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文檔簡介

1、工作分析與崗位說明書,安徽旗翔新能源有限公司,.,1,?思考,為什么有人工作量很大,做也做不完? 為什么有人沒活干,整天喝茶看報紙? 為什么會有人工作相互重疊,有功勞大家爭,有責任沒人擔? 為什么會有工作沒人去做,貽誤戰(zhàn)機?,.,2,為什么招聘的員工,會常常不符合要求? 為什么不能完成客觀的績效考核,勤無獎懶無罰? 為什么公司付出了巨大的薪資總額,而員工仍是抱怨工資太低、福利太少?,?思考,.,3,為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓學習機會? 為什么公司投入了培訓卻沒有達到期望的效果? 為什么有的員工不知道自己該做些什么? 為什么主管難以確切地評價下屬員工的工作成績是好是壞?,為什么會產生這

2、些問題呢?,?思考,.,4,工作分析 崗位說明書,.,5,工作分析 崗位說明書的編寫說明 下一步的工作安排,目 錄,工作分析的發(fā)展歷史 什么是工作分析 工作分析的意義 工作分析當中應注意的問題,.,6,早在公元前1115年,古代中國的政府就開始運用工作分析的方法,這些要求就是基于一種最早的工作分析的基礎上的,這可能是工作分析在政府里最早的運用。,西周時期要求參加政府崗位應聘的人員必須通過禮(禮儀)、樂(音樂)、射(射箭)、御(騎術)、書(書寫)、數(算術),簡稱為“六藝”的考試,并制訂了不同崗位要求達到的水平標準。,.,7,2500年前,蘇格拉底在對理想社會的設想中指出,社會的需求是多種多樣的

3、,每個人只能通過社會分工的方法,從事自己力所能及的工作,才能為社會做出較大的貢獻,工作才能具有個體差異; 不同的工作有其特殊的要求; 讓人們從事其最適合的工作以獲得最高的工作效率是很重要的。,2500年前蘇格拉底的思想為后來的工作分析奠定了基礎。 了解各種不同的工作及工作對人的要求,以讓合適的人從事合適的工作成為日后工作分析及整個人力資源關注的基本問題。,蘇格拉底認為,一個公平的社會應當承認:,.,8,工作分析 崗位說明書的編寫說明 下一步的工作安排,目 錄,工作分析的發(fā)展歷史 什么是工作分析 工作分析的意義 工作分析當中應注意的問題,.,9,引例,有一天,某公司總經理發(fā)現會議室的窗戶很臟,好

4、像很久沒有打掃過,便打電話將這件事告訴了行政后勤部負責人,該負責人立刻打電話告訴給事務科長,事務科長又打電話給公務班長,公務班長便派了兩名員工,很快就將會議室的窗戶擦干凈。過了一段時間,同樣的情況再次出現。出現這種現象的根本原因是什么?,(A) 組織層次太多 (B) 總經理越級指揮 (C) 各部門職責不清 (D) 員工缺乏工作主動性,.,10,工作中的困惑,分工不明,缺乏合理的 評價標準,崗位價值被低估,過多突發(fā)事件,職責不清,我們可能并不了解每個崗位的具體工作職責是什么? 我們可能并不了解每個崗位具體的工作量有多少? 我們可能并不了解到底需要什么樣的員工? 我們可能并不了解如何有效地考核員工

5、的工作? 我們可能并不了解如何去衡量各個崗位對企業(yè)貢獻的大?。?用人不當,.,11,什么是崗位,總經理,部 門,部 門,部 門,崗位,崗位,崗位,崗位,崗位,崗位,在特定的組織中,在一定的時間和空間內,由一名或多名員工承擔若干項任務,并具有一定的職務、責任和權限。 崗位是構成組織的基本單元。 崗位是員工工作職責和權限的統(tǒng)一。,崗位,.,12,職務、崗位、任務,職務頭銜(崗位稱謂) 例如:經理/主任/專員 崗位職能+頭銜 任務:指一項具體的工作。,例如: 職務:主任、專員 崗位:辦公室主任、采購專員 任務:指派打印一份文件,.,13,什么是工作分析,部門職責,公司使命,崗位職責,溝通與理解,層層

