公司五個(gè)章等管理制度

公司五個(gè)章等管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、業(yè)務(wù)專用章（以下統(tǒng)稱“五個(gè)章”）的管理與使用。（三）印章管理原則1.印章管理遵循“誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保印章安全、規(guī)范使用。2.嚴(yán)格印章使用審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自使用印章。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后，由行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。（二）印章啟用1.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章領(lǐng)取并登記備案。2.印章啟用前，行政部門應(yīng)在《印章啟用登記表》上記錄啟用日期、印章名稱、保管人等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.印章啟用后，原印章如有變更或廢止，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并將廢止印章交行政部門封存保管。三、印章的保管（一）保管人員職責(zé)1.公司行政章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；合同章由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管；法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管；業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.印章保管人員不得擅自將印章交他人保管或使用，如有特殊情況需要委托他人代管的，應(yīng)經(jīng)印章保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請更換。3.印章保管人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。四、印章的使用（一）使用范圍1.行政章用于公司對外發(fā)文、通知、報(bào)告、證明等文件的蓋章。2.合同章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件的蓋章。3.財(cái)務(wù)章用于公司財(cái)務(wù)收支、稅務(wù)申報(bào)、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)的蓋章。4.法人章用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等的蓋章。5.業(yè)務(wù)專用章用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、報(bào)表、證明等的蓋章，如銷售專用章、采購專用章等。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個(gè)人需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和金額，按照以下審批流程進(jìn)行審批：一般性文件用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審批后，交印章保管人員用印。重要文件用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，再交印章保管人員用印。涉及合同簽訂、重大事項(xiàng)決策等重要文件用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批，再交印章保管人員用印。3.用?。河≌卤９苋藛T在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對用印內(nèi)容與申請表一致，并在規(guī)定位置加蓋印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，不得模糊、歪斜。4.登記：印章保管人員在用印后，應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記表》上記錄用印日期、文件名稱、文號、份數(shù)、申請人、審批人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件、合同等不得使用印章。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。特殊情況確需加蓋的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在使用后及時(shí)收回存檔。3.與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、事項(xiàng)不得使用公司印章。五、印章的廢止與銷毀（一）廢止情形1.公司名稱變更、重組、分立等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，無法繼續(xù)使用的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整、制度變更等原因，原印章已不再適用的。（二）廢止程序1.印章保管部門負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明廢止原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章廢止通知，告知公司各部門及相關(guān)外部單位。3.印章保管人員在收到印章廢止通知后，應(yīng)立即停止使用該印章，并將印章交回行政部門。（三）銷毀程序1.行政部門負(fù)責(zé)組織印章的銷毀工作。對于廢止的印章，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、印章名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。3.《印章銷毀登記表》應(yīng)作為公司檔案資料妥善保存，以備查閱。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章使用監(jiān)督小組，由行政部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對印章使用記錄進(jìn)行審查，檢查印章使用是否符合規(guī)定流程，審批手續(xù)是否齊全，用印內(nèi)容是否真實(shí)、合法等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)