50%時(shí)間, 100%成效.ppt

1、1,50%時(shí)間, 100%成效時(shí)間管理技巧,24 /8/2010,2,前言,每人每日都同樣地有24小時(shí), 有些好像忙碌一整天都做不完, 有的則圓滿地, 甚至超額完成工作，關(guān)鍵在於甚麼? 有關(guān)時(shí)間管理的技巧，希望跟大家分享一下。,3,培訓(xùn)大綱,前言 小組討論 目標(biāo)的設(shè)定與計(jì)劃 做計(jì)劃的準(zhǔn)則及技巧 善用每分每秒的技巧 規(guī)劃備忘綠 活用時(shí)間的15個(gè)守則 提昇時(shí)間密度的7個(gè)技術(shù),4,小組討論,以下是一天工作要處理的事項(xiàng) 教下屬工作 處理上司 / 老闆交辦的工作 完成行政部 / 其他部門要求工作 處理下屬出糧問題 個(gè)人網(wǎng)上申購 現(xiàn)金單的報(bào)銷,5,你會(huì)如何安排以上工作? 嘗試用表列出。在安排時(shí), 你會(huì)以甚

2、麼準(zhǔn)則去安排?,6,你會(huì)如何安排以上工作? 嘗試用表列出。在安排時(shí), 你會(huì)以甚麼準(zhǔn)則去安排?,7,你會(huì)如何安排以上工作? 嘗試用表列出。在安排時(shí), 你會(huì)以甚麼準(zhǔn)則去安排?,8,設(shè)定目標(biāo),第一-該做甚麼事? 第二-如何去實(shí)踐? 以上都是重要步驟, 換句話說, 即設(shè)定目標(biāo),9,目標(biāo)的作用及重要性,目標(biāo), 不單是方向, 更是一盞燈。有燈你就不會(huì)亂衝亂撞, 做決定會(huì)變得干脆, 因而不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間及精力，亦有效地消除不明朗, 不知所措所帶來的緊張及壓力。,10,目標(biāo)的特質(zhì),目標(biāo): 一定是有期限去完成, 而且是具體及可行的。 沒有期限, 無辦法完成, 因?yàn)槟銢]有時(shí)間規(guī)範(fàn), 是完全沒有推動(dòng)力去完成。 不具體,

3、 就沒有準(zhǔn)則去實(shí)行。 不可行, 就完全沒有自信心去完成。 目標(biāo)是必須是可實(shí)行， 否則那個(gè)只是一個(gè)願(yuàn)望, 而不是目標(biāo),11,計(jì)劃對(duì)於目標(biāo)是很重要的。,12,這是一個(gè)價(jià)值兩萬美金的顧問意見,一間著名鋼鐵公司的總裁，因?yàn)槭聞?wù)繁忙而無法好好的管理自己的時(shí)間，於是向著名的顧問幫忙。想知道兩萬美金的建議內(nèi)容是甚麼? 今後時(shí)間管理之進(jìn)行方式 入睡前，去回想翌日要處理的各種事情 順著優(yōu)先次序?qū)懴聛?，只需要?項(xiàng) 翌日上班時(shí), 把紙放在口袋中, 再去上班 抵達(dá)公司後，按次序逐項(xiàng)完成,13,這總裁本著已付錢就儘管試試的心態(tài)去按之而行, 結(jié)果發(fā)現(xiàn)工作效率真的改善了, 雖然6項(xiàng)都完成是少之又少, 那最起碼他完成了最重

4、要的3-4項(xiàng)。 自此之後, 他將這方式都帶到公司各員工的工作上, 全體工作效率都得以提昇,14,制定計(jì)劃的秘訣,整體展望-每做一件事, 或每天開始工作前，嘗試一下先站後一步，看一看眼前比較寬的畫面，即是嘗試去了解同控制自己的立場(chǎng)、責(zé)任範(fàn)圍、應(yīng)做的事及工作全面的狀況等, 這樣子，就可以更快決定到工作的輕重及次序。,15,80/20法則,16,80/20法則,要實(shí)行此法則，必須有今天該做甚麼事(DAY PLAN)的計(jì)劃。而且必須在前一天就決定好隔天應(yīng)做甚麼事。這樣就不用每天工作開始時(shí)無從入手。,17,計(jì)劃的優(yōu)先順序,緊急事件 對(duì)方優(yōu)先的事項(xiàng) 當(dāng)日的中心業(yè)務(wù) 非緊急事項(xiàng),18,例子,以下是一天工作要

