工作郵件內(nèi)容格式規(guī)范.ppt

1、工 作 郵 件 內(nèi) 容 格 式 規(guī) 范,2012.05.11,目錄,一、郵件主題的書寫 二、郵件內(nèi)容的書寫 三、郵件地址欄的填寫 四、郵件范文,一、郵件主題的書寫,與公司內(nèi)部間同事溝通的郵件主題格式為： 部門-發(fā)件人姓名-事件-日期 例：市場部-蔡永-工作匯報-12.5.11 運營部-蔡永-數(shù)據(jù)匯報-12.5.11,與其他公司工作上的溝通郵件主題格式為： 5173-發(fā)送公司-事件-日期 例： 5173-騰仁-功夫世界合作銷售結(jié)算-11.8.1,二、郵件內(nèi)容的書寫,1、稱呼（Salutation）,2、正文內(nèi)容（Body of the Letter）,3、結(jié)束語（Complimentary Cl

2、ose）,4、附件（Enclosure）,5、署名（Signature）,郵件正文的組成分為以下幾個部分：,1、稱呼（Salutation） 稱呼是寫信人對收件人的稱呼用語。 第一行頂格書寫，使用姓氏+職位為稱呼，稱呼后用逗號間隔敬語。 例如： 徐總，您好： ； 如果為群發(fā)收件人可直接稱呼為 Dear all： 。,注：在進(jìn)行郵件回復(fù)時，若未將發(fā)件人加入通訊錄通常會出現(xiàn)對方郵箱名作為郵件的稱呼，為避免此情況可先將收件人地址添加至通訊錄并標(biāo)注，也利于今后的溝通與聯(lián)系。,2、正文內(nèi)容（Body of the Letter） 位置在稱呼語下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。每

3、段文字第一行的第一個文字向右縮兩個漢字，每段第二行從左面頂格寫起。 正文內(nèi)容以列表的形式概述工作匯報的內(nèi)容，默認(rèn)文字格式。 每項內(nèi)容后換行空兩格的書寫。,首先、表明工作是否完成，已完成的簡單描述完成情況。 其次、未完成的描述執(zhí)行進(jìn)度，未執(zhí)行的描述為何未執(zhí)行，需要特定人配合執(zhí)行的需使用紅色字體加粗等重點標(biāo)注的形式書寫。,對于工作匯報類郵件：,對于數(shù)據(jù)匯報類郵件：,首先、簡述數(shù)據(jù)的內(nèi)容并輔以簡要的分析。 其次、針對數(shù)據(jù)異常的部分，需使用紅色字體加粗等重點標(biāo)注的形式書寫。,3、結(jié)束語（Complimentary Close） 結(jié)束語在正文之后，空一行另起一段書寫，以表尊重。 4、附件（Enclosu

4、re） 信件如果有附件，可在郵件內(nèi)容書寫完畢后空一行注明，以注字加冒號起“附件一、附件二”依序列出附件內(nèi)容，并在文字底下加橫線，以引起收信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。 附件文件名的格式統(tǒng)一為： 日期-姓名-附件內(nèi)容,5、署名（Signature） 郵件的結(jié)尾空一行頂格標(biāo)注發(fā)件姓名，換行頂格再標(biāo)注發(fā)件日期。 注：正文為郵件不可或缺的一部分，即使使用附件內(nèi)容的，也應(yīng)根據(jù)附件內(nèi)容簡述匯報的內(nèi)容，對于需要特定人員配合執(zhí)行或數(shù)據(jù)異常的文字描述采用加粗標(biāo)紅的格式。,三、郵件地址欄的填寫（關(guān)于抄送與收件人的區(qū)別）： 收件人：郵件的接收人，并對該郵件做回復(fù)、指示。 抄送：將郵件同時

5、發(fā)送給收件人以外的人，用戶所寫的郵件抄送一份給別人，收到的人可回（郵件）可不回（郵件）。 正確理解并填寫收件人和抄送的郵件地址有助于郵件接收者明確需要各自的職責(zé)。,郵件格式統(tǒng)一如下： 1、字體：除特殊標(biāo)注需著重注意的文字內(nèi)容外（可加粗、字體顏色彩紅色）， 郵件內(nèi)容字體統(tǒng)一為：宋體 9號字（不同郵箱工具對字體大小的定義不同，應(yīng)用常規(guī)正文字體大小均可），顏色為黑色 。 2：開頭語和正文之間，按段分隔。分隔距離為一行。 3：回復(fù)時收件人只填發(fā)郵件的人，其他均為抄送。 4：附件文件名的格式統(tǒng)一為：日期-姓名-附件內(nèi)容,四、范文如下： 郵件標(biāo)題： 市場部-蔡永-夢幻新區(qū)4月交易數(shù)據(jù)匯報-12.5.1 葉總、王總，你們好： 4月份夢幻新區(qū)的定單發(fā)布數(shù)量為1000單，成交495筆，環(huán)比3月份（500單）發(fā)布單數(shù)量上升100%和成交量筆數(shù)（450）上升10%，發(fā)布單數(shù)與成交筆數(shù)的增長比率嚴(yán)重不符。請訂單審核部的王總審查下是否存在重復(fù)發(fā)單的情況及重復(fù)發(fā)單的數(shù)量。 注：附件一為夢幻4月份新區(qū)的交易情況明細(xì) 蔡永， 2012-5-1,郵件標(biāo)題，部門-發(fā)件人姓名-事件-日期,稱呼在第一行頂格書寫，以職位稱呼；稱呼后以逗號間隔敬語，以冒號收尾，后空一行書寫正文內(nèi)容。