酒店應(yīng)收日常管理制度

酒店應(yīng)收日常管理制度?一、總則（一）目的為加強酒店應(yīng)收款項的日常管理，規(guī)范應(yīng)收款項的核算與監(jiān)控，及時、足額地收回各類應(yīng)收款項，降低壞賬風(fēng)險，提高酒店資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店所有應(yīng)收款項的管理，包括但不限于客房、餐飲、會議、娛樂等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，以及各類預(yù)付款項、押金等。（三）職責(zé)分工1.財務(wù)部負(fù)責(zé)應(yīng)收款項的核算、記錄與監(jiān)控，定期編制應(yīng)收款項報表，分析賬齡結(jié)構(gòu)和收款情況。制定收款政策和流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的收款工作。對逾期應(yīng)收款項進(jìn)行跟蹤催收，必要時采取法律手段。與客戶進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，處理有關(guān)應(yīng)收款項的爭議和問題。2.銷售部負(fù)責(zé)與客戶簽訂合同或協(xié)議，明確付款方式、期限等條款。及時將客戶的預(yù)訂信息、消費情況等傳遞給財務(wù)部。協(xié)助財務(wù)部進(jìn)行應(yīng)收款項的催收工作，提供客戶相關(guān)信息和背景資料。3.前臺接待辦理入住登記手續(xù)時，按照規(guī)定收取預(yù)付款或押金，并開具相應(yīng)收據(jù)。及時將客人退房信息通知財務(wù)部，協(xié)助客人辦理結(jié)賬手續(xù)，確?？铐椊Y(jié)清。對客人的欠款情況進(jìn)行記錄和跟蹤，提醒客人及時付款。4.各營業(yè)部門負(fù)責(zé)本部門營業(yè)收入的確認(rèn)與核算，確保收入準(zhǔn)確無誤。配合財務(wù)部做好應(yīng)收款項的催收工作，及時反饋客戶的付款情況和異常信息。在與客戶溝通時，宣傳酒店的收款政策，爭取客戶按時付款。二、應(yīng)收款項的核算與管理（一）應(yīng)收賬款的核算1.應(yīng)收賬款應(yīng)按照實際發(fā)生額入賬，包括銷售商品或提供勞務(wù)的價款、增值稅銷項稅額以及代購貨單位墊付的包裝費、運雜費等。2.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)銷售發(fā)票、合同協(xié)議等原始憑證，及時、準(zhǔn)確地記錄應(yīng)收賬款的發(fā)生、收回及核銷情況。3.對于應(yīng)收賬款的明細(xì)核算，應(yīng)按照客戶名稱設(shè)置明細(xì)賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的金額、發(fā)生時間、到期日、收款情況等信息。（二）預(yù)付款項的管理1.預(yù)付款項是指酒店按照合同約定預(yù)先支付給供應(yīng)商或客戶的款項。預(yù)付款項應(yīng)在合同中明確約定支付金額、支付時間、支付方式及用途等條款。2.財務(wù)部在支付預(yù)付款項前，應(yīng)審核相關(guān)合同協(xié)議及審批手續(xù)，確保預(yù)付款項的支付符合規(guī)定。3.對于預(yù)付款項，應(yīng)建立臺賬進(jìn)行管理，記錄預(yù)付款項的支付日期、金額、用途、對方單位等信息，并跟蹤預(yù)付款項的使用情況和結(jié)算情況。4.如預(yù)付款項發(fā)生退回或需要調(diào)整的情況，財務(wù)部應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并通知相關(guān)部門。（三）押金的管理1.押金是指酒店為保證客人履行其消費義務(wù)而向客人收取的一定金額的款項。押金的收取標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在酒店相關(guān)規(guī)定中明確，并向客人明示。2.前臺接待在辦理入住登記手續(xù)時，應(yīng)按照規(guī)定收取押金，并開具押金收據(jù)。押金收據(jù)應(yīng)注明押金金額、收款日期、客人姓名及房號等信息。3.財務(wù)部應(yīng)設(shè)立押金臺賬，對押金的收取、退還情況進(jìn)行詳細(xì)記錄?？腿送朔繒r，前臺接待應(yīng)根據(jù)客人的消費情況，及時辦理押金退還手續(xù)，并收回押金收據(jù)。4.如客人押金不足以支付其消費款項，應(yīng)及時通知客人補足款項；如客人有其他欠款，應(yīng)在押金中扣除相應(yīng)金額后再辦理退還手續(xù)。（四）應(yīng)收款項的賬齡分析1.財務(wù)部應(yīng)定期對應(yīng)收款項進(jìn)行賬齡分析，將應(yīng)收賬款按照賬齡分為1個月以內(nèi)、13個月、36個月、6個月以上等不同區(qū)間，計算各賬齡區(qū)間的應(yīng)收賬款余額占總應(yīng)收賬款余額的比例。2.通過賬齡分析，及時了解應(yīng)收款項的構(gòu)成和收款情況，發(fā)現(xiàn)潛在的壞賬風(fēng)險，為制定收款策略提供依據(jù)。