公司檔案管理制度及流程

1、公司檔案管理系統(tǒng)和流程文件號(hào)版本號(hào)a/0文件名頁(yè)數(shù)總共25頁(yè)編輯部門行政部門實(shí)施日期2018年3月編制人員審批公司檔案管理系統(tǒng)和流程一、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案收集和歸檔的程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需要的證據(jù)，確保管理體系的有效運(yùn)行。二、適用范圍1、公司內(nèi)部管理的各種信息。2.外部政府機(jī)構(gòu)和行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)相關(guān)的正式文件、通知、回復(fù)等材料。三。術(shù)語和定義1.檔案：指各種形式的歷史記錄，如文字、圖表、賬簿、憑證、報(bào)告、電腦光盤、音像、電影、榮譽(yù)物品、證書等。這是在過去和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)管理、宣傳和公司的其他活動(dòng)中直接形成的。2.檔案管理：指

2、收集、整理、識(shí)別、保管、清點(diǎn)、提供和利用檔案的活動(dòng)。四.責(zé)任1.行政部門：1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理、系統(tǒng)實(shí)施和檢查，監(jiān)督和指導(dǎo)本部門的檔案管理；2)建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查實(shí)施情況；3)公司檔案及其他資料的收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管；4)管理公司檔案的利用和銷毀，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的文件管理；5)提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6)負(fù)責(zé)組織檔案管理方法和知識(shí)運(yùn)用的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。2.其他部門相關(guān)人員：1)負(fù)責(zé)完成或協(xié)助工作變更時(shí)的交接工作，并及時(shí)通知行政部；2)將合同或文件的原件或復(fù)印件移交給行政部；3)負(fù)責(zé)本部門文件或

3、合同副本的日常收集、識(shí)別、保管、保管、利用和歸檔；4)財(cái)務(wù)管理部根據(jù)國(guó)家財(cái)務(wù)制度，獨(dú)立負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的歸檔和保管；3、各部門檔案主管1)負(fù)責(zé)部門檔案的管理。4.部門主管1)批準(zhǔn)處理本部門的數(shù)據(jù)或合同副本；2)負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本部門的檔案管理。5.每個(gè)公司的董事/副總裁1)負(fù)責(zé)審批檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告。v.工作程序1、檔案的收集1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集本部門日常工作中形成的合同和文件，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。2)各部門的原始文件、合同等資料需要保存時(shí)，各部門應(yīng)單獨(dú)整理，并準(zhǔn)備好移交目錄，每季度移交給行政部。a)備案范圍和移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。檔案的識(shí)別行政部門和各部門應(yīng)當(dāng)對(duì)

4、其保存的檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c)檔案的日常管理：1 .需要保存的電子合同或其他電子文件應(yīng)及時(shí)存入檔案室指定的計(jì)算機(jī)硬盤，或制作專用光盤進(jìn)行編號(hào)保存；2.文件和合同數(shù)據(jù)應(yīng)登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄供檢索和利用；3.文件和合同應(yīng)科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放在文件箱中，并在文件/文件柜中標(biāo)記和排列整齊。文件借閱1.借閱文件，執(zhí)行借閱程序，填寫借閱審批單。原始借閱文件僅限于公司，不能帶出；如因工作需要將文件帶出公司，必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，不得帶原件，只能帶復(fù)印機(jī)；文件一般只(4)借款人必須妥善保管好檔案。嚴(yán)禁擅自涂改、污損、素描、剪切、摘抄、拆卸、

5、交換、摘抄、翻印、復(fù)制和拍照。不允許借出或損壞文件。如果發(fā)現(xiàn)，將處以200至2000元的罰款。情節(jié)嚴(yán)重的，按檔案法、保密法給予行政處分。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。非本公司員工或單位需要查閱檔案時(shí)，必須持有單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高級(jí)管理人員批準(zhǔn)后，方可在閱覽室閱讀，檔案不得帶出檔案室。e)銷毀檔案(1)銷毀已失去使用價(jià)值的檔案時(shí)，必須編寫銷毀報(bào)告申請(qǐng)，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和主管部門的副總經(jīng)理鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)督銷售，監(jiān)督人員不少于2人，并在銷毀目錄上簽字。最后，部門經(jīng)理、部門經(jīng)理和總經(jīng)理的銷毀目錄和批準(zhǔn)文件應(yīng)歸檔永久保存。