6、分解,層層分解,在組織的內部存在著職責自上而下的層層分解 管理者更期望在此基礎上的自下而上的充分溝通,全面掌握和理解 工作分析的過程體現著一個雙向地充分溝通與理解的過程,工作分析是一個系統(tǒng)地收集和分析崗位信息的過程。 通過一系列系統(tǒng)的、有效的方法對相關崗位進行研究,明確其工作任務和職責,與其它崗位的工作關系以及該崗位的任職資格等信息。,工作分析,.,14,工作分析的基本內容,工作分析,工作要如何做 行為導向分析,工作責任是什么 責任導向分析,任職資格怎樣 個人導向分析,工作環(huán)境怎樣 條件導向分析,1,2,3,4,5,6,工作要做什么 任務導向分析,工作結果是什么 目的導向分析,.,15,工作分

7、析 崗位說明書的編寫說明 下一步的工作安排,目 錄,工作分析的發(fā)展歷史 什么是工作分析 工作分析的意義 工作分析當中應注意的問題,.,16,工作分析對企業(yè)的戰(zhàn)略落地和組織優(yōu)化具有重要的作用,實現戰(zhàn)略傳遞,明確崗位邊界,提高流程效率,實現權責對等,強化規(guī)范化管理,通過工作分析,可以明確崗位設置的目的,從而找到該崗位如何為組織創(chuàng)造價值,如何支持企業(yè)的戰(zhàn)略目標和部門目標,從而使組織的戰(zhàn)略能夠“落地”。,通過工作分析,可以明確界定崗位的職責和權限,消除崗位之間在職責上的重疊,避免推諉扯皮,并防止出現職責空白。,通過工作分析,可以理順崗位與其流程上下游環(huán)節(jié)的關系,明確崗位在流程中的角色和權限,避免流程不

8、暢、效率低下問題。,通過工作分析,可以通過確定關鍵崗位的職責進而調整組織的授權和權力分配體系,從而在崗位層面實現權責一致。,通過工作分析,在明確崗位的職責、權限、任職資格等的基礎上,形成該崗位工作的基本規(guī)范,一方面清楚地向員工表達了組織對員工的行為和績效的期望;另一方面,將員工的行為規(guī)范在預定的軌道中。從而對員工形成一套規(guī)范化的牽引和約束機制。,.,17,明確本崗位的價值和主要產出 清楚自己的主要產出領域及結果 是任職素質提升的依據 向上級尋求更有針對性的指導,對于任職者,.,18,更加明確本部門的人員需求 為合理的分派工作、制訂計劃提供參考 員工考核的基礎工作之一 為員工提供更好的輔導和支持

9、,對于部門管理者,.,19,為公司人力資源規(guī)劃提供依據 匹配崗位與人的基礎 招聘、培訓等工作的基礎 崗位評價的前提,薪酬制定的基礎 員工考核的依據,對于人力資源管理工作,.,20,工作分析 崗位說明書的編寫說明 下一步的工作安排,目 錄,工作分析的發(fā)展歷史 什么是工作分析 工作分析的意義 工作分析當中應注意的問題,.,21,工作分析不是,關于人的 事實羅列 面面俱到 主觀臆斷 管理本身或管理的全部,工作分析而是,關于崗位的 系統(tǒng)整理 聚集重點 客觀分析 精細管理的開始,工作分析是一個對崗位信息 進行描述分析的過程,.,22,工作分析由誰來做,工作分析,企業(yè) 高層,人力資源部,員工直接主管,在崗

10、 員工,崗位分析專家,.,23,一般來講,當公司的組織或業(yè)務發(fā)生變化時需要進行工作分析,組織本身發(fā)生變化,業(yè)務發(fā)生變化,工作分析,.,24,工作分析活動的流程圖如下,組織結構圖 部門職責分配 高層意見 ,收集崗位信息 全面訪談 其它可能的崗位信息收集方式 整理職責分配 分析、溝通與編制書面文件 ,崗位說明書 管理者與任職者的一致理解 為開展人力資源其他管理工作打下了堅實的基礎,資源,計劃階段,設計階段,信息收集,信息分析,結果表達,通常會經歷下面5個階段,過程,成果,.,25,工作分析中需注意的其它問題,防止任職者夸大自己工作的重要性 分析崗位現實的情況和未來組織對崗位的要求,工作分析中需要注