3.對于賬齡較長的應(yīng)收款項，應(yīng)重點關(guān)注，加大催收力度，采取有效措施盡快收回款項。（五）應(yīng)收款項的壞賬準(zhǔn)備1.財務(wù)部應(yīng)根據(jù)酒店的實際情況和相關(guān)會計準(zhǔn)則，合理計提壞賬準(zhǔn)備。壞賬準(zhǔn)備的計提方法和比例應(yīng)保持一致，不得隨意變更。2.對于確實無法收回的應(yīng)收款項，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行核銷。核銷壞賬時，應(yīng)取得相關(guān)證明材料，如法院判決書、對方單位破產(chǎn)清算報告等，并經(jīng)酒店管理層審批后進(jìn)行賬務(wù)處理。3.已核銷的壞賬如以后又收回，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減壞賬準(zhǔn)備，并增加應(yīng)收賬款。三、收款政策與流程（一）收款政策1.酒店應(yīng)根據(jù)不同客戶的信用狀況、消費金額、付款習(xí)慣等因素，制定合理的收款政策。對于信用良好、消費穩(wěn)定的客戶，可以給予一定的信用期；對于信用狀況較差或新客戶，應(yīng)采取預(yù)收賬款、現(xiàn)結(jié)等方式收取款項。2.在與客戶簽訂合同或協(xié)議時，應(yīng)明確付款方式、期限、違約責(zé)任等條款，確保酒店的收款權(quán)益得到保障。3.對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時發(fā)出催款通知，明確告知客戶逾期付款的后果，并要求客戶盡快付款。催款通知應(yīng)通過電話、郵件、信函等多種方式發(fā)送，確?？蛻裟軌蚴盏?。（二）收款流程1.前臺收款客人辦理入住登記手續(xù)時，前臺接待應(yīng)按照規(guī)定收取預(yù)付款或押金，并開具相應(yīng)收據(jù)。收據(jù)應(yīng)加蓋酒店財務(wù)專用章，并注明收款日期、客人姓名及房號等信息。客人退房時，前臺接待應(yīng)根據(jù)客人的消費情況，及時辦理結(jié)賬手續(xù)。如客人采用現(xiàn)金、信用卡等方式付款，應(yīng)在收取款項后開具發(fā)票，并將款項及時繳存財務(wù)部；如客人采用掛賬方式付款，應(yīng)在賬單上注明掛賬單位，并將賬單傳遞給財務(wù)部進(jìn)行掛賬處理。前臺接待應(yīng)每日將收款情況與財務(wù)部進(jìn)行核對，確保收款金額準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。2.營業(yè)部門收款各營業(yè)部門應(yīng)在每日營業(yè)結(jié)束后，及時將營業(yè)收入日報表及相關(guān)原始憑證傳遞給財務(wù)部。營業(yè)收入日報表應(yīng)詳細(xì)記錄當(dāng)日各項業(yè)務(wù)的收入金額、客戶名稱、付款方式等信息。財務(wù)部收到營業(yè)部門傳遞的營業(yè)收入日報表后，應(yīng)進(jìn)行審核，核對收入金額與原始憑證是否一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與營業(yè)部門溝通并進(jìn)行調(diào)整。對于掛賬客戶的款項，營業(yè)部門應(yīng)定期與客戶進(jìn)行對賬，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。同時，營業(yè)部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部進(jìn)行應(yīng)收款項的催收工作，及時反饋客戶的付款情況和異常信息。3.財務(wù)部收款財務(wù)部應(yīng)根據(jù)應(yīng)收款項的賬齡和收款情況，制定收款計劃，并按照計劃進(jìn)行催收工作。對于逾期未付款的客戶，應(yīng)及時發(fā)出催款通知，并跟蹤催款結(jié)果。收到客戶的付款后，財務(wù)部應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷相應(yīng)的應(yīng)收賬款。如客戶采用支票、匯票等方式付款，應(yīng)在款項到賬后進(jìn)行入賬處理；如客戶采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，應(yīng)根據(jù)銀行回單及時進(jìn)行入賬處理。財務(wù)部應(yīng)定期對應(yīng)收款項的回收情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，向酒店管理層匯報收款工作進(jìn)展情況，并提出改進(jìn)建議。四、應(yīng)收款項的催收與監(jiān)控（一）催收措施1.電話催收對于逾期未付款的客戶，財務(wù)部應(yīng)首先通過電話方式進(jìn)行催收。電話催收時，應(yīng)禮貌、誠懇地向客戶說明逾期付款的情況，提醒客戶盡快付款，并告知客戶逾期付款可能產(chǎn)生的后果。記錄電話催收的時間、內(nèi)容、客戶反饋等信息，以便后續(xù)跟進(jìn)。如客戶承諾付款，應(yīng)明確付款時間和方式；如客戶有異議或困難，應(yīng)進(jìn)一步了解情況，并協(xié)商解決方案。