涉外活動(dòng)管理制度

涉外活動(dòng)管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范本單位涉外活動(dòng)的管理，確保涉外活動(dòng)的順利開(kāi)展，維護(hù)國(guó)家利益和單位形象，促進(jìn)對(duì)外交流與合作，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位與境外機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人之間開(kāi)展的各類涉外活動(dòng)，包括但不限于商務(wù)洽談、學(xué)術(shù)交流、文化合作、教育培訓(xùn)、技術(shù)引進(jìn)等。3.基本原則遵守國(guó)家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家主權(quán)、安全和利益。堅(jiān)持平等互利、友好協(xié)商的原則，促進(jìn)中外雙方的共同發(fā)展。注重實(shí)效，確保涉外活動(dòng)的質(zhì)量和效益。嚴(yán)格審批，加強(qiáng)管理，確保涉外活動(dòng)的規(guī)范性和安全性。

二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，分管外事工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)外事工作的方針、政策和法律法規(guī)，制定本單位外事工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。審議決定本單位重大外事事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決外事工作中的重大問(wèn)題。監(jiān)督檢查本單位外事工作的執(zhí)行情況，對(duì)違反外事紀(jì)律的行為進(jìn)行處理。2.外事工作歸口管理部門(mén)設(shè)立外事工作歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)本單位外事活動(dòng)的日常管理工作。職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和完善外事活動(dòng)的具體操作流程和規(guī)范，指導(dǎo)和協(xié)助各部門(mén)做好涉外活動(dòng)的策劃、組織和實(shí)施工作。審核各類涉外活動(dòng)的申請(qǐng)，辦理相關(guān)審批手續(xù)，協(xié)調(diào)解決外事活動(dòng)中的具體問(wèn)題。負(fù)責(zé)與上級(jí)外事部門(mén)、駐外使領(lǐng)館等相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通與聯(lián)系，及時(shí)了解和掌握外事政策法規(guī)的變化。負(fù)責(zé)外事活動(dòng)的檔案管理工作，收集、整理和保存外事活動(dòng)的相關(guān)資料和文件。3.各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)涉外活動(dòng)的具體組織和實(shí)施工作，并指定專人負(fù)責(zé)外事聯(lián)絡(luò)。職責(zé)：按照本單位外事工作的總體要求和部署，結(jié)合本部門(mén)實(shí)際情況，制定本部門(mén)涉外活動(dòng)計(jì)劃，并報(bào)外事工作歸口管理部門(mén)備案。負(fù)責(zé)本部門(mén)涉外活動(dòng)的前期準(zhǔn)備工作，包括與外方溝通協(xié)調(diào)、擬定活動(dòng)方案、辦理相關(guān)手續(xù)等。組織實(shí)施本部門(mén)涉外活動(dòng)，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行，并及時(shí)向外事工作歸口管理部門(mén)報(bào)告活動(dòng)進(jìn)展情況。負(fù)責(zé)本部門(mén)涉外活動(dòng)的總結(jié)和反饋工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)建議，不斷提高外事工作水平。

三、涉外活動(dòng)審批程序1.活動(dòng)申請(qǐng)各部門(mén)開(kāi)展涉外活動(dòng)前，應(yīng)填寫(xiě)《涉外活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明活動(dòng)的目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等情況，并附上活動(dòng)方案和相關(guān)背景資料?！渡嫱饣顒?dòng)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)外事工作歸口管理部門(mén)審核。2.審核與審批外事工作歸口管理部門(mén)對(duì)《涉外活動(dòng)申請(qǐng)表》及相關(guān)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核活動(dòng)的合法性、必要性、安全性和可行性。對(duì)于一般性涉外活動(dòng)，由外事工作歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于重大涉外活動(dòng)，需報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議決定，并按規(guī)定報(bào)上級(jí)外事部門(mén)審批。3.審批結(jié)果通知外事工作歸口管理部門(mén)將審批結(jié)果及時(shí)通知申請(qǐng)部門(mén)。經(jīng)批準(zhǔn)的涉外活動(dòng)，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)組織實(shí)施；未經(jīng)批準(zhǔn)的涉外活動(dòng)，不得擅自開(kāi)展。

四、涉外活動(dòng)組織與實(shí)施1.活動(dòng)策劃申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)根據(jù)活動(dòng)目的和要求，精心策劃活動(dòng)方案，明確活動(dòng)主題、內(nèi)容、形式、議程、參與人員等細(xì)節(jié)，確?；顒?dòng)具有針對(duì)性和實(shí)效性?；顒?dòng)方案應(yīng)充分考慮外方的文化背景、風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰，尊重外方的意見(jiàn)和建議，避免因文化差異而產(chǎn)生誤解或沖突。2.人員選派選派參與涉外活動(dòng)的人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和外語(yǔ)水平，熟悉外事禮儀和相關(guān)政策法規(guī)。人員選派應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，經(jīng)所在部門(mén)推薦，外事工作歸口管理部門(mén)審核，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。參與涉外活動(dòng)的人員應(yīng)提前接受外事培訓(xùn)，了解外事紀(jì)律和注意事項(xiàng)，掌握必要的外事知識(shí)和技能。3.活動(dòng)準(zhǔn)備申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)按照活動(dòng)方案的要求，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備、禮品采購(gòu)等。對(duì)于涉及重要嘉賓或敏感問(wèn)題的涉外活動(dòng)，應(yīng)提前與外方溝通協(xié)調(diào)，確?；顒?dòng)安排符合雙方意愿?；顒?dòng)準(zhǔn)備過(guò)程中，應(yīng)注意保密工作，妥善保管相關(guān)資料和文件，防止泄露國(guó)家機(jī)密和單位商業(yè)秘密。4.活動(dòng)實(shí)施活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照活動(dòng)方案和外事紀(jì)律的要求進(jìn)行，確保活動(dòng)的順利進(jìn)行。參與涉外活動(dòng)的人員應(yīng)遵守外事禮儀，尊重外方人員，言行舉止得體，展現(xiàn)良好的形象和素質(zhì)?；顒?dòng)期間，應(yīng)加強(qiáng)安全管理，做好安全防范措施，確保人員和財(cái)產(chǎn)的安全。如發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告。5.活動(dòng)總結(jié)涉外活動(dòng)結(jié)束后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，撰寫(xiě)活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，內(nèi)容包括活動(dòng)的基本情況、取得的成效、存在的問(wèn)題及改進(jìn)建議等?；顒?dòng)總結(jié)報(bào)告經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)外事工作歸口管理部門(mén)備案。外事工作歸口管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)涉外活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善外事工作管理機(jī)制。

