會議接待工作流程

1、會議接待工作流程一、會前準(zhǔn)備工作(一) 會議確認(rèn)1. 確定會議時間、地點、參會人員、主題等，擬寫會議通知，制作邀請函發(fā)參會人員并確認(rèn)。2. 確認(rèn)、落實會議日程及議程安排，擬寫會議接待方案。3. 召開會前動員會，部署具體工作和責(zé)任人，并根據(jù)大家意見完善接待方案。4. 確認(rèn)、訂購客人往返車（船、機）票，并以短信或函件形式發(fā)對方確認(rèn)。5. 根據(jù)會議需要，邀請相關(guān)媒體參會。(二) 車輛準(zhǔn)備根據(jù)會議日程安排，確認(rèn)參會人員的接送時間、地點、路線，準(zhǔn)備車（船、機）牌，并告知綜合管理部。駕駛員提前做好車輛清潔，檢查車輛性能，接待過程中注意言行舉止，做到安全、文明駕車。(三) 會議準(zhǔn)備1. 食宿安排根據(jù)會議日程

2、，安排參會人員住宿賓館、就餐地點，并將信息反饋給對接人員，業(yè)務(wù)招待需按照公司規(guī)定填寫業(yè)務(wù)招待申請單。業(yè)務(wù)招待申請單部 門日 期申請人事 由費用額度來客人數(shù)招待物資申請部門負責(zé)人意見綜合部意見審批人2. 資料準(zhǔn)備根據(jù)會議具體要求，由專人準(zhǔn)備宣傳冊、領(lǐng)導(dǎo)名片、歡迎ppt、匯報ppt、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、嘉賓發(fā)言稿、導(dǎo)引牌、便簽紙、簽字筆及其他展示材料。3. 資金準(zhǔn)備 根據(jù)簽報中費用預(yù)算，專人領(lǐng)用，專人分配，專人報銷。 4. 物資準(zhǔn)備各部門提前告知綜合管理部所需領(lǐng)用的物資種類和數(shù)量。物資領(lǐng)用堅持合理、節(jié)約的原則。物資領(lǐng)用清單招待用煙招待用酒禮 品品名數(shù)量用途品名數(shù)量用途品名價格用途5. 會場布置根據(jù)會議需要

3、，準(zhǔn)備橫幅、水果、樣品、席卡、指引牌、會議簽到簿、面巾紙、礦泉水、綠植、煙灰缸、會場音樂（以鋼琴曲、薩克斯、輕音樂為佳）、x展架、試驗演示裝置等，并在會前調(diào)試投影儀、音響、話筒、相機、錄音設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)線，準(zhǔn)備必要足夠的電源插座，檢查照明設(shè)施是否完好。會前清理會場衛(wèi)生，桌椅擺放整齊。會議布置工作應(yīng)在會議開始前半小時完成，并提請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查。6. 會前預(yù)演為確保會議成功舉辦，達到預(yù)期目標(biāo)，大型會議、重要會議前應(yīng)排練主要事項，并針對可能發(fā)生的突發(fā)情況籌備應(yīng)急處理方案。二、會中工作1. 入會導(dǎo)引安排專人引導(dǎo)嘉賓入場。 2. 會議簽到根據(jù)需要，請參會人員在會議簽到簿上簽名。3. 引導(dǎo)就座4. 會場清潔每間隔15-20分鐘續(xù)水一次，及時清理煙灰缸及果盤，保證會場清潔。5. 錄音錄像、拍照6. 根據(jù)會議進程及時處理臨時性事務(wù)，并保持與場外服務(wù)人員對接。三、會后工作(一) 會場整理1. 清潔會場2. 物品回收3. 整理會議資料(二) 安排就餐及返程1. 安排就餐2. 返程人員物資準(zhǔn)備禮品 會議材料 3. 返程車輛安排(三) 根據(jù)需要，組織參會人員參觀、娛樂活動四、會務(wù)