學(xué)校采購(gòu)小組管理制度

學(xué)校采購(gòu)小組管理制度總則1.目的為規(guī)范學(xué)校采購(gòu)小組的工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的公正、公平、公開，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各類物資、服務(wù)及工程項(xiàng)目的采購(gòu)活動(dòng)，采購(gòu)小組負(fù)責(zé)具體實(shí)施采購(gòu)工作。3.基本原則合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及學(xué)校相關(guān)規(guī)定。公正性原則：采購(gòu)過程中應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，不偏袒任何一方。公開性原則：采購(gòu)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向供應(yīng)商公開，接受監(jiān)督。效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。采購(gòu)小組的組成與職責(zé)1.組成組長(zhǎng)：由學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)小組工作，審批采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同等重要文件。成員：包括財(cái)務(wù)人員、采購(gòu)人員、使用部門代表、技術(shù)專家等。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、資金支付等；采購(gòu)人員負(fù)責(zé)具體采購(gòu)操作；使用部門代表根據(jù)實(shí)際需求提出采購(gòu)要求；技術(shù)專家對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行把關(guān)。2.職責(zé)組長(zhǎng)職責(zé)領(lǐng)導(dǎo)采購(gòu)小組開展工作，制定采購(gòu)工作方針和策略。審核采購(gòu)計(jì)劃，確保采購(gòu)項(xiàng)目符合學(xué)校發(fā)展需求。審批采購(gòu)合同，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性負(fù)責(zé)。協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的重大問題。財(cái)務(wù)人員職責(zé)參與采購(gòu)預(yù)算的編制，審核采購(gòu)資金的合理性。負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付審核，確保資金安全。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)建議。采購(gòu)人員職責(zé)收集市場(chǎng)信息，尋找合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。按照采購(gòu)流程，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括發(fā)布采購(gòu)公告、邀請(qǐng)供應(yīng)商、組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)等。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，擬定采購(gòu)合同條款。跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。使用部門代表職責(zé)根據(jù)本部門實(shí)際需求，提出采購(gòu)項(xiàng)目的詳細(xì)要求，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。參與供應(yīng)商的考察和評(píng)估，提供使用部門的意見和建議。協(xié)助采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)合同的驗(yàn)收工作。技術(shù)專家職責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審核，提供專業(yè)技術(shù)支持。參與供應(yīng)商的技術(shù)方案評(píng)審，確保采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)可行性。在采購(gòu)驗(yàn)收過程中，對(duì)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估。采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給采購(gòu)小組。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)小組收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，由采購(gòu)人員進(jìn)行匯總整理。采購(gòu)人員結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排等。采購(gòu)計(jì)劃報(bào)組長(zhǎng)審批后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，采購(gòu)人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。組織對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等。根據(jù)考察結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單。對(duì)于大型采購(gòu)項(xiàng)目或重要采購(gòu)項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式選擇供應(yīng)商。4.采購(gòu)文件編制根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，編制采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購(gòu)文件經(jīng)審核后，向入圍供應(yīng)商發(fā)放。5.采購(gòu)評(píng)審組織供應(yīng)商按時(shí)提交響應(yīng)文件。成立評(píng)審小組，對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審小組由采購(gòu)小組相關(guān)成員及技術(shù)專家組成。評(píng)審過程應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保評(píng)審結(jié)果的公正、公平。記錄評(píng)審過程和結(jié)果，形成評(píng)審報(bào)告。6.合同簽訂根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。采購(gòu)人員與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，擬定采購(gòu)合同條款。采購(gòu)合同經(jīng)學(xué)校法律顧問審核后，報(bào)組長(zhǎng)審批。采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。7.采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)人員通知使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。使用部門組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和采購(gòu)文件的要求進(jìn)行驗(yàn)收，包括對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查，對(duì)服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、效果等進(jìn)行評(píng)估。驗(yàn)收合格后，使用部門填寫《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購(gòu)小組。采購(gòu)小組對(duì)驗(yàn)收情況進(jìn)行抽查核實(shí)。8.資金支付采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同和《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，填寫《資金支付申請(qǐng)表》，附上相關(guān)發(fā)票、合同等資料?！顿Y金支付申請(qǐng)表》經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核、組長(zhǎng)審批后，辦理資金支付手續(xù)。采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購(gòu)小組應(yīng)根據(jù)學(xué)校年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并按照學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算管理要求進(jìn)行分類匯總。采購(gòu)預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照學(xué)校預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。3.預(yù)算監(jiān)督財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期檢查采購(gòu)項(xiàng)目的支出是否符合預(yù)算安排。采購(gòu)小組應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)小組應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判等方式降低風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商信用評(píng)價(jià)體系；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理；對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，可加強(qiáng)合同審核，聘請(qǐng)法律顧問提供專業(yè)支持。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，適時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。采購(gòu)檔案管理1.檔案收集采購(gòu)人員負(fù)責(zé)收集采購(gòu)活動(dòng)過程中形成的各類文件資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、評(píng)審報(bào)告、采購(gòu)合同、采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.檔案整理對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照時(shí)間順序、項(xiàng)目類別等進(jìn)行編號(hào)歸檔。確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于缺失或不清晰的資料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.檔案保管設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案資料的安全。建立檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)印檔案資料。4.檔案銷毀按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，對(duì)超過保管期限或已無保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后由專人負(fù)責(zé)實(shí)施，并記錄銷毀情況。監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。采購(gòu)小組應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.外部監(jiān)督接受學(xué)校教職工、學(xué)生及社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。積極配合財(cái)政、審計(jì)等部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提