檔案數(shù)字化加工設(shè)備管理制度

檔案數(shù)字化加工設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案數(shù)字化加工設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，提高檔案數(shù)字化加工工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備，包括但不限于掃描儀、計算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備、數(shù)字化加工軟件等。（三）職責(zé)分工1.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工設(shè)備的采購、驗收、登記、調(diào)配、維護(hù)、報廢等管理工作。2.使用部門負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工設(shè)備的日常使用、保管、清潔等工作，并及時反饋設(shè)備運(yùn)行情況。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案數(shù)字化加工設(shè)備的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保數(shù)字化加工工作符合檔案管理要求。二、設(shè)備采購與驗收（一）采購計劃1.根據(jù)公司檔案數(shù)字化加工工作的需求和發(fā)展規(guī)劃，由設(shè)備管理部門制定檔案數(shù)字化加工設(shè)備采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）采購實施1.設(shè)備管理部門按照批準(zhǔn)的采購計劃，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式進(jìn)行設(shè)備采購。2.在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的采購管理制度執(zhí)行，確保采購過程的公平、公正、公開。（三）驗收1.設(shè)備到貨后，設(shè)備管理部門應(yīng)及時組織使用部門、檔案管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能、隨機(jī)附件、技術(shù)資料等是否符合合同要求。3.驗收合格后，由設(shè)備管理部門填寫《設(shè)備驗收報告》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。對于驗收不合格的設(shè)備，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或更換設(shè)備。三、設(shè)備登記與標(biāo)識（一）設(shè)備登記1.設(shè)備管理部門應(yīng)對采購驗收合格的檔案數(shù)字化加工設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《設(shè)備臺賬》。2.《設(shè)備臺賬》應(yīng)包括設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、購置日期、購置價格、使用部門、保管人、設(shè)備編號、維修記錄等內(nèi)容。（二）設(shè)備標(biāo)識1.設(shè)備管理部門應(yīng)對每臺檔案數(shù)字化加工設(shè)備進(jìn)行編號，并在設(shè)備上粘貼設(shè)備編號標(biāo)識。2.設(shè)備編號應(yīng)具有唯一性，便于設(shè)備的管理和查詢。四、設(shè)備調(diào)配與使用（一）設(shè)備調(diào)配1.根據(jù)檔案數(shù)字化加工工作的需要，設(shè)備管理部門可對檔案數(shù)字化加工設(shè)備進(jìn)行調(diào)配。2.設(shè)備調(diào)配應(yīng)填寫《設(shè)備調(diào)配申請表》，經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門同意后，報設(shè)備管理部門批準(zhǔn)。3.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)辦理設(shè)備的調(diào)配手續(xù)，并通知相關(guān)部門進(jìn)行設(shè)備交接。（二）設(shè)備使用1.使用部門應(yīng)按照設(shè)備的操作規(guī)程和使用說明進(jìn)行設(shè)備的操作，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.使用人員應(yīng)熟悉設(shè)備的性能和操作方法，嚴(yán)禁違規(guī)操作。對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時報告設(shè)備管理部門，由設(shè)備管理部門安排維修人員進(jìn)行維修。3.使用部門應(yīng)做好設(shè)備的日常使用記錄，包括設(shè)備的開機(jī)時間、關(guān)機(jī)時間、使用情況、故障維修情況等。五、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)計劃1.設(shè)備管理部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況和維護(hù)要求，制定檔案數(shù)字化加工設(shè)備維護(hù)計劃。2.維護(hù)計劃應(yīng)包括設(shè)備的維護(hù)周期、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員等內(nèi)容。（二）日常維護(hù)1.使用部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護(hù)工作，包括設(shè)備的清潔、保養(yǎng)、檢查等。2.日常維護(hù)應(yīng)按照設(shè)備的維護(hù)手冊和操作規(guī)程進(jìn)行，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）定期維護(hù)1.