企業(yè)煙酒管理制度

企業(yè)煙酒管理制度總則1.目的為加強公司對煙酒的管理，規(guī)范煙酒的采購、使用、存儲等行為，確保公司資源合理利用，維護公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要涉及煙酒使用的相關業(yè)務活動。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定，確保煙酒管理活動合法合規(guī)。必要性原則：煙酒的采購、使用應基于工作實際需要，杜絕浪費和不合理開支。審批控制原則：建立嚴格的審批流程，對煙酒的各項使用環(huán)節(jié)進行有效管控。煙酒采購管理1.采購計劃各部門根據(jù)工作實際需求，提前制定煙酒采購計劃。采購計劃應詳細說明所需煙酒的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息。采購計劃需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.供應商選擇行政部門負責建立煙酒供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、價格等進行綜合評估。優(yōu)先選擇具有良好口碑、產(chǎn)品質量可靠、價格合理且能提供優(yōu)質售后服務的供應商。定期對供應商進行考核，如發(fā)現(xiàn)供應商存在產(chǎn)品質量問題、供貨不及時等情況，及時調整合作關系。3.采購流程行政部門根據(jù)各部門提交的采購計劃，結合庫存情況，制定具體的采購訂單。采購訂單需經(jīng)行政部門負責人審批后，發(fā)送給選定的供應商。供應商按照采購訂單要求及時供貨，行政部門負責對到貨的煙酒進行驗收。驗收內容包括數(shù)量、規(guī)格、質量等，確保與采購訂單一致。驗收合格后，行政部門辦理入庫手續(xù)，并將相關憑證交財務部門進行賬務處理。煙酒使用管理1.業(yè)務招待用煙用酒因業(yè)務需要進行招待時，需提前填寫《業(yè)務招待申請表》，詳細說明招待事由、招待對象、預計人數(shù)、所需煙酒規(guī)格及數(shù)量等信息?！稑I(yè)務招待申請表》經(jīng)部門負責人審核、分管領導審批后，方可到行政部門領取煙酒。行政部門根據(jù)審批后的申請表發(fā)放煙酒，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應包括日期、部門、領取人、煙酒規(guī)格及數(shù)量等內容。業(yè)務招待應嚴格控制標準，遵循勤儉節(jié)約的原則，杜絕鋪張浪費。2.會議用煙用酒召開公司內部會議如需使用煙酒，由會議組織部門填寫《會議用煙酒申請表》，注明會議名稱、時間、地點、預計參會人數(shù)、所需煙酒規(guī)格及數(shù)量等?！稌h用煙酒申請表》經(jīng)會議組織部門負責人審核、分管領導審批后，交行政部門安排發(fā)放。行政部門按照審批要求提供會議所需煙酒，并在會議結束后對剩余煙酒進行回收和妥善保管。3.其他特殊用途因其他特殊工作需要使用煙酒，由相關部門提出申請，說明用途、所需煙酒規(guī)格及數(shù)量等，經(jīng)部門負責人、分管領導審批后，報行政部門按規(guī)定辦理。對于特殊用途的煙酒使用，應嚴格監(jiān)控使用情況，確保合理合規(guī)。煙酒存儲管理1.存儲場所公司設立專門的煙酒倉庫，用于存放采購入庫的煙酒。倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件。倉庫內設置不同規(guī)格的貨架，對煙酒進行分類存放，并標明類別、規(guī)格、數(shù)量等信息，便于查找和管理。2.庫存管理行政部門安排專人負責煙酒倉庫的管理，建立庫存臺賬，詳細記錄煙酒的出入庫情況。庫存臺賬應包括日期、摘要、入庫數(shù)量、出庫數(shù)量、結存數(shù)量等內容。定期對庫存煙酒進行盤點，確保賬實相符。盤點工作由行政部門牽頭，財務部門等相關人員參與。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行處理。根據(jù)庫存情況，合理安排采購計劃，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。煙酒費用報銷管理1.報銷憑證員工因業(yè)務招待、會議等使用煙酒后，應及時收集相關報銷憑證。報銷憑證包括發(fā)票、《業(yè)務招待申請表》或《會議用煙酒申請表》等。發(fā)票應真實、合法、有效，內容應與實際業(yè)務相符，包括煙酒的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額等信息。2.報銷流程員工將填寫完整的報銷憑證及相關附件提交至所在部門。部門負責人對報銷內容的真實性、合理性進行審核簽字。財務部門對報銷憑證進行審核，重點審核發(fā)票的合規(guī)性、報銷手續(xù)的完整性等。審核無誤后，按照公司財務制度進行報銷支付。監(jiān)督與檢查1.內部審計公司內部審計部門定期對煙酒的采購、使用、存儲及費用報銷等情況進行審計檢查。審計檢查內容包括制度執(zhí)行情況、審批流程合規(guī)性、賬務處理準確性、庫存管理等方面。對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.違規(guī)處理若發(fā)現(xiàn)員工違反本制度規(guī)定，私自使用公司煙酒、虛報煙酒使用情況或進行其他違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。紀律處分包括警告、罰款、降職、辭退等。對于給公司造成經(jīng)濟