DB14T 3224-2024藝術(shù)檔案收集與整 理規(guī)范

山西省市場監(jiān)督管理局發(fā)布I前言 1范圍 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14基本要求 15資料收集 26檔案整理 4 6附錄A(資料性)案卷盒封面式樣及規(guī)格 7 8 9附錄D(資料性)錄音、錄像、光盤目錄式樣 參考文獻 本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件由山西省文化和旅游廳提出、組織實施和監(jiān)督檢查。山西省市場監(jiān)督管理局對標準的組織實施情況進行監(jiān)督檢查。本文件由山西省文化和旅游標準化技術(shù)委員會(SXS/TC05)歸口。本文件起草單位：山西省大眾科技評估中心、山西省藝術(shù)研究院、山西中科眾新科創(chuàng)有限公司、山西省文化和旅游發(fā)展中心。本文件主要起草人：劉悅、孫文生、劉志斌、周健、趙中梁、李晟、司文、郁鳴鋼、劉巧生、于麗華、李娟。1藝術(shù)檔案收集與整理規(guī)范本文件規(guī)定了藝術(shù)檔案收集與整理的術(shù)語和定義、基本要求、資料收集、檔案整理和歸檔。本文件適用于藝術(shù)檔案的收集和整理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T11821-2002照片檔案管理規(guī)范GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T39784-2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T1檔案工作基本術(shù)語DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T52檔案數(shù)字化光盤標識規(guī)范DA/T58電子檔案管理基本術(shù)語DA/T74電子檔案存儲用可錄類藍光光盤(BD-R)技術(shù)要求和應用規(guī)范DA/T75檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范DA/T78-2019錄音錄像檔案管理規(guī)范3術(shù)語和定義DA/T1、DA/T58界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。藝術(shù)檔案指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。4基本要求4.1應堅持原始性、真實性、可靠性的原則，并遵守國家相關保密規(guī)定。4.2應以藝術(shù)內(nèi)容為單位，隨時隨地進行收集。4.3應齊全、完整、系統(tǒng)，應收盡收。4.4應遵循文化藝術(shù)資料形成的規(guī)律，保持內(nèi)容間的有機聯(lián)系。4.5歸檔應保證紙質(zhì)文件與電子文件協(xié)調(diào)統(tǒng)一。25資料收集5.1收集方式5.1.1接收文化藝術(shù)相關單位在文化藝術(shù)活動中形成的資料。5.1.2征集散失在社會上的反映文化藝術(shù)活動內(nèi)容的資料。5.1.3代管方式和現(xiàn)代化管理條件代為保管。5.2收集內(nèi)容5.2.1綜合性資料包括但不限于以下內(nèi)容：a)各類藝術(shù)節(jié)形成的資料；b)調(diào)演、匯演、巡演形成的資料；c)各種藝術(shù)比賽評獎活動形成的資料；d)專場文藝演出活動形成的資料；e)各類藝術(shù)展覽形成的資料；f)各種藝術(shù)活動獲獎形成的資料；g)各種藝術(shù)學術(shù)會議形成的資料；h)各類藝術(shù)活動的計劃、方案、總結(jié)；i)各類藝術(shù)活動的統(tǒng)計報表；j)各類對外文化交流活動形成的資料；k)文藝集成、史志、藝術(shù)志等的原稿、定稿、書籍等；1)革命文化史匯編的書籍和原素材；m)各類藝術(shù)調(diào)研成果；n)各類文藝刊物和出版的重要刊物原稿；o)各種藝術(shù)評論、報道、剪報等；p)歷史文化遺產(chǎn)的搶救、挖掘形成的資料；q)藝術(shù)單位的大事記、組織沿革史等。