餐飲采購報銷管理制度

餐飲采購報銷管理制度?目的為了加強公司餐飲采購報銷管理，規(guī)范采購報銷流程，確保采購行為的合規(guī)性、合理性和透明度，有效控制采購成本，保障公司餐飲業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及餐飲采購及報銷的相關(guān)活動，包括但不限于食材采購、調(diào)料采購、餐飲設(shè)備采購等。基本原則1.合規(guī)性原則：采購報銷活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)財務(wù)制度。2.真實性原則：采購報銷憑證必須真實、準(zhǔn)確、完整地反映采購業(yè)務(wù)的實際情況。3.合理性原則：采購行為應(yīng)基于公司餐飲業(yè)務(wù)的實際需求，確保采購物品的質(zhì)量和數(shù)量合理，避免浪費和過度采購。4.審批流程原則：所有采購報銷必須按照規(guī)定的審批流程進行，未經(jīng)審批不得報銷。采購流程采購申請1.需求部門提交：各部門根據(jù)餐飲業(yè)務(wù)需求，填寫《餐飲采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額、需求日期等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核與調(diào)整：采購部門收到申請表后，對采購需求進行審核。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或與實際業(yè)務(wù)不符，采購部門應(yīng)與需求部門溝通協(xié)商，進行必要的調(diào)整。供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進行綜合評估，篩選出合格的供應(yīng)商名單。2.采購談判：根據(jù)采購需求，采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保雙方達成一致意見。3.合同簽訂：談判達成一致后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同履行各自的責(zé)任。采購執(zhí)行1.訂單下達：采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。訂單應(yīng)明確采購物品的詳細(xì)信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.跟蹤與協(xié)調(diào)：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇問題或變更，采購部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，并采取相應(yīng)的措施解決。驗收環(huán)節(jié)1.到貨通知：采購物品到貨前，采購部門應(yīng)提前通知驗收部門做好驗收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量驗收：驗收部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進行質(zhì)量驗收。驗收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或與合同不符，驗收部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.數(shù)量驗收：驗收人員對采購物品的數(shù)量進行核對，確保到貨數(shù)量與采購訂單一致。4.驗收記錄：驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《餐飲采購驗收單》，詳細(xì)記錄驗收情況，并簽字確認(rèn)。驗收單應(yīng)包括采購訂單編號、供應(yīng)商名稱、采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收日期等信息。報銷流程報銷準(zhǔn)備1.整理憑證：采購人員在采購業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時收集整理相關(guān)報銷憑證，包括采購發(fā)票、采購合同、驗收單、采購訂單等。2.填寫報銷單：采購人員按照公司規(guī)定的報銷單格式，填寫《餐飲采購報銷單》。報銷單應(yīng)注明采購業(yè)務(wù)的詳細(xì)信息，如采購日期、供應(yīng)商名稱、采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等，并確保各項信息與原始憑證一致。部門初審1.提交報銷單：采購人員將填寫完整的報銷單及相關(guān)憑證提交至所在部門。2.部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對報銷單及相關(guān)憑證進行初審，重點審核采購業(yè)務(wù)的真實性、合理性以及是否符合部門預(yù)算。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在報銷單上簽字確認(rèn)。財務(wù)審核1.提交財務(wù)：部門初審?fù)ㄟ^后的報銷單及相關(guān)憑證提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)審核要點：財務(wù)人員對報銷單及相關(guān)憑證進行審核，主要審核以下內(nèi)容：憑證真實性：檢查發(fā)票等報銷憑證是否真實有效，是否存在偽造、篡改等情況。合規(guī)性審核：審核采購業(yè)務(wù)是否符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)財務(wù)制度。例如，發(fā)票是否為正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內(nèi)容是否與采購業(yè)務(wù)相符，是否有稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制章等。金額準(zhǔn)確性：核對報銷金額與采購合同、發(fā)票等憑證上的金額是否一致，計算是否準(zhǔn)確。審批流程完整性：檢查報銷單是否經(jīng)過規(guī)定的審批流程，各級審批簽字是否齊全。3.財務(wù)調(diào)整：如發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題或不符合審核要求，財務(wù)人員應(yīng)及時與采購人員溝通，要求其補充或更正相關(guān)憑證。如采購業(yè)務(wù)存在不合理支出或違反規(guī)定的情況，財務(wù)人員有權(quán)拒絕報銷，并向相關(guān)部門反饋。審批簽字1.按級審批：經(jīng)過財務(wù)審核通過的報銷單，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批簽字。審批流程一般包括采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等。各級審批人員應(yīng)認(rèn)真審核報銷內(nèi)容，確保審批意見的準(zhǔn)確性和合理性。2.特殊情況審批：對于金額較大或特殊的采購報銷業(yè)務(wù)，可能需要經(jīng)過更高級別的審批或?qū)ｎ}會議討論決定。報銷支付1.報銷支付申請：審批簽字完成后的報銷單提交至財務(wù)部門，財務(wù)人員根據(jù)公司的資金狀況和支付安排，填寫《報銷支付申請單》，提交至資金管理部門或相關(guān)支付崗位。2.支付執(zhí)行：資金管理部門或相關(guān)支付崗位按照《報銷支付申請單》的要求，通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等方式進行報銷支付。支付完成后，財務(wù)人員應(yīng)及時登記入賬，并在報銷單上加蓋"已支付"印章。采購價格管理價格調(diào)研1.