信息科采購管理制度

信息科采購管理制度?總則目的為規(guī)范信息科采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，滿足公司信息科業(yè)務(wù)發(fā)展需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司信息科所有采購活動，包括但不限于硬件設(shè)備（如服務(wù)器、電腦、打印機等）、軟件產(chǎn)品（如操作系統(tǒng)、辦公軟件、數(shù)據(jù)庫等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如路由器、交換機等）、信息安全產(chǎn)品（如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等）以及相關(guān)服務(wù)的采購。原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的統(tǒng)一。3.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.公平競爭原則：通過公平競爭，選擇優(yōu)質(zhì)的供應商和產(chǎn)品，確保采購質(zhì)量。5.誠實守信原則：采購活動中各方應誠實守信，履行各自的義務(wù)。采購組織與職責采購決策機構(gòu)成立信息科采購領(lǐng)導小組，由信息科負責人擔任組長，成員包括相關(guān)技術(shù)骨干和財務(wù)人員。采購領(lǐng)導小組負責審議采購計劃、采購預算、采購方式、供應商選擇等重大采購事項，做出決策。采購執(zhí)行部門信息科指定專人負責采購的具體執(zhí)行工作，稱為采購專員。采購專員負責采購項目的實施，包括編制采購文件、發(fā)布采購信息、組織采購評審、簽訂采購合同、跟蹤采購進度、驗收采購貨物或服務(wù)等。相關(guān)部門職責1.信息科：提出采購需求，參與采購文件編制、供應商評審等工作，負責采購貨物或服務(wù)的使用和驗收。2.財務(wù)部門：審核采購預算、采購合同，負責采購資金的支付和核算。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)。采購流程采購需求提出1.信息科各崗位根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和工作需要，定期或不定期提出采購需求，填寫《信息科采購需求申請表》，詳細說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預算金額、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購需求申請表經(jīng)本部門負責人審核后提交給采購專員。采購預算編制1.采購專員根據(jù)采購需求申請表，結(jié)合市場價格情況，編制采購預算草案，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度和預算安排，對采購預算草案進行審核，提出調(diào)整意見。采購專員根據(jù)審核意見對采購預算進行調(diào)整，形成最終的采購預算。采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的性質(zhì)、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、市場競爭充分的采購項目；邀請招標適用于具有特定資格要求、供應商數(shù)量有限的采購項目；競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的、必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目；詢價適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。3.采購方式的選擇需經(jīng)采購領(lǐng)導小組批準。采購文件編制1.根據(jù)選定的采購方式，采購專員編制采購文件。采購文件應包括采購公告（招標邀請書）、采購需求、技術(shù)規(guī)格、評標標準、合同條款等內(nèi)容。2.采購文件應明確采購項目的各項要求，確保供應商能夠準確理解采購需求，編制合理的投標文件或響應文件。采購信息發(fā)布1.對于公開招標、邀請招標等采購方式，采購專員應在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站等平臺發(fā)布采購公告（招標邀請書），公開采購項目信息，吸引潛在供應商參與投標。2.采購公告（招標邀請書）應包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、供應商資格要求、報名時間、投標截止時間、開標時間及地點等內(nèi)容。供應商選擇與評審1.采購專員對報名參與采購項目的供應商進行資格審查，確定符合資格要求的供應商名單。2.組織成立評審小組，評審小組由信息科技術(shù)人員、財務(wù)人員、審計人員等組成。評審小組按照采購文件規(guī)定的評標標準，對供應商的投標文件或響應文件進行評審，推薦中標候選人或成交供應商。3.評審過程應客觀、公正、公平，記錄評審過程和結(jié)果。評審結(jié)果經(jīng)采購領(lǐng)導小組批準后生效。采購合同簽訂1.采購專員根據(jù)評審結(jié)果，與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購合同簽訂前，應提交財務(wù)部門和審計部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。審核通過后，由采購專員與供應商簽訂合同。采購項目實施與跟蹤1.采購專員按照采購合同要求，跟蹤供應商的供貨進度，確保供應商按時、按質(zhì)、按量提供貨物或服務(wù)。2.如遇供應商無法按時交貨或貨物質(zhì)量不符合要求等情況，采購專員應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，要求供應商采取補救措施，并向采購領(lǐng)導小組報告。采購驗收1.采購貨物或服務(wù)到貨后，采購專員應及時通知信息科相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和采購文件的要求，對貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、性能等進行驗收。2.驗收合格后，驗收人員填寫《信息科采購驗收報告》，經(jīng)信息科負責人簽字確認后提交給采購專員。如驗收不合格，采購專員應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商更換貨物或采取其他補救措施，直至驗收合格。采購付款1.采購專員根據(jù)采購合同和采購驗收報告，填寫《信息科采購付款申請表》，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門審核采購付款申請表后，按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，辦理采購付款手續(xù)。采購風險管理風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應商壟斷等可能導致采購成本增加。2.質(zhì)量風險：供應商提供的貨物或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司信息系統(tǒng)的正常運行。3.合同風險：采購合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛等可能給公司帶來損失。4.法律風險：采購活動違反法律法規(guī)，可能導致公司面臨法律責任。風險評估1.對識別出的采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，為風險應對提供依據(jù)。風險應對1.市場風險應對：建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，合理安排采購時間和數(shù)量；對于供應商壟斷情況，積極尋找替代供應商，拓寬采購渠道。2.質(zhì)量風險應對：加強對供應商的質(zhì)量管理，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款；增加驗收環(huán)節(jié)的嚴格性，對采購貨物或服務(wù)進行全面檢驗。3.合同風險應對：加強采購合同管理，嚴格審查合同條款，確保合同內(nèi)容明確、合法、有效；在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。4.法律風險應對：加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識；在采購活動中，嚴格遵守法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.信息科定期對采購活動進行自查，檢查采購流程是否規(guī)范、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等情況。2.財務(wù)部門對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保采購資金?？顚Ｓ?，合理支出。3.審計部門定期對采購項目進行審計，重點審查采購過程的合法性、合規(guī)性、效益性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。外部監(jiān)督接受公司內(nèi)部其他部門、上級主管部門以及相關(guān)政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供采購活動的相關(guān)資料和信息。供應商管理供應商選擇標準1.具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度。2.具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。3.有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。4.參加采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄。5.具有與采購項目相匹配的生產(chǎn)能力、供應能力和售后服務(wù)能力。供應商評價與考核1.建立供應商評價體系，定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格等方面進行評價。2.根據(jù)供應商評價結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、限期整改或淘汰。供應商關(guān)系維護1.加強與供應商的溝通與合作，定