幼兒園行政助理管理制度

幼兒園行政助理管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范幼兒園行政助理的工作行為，提高工作效率和服務質量，確保幼兒園各項行政工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園行政助理崗位的全體工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和幼兒園的各項規(guī)章制度。2.服務性原則：以服務幼兒園全體教職工、幼兒及家長為宗旨，積極主動地開展工作。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，確保各項行政工作及時、準確完成。4.保密性原則：對涉及幼兒園機密信息、教職工隱私等內容嚴格保密。二、崗位職責（一）日常行政事務1.文件管理負責幼兒園各類文件、資料的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件流轉的及時性和準確性。定期對文件進行整理和分類，建立電子和紙質檔案，方便查詢和使用。2.辦公用品管理根據幼兒園辦公用品的使用情況，制定采購計劃，確保辦公用品的充足供應。負責辦公用品的采購、驗收、入庫、發(fā)放和庫存管理工作，建立辦公用品領用臺賬，定期進行盤點。對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，提出合理的節(jié)約建議，降低辦公成本。3.會議組織協(xié)助幼兒園領導安排各類會議，包括會議時間、地點、參會人員的通知等。負責會議的籌備工作，如會議資料的準備、會議設備的調試、會議記錄等。會后及時整理會議紀要，經領導審核后分發(fā)給相關人員，并跟進會議決議的執(zhí)行情況。4.印章管理負責幼兒園印章的保管和使用登記工作，嚴格按照印章使用規(guī)定進行蓋章操作。確保印章使用的安全性和規(guī)范性，防止印章被盜用或濫用。定期對印章使用情況進行統(tǒng)計和歸檔，以備查閱。5.電話及郵件處理接聽幼兒園電話，及時記錄并傳達重要信息，解答一般性咨詢。負責幼兒園對外郵件的收發(fā)和處理，確保郵件及時傳遞和回復。對電話和郵件中涉及的重要事項進行整理和跟進，及時向相關人員匯報。（二）行政管理支持1.考勤管理負責教職工考勤數(shù)據的收集、統(tǒng)計和匯總工作，每月按時制作考勤報表。對遲到、早退、曠工等考勤異常情況進行核實和記錄，并按照幼兒園考勤制度進行處理。協(xié)助處理教職工請假事宜，做好請假手續(xù)的審核和備案工作。2.檔案管理負責教職工人事檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和準確性。按照檔案管理規(guī)定，對檔案進行分類存放，便于查閱和借閱。做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。3.固定資產管理負責幼兒園固定資產的登記、清查和盤點工作，建立固定資產臺賬。定期對固定資產進行檢查和維護，確保資產的正常使用。協(xié)助辦理固定資產的購置、報廢、轉移等手續(xù)，做好相關記錄和資料歸檔工作。4.環(huán)境維護關注幼兒園辦公區(qū)域和公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生情況，及時督促保潔人員進行清掃和消毒。對幼兒園的設施設備進行巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保環(huán)境整潔、設施完好。協(xié)助組織幼兒園的綠化工作，營造良好的工作和學習環(huán)境。（三）溝通協(xié)調1.內部溝通作為幼兒園各部門之間溝通的橋梁，及時傳達領導指示和工作要求，協(xié)調各部門之間的工作關系。收集和反饋教職工的意見和建議，為領導決策提供參考依據。協(xié)助處理內部矛盾和糾紛，促進幼兒園內部的和諧穩(wěn)定。2.外部溝通負責幼兒園與上級主管部門、社區(qū)、家長等外部單位的聯(lián)系和溝通工作。及時傳達幼兒園的工作動態(tài)和信息，維護幼兒園的良好形象。協(xié)助處理與外部單位的合作事宜，辦理相關手續(xù)，確保合作項目的順利進行。（四）其他工作1.臨時性任務完成領導交辦的其他臨時性行政工作任務，如接待來訪客人、組織活動等。對臨時性任務進行合理安排和計劃，確保任務按時、高質量完成。2.信息收集與整理關注教育行業(yè)動態(tài)和相關政策法規(guī)，收集與幼兒園發(fā)展相關的信息資料，并進行整理和分析。為幼兒園領導提供有價值的信息參考，協(xié)助制定發(fā)展戰(zhàn)略和決策。三、工作流程（一）文件處理流程1.收文收到文件后，在文件收發(fā)登記表上進行詳細登記，包括文件名稱、文號、來文單位、日期等信息。對文件進行初步審核，判斷文件的緊急程度和重要性，確定傳閱范圍和處理方式。將文件送相關領導或部門傳閱，并做好傳閱記錄。2.發(fā)文根據領導批示或工作需要，起草發(fā)文稿，確保文稿內容準確、格式規(guī)范。將發(fā)文稿送相關領導審核，根據審核意見進行修改完善。審核通過后，按照發(fā)文程序進行編號、排版、打印、蓋章等操作。將發(fā)文發(fā)送給相關單位或個人，并做好發(fā)文登記。3.歸檔文件處理完畢后，按照檔案管理規(guī)定進行分類整理，將紙質文件和電子文件分別歸檔保存。定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和可查閱性。（二）辦公用品采購流程1.需求統(tǒng)計每月末，各部門根據辦公用品的使用情況填寫辦公用品需求申請表，提交給行政助理。行政助理對各部門的需求申請表進行匯總和分析，結合庫存情況，確定采購清單。2.采購申請根據采購清單，填寫辦公用品采購申請表，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算等信息，提交給領導審批。3.