學校購物管理制度

學校購物管理制度?一、總則1.目的為了加強學校購物管理，規(guī)范購物行為，確保購物活動公開、公平、公正，提高資金使用效益，保障學校各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學校各部門、各班級在教學、科研、行政、后勤等工作中發(fā)生的各類購物活動，包括辦公用品、教學設(shè)備、實驗器材、圖書資料、學生用品、基建維修材料、食堂食材及其他物資采購等。3.基本原則合法性原則：購物活動必須遵守國家法律法規(guī)和學校的各項規(guī)章制度。效益性原則：充分考慮資金的使用效益，在保證質(zhì)量的前提下，選擇性價比高的商品和服務(wù)。公開透明原則：購物過程應(yīng)公開、透明，接受學校師生的監(jiān)督。歸口管理原則：根據(jù)購物項目的性質(zhì)和類別，實行歸口管理，明確責任部門。

二、購物管理職責分工1.學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由學校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門負責人等組成。職責負責審議學校年度購物預(yù)算和采購計劃。研究決定重大購物項目的采購方式、采購金額上限等重要事項。監(jiān)督購物活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決購物過程中的重大問題。2.各歸口管理部門教學設(shè)備采購歸口部門：一般為教務(wù)處，負責教學儀器設(shè)備、實驗室器材、多媒體設(shè)備等教學相關(guān)物資的采購管理。辦公用品采購歸口部門：一般為學校辦公室，負責辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機、文件柜等辦公用品的采購管理。圖書資料采購歸口部門：一般為圖書館，負責各類圖書、期刊、電子文獻等資料的采購管理。學生用品采購歸口部門：一般為學生工作部門，負責學生校服、文具、體育用品等學生用品的采購管理?；ňS修材料采購歸口部門：一般為后勤管理部門，負責學?；ňS修所需建筑材料、裝修材料、水電材料等物資的采購管理。食堂食材采購歸口部門：一般為后勤管理部門或?qū)ｉT設(shè)立的食堂管理機構(gòu)，負責學校食堂食材、調(diào)料、餐具等物資的采購管理。其他物資采購歸口部門：根據(jù)物資性質(zhì)，由相關(guān)職能部門負責采購管理，如財務(wù)部門負責財務(wù)軟件、保險柜等財務(wù)用品的采購；保衛(wèi)部門負責安保設(shè)備、器材等物資的采購。

各歸口管理部門的職責如下：根據(jù)學校發(fā)展規(guī)劃和實際工作需要，編制本部門年度購物預(yù)算和采購計劃，報學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議。組織實施本部門的購物活動，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。負責采購物資的驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作，建立健全物資管理臺賬。定期對本部門采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議和措施。3.財務(wù)部門負責審核購物預(yù)算和采購計劃，確保其符合學校財務(wù)制度和資金狀況。按照規(guī)定的支付流程，辦理購物款項的支付手續(xù)，對購物資金進行核算和監(jiān)督。參與重大購物項目的合同審核，審查合同中的財務(wù)條款和支付方式。定期對學校購物資金的使用情況進行統(tǒng)計和分析，為學校決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.審計部門對學校購物活動進行審計監(jiān)督，檢查購物行為是否符合法律法規(guī)和學校制度的要求。審查采購項目的預(yù)算執(zhí)行情況、采購程序的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。5.監(jiān)察部門對學校購物活動中的違規(guī)違紀行為進行調(diào)查和處理，維護學校購物秩序。受理師生對購物活動的投訴和舉報，及時核實情況并反饋處理結(jié)果。加強對購物過程的廉政監(jiān)督，防止腐敗現(xiàn)象發(fā)生。

三、購物預(yù)算與計劃管理1.購物預(yù)算編制各歸口管理部門應(yīng)根據(jù)學校年度工作計劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制本部門下一年度購物預(yù)算草案。購物預(yù)算應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容，并詳細說明采購的必要性和預(yù)期效益。財務(wù)部門對各部門提交的購物預(yù)算草案進行匯總審核，結(jié)合學校年度財務(wù)預(yù)算安排，提出調(diào)整意見，報學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，形成學校年度購物預(yù)算。2.采購計劃制定各歸口管理部門根據(jù)學校年度購物預(yù)算，結(jié)合實際工作進度，制定季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)細化到具體采購項目，明確采購時間、采購方式、采購責任人等信息。采購計劃應(yīng)提前報財務(wù)部門備案，財務(wù)部門根據(jù)采購計劃安排資金，確保購物活動順利進行。3.預(yù)算與計劃調(diào)整因?qū)W校事業(yè)發(fā)展需要或其他特殊原因，確需調(diào)整購物預(yù)算和采購計劃的，由相關(guān)歸口管理部門提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及資金來源等情況。財務(wù)部門對調(diào)整申請進行審核，報學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)批準后的預(yù)算與計劃調(diào)整應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并做好相應(yīng)的記錄和銜接工作。

