erp軟件管理制度

erp軟件管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司ERP軟件的使用與管理，確保ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，提高公司信息化管理水平，促進業(yè)務流程的規(guī)范化、標準化，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有使用ERP軟件的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP軟件的使用與管理應符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.安全性原則：確保ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡安全和信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被非法篡改。3.規(guī)范性原則：規(guī)范ERP軟件的操作流程、數(shù)據(jù)錄入標準和系統(tǒng)維護要求，保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)的準確性。4.效益性原則：充分發(fā)揮ERP軟件的功能，提高工作效率，降低運營成本，提升公司整體管理效益。二、職責分工（一）信息管理部門1.負責ERP軟件系統(tǒng)的整體規(guī)劃、選型、實施和升級工作。2.制定ERP系統(tǒng)的操作手冊、維護手冊等相關(guān)文檔，并定期進行更新。3.負責ERP系統(tǒng)的日常維護、故障排除和數(shù)據(jù)備份與恢復工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。4.對ERP系統(tǒng)的使用情況進行監(jiān)控和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題。5.負責對使用人員進行ERP系統(tǒng)的培訓和技術(shù)支持，提高使用人員的操作技能和系統(tǒng)應用水平。（二）各業(yè)務部門1.負責本部門ERP系統(tǒng)的日常操作和數(shù)據(jù)錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準確、及時和完整。2.配合信息管理部門進行ERP系統(tǒng)的實施和升級工作，提供業(yè)務需求和相關(guān)數(shù)據(jù)。3.負責本部門ERP系統(tǒng)用戶賬號的管理，包括賬號的申請、變更和注銷等。4.對本部門使用ERP系統(tǒng)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給信息管理部門，并協(xié)助解決。（三）公司管理層1.負責審批ERP軟件的選型、實施和升級方案，確保項目符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求。2.監(jiān)督ERP軟件管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保障ERP系統(tǒng)的順利運行。3.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，對ERP系統(tǒng)的功能優(yōu)化和拓展提出決策意見。三、系統(tǒng)操作管理（一）用戶賬號管理1.信息管理部門負責統(tǒng)一創(chuàng)建、分配和管理ERP系統(tǒng)的用戶賬號。各業(yè)務部門如需新增用戶賬號，應填寫《ERP系統(tǒng)用戶賬號申請表》，注明用戶名、所屬部門、崗位職責和權(quán)限要求等信息，提交給信息管理部門審批。2.用戶賬號的初始密碼由信息管理部門統(tǒng)一設(shè)置，并通知用戶及時修改。用戶應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應立即通知信息管理部門進行處理。3.員工離職或崗位變動時，所在部門應及時通知信息管理部門，信息管理部門在確認相關(guān)工作交接完成后，及時對該員工的ERP系統(tǒng)賬號進行停用或權(quán)限調(diào)整。（二）操作規(guī)范1.使用人員應嚴格按照ERP系統(tǒng)的操作手冊和相關(guān)規(guī)定進行操作，不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和操作流程。2.在進行數(shù)據(jù)錄入時，應確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性，錄入的數(shù)據(jù)應與原始憑證一致。對于必填項，必須如實填寫，不得為空。3.操作人員在操作過程中如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況，應立即停止操作，并及時通知信息管理部門進行處理。在問題未解決之前，不得繼續(xù)進行可能導致數(shù)據(jù)錯誤或系統(tǒng)故障的操作。4.禁止在ERP系統(tǒng)中進行與工作無關(guān)的操作，如玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。嚴禁利用ERP系統(tǒng)進行違法違規(guī)活動。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復1.信息管理部門應定期對ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化情況確定，一般為每天或每周進行一次全量備份，每小時或每天進行一次增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和驗證，確保數(shù)據(jù)的可用性。3.在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況下，信息管理部門應及時按照備份恢復流程進行數(shù)據(jù)恢復操作?；謴蛿?shù)據(jù)前，應進行數(shù)據(jù)完整性檢查，確保恢復的數(shù)據(jù)準確無誤。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與審核1.各業(yè)務部門負責本部門相關(guān)業(yè)務數(shù)據(jù)的錄入工作，錄入人員應經(jīng)過系統(tǒng)培訓，熟悉業(yè)務流程和數(shù)據(jù)錄入要求。2.數(shù)據(jù)錄入完成后，錄入人員應進行自查，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。然后提交給本部門的數(shù)據(jù)審核人員進行審核。審核人員應認真核對數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時通知錄入人員進行修改。3.對于重要數(shù)據(jù)或涉及財務、業(yè)務關(guān)鍵環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)，應實行雙人錄入、交叉審核制度，確保數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。（二）數(shù)據(jù)維護與更新1.