11、意的其它問題:,.,26,工作分析 崗位說明書的編寫說明 下一步的工作安排,目 錄,編寫崗位說明書的注意事項 崗位說明書模板填寫說明,.,27,工作分析的成果是崗位說明書,而崗位說明書是整個人力資源管理體系的一個重要基礎,崗位說明書, 任職資格 主要工作關系 主要工作職責 崗位設置目的 職位基本情況,是招聘、晉升等各類人事決策最基本的參照系,為科學地評價員工業(yè)績,有效地激勵員工提供基礎,為評價崗位價值提供基礎信息,崗位說明書不夠細致和全面,無法起到為整個人力資源管理體系提供穩(wěn)固基礎的作用,.,28,崗位說明書能,崗位說明書是,什么是崗位說明書,崗位說明書是部門職責的細化結果,是公司戰(zhàn)略目標細分

12、到每一個員工的體現 規(guī)定了員工的工作內容、職責、工作聯系、崗位資格要求、崗位技能要求等,是工作的具體描述與規(guī)范,指導員工達成工作目標 是經任職者與管理者討論并同意,書面陳述崗位的目的、職責及任職資格等的管理文件,使根本不了解該崗位的人通過閱讀崗位說明書,便可很快了解該崗位的特征、職責及勝任條件等情況,獲得對該崗位比較清晰的認識,.,29,崗位說明書的內容,崗位說明書,崗位基本情況,主要工作關系,主要工作權限,崗位培訓要求,個性特征,.,30,此次編寫崗位說明書所采用的模板,.,31,崗位說明書的撰寫流程,直接主管審核崗位說明書初稿,通過討論的形式,由主管和下屬對崗位說明書的內容達成一致;,人力

13、資源部審核崗位說明書,確保描述的準確性和公平性,或進行規(guī)范化;,員工撰寫本崗位的崗位說明書初稿;,1,2,3,經人力資源部提交至高管團隊審閱和修訂,由員工和主管在崗位說明書上簽字確認。,4,.,32,崗位說明書的編寫原則,堅持統(tǒng)一和規(guī)范的原則,堅持實事求是的原則,編寫崗位說明書要客觀、真實和公正,防止人為夸大或縮小崗位元素,做到不增不減。,編寫崗位說明書對所需編寫每一項內容元素要不遺不漏,并按照統(tǒng)一的要求,使用規(guī)范用語和標準進行編寫。,.,33,崗位說明書的撰寫要求,描述的是崗位本身的功能,作用及履行的職責 可接受的、統(tǒng)一規(guī)范的書面崗位介紹 全面而簡潔的關于崗位信息的介紹 并非詳細的任務、程序

14、或活動的清單 并非填寫個人的業(yè)績和能力,崗位說明書的撰寫要求:,.,34,崗位說明書是企業(yè)發(fā)展中相對靜止的崗位描述文件,但崗位說明書的編制工作是隨著崗位工作調整不斷進行修改、規(guī)范和完善的、動態(tài)的管理過程,外部環(huán)境變化,趨勢的影響 市場競爭態(tài)勢的影響國家相關政策法規(guī)的調整和變化 社會文化與新型生產技術的出現 行業(yè)發(fā)展,戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的要求 業(yè)務調整的要求 生產規(guī)模擴大的要求 精細化管理的要求,隨著企業(yè)內部組織結構、崗位設置的調整和工作職能的轉變,崗位說明書也需及時地進行動態(tài)調整。,內部發(fā)展變化,.,35,工作分析 崗位說明書的編寫說明 下一步的工作安排,目 錄,編寫崗位說明書的注意事項 崗位說明書