采購實施領導審批通過后，行政助理按照采購流程選擇合適的供應商進行采購。與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。跟進采購進度，確保采購物品按時、按質、按量到貨。4.驗收與入庫采購物品到貨后，行政助理組織相關人員進行驗收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等是否與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，將物品登記到辦公用品庫存臺賬中。5.發(fā)放與領用各部門根據工作需要，填寫辦公用品領用申請表，到行政助理處領取辦公用品。行政助理根據領用申請表進行發(fā)放，并在辦公用品領用臺賬上做好記錄。（三）會議組織流程1.會議籌備根據領導指示確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息。提前通知參會人員會議相關信息，準備會議資料，如會議議程、匯報材料、發(fā)言稿等。布置會議場地，調試會議設備，確保會議正常進行。2.會議進行會議開始前，再次確認參會人員是否到齊，檢查會議資料和設備是否準備就緒。做好會議記錄，記錄會議討論的主要內容、決議事項、提出的問題及解決方案等。維持會議秩序，確保會議順利進行。3.會議結束會議結束后，及時整理會議紀要，經領導審核后分發(fā)給相關人員。對會議決議事項進行跟蹤和落實，定期向領導匯報執(zhí)行情況。四、工作規(guī)范（一）工作紀律1.遵守幼兒園的作息時間，按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時間內不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關的事情。3.嚴格遵守保密制度，不得泄露幼兒園機密信息和教職工隱私。4.服從領導安排，認真完成各項工作任務，不得推諉、敷衍。（二）工作態(tài)度1.樹立服務意識，熱情、耐心地為教職工、幼兒及家長提供幫助和支持。2.保持積極主動的工作態(tài)度，勇于承擔責任，不斷提高工作效率和質量。3.具備團隊合作精神，與同事密切配合，共同完成工作任務。4.對待工作認真負責，注重細節(jié)，確保工作的準確性和規(guī)范性。（三）工作語言1.在與教職工、幼兒及家長溝通時，使用禮貌、規(guī)范、易懂的語言。2.接聽電話時，要主動問候，語言簡潔明了，準確傳達信息。3.撰寫文件和資料時，語言表達要清晰、準確、有條理。五、考核與激勵（一）考核原則1.公平、公正、公開原則，確?？己私Y果真實、客觀地反映行政助理的工作表現(xiàn)。2.定量與定性相結合原則，綜合考慮工作業(yè)績、工作態(tài)度、工作能力等方面的因素。3.考核與激勵相結合原則，通過考核結果進行相應的激勵和獎懲，促進行政助理工作水平的提高。（二）考核內容1.工作業(yè)績（60%）日常行政事務的完成情況，包括文件管理、辦公用品管理、會議組織、印章管理、電話及郵件處理等工作的準確性和及時性。行政管理支持工作的成效，如考勤管理、檔案管理、固定資產管理、環(huán)境維護等工作的質量和效率。溝通協(xié)調工作的效果，內部溝通是否順暢、外部溝通是否有效，是否及時解決了工作中出現(xiàn)的問題。臨時性任務的完成情況，是否能夠按時、高質量地完成領導交辦的臨時性工作任務。2.工作態(tài)度（20%）遵守工作紀律的情況，是否按時上下班、有無遲到早退曠工現(xiàn)象，工作時間是否認真履行職責。服務意識和團隊合作精神，是否熱情主動地為他人服務，與同事配合是否默契。對待工作的責任心和敬業(yè)精神，是否認真負責地對待每一項工作任務，有無敷衍了事的情況。3.工作能力（20%）業(yè)務知識和技能水平，是否熟悉行政助理工作的各項業(yè)務流程，具備相應的專業(yè)知識和技能。溝通協(xié)調能力，能否有效地與不同人員進行溝通交流，協(xié)調各方關系。問題解決能力，在工作中遇到問題時能否迅速分析并提出有效的解決方案。學習能力，是否能夠不斷學習新知識、新技能，適應工作的變化和發(fā)展。（三）考核方式1.定期考核：每月進行一次月度考核，每季度進行一次季度考核，每年進行一次年度考核?？己瞬捎米栽u、上級評價、同事評價相結合的方式，綜合評定考核結果。2.不定期考核：根據工作需要，對行政助理的某些工作任務或工作表現(xiàn)進行不定期考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并給予指導和糾正。（四）考核結果應用1.績效獎金發(fā)放：根據考核結果發(fā)放績效獎金，考核結果優(yōu)秀的給予較高的績效獎金，考核結果不合格的適當扣減績效獎金。2.晉升與調薪：考核結果作為行政助理晉升、調薪的重要依據之一。連續(xù)多次考核結果優(yōu)秀的，在晉升、調薪等方面給予優(yōu)先考慮。3.培訓與發(fā)展：針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題和不足，為行政助理制定個性化的培訓計劃，幫助其提升工作能力和業(yè)務水平。六、培訓與發(fā)展（一）培訓目標1.提高行政助理的業(yè)務知識和技能水平，使其能夠更好地勝任本職工作。2.培養(yǎng)行政助理的溝通協(xié)調能力、問題解決能力和團隊合作精神，提升綜合素質。3.促進行政助理的職業(yè)發(fā)展，為其提供晉升和發(fā)展的機會。（二）培訓內容1.專業(yè)知識培訓：包括行政管理知識、辦公軟件應用、檔案管理、固定資產管理等方面的培訓。2.技能培訓：如文件處理、辦公用品管理、會議組織、溝通技巧等技能的培訓。3.職業(yè)素養(yǎng)培訓：涵蓋服務意識、工作態(tài)度、責任心、保密意識等方面的培訓。（三）培訓方式1.內部培訓：由幼兒園內部經驗豐富的管理人員或專業(yè)人員進行授課，分享工作經驗和技巧。2.外部培訓：根據工作需要，選派行政助理參加外部專業(yè)機構組織的培訓課程，拓寬視野，學習先進的管理理念和方法。3.在線學習：利用網絡學習平臺，提供豐富的學習資源