酒店采購預算管理制度

酒店采購預算管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店采購預算管理，合理安排采購資金，提高資金使用效益，確保酒店各項經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及采購業(yè)務的預算編制、執(zhí)行、控制與考核等工作。（三）基本原則1.預算法定原則：采購預算編制必須遵循國家法律法規(guī)和酒店內(nèi)部財務制度的規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋酒店運營所需的各類物資和服務采購，確保無重大遺漏。3.準確性原則：依據(jù)市場行情、歷史數(shù)據(jù)等，科學合理地預測采購需求和成本，保證預算數(shù)據(jù)真實、準確。4.動態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)市場變化、經(jīng)營狀況等因素，適時對采購預算進行調(diào)整，確保預算的合理性和有效性。5.效益優(yōu)先原則：以提高酒店經(jīng)濟效益為核心，優(yōu)化采購預算安排，降低采購成本。二、職責分工（一）采購部門1.負責收集、整理各類物資和服務的采購需求信息，結(jié)合市場情況，提出采購預算建議。2.參與采購預算的編制工作，對預算中涉及的采購項目、數(shù)量、價格等進行詳細分析和審核。3.根據(jù)批準的采購預算，組織實施采購活動，嚴格控制采購成本，確保采購質(zhì)量。4.定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析，及時反饋預算執(zhí)行中的問題，并提出改進措施。（二）財務部門1.負責制定酒店采購預算管理制度和相關流程，指導各部門正確編制采購預算。2.審核各部門提交的采購預算草案，結(jié)合酒店財務狀況和經(jīng)營目標，提出調(diào)整建議，匯總編制酒店年度采購預算。3.負責采購預算的資金安排，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全、合理使用。4.定期對采購預算執(zhí)行情況進行財務分析，提供相關數(shù)據(jù)支持，為預算調(diào)整和考核提供依據(jù)。（三）使用部門1.根據(jù)本部門的經(jīng)營活動和業(yè)務需求，詳細填報采購需求申請表，明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.參與采購預算的編制工作，對本部門提出的采購需求進行合理性說明，配合采購部門和財務部門做好預算編制工作。3.負責對采購物資和服務的使用情況進行跟蹤和評估，及時反饋使用過程中的問題，為采購預算的調(diào)整提供參考。（四）預算管理部門1.負責酒店采購預算的綜合管理工作，制定預算編制的總體要求和時間安排。2.組織協(xié)調(diào)各部門之間的溝通與協(xié)作，確保采購預算編制工作順利進行。3.對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，定期向酒店管理層匯報預算執(zhí)行情況。4.根據(jù)酒店經(jīng)營情況和市場變化，提出采購預算調(diào)整的建議和方案，報酒店管理層審批。三、預算編制（一）編制依據(jù)1.酒店年度經(jīng)營目標和發(fā)展規(guī)劃，明確各部門的業(yè)務重點和采購需求。2.歷史采購數(shù)據(jù)，分析各類物資和服務的采購數(shù)量、價格變動趨勢，為預算編制提供參考。3.市場調(diào)研信息，了解各類物資和服務的市場價格、供應情況等，掌握市場動態(tài)。4.酒店內(nèi)部庫存情況，結(jié)合庫存周轉(zhuǎn)率和安全庫存要求，合理確定采購數(shù)量。（二）編制流程1.準備階段預算管理部門制定采購預算編制通知，明確編制范圍、內(nèi)容、格式、時間要求等。采購部門、財務部門、使用部門等收集相關資料，如歷史采購數(shù)據(jù)、市場調(diào)研報告、庫存清單等。2.申報階段使用部門根據(jù)本部門經(jīng)營活動和業(yè)務需求，填寫采購需求申請表，詳細說明采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間、用途等信息，并提交至采購部門。采購部門對使用部門提交的采購需求申請表進行初步審核，核實需求的合理性和必要性，結(jié)合市場情況，提出采購預算建議，包括采購項目、數(shù)量、價格、預計采購金額等，并反饋給使用部門。使用部門對采購部門反饋的預算建議進行確認和調(diào)整，如有異議，與采購部門溝通協(xié)商，達成一致后，將調(diào)整后的采購需求申請表及預算建議提交至財務部門。3.審核階段財務部門對各部門提交的采購需求申請表及預算建議進行審核，重點審核預算的合理性、準確性、資金安排的可行性等。結(jié)合酒店財務狀況和經(jīng)營目標，對預算進行綜合平衡，提出審核意見。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，財務部門與采購部門、使用部門進行溝通協(xié)調(diào)，要求相關部門對預算進行調(diào)整和完善。各部門根據(jù)財務部門的審核意見，對采購預算進行修改和補充，再次提交審核。經(jīng)多次審核無誤后，財務部門匯總編制酒店年度采購預算草案。4.審批階段酒店年度采購預算草案提交酒店管理層審批。管理層根據(jù)酒店經(jīng)營戰(zhàn)略、財務狀況等因素，對采購預算進行全面審查和決策。如采購預算草案獲得批準，由預算管理部門下達正式的采購預算指標至各部門執(zhí)行。如未獲批準，預算管理部門將審批意見反饋給相關部門，要求其重新編制采購預算。（三）編制內(nèi)容1.物資采購預算：包括食品、飲料、客房用品、辦公用品、工程物資、設備配件等各類物資的采購預算，明確采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預計采購價格、采購時間等。2.服務采購預算：涵蓋酒店外包服務，如洗滌服務、保潔服務、餐飲外包、營銷策劃服務、維修保養(yǎng)服務等的采購預算，包括服務內(nèi)容、預計采購金額、服務期限等。3.采購費用預算：包括采購人員的差旅費、業(yè)務招待費、運輸費、倉儲費、檢驗檢測費等與采購業(yè)務相關的費用預算。四、預算執(zhí)行（一）采購申請1.使用部門如需采購物資或服務，應按照酒店規(guī)定的采購申請流程，填寫采購申請單。采購申請單應詳細注明采購項目、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.