五、外事紀(jì)律與保密規(guī)定1.外事紀(jì)律嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，不得有任何損害國(guó)家利益和單位形象的行為。尊重外方人員的文化背景、風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰，不得發(fā)表不當(dāng)言論或做出不尊重對(duì)方的行為。嚴(yán)格按照外事審批程序開(kāi)展活動(dòng)，不得擅自改變活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)或參與人員等。嚴(yán)禁以任何形式從事?tīng)I(yíng)利性活動(dòng)或謀取私利，不得接受外方的賄賂、禮品或其他不正當(dāng)利益。嚴(yán)格遵守外事接待規(guī)定，不得超標(biāo)準(zhǔn)接待或鋪張浪費(fèi)。2.保密規(guī)定增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和單位保密制度，確保國(guó)家機(jī)密和單位商業(yè)秘密的安全。在涉外活動(dòng)中，涉及國(guó)家機(jī)密和單位商業(yè)秘密的文件、資料、信息等，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄露。如需對(duì)外提供相關(guān)資料，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。與外方人員交流時(shí)，應(yīng)注意把握分寸，避免涉及敏感話題和機(jī)密信息。不得在公開(kāi)場(chǎng)合談?wù)摬灰斯_(kāi)的事項(xiàng)。參與涉外活動(dòng)的人員離職或退休后，仍需遵守保密規(guī)定，不得泄露在職期間知悉的國(guó)家機(jī)密和單位商業(yè)秘密。

六、經(jīng)費(fèi)管理1.經(jīng)費(fèi)預(yù)算涉外活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際需要進(jìn)行編制，包括活動(dòng)費(fèi)用、人員費(fèi)用、交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、禮品費(fèi)用等各項(xiàng)開(kāi)支。經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)合理、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)、多報(bào)或重復(fù)計(jì)算。對(duì)于重大涉外活動(dòng)，應(yīng)單獨(dú)編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)費(fèi)審批涉外活動(dòng)經(jīng)費(fèi)審批應(yīng)與活動(dòng)審批同步進(jìn)行。申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)在《涉外活動(dòng)申請(qǐng)表》中詳細(xì)列出經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并按照經(jīng)費(fèi)審批程序報(bào)外事工作歸口管理部門(mén)審核，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自超支或改變用途。如需調(diào)整經(jīng)費(fèi)預(yù)算，應(yīng)按照原審批程序重新辦理審批手續(xù)。3.經(jīng)費(fèi)報(bào)銷涉外活動(dòng)結(jié)束后，申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證，按照單位財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。經(jīng)費(fèi)報(bào)銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等相關(guān)證明材料。報(bào)銷時(shí)應(yīng)注明費(fèi)用用途、金額、支付方式等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。外事工作歸口管理部門(mén)應(yīng)對(duì)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷情況進(jìn)行審核，確保經(jīng)費(fèi)使用符合規(guī)定。對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷。

七、外事檔案管理1.檔案內(nèi)容外事檔案包括涉外活動(dòng)的申請(qǐng)文件、審批文件、活動(dòng)方案、協(xié)議合同、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告、照片、音像資料等相關(guān)資料。外事檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映涉外活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。2.檔案整理外事工作歸口管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)外事檔案的整理工作，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類外事檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、歸檔。外事檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，實(shí)行雙套制管理，確保檔案資料的安全和可查性。3.檔案保管與利用外事檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門(mén)的檔案柜中，確保檔案資料不受損壞、丟失或泄露。建立健全外事檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案查閱范圍。因工作需要查閱外事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《外事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)外事工作歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制或帶出檔案資料。

八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制建立健全外事活動(dòng)監(jiān)督機(jī)制，外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)外事活動(dòng)進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，外事工作歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)涉外活動(dòng)的日常監(jiān)督管理。加強(qiáng)對(duì)參與涉外活動(dòng)人員的監(jiān)督，確保其嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律和保密規(guī)定。對(duì)違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。2.檢查內(nèi)容檢查涉外活動(dòng)是否按照審批意見(jiàn)組織實(shí)施，活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等是否與審批一致。檢查外事紀(jì)律和保密規(guī)定的執(zhí)行情況，是否存在泄露國(guó)家機(jī)密和單位商業(yè)秘密、損害國(guó)家利益和單位形象等問(wèn)題。檢查經(jīng)費(fèi)使用情況，是否按照預(yù)算執(zhí)行，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷是否符合規(guī)定。檢查外事檔案管理情況，檔案資料是否完整、準(zhǔn)確，查閱制度是否執(zhí)行到位。3.問(wèn)題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)