5、處理的事項(xiàng) 1. 追數(shù) 2. 跟進(jìn)新同事銷售技巧培訓(xùn) 3 跟店同事玩遊戲, 要提款頒獎(jiǎng) 4 客人投訴跟進(jìn) 5. 準(zhǔn)備明天開會(huì)要交的報(bào)告,19,如何排列先後次序?,教下屬工作 處理上司 / 老闆交辦的工作 完成行政部 / 其他部門要求工作 處理下屬出糧問題 個(gè)人網(wǎng)上申購 現(xiàn)金單的報(bào)銷,20,分析,21,備份計(jì)劃 (BACKUP PLAN),22,備份計(jì)劃 (BACKUP PLAN),至少要達(dá)到某程度的一個(gè)次要目標(biāo)。 假如一次定下的目標(biāo)真的無法完成, 信心必然會(huì)被打擊, 熱情亦都會(huì)被削弱, 計(jì)劃一個(gè)次一級(jí)又離不遠(yuǎn)的目標(biāo)，可以令達(dá)致目標(biāo)的動(dòng)力得以繼續(xù)。,23,記憶備忘,寫下來是最好的記憶良伴。 Ou

6、t of sight, Out of the mind, 尤其是一些零碎的事情。不寫下來就忘記得一乾二淨(jìng)。,24,善用每分每秒的技巧,很多人都想做這事情, 又想做那事情。但往往到真的要進(jìn)行, 實(shí)行時(shí)就會(huì)說無時(shí)間好忙, 但其實(shí)只要有心及積極去找, 時(shí)間還是可以擰出來的。,25,清晨時(shí)間,利用這時(shí)候, 不論整理工作, 或整理心情、思緒都是很有效。原因是這時(shí)候頭腦是最清醒的, 亦都是最沒人打擾你的時(shí)候。做任何事都是較暢通無阻 你或者會(huì)說, 下班後那不也是私人時(shí)間嗎, 但到那時(shí)候已經(jīng)是身心都很疲累, 如要再做一些決策性, 籌劃性的工作, 效果都會(huì)自然較差。 可以由15分鐘開始, 之後逐漸加長時(shí)間, 漸

7、漸地, 時(shí)間就會(huì)變得多了。,26,可用時(shí)間的活用法,大家在計(jì)劃時(shí)間是, 都總會(huì)有一些時(shí)間上的空檔, 例如會(huì)議與會(huì)議之間的1小時(shí), 這些時(shí)間都是自由的, 可讓你靈活安排一些個(gè)人的或者係工作上的事情。別小看這些時(shí)間可能是零零碎碎的, 積少成多, 加以善用的話，不作無謂的浪費(fèi), 這就是所是大家所謂無時(shí)間中的時(shí)間了 同樣地, 不要在可用時(shí)間的當(dāng)刻才去決定處理甚麼事。這樣做只會(huì)在無聲無色間, 把這1小時(shí)放走了因?yàn)樽鳑Q定一般都是優(yōu)悠寡斷、心大心細(xì)。除非你是 一個(gè)果斷的人, 否則都是早一天去做計(jì)劃吧。 再微細(xì)一些就是零頭時(shí)間?？赡苤挥?5至30分鐘, 如能有效地在這上空隙中處理事情, 誰敢再說我無時(shí)間.,2

8、7,規(guī)劃備忘綠,28,活用時(shí)間的15個(gè)守則,將日常例行事務(wù)集中後, 一口氣完成 重要的工作在中午前完成 所有工作都要設(shè)限期去完成 較困難工作要首先去處理 簡(jiǎn)單工作放到最後 常檢察討時(shí)間障礙物 隨手有本靈機(jī)一觸記事簿,工作都要停在可完成的段落 設(shè)定休息時(shí)間 可授權(quán), 可委任的工作就交其他人去處理 要懂得SAY NO 今天的事今天做 不要太過追求完美, 要每項(xiàng)每個(gè)細(xì)節(jié)都要做好, 養(yǎng)成處理必要工作為先的習(xí)慣 把每天的工作都計(jì)劃在能力範(fàn)圍內(nèi) 想一想才去做,29,提昇時(shí)間密度的7個(gè)技術(shù),一心多用主義 VS 一心一意主義 特意把工作期限設(shè)定得較短 以時(shí)間鎖管理黃金時(shí)間 把馬上辦/馬上做變成習(xí)慣,30,一心多用主義 VS 一心一意主義,31,電話計(jì)劃-在講電話前, 要記下所有你要問的事情, 不要打一次電話問一個(gè)問題 3個(gè)分類委任工作的準(zhǔn)則- 1/ 可完全委以他人, 不需作任何事後報(bào)告。2/ 必須要事後報(bào)告的。 3/ 只需事前認(rèn)可,不必再事後報(bào)告的工作。 這不但可以節(jié)省時(shí)間, 更可同時(shí)培訓(xùn)下屬, 增強(qiáng)他們的責(zé)任感 每天工作前花4分鐘大約地計(jì)