5.2.2文學創(chuàng)作資料包括但不限于以下內(nèi)容：a)文學本(手稿與印刷本);b)創(chuàng)作；c)采風素材。5.2.3藝術(shù)表演資料包括但不限于以下內(nèi)容：a)劇本，包括導演本、演出本、改編本、移植本、外國劇作譯稿；還應保留創(chuàng)作的手稿、修改本、發(fā)表本；b)導演和舞蹈編導資料、導演構(gòu)思、導演計劃、導演闡述、導演總結(jié)、排練計劃；c)場記、舞臺調(diào)度資料；d)舞譜資料；e)歌曲資料(包括詞、曲);f)總譜、分譜、旋律曲譜、鋼琴譜、合唱譜；g)劇照、造型照、空景照、氣氛照、活動照；h)角色手記和演員心得；i)舞臺布景設計和制作圖；31)服裝設計圖(附衣料);o)劇(節(jié))目審查意見資料；p)演出日志、說明書(節(jié)目單);q)劇(節(jié))目廣告、海報、評論文章；a)繪畫(中國畫、油畫、版畫、水彩畫、素描、速寫、壁畫、宣傳畫、年畫、掛歷、漫畫、連環(huán)畫等)創(chuàng)作形成的草稿、定稿、作品照片和文字說明等；a)群眾文學(小說、詩歌、散文、民間文學等)創(chuàng)作活動中形成的資料；a)個人藝術(shù)經(jīng)歷登記表：姓名、筆名(藝名)、性別、籍貫、出生年月、民族、何時何地加入何種黨派、文化程度、級別(職稱)、業(yè)務專長、婚姻、健康狀況、主要社會職務、本人簡歷、藝術(shù)經(jīng)歷、藝術(shù)成果(特色);4b)藝術(shù)活動資料：生活照和藝術(shù)照各一張、個人藝術(shù)總結(jié)、角色自傳、學術(shù)性的發(fā)言稿件、發(fā)表的文章、被邀請參加的各類藝術(shù)活動資料、創(chuàng)作的作品、說明書、活動照片、獲獎的獎狀 (復印件)等實物；c)應對知名老藝術(shù)家在工作、學習、生活中形成的具有保存、利用價值的，不同載體的各種文字、聲像資料和實物進行搶救性收集、保護。6檔案整理6.1實物整理6.1.1分類6.1.1.1藝術(shù)檔案的分類主要包括：a)綜合類：在組織、參與、協(xié)辦的評選、匯演、晚會，年度計劃總結(jié)、大事記、對外交流等綜合藝術(shù)活動中形成的各種形式和載體的資料。b)業(yè)務類：在開展藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)研究、藝術(shù)教育和社會文化活動中形成的各種形式和載體的資料。c)個人類：在職務活動中或參與其他社會活動中形成的有保存和參考價值的紙質(zhì)資料和其他。6.1.1.2應采用實體分類和檢索分類的方法進行分類。6.1.2.1分類成卷的檔案，應遵循藝術(shù)資料的形成規(guī)律和特點，保持資料之間的有機聯(lián)系。6.1.2.2卷內(nèi)文件應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的資料應依序排列在一起，便于保管和利用。6.1.2.3立卷的資料應符合一體化管理要求，資料份數(shù)以及每份存檔文件的組成、內(nèi)容均應齊全完整。6.1.3.1應按照三大類和載體的不同，根據(jù)內(nèi)容結(jié)合產(chǎn)生時間的順序，以大流水編號，各年度間組成的案卷連貫排列。6.1.3.2大類與大類之間的排列不應交叉排列編號，保持獨立流水編號排列。6.1.4.1應按照藝術(shù)檔案分類、立卷和排列順序編號。編號應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性的原則。6.1.4.2編號時應做到類別內(nèi)不重號、各類不缺號。6.1.4.3藝術(shù)檔案的編號應符合DA/T13的要求。6.1.5.1案卷盒和案卷目錄編制6.1.5.1.1案卷盒封面應設置立檔單位、主題詞、類別、作者、日期、保管期限、歸檔排列案卷號、卷內(nèi)件排列序號、全宗號、目錄歸檔號等項目。案卷盒封面式樣及規(guī)格見附錄A。