6、2、文件管理規(guī)則1)檔案的歸檔范圍(1)公司對(duì)外發(fā)布的正式文件，如向政府請(qǐng)示的正式文件；(2)公司收到的正式文件，如政府職能部門發(fā)送的與公司有關(guān)的法規(guī)、規(guī)章、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、批準(zhǔn)文件、證書等文件；(三)公司與其他單位交易的文件和股權(quán)文件；(4)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示和指示；重要會(huì)議材料，包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型講話、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。6報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘錄等。反映公司的主要職能活動(dòng)；公司的各項(xiàng)工作計(jì)劃、計(jì)劃評(píng)估/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和簡(jiǎn)報(bào)；公司與相關(guān)單位和個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議等文件和工藝資料原件；(九)公司干部任免、員工獎(jiǎng)懲考核、員工勞動(dòng)工資福利等人事檔案

7、；我公司發(fā)布的各類廣告宣傳材料；反映公司重要活動(dòng)的公司歷史沿革、大事記和剪報(bào)、照片、錄音錄像；因公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、調(diào)查、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)外出獲得或形成的檔案。)；13財(cái)務(wù)檔案；14各種物理文件；15 .其他具有利用和保存價(jià)值的文件。3.檔案的歸檔要求(1)歸檔的文件和資料必須完整、真實(shí)和準(zhǔn)確，如說明和答復(fù)、復(fù)印件、正式草稿和附件等。必須是完整的。一般資料應(yīng)歸檔一份原件，重要文件和利用率高的文件可按要求保存兩份原件文件。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要保留復(fù)印件或復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)處理需要，稿件由經(jīng)辦人保管，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保管，行政部存檔復(fù)印件。(3)音像檔案必須詳細(xì)記錄原因、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、

8、背景和拍攝者，歸檔的音像資料必須是原件，在明確、完整的特殊情況下，可以復(fù)印歸檔。(4)電子文件應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件和數(shù)據(jù)一起歸檔保存，并備份電子文件存儲(chǔ)設(shè)備的信息。各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)牌、證書、匾額、禮品等)。)必須原件存檔并保持完整。4.檔案歸檔時(shí)間(1)即時(shí)歸檔下列文件(包括電子和視聽資料等。)應(yīng)在流通、加工或獲得后立即歸檔：a)公司規(guī)定的機(jī)密文件；重要文件，如政府批準(zhǔn)、批準(zhǔn)文件和許可證a)重要的電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，并隨走隨還。b)一般電子音像檔案應(yīng)定期歸檔，一般每三個(gè)月制作一次光盤，供脫機(jī)保存。c)每年3月底前，前一年所有歸檔的電子文件數(shù)據(jù)集必須移交給行政部，行政部驗(yàn)證后

9、，將其刻錄到光盤和其他載體上進(jìn)行離線存儲(chǔ)。5.文件移交(1)部門內(nèi)檔案移交部門檔案管理人員(兼職)發(fā)生工作變動(dòng)或辭職時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，由部門負(fù)責(zé)人指定的收件人核實(shí)后簽字，行政部見證。6、公司文件傳遞流程a)移交前，應(yīng)對(duì)損壞、散落的字跡或紙張過小的文件進(jìn)行裝裱、復(fù)印或鑲邊，不同尺寸、長(zhǎng)短不一的文件應(yīng)折疊整齊。使用碳素筆或簽字筆，不要用圓珠筆或鉛筆填寫。字跡要工整、清晰、準(zhǔn)確。c)根據(jù)文件資料的形成時(shí)間和關(guān)系進(jìn)行整理?；貜?fù)之前，請(qǐng)示之后；原始零件在前面，附件在后面；原文在前，定稿在后；結(jié)論在前，基礎(chǔ)在后。d)經(jīng)辦部門應(yīng)核對(duì)文件或檔案，并編制交接清單；e)行政部根據(jù)交接清單核對(duì)文件，并與部門提

10、交的月度文件清單核對(duì)；f)文件齊全，符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單和電子移交清單。確認(rèn)后，雙方在交接清單上簽字(一式兩份)，雙方各執(zhí)一份；7.檔案保管(1)文件編號(hào)a)檔案應(yīng)按其類別統(tǒng)一命名，應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表達(dá)檔案內(nèi)容的性質(zhì)為原則，并應(yīng)有一定的類別，不得含糊籠統(tǒng)。b)各級(jí)檔案分類名稱確定后，應(yīng)參考檔案分類編號(hào)表，各級(jí)分類名稱及其代表號(hào)應(yīng)按一定順序編號(hào)，以供參考。c)應(yīng)在文件分類號(hào)中保留一些空白，以便將來組織擴(kuò)展或業(yè)務(wù)增加。d)文件分類和編號(hào)的增加和修訂由行政部結(jié)合工作和部門要求組織實(shí)施。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。e)建立檔案目錄，并將其存儲(chǔ)在文件箱中，以便于參考。8.補(bǔ)充規(guī)定：本辦法由公