2.郵件催收對于電話催收效果不佳的客戶，可以發(fā)送郵件進(jìn)行催收。郵件內(nèi)容應(yīng)包括逾期賬款的詳細(xì)信息、催款原因、付款要求等，并再次強調(diào)逾期付款的后果。在郵件中提供酒店的收款賬戶信息和聯(lián)系方式，方便客戶付款和溝通。同時，設(shè)置郵件發(fā)送的定時提醒功能，確?？蛻裟軌蚣皶r收到郵件。3.信函催收對于重要客戶或逾期時間較長的客戶，可以發(fā)送信函進(jìn)行催收。信函應(yīng)采用正式的格式，加蓋酒店公章，內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)說明逾期賬款的情況、催款原因、付款要求及逾期付款的法律后果等。通過掛號信或特快專遞等方式發(fā)送信函，并保留好信函的發(fā)送憑證。信函催收可以增強催款的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，對客戶形成一定的壓力。4.上門催收對于多次催收仍未付款的客戶，必要時可以安排專人上門催收。上門催收前，應(yīng)充分了解客戶的經(jīng)營狀況和財務(wù)狀況，制定合理的催收策略。上門催收時，催收人員應(yīng)保持禮貌、專業(yè)，向客戶說明來意，要求客戶盡快付款。如客戶有還款意愿但暫時存在困難，應(yīng)與客戶協(xié)商制定還款計劃，并要求客戶提供擔(dān)?；虺兄Z。5.法律催收對于逾期時間較長、金額較大且經(jīng)多次催收仍拒不付款的客戶，酒店可以考慮采取法律手段進(jìn)行催收。法律催收應(yīng)委托專業(yè)的律師事務(wù)所進(jìn)行，確保催收過程合法合規(guī)。在采取法律催收前，應(yīng)收集充分的證據(jù)，如合同協(xié)議、發(fā)票、催款記錄等，為訴訟提供有力支持。同時，應(yīng)評估法律催收的成本和風(fēng)險，確保訴訟結(jié)果對酒店有利。（二）監(jiān)控與報告1.財務(wù)部應(yīng)建立應(yīng)收款項監(jiān)控臺賬，實時跟蹤應(yīng)收款項的變動情況，包括收款金額、逾期天數(shù)、催收進(jìn)展等信息。2.定期對應(yīng)收款項的賬齡結(jié)構(gòu)、收款情況進(jìn)行分析，編制應(yīng)收款項分析報告，向酒店管理層匯報應(yīng)收款項的總體情況、存在的問題及潛在風(fēng)險，并提出改進(jìn)建議。3.對于重大應(yīng)收款項或逾期時間較長的應(yīng)收款項，應(yīng)及時向酒店管理層報告，以便管理層及時了解情況，做出決策。同時，應(yīng)建立專門的跟蹤機制，確保問題得到妥善解決。五、應(yīng)收款項的風(fēng)險防范（一）客戶信用評估1.在與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，銷售部應(yīng)收集客戶的相關(guān)信息，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、財務(wù)狀況、信用記錄等，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估。2.根據(jù)客戶的信用評估結(jié)果，確定客戶的信用等級和信用額度。對于信用狀況較差的客戶，應(yīng)謹(jǐn)慎與其開展業(yè)務(wù)，或采取必要的風(fēng)險防范措施，如預(yù)收賬款、增加擔(dān)保等。3.定期對客戶的信用狀況進(jìn)行重新評估，根據(jù)客戶的經(jīng)營變化、財務(wù)狀況等因素調(diào)整客戶的信用等級和信用額度。如發(fā)現(xiàn)客戶信用狀況惡化，應(yīng)及時采取措施，降低應(yīng)收款項的風(fēng)險。（二）合同管理1.銷售部在與客戶簽訂合同或協(xié)議時，應(yīng)嚴(yán)格審查合同條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和付款方式、期限等條款。2.對于涉及金額較大或風(fēng)險較高的合同，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，充分評估合同風(fēng)險，并提出防范措施。會審?fù)ㄟ^后，方可簽訂合同。3.合同簽訂后，應(yīng)妥善保管合同原件及相關(guān)附件，并及時將合同副本傳遞給財務(wù)部、前臺接待等相關(guān)部門，確保各部門能夠及時了解合同內(nèi)容和付款要求。（三）內(nèi)部溝通與協(xié)作1.加強財務(wù)部與銷售部、前臺接待、各營業(yè)部門等之間的溝通與協(xié)作，建立定期的溝通機制，及時傳遞應(yīng)收款項的相關(guān)信息。2.各部門應(yīng)密切配合，共同做好應(yīng)收款項的管理工作。如銷售部在與客戶溝通時，應(yīng)及時了解客戶的付款意向和困難，并反饋給財務(wù)部；財務(wù)部在進(jìn)行應(yīng)收款項核算和催收時，應(yīng)充分利用各部門提供的信息，提高工作效率和效果。3.對于應(yīng)收款項管理過程中出現(xiàn)的問題和爭議，各部門應(yīng)及時協(xié)商解決，必要時提交酒店管理層協(xié)調(diào)處理，確保應(yīng)收款項管理工