15、模板填寫說明,.,36,崗位基本情況,描述該崗位在工作的過程中與組織內外部的單位、部門及崗位之間的發(fā)生的工作聯系,崗位設置目的,描述該崗位的總體信息與基本資料,主要工作權限,描述該崗位在工作中的時間要求、所使用的設備及所處的環(huán)境,主要工作關系,描述勝任該崗位工作職責所應滿足的條件,任職資格,此次崗位說明書模板共分為七大部分,主要工作職責,描述該崗位存在于企業(yè)的目的和意義,工作特征,描述該崗位開展工作所必需具備的相應的權限,描述該崗位的主要工作內容,.,37,第一部分崗位基本情況,崗位名稱:原則上以公司正式發(fā)文公布的崗位名稱為依據,不得隨意變換崗位名稱。 崗位編號:依照一定的編號規(guī)則由人力資源部

16、對崗位進行統(tǒng)一編排。 所屬單位:填寫安徽旗翔新能源有限公司。 所屬部門:原則上以公司正式發(fā)文公布的部門名稱為依據,不得隨意變換部門名稱。 崗位定編:填寫崗位的人員數目。,崗位基本情況指崗位的一些基本信息。,.,38,第二部分崗位設置目的,崗位設置目的是用簡短的話語準確地概括崗位存在的理由和對公司的獨特價值。,為了(目標):指的是本崗位存在的目的和對公司的價值,注意與本崗位的層級相掛鉤,不要夸大; 在/依據(范圍內/指導下/影響下):指的是本崗位的工作的限制條件或范圍,如“依據文件、制度、規(guī)定、計劃、規(guī)劃”,或“在財務總監(jiān)的指導下”等等; 做工作:指的是對本崗位主要工作的概述,始于一個動詞,并明

17、確本崗位工作要達到的主要結果或目的。,崗位設置目的填寫的句式結構為: 為(目標),在/依據(范圍內/指導下/影響下),做(工作)。,.,39,崗位設置目的舉例,填寫要領: 完成該崗位工作職責描述后再填寫崗位設置目的,會較容易 注意用詞,例如:公司人力資源部副部長的崗位設置目的:,.,40,第三部分主要工作職責,主要工作職責描述是指該崗位通過一系列什么樣的活動來實現組織的目標。,主要工作職責項建議在10項以內,反映該崗位的主要工作內容。 崗位的工作職責來自該崗位所在部門的部門職能的分解。 對于工作職責的內容描述,可以根據情況進行分類描述,即對應一項主要工作職責的概述可以有多項內容描述 主要的工作

18、職責應無重疊和遺漏。 每一項職責都是沒有時限的,臨時性工作不列入工作職責。 工作職責應描述崗位工作內容的基本事實,而非對之進行評價或提出主觀要求。,確定主要工作職責有以下原則:,.,41,3.1職責的書寫: 3.1.1職責書寫的格式:,圖:職責書寫的格式及其示例,行動或角色 (動詞),具體對象,職責目標 (成果),組織擬訂、修改和實施,公司的人力資源管理政策、制度,以提高公司的人力資源管理水平,示例,組織擬訂、修改和實施,公司薪酬制度及經營者年薪制管理辦法,達到激勵和約束員工的目的,核定,部門員工培訓計劃,確保培訓效果的反饋,組織,公司中層管理人員的考核、培訓及辦理任免手續(xù),以提高管理人員的素

19、質和能力,示例,示例,示例,組織擬訂、修改和實施,公司的人力資源需求計劃,使公司員工隊伍結構合理,素質優(yōu)良。,示例,.,42,3.1.2職責描述常用動詞,表 1-6 職責描述的常用動詞,.,43,3.1.3職責描述的書寫規(guī)則,3.1.4職責描述的典型錯誤,圖 :職責描述的書寫規(guī)則,圖 :職責描述的典型錯誤,、必須采用“動詞+名詞+目標” 或者“工作依據動詞名詞目標”的書寫格式; 、必須盡量避免采用模糊性的數量詞,如“許多”、“一些”等,而盡可能表達為準確的數量; 3、必須盡量避免采用任職者或其上級所不熟悉的專業(yè)化術語, 4、當其存在著多個行動和多個對象時,避免引起歧義,需要進行分別表述。,職責

