左下角的腳注位置；在輸入腳注內(nèi)容后，在正文任意位置單擊鼠標(biāo)即可切換回正文編輯狀態(tài)。在添加腳注后，文檔中的相應(yīng)位置會(huì)出現(xiàn)腳注標(biāo)記；當(dāng)鼠標(biāo)移至該標(biāo)記處時(shí)，光標(biāo)會(huì)變成，同時(shí)會(huì)顯示對(duì)應(yīng)的腳注內(nèi)容。單擊“腳注和尾注”組中的對(duì)話框啟動(dòng)器，打開“腳注和尾注”對(duì)話框，可以自定義腳注和尾注的位置和格式。若要?jiǎng)h除腳注，只需刪除正文中的腳注標(biāo)記即可。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化3.腳注和尾注（2）插入和編輯尾注插入尾注的步驟與插入腳注類似，單擊“引用”選項(xiàng)卡中的“插入尾注”按鈕，即可進(jìn)入尾注編輯狀態(tài)。用鼠標(biāo)雙擊尾注，光標(biāo)插入點(diǎn)將回到對(duì)應(yīng)的標(biāo)記處。若要?jiǎng)h除尾注，只需刪除正文中的尾注標(biāo)記即可。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化4.題注圖片和表格是文檔的常見元素。一篇比較長(zhǎng)的論文中可能會(huì)出現(xiàn)大量圖片或表格，這些圖片或表格一般都需要添加編號(hào)和簡(jiǎn)要的文字說明，以便在正文中對(duì)其引用。如果這些圖片或表格的編號(hào)是手動(dòng)輸入的，一旦對(duì)圖片或表格進(jìn)行增減或移動(dòng)前后位置等操作，就要對(duì)上下文的編號(hào)進(jìn)行整體修改，這項(xiàng)工作煩瑣且容易出錯(cuò)。因此，Word、LaTeX和WPS文字等軟件均提供了圖表題注功能。如果用戶利用題注功能對(duì)圖片或表格進(jìn)行編號(hào)，當(dāng)圖片或表格的數(shù)量、位置發(fā)生變動(dòng)時(shí)，軟件會(huì)自動(dòng)更新編號(hào)，保證編號(hào)的順序正確。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化4.題注例4-1-1利用軟件的題注功能，添加可自動(dòng)更新的題注。打開配套素材中的L4-1-1.docx文件。為文件中的兩張環(huán)保題材圖片添加可自動(dòng)更新的編號(hào)；嘗試調(diào)整圖片的位置，完成題注編號(hào)的自動(dòng)更新，結(jié)果可參見LJG4-1-1.docx。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化5.交叉引用在畢業(yè)論文等大型文檔的撰寫過程中，經(jīng)常需要在某個(gè)地方引用文檔其他位置的內(nèi)容。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化6.郵件合并在需要批量制作信封、胸卡、邀請(qǐng)函、會(huì)議通知等文檔主體內(nèi)容相同、只有個(gè)別元素不同的文檔時(shí)，可以采用Word和WPS文字等軟件提供的郵件合并功能。在開始郵件合并工作前，可以先準(zhǔn)備好需要進(jìn)行郵件合并的主文檔和數(shù)據(jù)源文件，數(shù)據(jù)源文件可以是Word文檔、Excel表格和Access數(shù)據(jù)庫(kù)等，但通常Excel電子表格文件因其直觀性和易處理性而被更廣泛使用。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化6.郵件合并例4-1-2根據(jù)要求進(jìn)行郵件合并操作。將配套素材中的L4-2-1.docx和L4-2-2.docx合并為一個(gè)文件LJG4-2-1.docx。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化實(shí)踐探索WPS中的郵件合并可以應(yīng)用在哪些場(chǎng)合？結(jié)合自身的生活經(jīng)歷，尋找身邊的需求，給出一個(gè)使用WPS郵件合并的例子，然后尋找相關(guān)素材，完成實(shí)踐操作。4.1.3長(zhǎng)文檔規(guī)范化和自動(dòng)化拓展閱讀——審閱文檔的主編、審閱人和編輯等在評(píng)閱、校對(duì)文檔時(shí)，需要對(duì)文檔內(nèi)容提出批評(píng)、修改意見等。WPS文字在“審閱”選項(xiàng)卡中提供了文檔校對(duì)、文檔比較、字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)、拼寫檢查、批注、修訂、翻譯、中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換、限制編輯、文檔加密、文檔定稿等功能，以幫助相關(guān)人員高效地完成各項(xiàng)審閱操作。FOUR4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯1.在線文檔協(xié)作平臺(tái)的特點(diǎn)(1)云存儲(chǔ)云存儲(chǔ)服務(wù)允許用戶將文檔保存在遠(yuǎn)程服務(wù)器上，從而替代了傳統(tǒng)的本地硬盤存儲(chǔ)方式，這意味著可以在任何有網(wǎng)絡(luò)連接的地方訪問文檔。