四、購物采購管理1.采購方式選擇集中采購：對于通用性強、需求量大的物資，如辦公用品、學生校服等，經(jīng)學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，可采用集中采購方式。由歸口管理部門統(tǒng)一組織采購，通過招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商和采購價格。分散采購：對于專業(yè)性較強、個性化需求較高的物資，如教學設(shè)備、科研儀器等，由各歸口管理部門根據(jù)實際情況，自行組織采購。采購方式可根據(jù)項目特點選擇公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等，但必須按照規(guī)定的程序進行。網(wǎng)上采購：充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，開展網(wǎng)上采購活動。對于適合網(wǎng)上采購的辦公用品、圖書資料等物資，可通過學校指定的電子商務(wù)平臺進行采購，提高采購效率和透明度。2.供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇：各歸口管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。采購項目實施前，應(yīng)從信息庫中選擇若干家符合要求的供應(yīng)商進行詢價或邀請報價，綜合比較各供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)承諾等因素，確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。供應(yīng)商評價與考核：建立供應(yīng)商評價與考核機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進行評價和考核。對于評價不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時調(diào)整出信息庫，并停止與其合作。3.采購程序采購申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《購物申請表》，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字后提交歸口管理部門。采購審批：歸口管理部門對采購申請進行審核，根據(jù)采購金額大小和采購方式，報學校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較小的項目，由歸口管理部門負責人審批；采購金額較大或采用公開招標等特殊采購方式的項目，需報學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購實施：采購審批通過后，歸口管理部門按照選定的采購方式組織實施采購活動。公開招標：發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商投標。組建評標委員會，按照招標文件規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應(yīng)商。邀請招標：向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，邀請其投標。其他程序與公開招標類似。競爭性談判：成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：符合規(guī)定情形的，經(jīng)學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準后，可采用單一來源采購方式，與唯一的供應(yīng)商進行談判采購。詢價：向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)報價結(jié)果確定成交供應(yīng)商。合同簽訂：采購項目確定成交供應(yīng)商后，歸口管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。合同執(zhí)行：采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴格按照合同約定履行各自的義務(wù)。歸口管理部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求按時、按質(zhì)、按量交貨，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。驗收付款：采購物資到貨后，歸口管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收合格的，填寫《驗收單》，辦理入庫手續(xù)。財務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收情況，辦理付款手續(xù)。

五、購物驗收管理1.驗收職責各歸口管理部門負責組織采購物資的驗收工作，并指定專人作為驗收責任人。驗收責任人應(yīng)熟悉采購物資的規(guī)格、型號、質(zhì)量標準等要求，嚴格按照驗收程序進行驗收。涉及技術(shù)性能、質(zhì)量標準等專業(yè)性較強的物資驗收，可邀請相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員或?qū)＜覅⑴c驗收。2.驗收程序資料核對：驗收前，驗收責任人應(yīng)核對采購合同、發(fā)票、送貨清單等資料，確保資料齊全、內(nèi)容一致。外觀檢查：對采購物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格型號等進行檢查，確保物資與合同約定相符。質(zhì)量檢驗：按照相關(guān)質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，對采購物資的質(zhì)量進行檢驗。對于需要進行性能測試、功能驗證的物資，應(yīng)進行相應(yīng)的測試和驗證。填寫驗收單：驗收合格的，驗收責任人應(yīng)填寫《驗收單》，詳細記錄采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收日期等信息，并簽字確認。驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或退換貨。3.驗收記錄與檔案管理驗收責任人應(yīng)將驗收過程中形成的相關(guān)資料，如驗收單、測試報告、質(zhì)量檢驗證書等，整理歸檔，妥善保管。驗收記錄作為采購物資質(zhì)量證明和財務(wù)報銷的重要依據(jù)，保存期限按照學校檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

六、購物付款管理1.付款審批采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，由物資使用部門填寫《付款申請表》，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)資料，經(jīng)部門負責人簽字后提交歸口管理部門審核。歸口管理部門對付款申請進行審核，確認無誤后報財務(wù)部門。財務(wù)部門按照學校財務(wù)制度和資金審批流程，對付款申請進行審批。付款金額較小的項目，由財務(wù)部門負責人審批；付款金額較大的項目，需報學校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.付款方式學校購物付款方式主要包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。具體付款方式應(yīng)根據(jù)合同約定和實際情況確定。對于貨到付款的項目，在驗收合格后，按照合同約定的付款期限及時辦理付款手續(xù)；對于預(yù)付款或分期付款的項目，應(yīng)嚴格按照合同約定的比例和時間節(jié)點進行付款。3.付款記錄與核算財務(wù)部門應(yīng)建立購物付款臺賬，詳細記錄每一筆采購業(yè)務(wù)的付款日期、付款金額、付款方式、供應(yīng)商名稱等信息。定期對購物付款情況進行核對和統(tǒng)計，確保付款記錄準確無誤。同時，做好與采購合同、驗收單等相關(guān)資料的核對工作，保證財務(wù)核算的準確性。

七、購物監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學校審計部門定期對學校購物活動進行審計監(jiān)督，檢查采購項目的預(yù)算執(zhí)行情況、采購程序的合規(guī)性、采購合同的履行情況、驗收付款情況等。監(jiān)察部門對購物活動中的違規(guī)違紀行為進行調(diào)查和處理，加強對購物過程的廉政監(jiān)督。各歸口管理部門應(yīng)定期對本部門采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報學校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組。2.外部監(jiān)督積極接受上級主管部門、財政部門、審計部門等的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)資料，配合做好各項檢查工作。對于涉及公共利益、社會關(guān)注度高的采購項目，可邀請社會監(jiān)督員參與監(jiān)督，提高采購活動的透明度和公信力。

八、違規(guī)處理1.對在購物活動中違反本制度規(guī)定的單位和個人，學校將視情節(jié)輕重，給予批評教育、責令整改、通報批評等處