設(shè)備管理部門按照維護(hù)計劃，定期組織維護(hù)人員對檔案數(shù)字化加工設(shè)備進(jìn)行全面維護(hù)。2.定期維護(hù)內(nèi)容包括設(shè)備的硬件檢查、軟件升級、性能測試等。維護(hù)人員應(yīng)填寫《設(shè)備維護(hù)記錄》，記錄維護(hù)的時間、內(nèi)容、結(jié)果等信息。（四）故障維修1.當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時報告設(shè)備管理部門。設(shè)備管理部門應(yīng)安排維修人員進(jìn)行維修，并填寫《設(shè)備維修記錄》。2.對于一般性故障，維修人員應(yīng)在現(xiàn)場及時排除；對于較為復(fù)雜的故障，維修人員應(yīng)將設(shè)備帶回維修中心進(jìn)行維修，并在規(guī)定的時間內(nèi)修復(fù)后返回使用部門。3.維修人員應(yīng)建立設(shè)備維修檔案，記錄設(shè)備的故障原因、維修過程、維修結(jié)果等信息，以便對設(shè)備的故障情況進(jìn)行分析和總結(jié)。六、設(shè)備安全管理（一）安全制度1.設(shè)備管理部門應(yīng)制定檔案數(shù)字化加工設(shè)備安全管理制度，明確設(shè)備安全管理的職責(zé)和要求。2.安全管理制度應(yīng)包括設(shè)備的操作規(guī)程、防火防盜、防塵防潮、防雷接地等內(nèi)容。（二）安全措施1.使用部門應(yīng)按照安全管理制度的要求，采取相應(yīng)的安全措施，確保設(shè)備的安全運(yùn)行。2.設(shè)備存放場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，配備必要的消防器材和安全防護(hù)設(shè)施。3.設(shè)備操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，嚴(yán)禁在設(shè)備運(yùn)行時進(jìn)行無關(guān)操作。同時，應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并處理。七、設(shè)備存儲與保管（一）存儲環(huán)境1.檔案數(shù)字化加工設(shè)備應(yīng)存放在專門的設(shè)備存儲場所，存儲場所應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.設(shè)備存儲場所的溫度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)，避免設(shè)備因溫度過高或過低而損壞。（二）設(shè)備保管1.設(shè)備管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的保管工作，保管人員應(yīng)定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的完好。2.對于長期不使用的設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行通電測試，防止設(shè)備因受潮、老化等原因而損壞。3.設(shè)備保管人員應(yīng)做好設(shè)備的出入庫登記工作，嚴(yán)格按照設(shè)備的領(lǐng)用手續(xù)進(jìn)行設(shè)備的發(fā)放和回收。八、設(shè)備報廢管理（一）報廢條件1.檔案數(shù)字化加工設(shè)備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且設(shè)備性能嚴(yán)重下降，無法滿足檔案數(shù)字化加工工作需要的；因技術(shù)進(jìn)步、設(shè)備更新等原因，現(xiàn)有設(shè)備已被淘汰，且無法繼續(xù)使用的；設(shè)備因意外事故或自然災(zāi)害等原因，造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的；設(shè)備維修費(fèi)用過高，維修后仍無法正常使用，且無維修價值的。2.設(shè)備報廢應(yīng)由使用部門提出申請，填寫《設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備報廢的原因、使用年限、現(xiàn)狀等情況，并附上相關(guān)證明材料。（二）報廢審批1.《設(shè)備報廢申請表》經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人簽字后，報設(shè)備管理部門審核。2.設(shè)備管理部門對申請報廢的設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，核實設(shè)備的使用情況和報廢原因，并簽署審核意見。3.審核通過的《設(shè)備報廢申請表》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)辦理設(shè)備報廢手續(xù)。（三）報廢處理1.設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)對批準(zhǔn)報廢的設(shè)備進(jìn)行處理，可采取報廢拆解、變賣等方式。2.報廢設(shè)備處理后，設(shè)備管理部門應(yīng)及時更新《設(shè)備臺賬》，并將報廢設(shè)備的處理情況報財務(wù)部門備案。九、設(shè)備檔案管理（一）檔案建立1.設(shè)備管理部門應(yīng)對每臺檔案數(shù)字化加工設(shè)備建立獨(dú)立的設(shè)備檔案，設(shè)備檔案應(yīng)包括設(shè)備的采購合同、驗收報告、設(shè)備臺賬、維護(hù)記錄、維修記錄、報廢申請及審批文件等資料。2.設(shè)備檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂，并妥善保管。（二）檔案查閱1.因工作需要查閱設(shè)備檔案的，應(yīng)填寫《設(shè)備檔案查閱申請表》，經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱設(shè)備檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將設(shè)備檔案帶出檔案室。查閱人員應(yīng)