中南大學(xué)印章管理制度

中南大學(xué)印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中南大學(xué)印章管理，維護(hù)學(xué)校的合法權(quán)益，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中南大學(xué)各二級(jí)單位及校內(nèi)各部門(mén)（以下統(tǒng)稱“各單位”）印章的管理。（三）印章種類1.學(xué)校公章：代表學(xué)校行使權(quán)力、履行職責(zé)、對(duì)外行文、簽訂合同等具有法律效力的印章。2.學(xué)校黨委印章：用于學(xué)校黨委相關(guān)文件、決議等的印發(fā)。3.學(xué)校行政印章：用于學(xué)校行政事務(wù)相關(guān)文件、通知等的印發(fā)。4.學(xué)校專用章：包括財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域。5.各單位公章：各二級(jí)單位及校內(nèi)各部門(mén)代表本單位行使權(quán)力、履行職責(zé)的印章。6.各單位專用章：各單位根據(jù)工作需要刻制的用于特定業(yè)務(wù)的印章。二、印章的刻制（一）刻制原則印章的刻制應(yīng)遵循合法、必要、精簡(jiǎn)的原則，嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行。（二）申請(qǐng)流程1.需刻制印章的單位，應(yīng)填寫(xiě)《中南大學(xué)印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并加蓋本單位公章。2.將申請(qǐng)表提交至學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室審核印章刻制的必要性和合規(guī)性。3.經(jīng)學(xué)校辦公室審核通過(guò)后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。4.獲批后，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制印章。（三）備案要求印章刻制完成后，刻章單位應(yīng)將印章印模及相關(guān)信息報(bào)送學(xué)校辦公室備案。學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)將印章備案信息錄入學(xué)校印章管理系統(tǒng)，并留存印模復(fù)印件。三、印章的使用（一）使用范圍1.學(xué)校公章：用于學(xué)校正式文件、對(duì)外函件、合同協(xié)議、證明材料等的簽署。2.學(xué)校黨委印章：用于學(xué)校黨委相關(guān)文件、決議、通知等的印發(fā)。3.學(xué)校行政印章：用于學(xué)校行政事務(wù)相關(guān)文件、通知、報(bào)告等的印發(fā)。4.學(xué)校專用章：財(cái)務(wù)專用章：用于學(xué)校財(cái)務(wù)收支、票據(jù)開(kāi)具、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)。合同專用章：用于學(xué)校對(duì)外簽訂的各類合同協(xié)議。發(fā)票專用章：用于學(xué)校開(kāi)具發(fā)票。5.各單位公章：用于本單位正式文件、對(duì)外函件、證明材料等的簽署。6.各單位專用章：用于本單位特定業(yè)務(wù)的文件、通知、證明等的印發(fā)。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《中南大學(xué)印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并加蓋本部門(mén)公章或申請(qǐng)人簽名。2.審核審批：一般性文件用印，由本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)學(xué)校辦公室審批。重要文件、合同協(xié)議等用印，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及財(cái)務(wù)、人事、重大項(xiàng)目等重要事項(xiàng)的用印，還需相關(guān)職能部門(mén)審核簽字。3.用印登記：學(xué)校辦公室印章管理人員根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)表，在學(xué)校印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行用印登記，記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人等信息。4.用印蓋章：印章管理人員按照審批意見(jiàn)，在規(guī)定的文件或材料上加蓋印章，并確保印章清晰、端正。5.用印留存：用印后的文件或材料應(yīng)留存一份復(fù)印件，與申請(qǐng)表一并歸檔保存。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白介紹信、空白合同協(xié)議等上加蓋印章。2.未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，不得將學(xué)校印章攜帶外出使用。確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。3.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。四、印章的保管（一）保管責(zé)任1.學(xué)校公章、黨委印章、行政印章由學(xué)校辦公室指定專人保管。2.學(xué)校專用章由相關(guān)職能部門(mén)指定專人保管。3.各單位公章及專用章由各單位指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置密碼或鑰匙專人管理。2.印章保管人員不得擅自將印章交他人保管或使用，如有特殊情況需要臨時(shí)交接的，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并記錄交接時(shí)間、交接人等信息。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（三）保險(xiǎn)柜管理1.用于存放印章的保險(xiǎn)柜應(yīng)定期維護(hù)，確保其正常使用。2.保險(xiǎn)柜密碼應(yīng)定期更換，鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意放置。3.保險(xiǎn)柜開(kāi)啟時(shí)，應(yīng)有兩人以上在場(chǎng)，確保操作過(guò)程的安全和規(guī)范。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.因機(jī)構(gòu)撤銷、更名等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜，無(wú)法繼續(xù)使用的。3.根據(jù)工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)停用的其他印章。（二）停用流程1.印章使用單位應(yīng)填寫(xiě)《中南大學(xué)印章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章停用原因、停用時(shí)間等信息，并加蓋本單位公章。2.將申請(qǐng)表提交至學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室審核印章停用的必要性和合規(guī)性。3.經(jīng)學(xué)校辦公室審核通過(guò)后，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。4.獲批后，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)通知印章保管人員停止使用印章，并將印章收回。（三）銷毀流程1.對(duì)于停用的印章，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀前，印章保管人員應(yīng)將印章交至學(xué)校辦公室，并填寫(xiě)《中南大學(xué)印章銷毀登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。3.學(xué)校辦公室應(yīng)安排專人對(duì)印章進(jìn)行銷毀，銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，并由銷毀人員和監(jiān)督人員在《中南大學(xué)印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《中南大學(xué)印章銷毀登記表》應(yīng)存檔保存，保存期限為[X]年。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全校印章管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各單位印章使用、保管等情況進(jìn)行抽查。2.各單位應(yīng)建立健全印章管理制度，加強(qiáng)對(duì)本單位印章管理工作的內(nèi)部監(jiān)督，確保印章使用的規(guī)范、安全。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)等處理；造成嚴(yán)重后果的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)于印章保管不善，導(dǎo)致印章?lián)p壞、遺失或被盜的，印章保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。3.對(duì)于擅自刻制、偽造學(xué)校印章的行為，將依法追究法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由中南大學(xué)學(xué)校