(2)實(shí)時(shí)同步與協(xié)作實(shí)時(shí)同步是在線文檔協(xié)作平臺(tái)的核心功能之一。它允許多個(gè)用戶同時(shí)編輯同一份文檔，并且所有用戶的修改都會(huì)實(shí)時(shí)反映在各用戶的屏幕上。這種實(shí)時(shí)同步的特性能夠確保團(tuán)隊(duì)成員之間的即時(shí)溝通與協(xié)作，從而有效避免因文檔版本不一致或信息不同步而導(dǎo)致的工作延誤。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯1.在線文檔協(xié)作平臺(tái)的特點(diǎn)(3)版本控制版本控制是在線文檔協(xié)作平臺(tái)的另一個(gè)重要功能。它能夠記錄文檔的所有歷史版本，并提供版本回溯和比較的功能。這讓用戶能夠隨時(shí)查看文檔的舊版本，了解文檔的修改歷史，并且可以在需要時(shí)將文檔恢復(fù)到特定的版本。版本控制功能對(duì)確保文檔的完整性和可追溯性具有重要意義。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯1.在線文檔協(xié)作平臺(tái)的特點(diǎn)(4)豐富的協(xié)作功能在線文檔協(xié)作平臺(tái)往往配備多種協(xié)作功能，如評(píng)論、批注和審閱。這些功能可以支持團(tuán)隊(duì)成員在文檔中進(jìn)行即時(shí)交流和討論，從而有效提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作的效率。此外，一些軟件還支持“@提及”功能，允許用戶直接通過文檔與特定團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行溝通。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯1.在線文檔協(xié)作平臺(tái)的特點(diǎn)(5)跨平臺(tái)性隨著多元化設(shè)備的廣泛使用，在線文檔協(xié)作平臺(tái)必須支持跨平臺(tái)操作，即這些平臺(tái)能夠在安裝了Windows、Mac、iOS、Android等多種操作系統(tǒng)的不同設(shè)備上運(yùn)行。這種跨平臺(tái)兼容性確保用戶能夠隨時(shí)隨地編輯文檔和進(jìn)行協(xié)作，從而增強(qiáng)了工作的靈活性和便捷性。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯1.在線文檔協(xié)作平臺(tái)的特點(diǎn)(6)安全性與權(quán)限控制在線文檔協(xié)作平臺(tái)通常提供權(quán)限控制功能，以確保文檔的安全性和數(shù)據(jù)的隱私性。這些軟件可以通過設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別來(lái)控制用戶對(duì)文檔的訪問和編輯權(quán)限，防止敏感信息的泄露和未經(jīng)授權(quán)的修改。此外，一些軟件還采用加密技術(shù)來(lái)保護(hù)數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯1.在線文檔協(xié)作平臺(tái)的特點(diǎn)(7)易于使用和集成在線文檔協(xié)作平臺(tái)以用戶為中心，不僅注重易用性和用戶界面的友好性，更致力于提供卓越的用戶體驗(yàn)。同時(shí)，這些平臺(tái)還支持與其他辦公軟件和服務(wù)的無(wú)縫集成，如電子郵件、日歷以及項(xiàng)目管理工具等，使用戶能夠更便捷地管理和共享文檔。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯2.常用的在線文檔協(xié)作平臺(tái)(1)騰訊文檔騰訊文檔是騰訊公司推出的一款在線協(xié)作工具，它與騰訊的社交應(yīng)用微信和QQ實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫整合，使得用戶可以直接使用微信或QQ賬戶登錄并參與文檔協(xié)作。這一特點(diǎn)極大簡(jiǎn)化了使用步驟，提高了使用的便捷性。與其他平臺(tái)相比，騰訊文檔的優(yōu)勢(shì)在于它與騰訊旗下其他產(chǎn)品的深度結(jié)合，并且得到了騰訊云服務(wù)的有力支持，這使其在中國(guó)市場(chǎng)具有獨(dú)特的便利性和適用性。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯2.常用的在線文檔協(xié)作平臺(tái)例4-1-3創(chuàng)建一個(gè)騰訊文檔，統(tǒng)計(jì)小組同學(xué)參加社團(tuán)的情況。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯2.常用的在線文檔協(xié)作平臺(tái)(2)WPS云文檔WPS云文檔是金山軟件公司推出的在線文檔協(xié)作服務(wù)，是WPSOffice辦公軟件套件的重要組成部分。它的操作界面與WPSOffice桌面版高度一致，以確保用戶能夠快速地將熟悉的操作習(xí)慣轉(zhuǎn)移到云端平臺(tái)上，而無(wú)須再進(jìn)行額外的學(xué)習(xí)。此外，WPS云文檔與WPSOffice的其他功能深度集成，如Office組件和PDF閱讀等，提供了一站式的辦公解決方案。4.1.4網(wǎng)絡(luò)合作編輯2.