崗位職責與崗位說明書編寫培訓

1、崗位分析與崗位說明書編寫,2012年12月,2,內(nèi)容提要,一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹,3,崗位分析與崗位說明書的含義,崗位說明書： 整理崗位分析結果的工作描述的書面文件，包 括：工作基本信息、崗位設置目的、主要職責、工 作環(huán)境等，以及任職資格要求（如技能、學歷、 訓練、經(jīng)驗、體能等）,4,什么樣的戰(zhàn)略(如產(chǎn)品/服務的選擇、目標消費者、市場定位等)引導我們走向愿景？,VISION 愿景,STRATEGY 戰(zhàn)略,我們公司存在的目的和長期目標是什么？,怎樣的組織結構設計?怎樣的業(yè)務流程及管理流

2、程能使我們實施戰(zhàn)略？,CRITICALSUCCESS FACTORS 關鍵成功要素,順利地實施戰(zhàn)略需要什么樣的核心能力、流程和體系？,崗位分析及崗位說明書能夠把組織實現(xiàn)戰(zhàn)略的 職責落實到具體組織成員，確保組織正常運轉(zhuǎn)，支持組織目標的實現(xiàn)。,崗位分析與崗位說明書的意義：落實組織職責，支持實現(xiàn)組織目標,5,崗位分析與崗位說明書的意義：奠定人力資源管理體系的基礎,在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位分析和崗位評估是最基礎的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺。只有把這項工作做扎實，其他各項工作才有依據(jù)。,崗位分析,員工 招聘,員工 培訓,薪酬 福利,績效 管理,職業(yè)生 涯規(guī)劃,長期 激勵,能力 模型,崗

3、位繼 任計劃,崗位 評估,人員 規(guī)劃,人力資源戰(zhàn)略,6,內(nèi)容提要,一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹,7,崗位分析三條基本原則,針對“崗位”，而非針對”人“ 著重那些那些應該做的工作,而非目前正在做的 分析崗位的職責，而非崗位的明細,8,崗位分析流程,準備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析流程比較簡單，但工作繁瑣，工作量也較大，工作時需要耐心和細心。,1、建立崗位分析項目小組 2、了解企業(yè)戰(zhàn)略、組織、流程 3、選擇被分析部門及崗位: 4、選擇信息來源:,崗位分析 - 準備工作,9,準備 工

4、作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 收集資料,崗位基本信息：如崗位名稱、職銜等是什么？ 上下級匯報情況？ 崗位存在的基本目的是什么？存在的意義是什么？ 為達到這一目的，該崗位的主要職責？（什么，怎樣，為什么？） 什么是該崗位獨有的職責？（這個問題使分析者能夠從更宏觀的角度看待該崗位） 什么是該崗位最關鍵（必不可少）的職責和負責的核心領域？（這個問題能幫分析者搞清楚公司對該崗位的核心定位是什么） 該崗位任職者需要負責并被考核的具體工作成果是什么？ 該崗位的工作如何與組織的其它工作協(xié)調(diào)？ 組織的內(nèi)部和外部需要有哪些接觸？（怎樣，為什么，何時） 怎樣把工作分配給該崗位員工，如何檢查和審批工作？

5、 有怎樣的決策權？ 該崗位工作的其它特點：如出差，非社交時間，靈活性要求，特殊的工作環(huán)境？ 要獲得所期望的工作成果，該崗位任職人員需要有什么行為、技能、知識和經(jīng)驗？（這個問題幫分析者找出能勝任該崗位的人員所必需的能力和個人素質(zhì)）,收集資料是崗位分析工作中最重要的一環(huán)。需要收集的資料包括崗位名稱、工作內(nèi)容及職責、工作環(huán)境、任職資格等。收集的資料應該能夠回答下列問題：,10,準備 工作,收集 資料,分析 資料,崗位分析 - 分析資料,分析資料: 對獲得的資料進行匯總、整理、分類、總結，并進行必要的判斷，從而得出對崗位的全面、準確和有條理性的認識。,分析資料,崗位名稱分析,工作職責分析,工作環(huán)境分析

6、,任職資格分析,崗位名稱標準化，以便于了解工作性質(zhì)和內(nèi)容,工作內(nèi)容、工作職責、工作關系,物理環(huán)境、安全與健康環(huán)境、社會環(huán)境,知識、技能、經(jīng)驗、體能,11,內(nèi)容提要,一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹,12,崗位描述的書面結果是崗位說明書,確定崗位 說明書 的格式,崗位描述是在崗位分析的基礎上，把整理好的崗位分析資料按規(guī)定的文件形式表達出來，形成崗位說明書的過程。 從崗位資料收集到分析，從崗位分析到編寫崗位說明書的過程是由繁雜到簡潔、從簡潔再到精確的過程。 崗位描述的流程如下：,逐項進行 職責描述

7、,小組 討論,反饋和 確認,13,崗位描述 - 崗位說明書的格式,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,例： 根據(jù)公司人力資源發(fā)展戰(zhàn)略及需要，研究與制訂具有競爭力的人力資源策略，優(yōu)化人力資源的配置，合理使用人才，組織實施人力資源管理的日常工作，為公司各項工作的正常運轉(zhuǎn)提供人力資源方面的保障,崗位說明書格式因不同崗位分析目的而不同，可繁可簡,用于記錄對該崗位主要崗位職責的逐項描述,用于記錄該崗位對內(nèi)和對外聯(lián)系的主要機構和部門，以及該崗位的直接上下級,14,崗位描述 - 崗位說明書的格式（續(xù)）,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,用于該

