銷售和收款內部控制PPT.ppt

1、a,1,銷售與收款環(huán)節(jié)的內部控制設計,a,2,主要內容：,第一節(jié) 基本業(yè)務與基本內部控制制度 第二節(jié) 銷售與收款的基本業(yè)務流程設計 第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點 第四節(jié) 銷售與收款循環(huán)內部控制審計 第五節(jié) 銷售與收款內部控制常見弊病 第六節(jié) 銷售與收款內部控制建議,a,3,銷售活動的目標,a,4,銷售活動中可能的風險,銷售形式選擇不當,產(chǎn)品不適應市場需求,過量生產(chǎn),a,5,銷售活動中可能的風險,銷貨折讓未經(jīng)授權和審批,商品售價低于成本,行銷人員售價低于既定底價,a,6,銷售活動中可能的風險,貨物銷售給無償債能力的客戶,客戶不愿意積極付款,行銷人員未積極進行賬款回收工作,客戶賬款被業(yè)務

2、人員挪用,a,7,銷售活動中可能的風險,客戶訂貨事宜處理錯誤,無法準時交貨,服務不佳顧客投訴,接受無法制造的產(chǎn)品訂單,a,8,銷售活動中可能的風險,壞帳估計不足,銷售退回未入帳,a,9,如何降低風險？,有效的 內部控制,a,10,內部控制的目標,a,11,內部控制方法,不相容職責相互分離,1,授權批準控制,2,預算控制,3,人員素質控制,4,內部審計控制,5,電子信息技術控制,6,a,12,第一節(jié) 基本業(yè)務與基本內部控制制度,一、銷售與收款的基本業(yè)務,a,13,上述業(yè)務主要涉及以下部門：,銷售部門 信用管理部門 倉儲保管部門 會計部門,a,14,銷售與收款業(yè)務流程控制圖,a,15,銷售與收款業(yè)

3、務流程控制圖,a,16,（1）內部控制目標與內部控制要點,二、銷售與收款的基本內部控制制度,a,17,（2）基本的內部控制制度 1、適當?shù)穆氊煼蛛x *對于銷售與收款循環(huán)，適當?shù)穆氊煼蛛x有助于防止各種有意或無意的錯誤。 *發(fā)貨通知單的編制人員不能同時負責貸款的收取、產(chǎn)品的包裝和托運工作； *填制發(fā)票的人員不能同時擔任發(fā)票的復核工作； *辦理退貨實物驗收工作的人員必須同退貨賬務記錄分離； *應收款的記賬人員不能同時成為應收賬款的核實人員。,a,18,2、正確的授權審批 *接受客戶訂單的人員不能同時是負責最后核準付款條件的人員，付款條件必須同時獲得銷售部門和專門追蹤和分析客戶信用情況的信貸部門（或會

4、計部門下的信貸小組）的批準； 3、充分的憑證和記錄 4、定期寄送對賬單,a,19,a,20,第二節(jié) 銷售與收款的基本業(yè)務流程設計,一、訂單的證實和審核流程 企業(yè)的銷售與收款循環(huán)始于客戶提出的購貨訂單，企業(yè)的銷售部門接訂單后，需要首先到企業(yè)的信貸部門辦理批準手續(xù)。對于賒銷業(yè)務，信用管理部門應根據(jù)企業(yè)的賒銷政策，以及對每個顧客的已授權的信用額度來進行的。企業(yè)應對每個新顧客進行信用調查，包括獲取信用評審機構對顧客信用等級的評定報告。 設計信用批準控制的目的是為了降低壞賬風險。企業(yè)應分別對原有客戶（老客戶）和新客戶進行審查：,a,21,1、老客戶 應考察其過去的成交記錄，確認其是否具有良好的商業(yè)信用；

5、 同時信貸部門還應考慮本次訂購的數(shù)量是否異常，如企業(yè)具有良好的商業(yè)信用且此次訂購基本接近歷來訂購數(shù)量，即可辦理批準手續(xù)； 如果所需數(shù)量大大超過了歷史記錄，在辦理批準手續(xù)前，必須要求客戶提供近期的財務報表，并通過財務報表的審查來判斷客戶近期的財務狀況，然后決定是否接受賒銷。,a,22,2、新客戶 對于新客戶提出的購貨訂單，信貸部門必須要求其同時提供能夠證明其資信狀況的資料和財務報表。通過分析其資信狀況和審查財務報表來決定是否接受其訂單，以及允許的信貸限額。 當客戶難以提供其資信情況的資料時，企業(yè)也可以采用另一種控制手段來接受訂單，即對本次訂單規(guī)定最大 供貨數(shù)量，在客戶被證實確實有良好信譽后，供貨