對于預算內(nèi)采購項目，采購申請單提交至采購部門后，采購部門應按照預算安排及時組織采購。對于超預算采購項目，采購部門應將采購申請單連同詳細的預算調(diào)整申請一并提交至預算管理部門和財務部門審核，經(jīng)酒店管理層批準后方可實施采購。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，應對采購項目的必要性、合理性、采購方式等進行審核。對于符合采購要求的申請，采購部門應根據(jù)酒店采購管理制度，選擇合適的采購方式，如招標采購、詢價采購、競爭性談判采購等，并按照相應的采購流程進行審批。2.采購審批流程應明確各級審批人員的職責和權(quán)限，確保采購活動的合規(guī)性和透明度。一般采購項目由采購部門負責人審批；重大采購項目或金額較大的采購項目需經(jīng)酒店分管領導、財務總監(jiān)、總經(jīng)理等多級審批。3.在采購審批過程中，審批人員應重點審查采購預算的執(zhí)行情況、采購價格的合理性、采購質(zhì)量的保證措施等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時要求采購部門進行整改或調(diào)整采購方案。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)批準的采購申請單，按照既定的采購方式和流程組織實施采購。在采購過程中，采購人員應嚴格遵守酒店采購管理制度和相關法律法規(guī)，確保采購活動的公平、公正、公開。2.采購人員應積極與供應商溝通協(xié)商，爭取優(yōu)惠的采購價格和良好的服務條款。同時，要對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進行嚴格考察和評估，選擇合格的供應商進行合作。3.對于采購合同的簽訂，采購部門應嚴格按照合同管理規(guī)定，確保合同條款明確、完整、合法，明確雙方的權(quán)利和義務。合同簽訂后，應及時將合同副本提交至財務部門備案，作為財務核算和付款的依據(jù)。（四）采購驗收1.采購物資或服務到貨后，采購部門應及時通知使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準要求，對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進行仔細檢查和核對。2.對于驗收合格的物資或服務，驗收人員應在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)或投入使用。對于驗收不合格的物資或服務，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至達到驗收標準。3.質(zhì)量檢驗部門應定期對采購物資的質(zhì)量進行抽檢，確保采購物資符合酒店經(jīng)營要求和質(zhì)量標準。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時反饋給采購部門和相關部門，采取相應的處理措施。（五）采購付款1.采購付款應嚴格按照采購合同約定和酒店財務管理制度執(zhí)行。財務部門在收到采購部門提交的付款申請及相關憑證（如采購合同、驗收報告、發(fā)票等）后，應進行認真審核。2.審核無誤后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續(xù)。對于貨到付款的采購項目，應在驗收合格后及時付款；對于預付款項的采購項目，應嚴格控制預付款比例和支付時間，確保資金安全。3.財務部門應建立采購付款臺賬，詳細記錄每筆采購付款的金額、時間、供應商等信息，便于跟蹤和管理采購資金的使用情況。五、預算控制（一）建立預算監(jiān)控機制1.預算管理部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時掌握各部門采購預算的執(zhí)行進度、資金使用情況、采購項目完成情況等。2.建立預算執(zhí)行報告制度，各部門應定期向預算管理部門報送采購預算執(zhí)行情況報告，詳細說明本部門預算執(zhí)行情況、存在的問題及改進措施等。3.預算管理部門通過數(shù)據(jù)分析、實地檢查等方式，對采購預算執(zhí)行情況進行全面監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行偏差較大或存在異常情況，應及時與相關部門溝通了解原因，并采取相應的措施進行糾正。（二）設置預算預警指標1.根據(jù)采購預算的重要性和風險程度，設置預算預警指標，如采購金額偏差率、采購進度偏差率等。2.當采購預算執(zhí)行情況達到預警指標時，預算管理部門應及時向相關部門發(fā)出預警通知，提醒其關注預算執(zhí)行情況，采取有效措施控制預算偏差。3.相關部門收到預警通知后，應分析預算執(zhí)行偏差的原因，制定針對性的改進措施，并在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況反饋給預算管理部門。（三）嚴格控制預算調(diào)整1.采購預算一經(jīng)批準，原則上不得隨意調(diào)整。如因市場變化、經(jīng)營狀況調(diào)整、不可抗力等因素確需調(diào)整采購預算的，應按照預算調(diào)整流程進行審批。2.預算調(diào)整申請應由相關部門提出，詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容、調(diào)整后的預算金額等，并提交預算管理部門和財務部門審核。3.預算管理部門和財務部門對預算調(diào)整申請進行審核后，提交酒店管理層審批。經(jīng)批準后的預算調(diào)整方案作為采購預算執(zhí)行的依據(jù)，各部門應嚴格按照調(diào)整后的預算執(zhí)行。六、預算分析與考核（一）預算分析1.定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析，全面評估采購預算的合理性、準確性和執(zhí)行效果。分析內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、采購價格、采購進度、預算偏差等方面。2.通過對比分析、趨勢分析、因素分析等方法，找出采購預算執(zhí)行過程中存在的問題和原因，如預算編制不準確、市場價格波動較大、采購管理不善等。3.根據(jù)預算分析結(jié)果，提出改進措施和建議，為優(yōu)化采購預算編制、加強采購管理、提高資金使用效益提供決策依據(jù)。預算分析報告應提交酒店管理層和相關部門，作為管理決策的參考。（二）預算考核1.建立采購預算考核制度，對各部門采購預算執(zhí)行情況進行考核評價?？己酥笜税ú少忣A算完成率、采購成本節(jié)