20、描述的書寫規(guī)則,X 管理信息管理系統(tǒng) X 管理內部銀行的運作. X 管理人事配置工作,典型錯誤一,典型錯誤二,X 無條件完成領導交辦的其他工作,.,44,編寫“內容描述”時,可以根據情況進行分類描述,即對應一項主要工作職責的概述可以有多項內容描述,1.1、組織建立和優(yōu)化招聘體系,根據人員年度需求計劃,及時引進公司所需的各類專業(yè)人才;,公司人力資源部副部長崗位的工作職責說明,招聘與甄選,三、主要工作職責,1,概述,序號,內容描述,2,2.1、組織編制組織機構設置方案與評估報告,已做好人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃;,2.2、 組織編制與修訂崗位說明書及部門職責,為人力資源管理做好基礎。,1.3、及時了解員工的

21、動態(tài),以控制企業(yè)骨干員工流動率。,1.2、確定面試流程,組織安排面試環(huán)節(jié),甄選適崗人才;,.,45,第四部分主要工作權限,主要工作權限是指根據該崗位的設置目的和主要工作職責,組織賦予該崗位的決策范圍、決策層次和控制力度。,主要工作權限分為三類:業(yè)務類、財務類及人事類 主要工作權限的填寫句式結構為:對有權。 舉例:對培訓管理制度(計劃、提案)有提案權。 注意:對權限描述不能只是簡單寫到建議權、監(jiān)督權,而沒有具體點明是什么建議權、監(jiān)督權。,.,46,主要的職權有以下幾類,監(jiān)控權,提案權,審核權,審批權,考核權,任免權,獎懲權,建議權,提出或編制管理方案(制度、計劃等)的權力,對管理方案(制度、計劃

22、等)的科學性、可行性進行審議、修訂甚至否定的權力,批準(或者否決)管理方案(制度、計劃等)付之實施的權力,對管理方案(制度、計劃等)執(zhí)行過程進行監(jiān)督和調控,并根據需要采取相應措施的權力,根據管理方案(制度、計劃等)執(zhí)行結果,對相關者進行考核的權力,對公司內部人員去留問題的決定權,根據考核結果(工作結果或工作表現)或審計結果按照相關規(guī)定對相關責任者進行獎懲的權力,對管理方案(制度、計劃等)的科學性、可行性提出建議的權力,.,47,某企業(yè)員工的主要工作權限舉例,中高層員工,基層員工,業(yè)務類: 對(制度或者計劃)有 建議權、提案權; 對(部門內提案)有 審核權,并對其執(zhí)行情況有監(jiān)控權; 對(部門內提

23、案)有 審批權,并對其執(zhí)行情況有監(jiān)控權; 對(制度或者計劃、財務預算、人力資源制度執(zhí)行狀況)有監(jiān)控權,財務類: 在授權范圍內對預算使用、費用報銷有審核權或審批權,人事類: 對部門員工(或者直屬下級)有考核權,并對其人事任免、薪酬調整、職位調整有建議權和提案權 注:對于總經理及副總:其人事類權限的對象是直屬下級 對于部門負責人:其人事類權限的對象是部門員工,業(yè)務類: 其中,對于基層員工 對(工作改進和相關工作方案)有 建議權、提案權; 其中,對于基層管理人員 對業(yè)務范圍之內的提案有審核權; 對業(yè)務范圍內的工作計劃或工作方案有監(jiān)控權,.,48,第五部分主要工作關系,主要工作關系是指該崗位的任職者在

24、工作過程中,與組織內外部發(fā)生工作聯系的主要單位、部門與崗位。,工作聯系中的直接上級、直接下級是針對行政隸屬關系而言。直接上級是指直接行政主管,直接下級是指直接行政下屬, 內部聯系、外部聯系是指因履行崗位職責需要與公司內外部發(fā)生業(yè)務工作關系的主要相關單位、部門、崗位。 填寫“機構名稱、部門名稱或崗位名稱”,而不是現任職者人名。內部聯系能夠具體到崗位的,應明確填寫崗位名稱。,.,49,第六部分工作特征,工作特征指該崗位在工作中的時間要求、所使用的設備及所處的環(huán)境等,時 間 要 求:指工作的時間要求,是否需要經常出差、是否需要上夜班等情況 。 舉例:需經常出差 工 作 設 備:指該崗位在工作中需經常

