集中采購管理實施細(xì)則

集中采購管理實施細(xì)則?一、總則1.目的為規(guī)范公司集中采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，加強內(nèi)部控制，特制定本實施細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司內(nèi)部各部門及下屬單位涉及的集中采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備物資、服務(wù)類項目等。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)制度規(guī)定。公開、公平、公正原則：采購過程公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最低化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。誠信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自承諾。二、組織與職責(zé)1.集中采購管理委員會組成：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：審議集中采購政策、制度及流程。審批年度集中采購計劃。協(xié)調(diào)解決集中采購過程中的重大問題。監(jiān)督集中采購工作的執(zhí)行情況。2.集中采購執(zhí)行部門組成：設(shè)立專門的集中采購部門，配備專業(yè)采購人員。職責(zé)：負(fù)責(zé)具體實施集中采購工作，包括采購計劃制定、采購文件編制、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。收集、分析采購信息，為采購決策提供支持。配合相關(guān)部門處理采購過程中的投訴與糾紛。3.需求部門職責(zé)：提出采購需求，明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購文件評審，提供技術(shù)支持與建議。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商考察、驗收等工作。三、采購計劃管理1.年度采購計劃各需求部門應(yīng)于每年[具體時間]前向集中采購執(zhí)行部門提交下一年度采購需求計劃，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、預(yù)計數(shù)量、預(yù)算金額、需求時間等。集中采購執(zhí)行部門對各需求部門提交的采購計劃進(jìn)行匯總、整理和分析，結(jié)合公司年度預(yù)算及實際情況，編制年度集中采購計劃，報集中采購管理委員會審批。2.月度采購計劃各需求部門應(yīng)于每月[具體時間]前向集中采購執(zhí)行部門提交次月采購需求計劃，詳細(xì)說明采購項目的緊急程度、特殊要求等。集中采購執(zhí)行部門根據(jù)年度采購計劃及月度需求變化，調(diào)整并編制月度采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后組織實施。四、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際需要填寫《集中采購申請表》，詳細(xì)描述采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、申請理由等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給集中采購執(zhí)行部門。2.采購文件編制集中采購執(zhí)行部門根據(jù)采購申請，組織相關(guān)人員編制采購文件，包括招標(biāo)文件、詢價文件、競爭性談判文件等。采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同主要條款等內(nèi)容，確保采購要求清晰、準(zhǔn)確、完整。3.供應(yīng)商選擇與邀請集中采購執(zhí)行部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評價。根據(jù)采購項目特點和需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的供應(yīng)商，向其發(fā)出采購邀請，邀請供應(yīng)商參與投標(biāo)、報價或談判。4.采購評審集中采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員組成評審小組，對供應(yīng)商提交的響應(yīng)文件進(jìn)行評審。評審小組按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對供應(yīng)商的報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評價，推薦中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。5.采購合同簽訂集中采購執(zhí)行部門根據(jù)評審結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。6.采購合同執(zhí)行與驗收供應(yīng)商按照采購合同約定組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，并按時交貨或完成服務(wù)。需求部門負(fù)責(zé)對采購貨物或服務(wù)進(jìn)行驗收，驗收合格后出具驗收報告。集中采購執(zhí)行部門根據(jù)驗收報告和采購合同約定，辦理付款手續(xù)。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入集中采購執(zhí)行部門制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽、售后服務(wù)等方面的要求。供應(yīng)商向公司提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》及相關(guān)證明材料，集中采購執(zhí)行部門對其進(jìn)行資格審查，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.供應(yīng)商評價與考核集中采購執(zhí)行部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價與考核，評價指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評價與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機會；對于不合格供應(yīng)商，采取警告、暫停合作、取消資格等措施。3.供應(yīng)商動態(tài)管理集中采購執(zhí)行部門及時更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫信息，記錄供應(yīng)商的業(yè)績表現(xiàn)、合作情況等。對于出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、信譽不佳等情況的供應(yīng)商，及時調(diào)整其分類等級，并采取相應(yīng)的管理措施。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估集中采購執(zhí)行部門定期對采購過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別與評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、驗收風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。2.風(fēng)險應(yīng)對措施對于市場風(fēng)險，加強市場調(diào)研與分析，關(guān)注市場價格波動和供應(yīng)情況，合理制定采購計劃和價格策略。對于供應(yīng)商風(fēng)險，加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方責(zé)任和義務(wù)。對于合同風(fēng)險，嚴(yán)格審查采購合同條款，確保合同合法合規(guī)、條款明確、權(quán)利義務(wù)對等，加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督與管理。對于驗收風(fēng)險，建立健全驗收制度，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強驗收人員培訓(xùn)，確保采購貨物或服務(wù)符合要求。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對集中采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購文件的完整性、供應(yīng)商選擇的公正性、采購合同的執(zhí)行情況等。集中采購管理委員會定期聽取集中采購執(zhí)行部門的工作匯報，對集中采購工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.投訴處理設(shè)立集中采購?fù)对V郵箱和電話，接受公司內(nèi)部員工及供應(yīng)商的投訴舉報。