主管例會管理制度VIP

主管例會管理制度一、總則（一）目的為了加強公司管理層之間的溝通與協(xié)作，提高工作效率，及時解決工作中出現(xiàn)的問題，特制定本主管例會管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門主管及以上管理人員。（三）基本原則1.定期召開原則：主管例會每周[X]固定時間召開，如遇特殊情況需提前或推遲，由行政部門提前通知相關(guān)人員。2.高效務實原則：會議應聚焦工作重點，簡潔明了，注重解決實際問題，避免冗長拖沓。3.充分溝通原則：參會人員應積極發(fā)言，充分表達意見和建議，確保信息準確傳遞和理解。4.決策明確原則：對于會議討論的事項，應明確責任人和時間節(jié)點，確保決策得到有效執(zhí)行。二、會議組織（一）會議召集主管例會由行政部門負責召集，行政部門負責人擔任會議主持人。（二）會議通知1.行政部門應在會議召開前[X]個工作日，通過公司內(nèi)部郵件、即時通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議時間、地點、議程、需準備的資料等。2.對于重要議題或需要參會人員提前準備匯報材料的會議，應適當提前通知時間，確保參會人員有足夠時間準備。（三）會議準備1.行政部門負責會議場地的預訂、布置，確保會議設施設備正常運行。2.行政部門應根據(jù)會議議程，準備好會議所需的文件、資料、文具等，并提前發(fā)放給參會人員。3.參會人員應提前熟悉會議議程，準備好相關(guān)工作匯報材料或問題解決方案，確保在會議上能夠清晰、準確地表達自己的觀點。三、會議議程（一）開場致辭主持人介紹會議目的、議程安排及參會人員，宣布會議開始。（二）工作匯報1.各部門主管按照既定順序依次匯報本部門上周工作進展、本周工作計劃以及需要協(xié)調(diào)解決的問題。2.工作匯報應突出重點、數(shù)據(jù)支撐、條理清晰，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。匯報時間原則上控制在[X]分鐘以內(nèi)。（三）問題討論與解決1.針對各部門提出的需要協(xié)調(diào)解決的問題，參會人員共同進行討論，分析問題產(chǎn)生的原因，提出解決方案和建議。2.對于涉及多個部門的問題，相關(guān)部門應積極配合，共同協(xié)商解決，明確責任人和時間節(jié)點。3.主持人應引導會議討論方向，確保討論圍繞主題進行，避免出現(xiàn)偏離主題或相互指責的情況。（四）領導指示公司高層領導對會議討論的情況進行總結(jié)和點評，針對公司整體工作提出要求和指示，明確下一階段工作重點和目標。（五）會議總結(jié)主持人對本次會議進行總結(jié)，強調(diào)會議達成的共識和決議，明確后續(xù)工作的跟進要求。（六）會議結(jié)束主持人宣布會議結(jié)束。四、會議紀律（一）參會要求1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，需提前向主持人請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應遵守會議秩序，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間接打電話、玩手機、隨意走動或交頭接耳。3.參會人員應認真聽取他人發(fā)言，尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言或進行惡意攻擊。（二）發(fā)言規(guī)范1.參會人員發(fā)言應簡潔明了、重點突出，圍繞會議主題闡述觀點和建議，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。2.發(fā)言時應使用禮貌用語，尊重他人，不得使用侮辱性或攻擊性語言。3.對于他人的發(fā)言，如有不同意見，應在他人發(fā)言結(jié)束后，以理性、客觀的態(tài)度進行回應和討論，不得強行打斷或否定他人觀點。（三）記錄與存檔1.行政部門應安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容應準確、完整，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項及責任人等。2.會議記錄應在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理完畢，并經(jīng)主持人審核后存檔。會議記錄作為公司重要的文件資料，應妥善保管，以備查閱。五、會議決議執(zhí)行與跟蹤（一）決議傳達1.會議結(jié)束后，主持人或行政部門應及時將會議決議傳達給相關(guān)責任人，并確保其清楚了解決議內(nèi)容和要求。2.對于涉及多個部門的決議事項，應明確牽頭部門和配合部門，確保工作協(xié)同推進。（二）執(zhí)行跟蹤1.各責任人應按照會議決議的要求，制定詳細的工作計劃，明確工作步驟、時間節(jié)點和責任人，并將工作計劃報上級領導審核。2.上級領導應定期對責任人的工作進展進行跟蹤檢查，及時了解工作執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。3.行政部門應建立會議決議執(zhí)行情況跟蹤臺賬，對各項決議事項的執(zhí)行進度進行實時跟蹤和記錄，定期向公司高層領導匯報。（三）反饋與調(diào)整1.責任人在工作執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)決議事項存在不合理或無法執(zhí)行的情況，應及時向上級領導反饋，并提出調(diào)整建議。2.上級領導應根據(jù)反饋情況，及時組織相關(guān)人員對決議事項進行評估和調(diào)整，確保決議的科學性和有效性。六、會議效果評估（一）評估周期每季度對主管例會的效果進行一次評估。（二）評估方式1.問卷調(diào)查：通過向參會人員發(fā)放問卷，了解他們對會議組織、議程安排、討論效果、決議執(zhí)行等方面的滿意度和意見建議。2.面談交流：與部分參會人員進行面談，深入了解他們對會議的看法和感受，收集具體的反饋信息。3.數(shù)據(jù)分析：通過分析會議決議的執(zhí)行情況、工作效率提升數(shù)據(jù)等，評估會議對公司整體運營的實際影響。（三）評估內(nèi)容1.會議組織：包括會議通知的及時性、準確性，會議場地的安排，會議資料的準備等。2.議程安排：議程是否合理、緊湊，是否涵蓋了主要工作內(nèi)容，是否能夠有效引導會議討論。3.討論效果：參會人員的參與度、發(fā)言質(zhì)量，討論是否充分、深入，是否能夠達成共識。4.決議執(zhí)行：會議決議的傳達是否及時、準確，執(zhí)行情況是否良好，是否達到了預期目標。5.會議效率：會議時間的控制是否合理，是否能夠在規(guī)定時間內(nèi)完成各項議程，解決實際問題。（四）結(jié)果應用1.根據(jù)會議效果評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓，針對存在的問題提出改進措施和建議。2.將會議效果評估結(jié)果與相關(guān)部門和人員的績效考核掛鉤，激