11、司行政部制定并解釋。六.相關(guān)記錄1、檔案分類編號(hào)表2、文件（合同）管理記錄目錄3、文件檔案移交目錄4、檔案移交清單表5、檔案借閱審批單6、檔案管理流程文件分類編號(hào)表(公司代碼、部門代碼、類別代碼、年份代碼模式)一、公司代碼分類元隆達(dá)集團(tuán)公司格致汽車科技有限公司吉林省鄭玄框架有限公司吉林省大力士自動(dòng)化設(shè)備有限公司編碼jtgsgzkjzxcjhgls二、部門代碼1、集團(tuán)公司部門企業(yè)文化部門行政部門基建部規(guī)劃部監(jiān)察部設(shè)備動(dòng)力部財(cái)會(huì)部資本部門審計(jì)部銷售部人力資源部供應(yīng)科后勤部編碼whbxzbjjbqhb作業(yè)控制塊sdbcwbzjbsjb渣打銀行rzbcgbwlb2.格致科技公司部門戰(zhàn)略規(guī)劃部總經(jīng)理辦公

12、室倉(cāng)儲(chǔ)部檢驗(yàn)設(shè)備司項(xiàng)目部規(guī)劃部精益生產(chǎn)部門質(zhì)量保證部研發(fā)中心信息技術(shù)部丁成鑄造董事會(huì)辦公室編碼zlghzjb建設(shè)銀行jjsyxmbjhbjyscpbbyfzxxxhcdzzdshb部門冷沖壓模具中心級(jí)進(jìn)模分部冷沖壓模具中心底盤模具事業(yè)部冷沖壓模具中心外板模具事業(yè)部浦邊模具事業(yè)部冷沖壓模具中心冷沖模具制造中心高強(qiáng)板模具事業(yè)部冷沖壓模具中心綜合生產(chǎn)部輕型模具中心的高壓模具分割輕型模具中心熱成型模具事業(yè)部沖裁模事業(yè)部制造中心工藝部門制造中心大建生產(chǎn)部小零件生產(chǎn)部sbwxzhb三。各部門歸檔文件的類別編碼、歸檔范圍和保存期限(詳見下表)保存期：永久長(zhǎng)期(30年)短期(10年)種類編碼分類名字分類編碼文

13、件歸檔的范圍監(jiān)護(hù)限期視聽檔案sx照片類別zp1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及相關(guān)重大事件、重大事件的照片永久的2.其他照片材料錄像課lx1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)的視頻永久的2.其他視頻材料錄音課ly1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)的錄音帶永久的2.其他記錄材料實(shí)物檔案鹽水榮譽(yù)類別鐵路1.單位和部門獲得的榮譽(yù)產(chǎn)品、單位領(lǐng)導(dǎo)獲得的重要榮譽(yù)產(chǎn)品、員工獲得的國(guó)家榮譽(yù)證書；永久的2.公司贏得的各種獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)牌和錦旗長(zhǎng)期的3.其他獲獎(jiǎng)材料密封等級(jí)yz1、公司報(bào)廢法人印章、寄送物品和綜合辦公印章永久的2.公司所屬單位印章、物品、部門印

14、章無效長(zhǎng)期的3.公司變更蓋章(新機(jī)構(gòu)蓋章)永久的4.其他密封材料資格綜合征類別無氣體1.通過認(rèn)證達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的證書、等級(jí)、證書、等級(jí)證書、會(huì)員證書、許可證和執(zhí)照短期2.其他資質(zhì)材料禮物zp1.與其他企業(yè)或外界交流的重要禮品和紀(jì)念品永久的2.其他禮物書法和繪畫zh1.重要領(lǐng)導(dǎo)和名人來院龍達(dá)公司視察工作時(shí)的題詞、書畫。永久的2.其他字畫其他的夸脫1.實(shí)物(如模型、標(biāo)本、模具、樣品等。)反映公司的重要活動(dòng)永久的電子檔案開發(fā)區(qū)激光唱片普通開業(yè)醫(yī)生1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及相關(guān)重大活動(dòng)的圖片、音像資料光盤永久的u盤起來1.u盤反映公司的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)，以及相關(guān)重大事件和重大活動(dòng)的記錄永久的硬盤yp1.反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)以及相關(guān)重大事件和重大活動(dòng)記錄的硬盤永久的唱片cp1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及相關(guān)重大事件、重大活動(dòng)相關(guān)圖片、音像、文字資料、國(guó)內(nèi)電子文件資料的備份。在文件保留期內(nèi)黨群工