8、崗位所需的任職基本要求作出判斷，該任職基本需求未必與崗位現(xiàn)任職者的情況相同，而應該著重考慮以下因素： 從事該工作所必備的最低要求 勝任該工作的新員工的資歷 從事該崗位所有員工的通用標準,起草以及每次修訂都需要簽署責任人姓名和時間，最終需要由人力資源部負責人審核確認,15,崗位描述 崗位設置目的,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,崗位設置目的：用簡練而準確的語言來描述本崗位在單位及部門中存在的目的和作用 該崗位實現(xiàn)了公司及部門的哪些目的和作用？ 如果該崗位不存在，則對公司或部門造成哪些影響？ 格式：工作依據(jù)+工作內(nèi)容+工作成果 工作依據(jù)：根據(jù) 工作內(nèi)容：動詞+工

9、作對象 工作成果：描述崗位工作達到的目的 注意：崗位設置目的陳述不包括如何完成結果的過程,16,崗位描述 職責描述的注意事項,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,工作持有人所負有的職責以及工作所要求的最終結果 崗位長期及經(jīng)常性的工作,而不是短期或臨時性工作 按照崗位職責的重要性順序填寫,重要的職責填寫在前面 職責描述字數(shù)要求：每條職責描述不超過50字,17,崗位描述 職責描述的注意事項,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,職責條目確定 除非是特別重要的職責，每項職責占用的時間一般大于所有職責的5%。未被逐條詳細描述的“其它”職責所

10、占用的時間一般不超過該崗位完成所有職責工作時間的10%。 緊密相關的（如：用于完成一項任務的幾個步驟）或類似的職責可以歸為一條職責來描述，除此之外，盡量避免把幾個職責合并在一個小標題下做概要描述。,18,崗位描述 - 職責描述的注意事項,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,職責描述句式規(guī)范 一份好的崗位說明書包含了準確描述“需要做什么”的以動詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導”等具體動詞的，盡量避免用“負責”等籠統(tǒng)的詞。例如： 每季度起草報告向 傾聽客戶的買賣指令 比較部門實際費用與預算費用的差別 用動詞描述崗位的具體職責時，對每一項職責

11、盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項。,19,職責描述語句通常包含的內(nèi)容 1）動詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示：,崗位描述 職責描述的注意事項,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,20,崗位描述 反饋和確認,崗位說明書的起草人在初步起草崗位說明書后，應經(jīng)過崗位分析項目小組討論確定。在討論過程中如果有不明確的問題，還可以向相關人員進一步了解情況。 小組討論的意義在于：小組各成員對同一崗位有不同視角，他們的意見可保證該崗位說明書內(nèi)容更加確切、完整，文字表達更加準確。,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責

12、描述,小組 討論,反饋和 確認,21,崗位描述：編寫崗位說明書,經(jīng)崗位分析小組討論確定后的崗位說明書可返回崗位現(xiàn)任職人員或其直接上級，征求反饋意見并進行必要的修改。 崗位說明書最終由人力資源部負責人審核批準，并進行編號，成為正式的崗位說明書檔案。,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,22,崗位描述 職責描述的注意事項,確定崗位說明書的格式,逐項進行 職責描述,小組 討論,反饋和 確認,總的來說代表了崗位的主要產(chǎn)出 描述了工作的成果而非過程 每一說明描述了單獨的 、不同的最終結果 不是廣義的，含糊的說明 每一個說明都是沒有時限的，如果崗位沒有改變，職責不會改變,2

13、3,職責說明動詞舉例,決策或設定目標 批準 指導 授權 建立 制訂 規(guī)劃 決定 準備 預備 發(fā)展 執(zhí)行管理 達成 增進 評估 建立 贏得 評定 吸引 限制 確保 維護 評估 衡量 監(jiān)控 取得 認同 審核 找出 設定 執(zhí)行 指明 改善 標準化 專業(yè)與支援 分析 辨明 界定 建議 提議 促使 建議 預測 協(xié)調(diào) 解釋 支援 特定性或基層工作 檢查 檢驗 執(zhí)行 履行 對照 提出 分配 處理 收集 匯集 生產(chǎn) 制造 分發(fā) 進行 提供 獲得 提交 操作 執(zhí)行 供應 一般性 管理 聯(lián)系 協(xié)助 控制 監(jiān)督 協(xié)調(diào),24,如何描述工作,工作職責,工作任務,工作要素,董事會秘書,提供董事長所要求的速記,準備和保存月

14、董事會記錄,適用于 崗位說明書,董事會速記 整理速記記錄 打印董事會會議記錄 復印會議記錄，分發(fā)給董事會成員 會議記錄保管歸檔,在打字印機中插入打印紙 確定打字機的邊距,不適用于 崗位說明書,25,根據(jù)需求進行崗位說明書的更新或重新起草,起草 / 更新,重新進行崗位分析和描述，起草或更新崗位說明書的時機： 新崗位產(chǎn)生時 工作發(fā)生變化時 定期審核，一般至少一年審核一次,26,內(nèi)容提要,一、崗位分析與崗位說明書的意義與作用 二、崗位分析流程和方法 三、崗位說明書編寫流程和方法 四、本項目崗位分析與崗位說明書編寫工作介紹,27,項目工作步驟,制定崗位說 明書的格式,調(diào)查各部門 現(xiàn)有崗位清單,選取 基準崗位,各部門修改、確認 崗