定期調(diào)研：采購部門應(yīng)定期對市場上的餐飲采購物品價格進行調(diào)研，了解價格動態(tài)和市場行情。調(diào)研方式可以包括市場走訪、供應(yīng)商報價、行業(yè)資訊收集等。2.價格分析：采購人員對調(diào)研收集到的價格信息進行分析，形成價格調(diào)研報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括各類采購物品的價格走勢、不同供應(yīng)商的價格比較、影響價格的因素等，為采購決策提供參考依據(jù)。價格談判1.談判策略制定：根據(jù)價格調(diào)研報告和采購需求，采購部門制定價格談判策略。談判策略應(yīng)考慮公司的采購成本目標(biāo)、供應(yīng)商的利益訴求以及市場競爭情況等因素。2.談判技巧運用：采購人員在與供應(yīng)商談判過程中，應(yīng)靈活運用談判技巧，爭取有利的采購價格。例如，通過批量采購、長期合作、付款方式優(yōu)化等條件，與供應(yīng)商協(xié)商降低價格。3.談判結(jié)果記錄：采購人員應(yīng)詳細(xì)記錄價格談判的過程和結(jié)果，包括談判時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容、達成的價格協(xié)議等信息。談判記錄作為采購合同簽訂和報銷價格審核的重要依據(jù)。價格監(jiān)控與調(diào)整1.價格監(jiān)控機制：建立采購價格監(jiān)控機制，定期對采購物品的實際采購價格與市場價格進行對比分析。如發(fā)現(xiàn)采購價格偏離市場行情較大，應(yīng)及時查找原因，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整。2.價格調(diào)整流程：當(dāng)需要調(diào)整采購價格時，采購部門應(yīng)填寫《采購價格調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明價格調(diào)整的原因、調(diào)整幅度、涉及的采購物品及供應(yīng)商等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門評估、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部門與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整協(xié)議，并按照新的價格進行采購和報銷。采購合同管理合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門和財務(wù)部門進行審核。法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性以及風(fēng)險防范條款；財務(wù)部門審核合同的付款方式、結(jié)算周期、價格條款等與財務(wù)相關(guān)的內(nèi)容。審核通過后，合同方可簽訂。3.簽訂蓋章：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。合同執(zhí)行1.跟蹤監(jiān)督：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。定期與供應(yīng)商溝通合同執(zhí)行進度，及時解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.變更管理：如因客觀原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，并按照原合同審核和簽訂流程進行審批。3.合同歸檔：采購合同執(zhí)行完畢后，采購部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)執(zhí)行資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同副本、采購訂單、驗收單、發(fā)票、付款記錄等，以便日后查閱和審計。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：公司內(nèi)部審計部門定期對餐飲采購報銷業(yè)務(wù)進行檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、報銷憑證的真實性和合規(guī)性、采購價格的合理性、合同管理的規(guī)范性等。2.專項審計：針對重大采購項目或存在問題的采購業(yè)務(wù)，開展專項審計工作。專項審計應(yīng)深入調(diào)查采購業(yè)務(wù)的全過程，分析存在的問題及原因，并提出改進建議和處理意見。3.問題反饋與整改：內(nèi)部審計部門將檢查和審計結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門，并跟蹤整改情況。被檢查或?qū)徲嫴块T應(yīng)針對發(fā)現(xiàn)的問題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，確保問題得到有效解決。外部審計1.接受審計：公司應(yīng)積極配合外部審計機構(gòu)對餐飲采購報銷業(yè)務(wù)的審計工作，提供真實、完整的資料和信息。2.審計結(jié)果應(yīng)用：認(rèn)真對待外部審計提出的意見和建議，將審計結(jié)果作為完善公司采購報銷管理制度、改進采購業(yè)務(wù)流程的重要依據(jù)。對外部審計發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進行處理，并及時采取措施加以防范。責(zé)任追究違規(guī)行為界定1.采購人員違規(guī)行為：包括但不限于收受供應(yīng)商賄賂、與供應(yīng)商串通謀取私利、虛報采購價格、偽造采購報銷憑證等。2.審批人員違規(guī)行為：如未認(rèn)真審核采購報銷業(yè)務(wù)，違規(guī)批準(zhǔn)報銷；對采購業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為知情不報或故意隱瞞等。3.其他相關(guān)人員違規(guī)行為：涉及餐飲采購報銷業(yè)務(wù)的其他人員，如驗收人員、財務(wù)人員等，如存在違反制度規(guī)定、玩忽職守等行為。責(zé)任追究方式1.批評教育：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責(zé)令其改正錯誤。2.經(jīng)濟處罰：根據(jù)違規(guī)行為造成的損失大小，對違規(guī)人員給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)獎金、罰款等。3.行政處分：對于情節(jié)較為嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予行政處分，如警告、記過、記大過、降級、撤職等。4.法律責(zé)任：對于涉嫌違法犯罪的違規(guī)行為，依法移交司法機關(guān)追究法律責(zé)任。責(zé)任追究程序1.舉報與發(fā)現(xiàn)：任何單位和個人發(fā)現(xiàn)餐飲采購報銷業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為，均可向公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門舉報。內(nèi)部審計部門在日常監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的，應(yīng)及時進行記錄和調(diào)查。2.調(diào)查核實：接到舉報或發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，相關(guān)部門應(yīng)立即組織調(diào)查核實。調(diào)查過程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，詢問當(dāng)事人，了解事情真相。3.