6、數(shù)量才能允許被擴大。 對于現(xiàn)銷的購貨訂單，上述審核客戶信譽的控制程序可以省略，但訂單的接受仍需得到銷售部門經(jīng)理人的簽字同意。,a,23,二、 銷售通知單的編制和核實流程,企業(yè)收到客戶的訂貨單以后，應編制統(tǒng)一的銷售通知單，銷售通知單可以說是貫穿控制整個銷售業(yè)務執(zhí)行的單據(jù)。在編制銷售通知單前，銷售部門首先應向發(fā)貨部門詢問所訂貨物是否有庫存，如無庫存，應及時通知客戶；如有庫存，應及時編制銷售通知單。 銷售通知單一式多聯(lián)，以完整和規(guī)范化的格式記錄不同的客戶訂單內容，如所訂貨物的編號、數(shù)量、價格等。同時也應記錄銷售過程所需的各種授權和批準。為發(fā)運業(yè)務的執(zhí)行和有關賬冊的記錄提供 書面依據(jù)。 發(fā)運通知單必須

7、在事前進行連續(xù)編號，在執(zhí)行后應歸檔管理，并由專門人員對其進行定期檢查。,a,24,a,25,三、 銷貨業(yè)務的執(zhí)行流程,企業(yè)倉儲部門根據(jù)已授權審批的銷售通知單發(fā)貨。實際發(fā)貨的品種和數(shù)量應記錄在有關賬冊和銷售通知單各副聯(lián)上，并將其中一聯(lián)交會計部門入賬，如果包裝業(yè)務也由倉儲部門執(zhí)行，則應同時填制包裝情況表，記錄其完成的工作量。 具體的銷貨業(yè)務控制流程我們用下圖表示。,a,26,a,27,四、 銷貨發(fā)票的控制流程,1、在會計上，銷售發(fā)票是銷售業(yè)務的真實記錄。如果在發(fā)票和開具的賬單方面缺乏有效的控制，會導致企業(yè)財務狀況反映不實和舞弊行為的發(fā)生。 2、對填制發(fā)票的控制，是通過對開票的授權來進行的。而這一授

8、權是應以適當?shù)母郊橐罁?jù)的。這些附件包括客戶的購貨訂單、發(fā)貨通知單等。當這些附件獲得之后，開票人員就可以據(jù)此開具發(fā)票。,a,28,3、對發(fā)票開列的數(shù)據(jù)和其他內容的控制可以從以下幾個方面進行控制： 在開票依據(jù)發(fā)貨通知單上連續(xù)編號，以保證所有發(fā)出貨物均要開票； 發(fā)票上客戶的名稱應同主要客戶一覽表或客戶購貨定單相對照； 發(fā)票上的數(shù)量必須以發(fā)貨通知單上載明的實際發(fā)貨數(shù)量記錄或完成的勞務數(shù)量記錄為依據(jù)，并應受到非記錄發(fā)運數(shù)量人員的檢查； 發(fā)票上的價格必須以信貸部門和銷售部門批準的金額或價格目標為依據(jù)，并應受到獨立于銷售職能的其他人員的檢查； 發(fā)票的內容應受到其他獨立于發(fā)票編制人員的復核； 發(fā)票總額應加以

9、控制，即所有發(fā)票應定期結出合計金額，以便同應收賬款或銷貨合計數(shù)相核對。,a,29,五、折扣與折讓政策的制定和審核流程,對多數(shù)企業(yè)來講，給予客戶一定的折扣是相當普遍的銷售行為，因此企業(yè)應當制定較為詳細的折扣政策或規(guī)定。 折扣政策必須得到有關授權人員的批準，一般為銷售部門的經(jīng)理。辦理現(xiàn)金收入或記錄應收賬款明細業(yè)務的人員不能同時辦理客戶折扣的業(yè)務。 銷售折讓屬偶然經(jīng)濟行為，一般不具有共性特征，往往需要具體問題具體分析，因此，當客戶提出折讓要求時，企業(yè)應對其提出的理由加以記錄，并派專人核實理由，最后由授權人員復核客戶提出的理由和企業(yè)調查結果，并決定在特定情況下給予客戶的特定折讓金額。,a,30,六、

