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文檔簡介
公司五個(gè)章等管理制度一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司印章管理,規(guī)范印章使用流程,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司行政章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章、業(yè)務(wù)專用章(以下統(tǒng)稱“五個(gè)章”)的管理與使用。(三)印章管理原則1.印章管理遵循“誰保管、誰負(fù)責(zé)”的原則,確保印章安全、規(guī)范使用。2.嚴(yán)格印章使用審批流程,未經(jīng)批準(zhǔn),任何部門和個(gè)人不得擅自使用印章。二、印章的刻制與啟用(一)印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的,由需求部門填寫《印章刻制申請表》,詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后,由行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。(二)印章啟用1.新印章刻制完成后,行政部門應(yīng)及時(shí)將印章領(lǐng)取并登記備案。2.印章啟用前,行政部門應(yīng)在《印章啟用登記表》上記錄啟用日期、印章名稱、保管人等信息,并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.印章啟用后,原印章如有變更或廢止,應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù),并將廢止印章交行政部門封存保管。三、印章的保管(一)保管人員職責(zé)1.公司行政章由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人保管;合同章由法務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管;財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管;法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管;業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章,確保印章存放安全,防止印章被盜用、丟失或損壞。3.印章保管人員不得擅自將印章交他人保管或使用,如有特殊情況需要委托他人代管的,應(yīng)經(jīng)印章保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并辦理書面委托手續(xù)。(二)保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方,如保險(xiǎn)柜、文件柜等,并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.印章保管人員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請更換。3.印章保管人員離職或崗位變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù),確保印章交接清楚、責(zé)任明確。四、印章的使用(一)使用范圍1.行政章用于公司對外發(fā)文、通知、報(bào)告、證明等文件的蓋章。2.合同章用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件的蓋章。3.財(cái)務(wù)章用于公司財(cái)務(wù)收支、稅務(wù)申報(bào)、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)的蓋章。4.法人章用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等的蓋章。5.業(yè)務(wù)專用章用于公司特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、報(bào)表、證明等的蓋章,如銷售專用章、采購專用章等。(二)使用流程1.填寫《印章使用申請表》:使用部門或個(gè)人需填寫《印章使用申請表》,詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、份數(shù)、用印時(shí)間等信息,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批:根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和金額,按照以下審批流程進(jìn)行審批:一般性文件用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審批后,交印章保管人員用印。重要文件用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批,再交印章保管人員用印。涉及合同簽訂、重大事項(xiàng)決策等重要文件用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審核后,報(bào)公司總經(jīng)理審批,再交印章保管人員用印。3.用?。河≌卤9苋藛T在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后,應(yīng)認(rèn)真核對用印內(nèi)容與申請表一致,并在規(guī)定位置加蓋印章。蓋章應(yīng)清晰、端正,不得模糊、歪斜。4.登記:印章保管人員在用印后,應(yīng)及時(shí)在《印章使用登記表》上記錄用印日期、文件名稱、文號、份數(shù)、申請人、審批人等信息,并由用印人簽字確認(rèn)。(三)禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件、合同等不得使用印章。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。特殊情況確需加蓋的,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),并在使用后及時(shí)收回存檔。3.與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、事項(xiàng)不得使用公司印章。五、印章的廢止與銷毀(一)廢止情形1.公司名稱變更、重組、分立等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫摹?.印章?lián)p壞、遺失或被盜用,無法繼續(xù)使用的。3.因業(yè)務(wù)調(diào)整、制度變更等原因,原印章已不再適用的。(二)廢止程序1.印章保管部門負(fù)責(zé)人發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí),應(yīng)填寫《印章廢止申請表》,詳細(xì)說明廢止原因,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,報(bào)公司總經(jīng)理審批。2.總經(jīng)理審批通過后,行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布印章廢止通知,告知公司各部門及相關(guān)外部單位。3.印章保管人員在收到印章廢止通知后,應(yīng)立即停止使用該印章,并將印章交回行政部門。(三)銷毀程序1.行政部門負(fù)責(zé)組織印章的銷毀工作。對于廢止的印章,應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀,如粉碎、熔化等,確保印章無法恢復(fù)使用。2.銷毀印章時(shí),應(yīng)至少有兩名以上人員在場監(jiān)督,并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、印章名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息,監(jiān)督人員和銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。3.《印章銷毀登記表》應(yīng)作為公司檔案資料妥善保存,以備查閱。六、印章使用的監(jiān)督與檢查(一)監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立印章使用監(jiān)督小組,由行政部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)對印章使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對印章使用記錄進(jìn)行審查,檢查印章使用是否符合規(guī)定流程,審批手續(xù)是否齊全,用印內(nèi)容是否真實(shí)、合法等。(二)違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為,公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰,包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的,違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任;構(gòu)成犯罪的,將依法追究其刑事責(zé)任。七、附則(一)解釋權(quán)
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