25、接觸的設備,如電腦、傳真機、實驗器材等。 工 作 環(huán) 境:指該崗位在工作中所處的環(huán)境,是在室內還是室外,是否需要在高溫、高濕度、高噪音等環(huán)境下工作,是否需要接觸有害氣體或物質等。,.,50,第七部分任職資格,注意:本項內容是針對崗位的要求,而非目前任職者本人的情況 這部分內容一般由任職者的直接上級編寫,或者由公司統(tǒng)一規(guī)定。,任職資格是指崗位對任職者在學歷、專業(yè)、工作經驗、性別、資格證書、專業(yè)知識、專業(yè)技能、崗位培訓要求、能力素質、個人性格特征及其他等方面的要求。,.,51,“最低學歷、專業(yè)、工作經驗、性別及資格證書”的填寫要求,2、專業(yè) 滿足本崗位任職條件的專業(yè)類別或具體專業(yè)名稱 專業(yè)名稱要求

26、按國家統(tǒng)一規(guī)范的專業(yè)名稱填寫,1、最低學歷 指勝任本崗位工作的最低學歷要求 填寫格式:博士;碩士;本科;大專;技校、職高或中專;高中;初中,4、性別 填寫格式: “男性”、“女性”或“男女不限”,3、工作經驗 句式:具有年工作經驗; 舉例:具有3年相關工作經驗 一般工作經驗:社會工作經驗 相關工作經驗:與崗位相關的工作經驗 專業(yè)工作經驗:專業(yè)工作經驗 管理工作經驗:從事管理工作的工作經驗,5、資格證書 指勝任本崗位所必須持有的資格證書,如“會計證”等 資格證書也含其他技能證書等。,.,52,“專業(yè)技能”的填寫要求,7、專業(yè)技能 指為完成本職工作所要求具備專業(yè)技能。 填寫格式:程度詞匯專業(yè)技能

27、。程度詞匯從高到底分別為:精通、熟練掌握、熟悉、了解 例如:“熟練掌握網絡技能”、“精通英語聽說讀寫技能”,技能的編寫可參考下表:,.,53,“崗位培訓要求”的填寫要求,8、崗位培訓要求 是指擔任該崗位工作過程中(包括擔任前、擔任中)所應該參與的培訓要求 視公司具體情況,此項在日常管理工作中只起到指導性作用,公司運營體系培訓、部門制度與流程培訓、崗位職責培訓、公司經營情況培訓、公司產品知識培訓、質量管理體系知識培訓、項目管理技能培訓。,某公司人力資源部經理的上崗培訓要求:,.,54,“能力素質”填寫要求,9、能力素質 能力要求指本崗位在日常管理工作中所應該具備處理工作事務的相關工作能力 填寫格

28、式:具備+程度詞匯+能力素質 程度詞匯從高到低分別為優(yōu)秀的、良好的 選擇最重要的35項能力進行填寫, 例如:具備優(yōu)秀的計劃能力、良好的分析判斷能力和團隊協作能力,組織協調能力、創(chuàng)新能力、計劃能力、執(zhí)行能力、團隊協作能力、培養(yǎng)下屬能力、領導能力、決策能力、控制能力、溝通能力、學習能力、分析判斷能力等,具體可參考下表:,.,55,“個性特征”的填寫要求,10、個性特征 個性特征的要求主要指本崗位工作對任職者個人性格特征的要求 依照重要性排序,不超過的五項。 填寫格式舉例:如某公司對財務人員個性特征的要求為“耐心細致、正直誠實、保密意識強”,認真負責、踏實肯干、積極主動、耐心細致、嚴謹穩(wěn)健、敬業(yè)、精力充沛、思維縝密、正直誠實、冷靜客觀、堅持原則、吃苦耐勞、公正客觀、思路清晰、保密意識強、自信、思維敏銳、開拓進取、能夠承受較大工作壓力,具體可參考下表:,.,56,“其他方面”的填寫要求,4、戶籍 填寫本崗位對戶籍優(yōu)先的特別要求 舉例:填寫戶籍要求,如“馬鞍山戶

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