10、應收賬款的控制流程,由于應收賬款是一種記錄在賬上的債權而非存在于公司中的實物資產(chǎn)，它容易被非法職員挪用，同時應收賬款是否可收回直接影響到公司的資金流動；應收賬款記錄也是信貸部門確定信貸政策和是否增加限額的依據(jù)，所以應收賬款控制是銷售環(huán)節(jié)的控制重點。,a,31,一般應實施的控制方法有：,應收賬款的記錄必須以經(jīng)銷售部門核準的銷售發(fā)票和發(fā)運單等為依據(jù)； 根據(jù)應收賬款的明細賬戶余額，定期編制應收賬款余額核對表，并將該表寄客戶核實，編制該表的人員不能同時擔任記錄和調整應收賬款的工作； 應收賬款的總賬和明細賬戶的登記應由不同的人員根據(jù)匯總的記賬憑證和各種原始憑證、記賬憑證分別登記，并由獨立于記錄應收賬款的

11、其他人員定期檢查核對總賬賬戶和明細賬戶的余額； 由信貸部門定期編制應收賬款分析表，從中分析出是否存在虛增的應收賬款或不能回收的應收賬款； 指定專人對應收賬款賬齡較長的客戶進行催收和索取貨款，以保證公司債權得以收回；應收賬款的各種貸項調整（包括壞賬沖銷、折扣與折讓的給予等）必須經(jīng)財務經(jīng)理批準才能進行。,a,32,七、 退貨理賠的控制流程,驗收客戶退回的貨物 調查退貨索賠 核準退貨 填制和郵寄貸項通知單,a,33,八、計提壞賬準備和核銷壞賬,企業(yè)應當定期或者至少于每年年度終了，對應收款項進行全面檢查，預計各項應收款項可能發(fā)生的壞賬，對于沒有把握能夠收回的應收款項，應當計提壞賬準備。企業(yè)只能采用備抵

12、法核算壞賬損失。具體方法不再贅述。,a,34,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,1、受理訂單與編制銷售計劃 （1）銷售部門分析客戶需求，受理客戶訂單，訂單應按類別連續(xù)編號。 （2）所有訂單均由被授權人員核準，并對客戶信用狀況進行初步核查。 銷售部門依據(jù)客戶信用狀況及訂單和生產(chǎn)計劃、庫存等情況，編制銷售產(chǎn)口的品種、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、貨款支付方式等具體的銷售計劃與賒銷方案，并經(jīng)部門領導審核簽字。,a,35,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,2、審定銷售方案和信用政策 （1）產(chǎn)品銷售計劃傳遞給公司分管業(yè)務的領導審定，特別重大的產(chǎn)品銷售計劃報公司總經(jīng)理辦分會審定。 銷售產(chǎn)品擬采用賒銷方

13、式的應對客戶信用進行審核。銷售部門應根據(jù)本部門已掌握或客戶提供的信用資料，結合產(chǎn)品銷售市場情況，提出準予客戶賒銷的期限和額度，經(jīng)部門領導審核后連同有關信用資料等一并傳送給信用管理部門。,a,36,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,（2）信用管理部門依據(jù)客戶的信用資料及本部門已建立的客戶信用檔案和記錄，對客戶信用情況進行審核或調查，評定信用等級，提出審核意見。 （3）銷售部門將銷售計劃/銷售訂單和賒銷審核意見等資料傳送給分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)審批，特別重大的賒銷方案報公司總經(jīng)理辦公會審定。銷售價格未按規(guī)定政策執(zhí)行的，應報價領導小組或授權領導審定。,a,37,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關

14、鍵控制點,3、生產(chǎn)訂單 銷售部門及時將審批后的銷售計劃/銷售訂單傳送給生產(chǎn)部門。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃與銷售計劃/銷售訂單情況，編制生產(chǎn)訂單，安排生產(chǎn)。,a,38,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,4、簽訂銷售合同 銷售數(shù)量較大或批量銷售業(yè)務應當簽訂銷售合同。銷售合同文本由銷售部門擬定。 （1）法律部門和財務部根據(jù)本部門職責對銷售合同進行審核，提出書面審核意見交銷售部門修改合同。 （2）分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)依據(jù)審核部門的意見審定銷售合同，按內部授權交由授權人員簽訂。,a,39,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,（3）銷售部門將已簽訂的銷售合同分送財務、法律、倉儲等部門備查。 （4