6.1.5.1.2案卷目錄應設置案卷號、劇目號、時間、內(nèi)容、件數(shù)等項目。案卷目錄式樣見附錄B。6.1.5.2件內(nèi)目錄編制5件內(nèi)目錄應設置順序號、作者、日期、內(nèi)容、頁號等項目。件內(nèi)目錄式樣見附錄C。6.1.5.3錄音、錄像、光盤目錄編制6.1.5.3.1錄音錄像卡目錄的編制應符合DA/T78-2019第6章的要求。光盤卡目錄的編制應符合DA/T52的要求。6.1.5.3.2錄音卡應設置名稱、時間、磁帶性能、分鐘、錄制者等項目。錄音卡式樣見圖D.1。6.1.5.3.3錄像卡應設置名稱、錄制日期、演出單位、錄制地點、片長、錄制形式等項目。錄像卡式樣見表D.1。6.1.5.3.4光盤卡應設置編號、立卷人、名稱、時間、單位、地點、長度、格式等項目。光盤卡式樣見表D.2。6.1.5.3.5聲像目錄應設置日期、順序號、類別、名稱、規(guī)格、制作等項目。聲像目錄式樣見表D.3。6.1.5.4照片目錄編制6.1.5.4.1照片目錄的編制應符合GB/T11821-2002中5.5的要求。6.1.5.4.2照相冊目錄應設置順序、時間、內(nèi)容、張?zhí)柕软椖?。照相冊目錄式樣見表E.1。6.1.5.4.3照相冊案卷目錄應設置卷號、日期、內(nèi)容、張數(shù)、底片光盤號等項目。照相冊案卷目錄式樣見表E.2。6.2數(shù)字化整理6.2.1數(shù)字數(shù)據(jù)6.2.1.1應與藝術(shù)檔案電子文件一并歸檔。6.2.1.2管理與維護應符合GB/T39784-2021中11.3的要求。藝術(shù)檔案電子文件的分類應符合6.1.1的要求。6.2.3排列藝術(shù)檔案電子文件的排列應符合6.1.3的要求。藝術(shù)檔案電子文件的編號應符合6.1.4的要求，并能唯一識別和定位歸檔電子文件。6.2.5編目6.2.5.1藝術(shù)檔案電子、紙質(zhì)文件的編目應統(tǒng)籌進行。6.2.5.2藝術(shù)檔案電子文件應按DA/T18的規(guī)定著錄，并按6.1.5的規(guī)定形成歸檔文件目錄。6.2.6儲存6.2.6.1藝術(shù)檔案電子文件整理完畢后，應根據(jù)編號等標識符構(gòu)成要素，在計算機存儲器中逐級建立文件夾，分門別類、集中有序地存儲電子文件，并在數(shù)字數(shù)據(jù)中自動記錄電子文件在線存儲路徑。6.2.6.2藝術(shù)檔案電子文件及其數(shù)字數(shù)據(jù)應配置安全在線存儲，定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題應及時處置。66.2.6.3應選擇具備高容量、高速度、高穩(wěn)定性的存儲介質(zhì)，并及時更新。6.2.7.1藝術(shù)檔案電子文件應定期離線存儲到可長期保存的脫機載體上。離線存儲應按6.2.6進行存儲。6.2.7.2離線存儲應一式二套，一套磁盤介質(zhì)，一套光盤磁帶介質(zhì)。6.2.7.3離線存儲可采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等載體。載體管理應符合DA/T74和DA/T75的要求。7.1應經(jīng)過科學分類、整理，便于保管和利用。7.2歸檔文件應完整、準確、系統(tǒng)。7.3移交歸檔應有相應目錄，交接資料由交接雙方簽字確認后歸入檔案。7.4臨時形成的檔案應及時進行整理和保管。7.5電子文件歸檔應符合GB/T18894的要求。7.6紙質(zhì)文件歸檔應符合相關檔案管理的規(guī)定。7(資料性)案卷盒封面式樣及規(guī)格案卷盒封面式樣及規(guī)格見圖A.1。全宗號全宗號⑩文化藝術(shù)檔案①②卷卷序號案案卷號①檔案館號_⑥目錄號①8(資料性)案卷目錄式樣案卷目錄式樣見表B.1。時間內(nèi)容9(資料性)件內(nèi)目錄式樣C.1件內(nèi)目錄式樣件內(nèi)目錄式樣見表C.1。日期內(nèi)容頁號C.2備案表式樣備考表式樣見表C.2。表C.2備考表全宗號：分類號：目錄號：總頁數(shù)：錄音、錄像、光盤目錄式樣D.1錄音卡式樣錄音卡式樣見圖D.1。A………………….…………全宗號類別號順序號磁帶性能錄音卡D.2錄