信息管理部門負責定期對ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行清理和維護，刪除無效數(shù)據(jù)和過期數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)庫的存儲空間合理利用和系統(tǒng)運行效率。2.各業(yè)務部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展和變化情況，及時更新本部門在ERP系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的及時性和有效性。如涉及數(shù)據(jù)變更，應填寫《ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)變更申請表》，注明變更內(nèi)容、原因和時間等信息，提交給信息管理部門審批后進行操作。3.在數(shù)據(jù)維護與更新過程中，應嚴格遵守數(shù)據(jù)備份與恢復的相關(guān)規(guī)定，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.公司應高度重視ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全與保密工作，采取必要的技術(shù)和管理措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.信息管理部門應對ERP系統(tǒng)的安全防護進行定期檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全漏洞。設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴格限制對敏感數(shù)據(jù)的訪問。3.所有接觸ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的人員均應簽訂保密協(xié)議，承諾對公司數(shù)據(jù)保密，不得擅自泄露給無關(guān)人員。如因工作需要查閱或使用數(shù)據(jù)，應按照規(guī)定的審批流程進行操作，并做好記錄。4.禁止在未經(jīng)授權(quán)的情況下將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)拷貝到外部存儲設(shè)備或通過網(wǎng)絡傳輸給外部人員。如因特殊情況需要進行數(shù)據(jù)共享或交換，應經(jīng)過公司管理層審批，并采取相應的安全措施。五、系統(tǒng)維護與升級管理（一）系統(tǒng)日常維護1.信息管理部門應安排專人負責ERP系統(tǒng)的日常監(jiān)控和維護工作，實時關(guān)注系統(tǒng)運行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問題。2.定期對系統(tǒng)服務器、網(wǎng)絡設(shè)備等硬件設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。對系統(tǒng)軟件進行日常巡檢，及時更新系統(tǒng)補丁，優(yōu)化系統(tǒng)性能。3.建立系統(tǒng)維護日志，詳細記錄系統(tǒng)維護的時間、內(nèi)容、處理結(jié)果等信息。維護日志應妥善保存，以備查詢和審計。（二）系統(tǒng)升級管理1.信息管理部門應根據(jù)ERP軟件供應商發(fā)布的升級通知和公司業(yè)務發(fā)展需求，制定系統(tǒng)升級計劃。升級計劃應包括升級內(nèi)容、時間安排、風險評估和應對措施等。2.在系統(tǒng)升級前，信息管理部門應進行充分的測試，確保升級后的系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)準確。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、兼容性測試等。3.系統(tǒng)升級過程中，信息管理部門應密切關(guān)注升級進度，及時處理出現(xiàn)的問題。升級完成后，應對系統(tǒng)進行全面的檢查和驗證，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。4.各業(yè)務部門應積極配合系統(tǒng)升級工作，在升級期間按照信息管理部門的要求調(diào)整工作安排，確保業(yè)務不受影響。升級完成后，應及時組織相關(guān)人員進行培訓，使其熟悉新系統(tǒng)的功能和操作方法。六、培訓與支持管理（一）培訓管理1.信息管理部門應根據(jù)公司員工的崗位需求和ERP系統(tǒng)應用水平，制定系統(tǒng)的培訓計劃。培訓計劃應包括培訓目標、培訓內(nèi)容、培訓方式、培訓時間和培訓人員等。2.培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現(xiàn)場指導等多種形式。培訓內(nèi)容應涵蓋ERP系統(tǒng)的基本操作、業(yè)務流程應用、數(shù)據(jù)管理等方面。3.新員工入職時，應安排ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)培訓，使其了解系統(tǒng)的基本功能和操作方法。對于涉及ERP系統(tǒng)應用的崗位變動人員，應進行針對性的培訓，確保其能夠勝任新崗位的工作。4.鼓勵員工自主學習ERP系統(tǒng)相關(guān)知識，信息管理部門應提供必要的學習資料和技術(shù)支持。定期組織ERP系統(tǒng)知識競賽或技能考核等活動，激發(fā)員工學習的積極性。（二）技術(shù)支持管理1.信息管理部門應設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時響應使用人員在ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題。對于一般性問題，應通過電話或郵件等方式及時給予解答和指導。2.對于較為復雜的問題，信息管理部門應安排技術(shù)人員到現(xiàn)場進行處理。技術(shù)人員應在接到問題反饋后及時到達現(xiàn)場，盡快解決問題，并記錄問題處理情況。3.建立技術(shù)支持知識庫，將常見問題及解決方案、系統(tǒng)操作技巧等內(nèi)容進行整理和存儲，方便使用人員查詢和學習。定期對知識庫進行更新和完善，確保其內(nèi)容的準確性和實用性。七、考核與獎懲（一）考核內(nèi)容1.對各業(yè)務部門ERP系統(tǒng)使用情況的考核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)錄入的準確性和及時性、系統(tǒng)操作的規(guī)范性、業(yè)務流程執(zhí)行的有效性等。2.對信息管理部門的考核內(nèi)容包括系統(tǒng)維護的及時性和質(zhì)量、培訓工作的效果、技術(shù)支持的響應速度和解決問題的能力等。（二）考核方式1.定期考核：信息管理部門每月對各業(yè)務部門的ERP系統(tǒng)使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析，并形成考核報告。每季度對各部門的考核情況進行匯總和排名。2.不定期抽查：公司管理層或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，不定期對ERP系統(tǒng)的使用情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時進行記錄和反饋。（三）獎勵與懲罰1.對于在ERP系統(tǒng)使用與管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門