15、）銷售合同需要變更或提前終止時，應報分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)同意，重大合同需報公司總經(jīng)理辦公會審定同意，并傳送財務、法律部門。,a,40,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,5、組織銷售與收款 （1）財務部根據(jù)銷售合同和銷售實施方案/銷售訂單，查詢核實客戶預留資金和客戶預付款的到帳情況或客戶信用額度使用情況，向銷售部門傳送核實信息或據(jù)實開具收款通知單。 （2）銷售部門根據(jù)已簽銷售合同、銷售訂單向財務部核實收款情況，確認無誤后向倉儲部門傳送發(fā)貨通知單，或銷售部門根據(jù)已簽銷售合同和財務部收款單，開具銷售發(fā)貨通知單（連續(xù)編號）送倉儲部門，并逐筆錄入系統(tǒng)。,a,41,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關

16、鍵控制點,（3）倉儲部門依據(jù)銷售發(fā)貨通知單和銷售合同、銷售訂單等組織發(fā)貨。 驗貨人員清點裝貨數(shù)量并與有效銷售發(fā)貨通知單核實一致。 發(fā)貨人員依據(jù)核準的發(fā)貨單（實際發(fā)貨量）對銷售訂單發(fā)貨，系統(tǒng)自動生成相應會計憑證，將核準的發(fā)貨單財務聯(lián)傳送給財務部，經(jīng)會計主管復核后過帳，或發(fā)貨人員依據(jù)核準的發(fā)貨單（實際發(fā)貨量）錄入系統(tǒng)，并將核準的發(fā)貨單財務聯(lián)傳送到財務部進行帳務處理。 門衛(wèi)核實發(fā)貨單準予出廠。 客戶應按合同指定地點指定發(fā)貨簽收人員簽收貨物，貨運人員對簽收人員身體進行核對。 采用賒銷方式的，銷售部門及主管人員應負責貨款的按期回收，并對銷售人員建立“誰銷售，誰負責貨款回籠”的責任考核機制。,a,42,第

17、三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,6、財務開票與記帳 （1）財務部依據(jù)銷售合同、核準的發(fā)貨單和已辦出庫手續(xù)等有關原始單據(jù)傳送到有關財稅系統(tǒng)開具銷售發(fā)票，并加蓋印單。 （2）根據(jù)財稅系統(tǒng)開具的銷售發(fā)票數(shù)據(jù)系統(tǒng)生成收入和稅金的會計憑證，或根據(jù)開具的銷售發(fā)票、核準的發(fā)貨通知單等有關銷售單據(jù)確認收入和稅金，編制/錄入相應會計憑證。 （3）會計主管復核會計憑證后記/過帳。,a,43,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,7、銷售折讓或退貨 （1）銷售部門受理客戶提出的折讓或退貨申請，并依據(jù)折讓或退貨理由組織相關部門查驗和核實，提出處理意見。屬于合同規(guī)定的折讓和退貨，則由銷售部門審核后，將銷售折讓通

18、知書傳送財務部，將退貨產(chǎn)品入庫單和退貨通知書傳送倉儲部門。 （2）銷售部門將折讓或退貨申請及核實處理意見報分管業(yè)務的領導和財務總監(jiān)審定，涉及法律糾紛的，還應有公司法律部門的審批意見。 （3）銷售部門根據(jù)銷售折讓及退貨審批意見，將銷售折讓或退貨通知書傳送給財務部，將退貨產(chǎn)品入庫單和退貨通知書傳送給倉儲部門。,a,44,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,7、銷售折讓或退貨 （4）倉儲部門審核退貨通知書后，將退貨產(chǎn)品驗收入庫，系統(tǒng)生成相應會計憑證，將核實后的退貨產(chǎn)品入庫單財務聯(lián)傳送給財務部。 （5）財務部審核銷售折讓通知書或退貨通知書及退貨產(chǎn)品入庫單后，編制/錄入折讓或退貨會計憑證（系統(tǒng)生成退貨會計憑證的，不需編制/錄入）。 （6）會計主管審核銷售折讓通知書或退貨通知書及退貨產(chǎn)品入庫單，復核會計憑證后由會計人員記/過帳。此外，需在會計報表披露的應當披露。,a,45,第三節(jié) 銷售與收款業(yè)務流程及關鍵控制點,8、盤點對帳 （1）銷售、財務、倉儲等部門定期對產(chǎn)品銷售及存貨情況等進行對帳和實物盤點，核實產(chǎn)品庫存，對差異情況應及時查明原因并按規(guī)定處理。 （2）財務部應及時對賒銷貨款進行清結。未按合同清結的，要及時通知銷售部門采取措施。要定期組織銷售等部門與客戶核對往來帳款，發(fā)現(xiàn)差異及時