檔案管理培訓課件.ppt

1、,檔案管理管理培訓課件,第一部分： 檔案概述,檔案起源,檔案的產(chǎn)生與文字有密切關系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。,檔案演變,古老型載體檔案：甲骨、金石、 簡牘、縑帛檔案。,傳統(tǒng)型載體檔案：紙質檔案。,新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等。,檔案定義,檔案含義,檔案是國家機構、社會組織和個人 在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)?查的文字、圖表、聲像及其它各種 方式和載體的歷史記錄。,檔案的來源國家機構、社會組織和個人；社會活動。 檔案的條件保存?zhèn)洳榈臍v史文件。,第二部分： 文書檔案管理,檔案的收集 檔案的整理,歸檔范圍：凡是反映本機關工作、生產(chǎn)活動，

2、有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。 歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。 國家檔案局機關檔案工作條例（1983）,一、檔案的收集,歸檔手續(xù)：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。 歸檔案卷的質量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。,一、檔案的收集,檔案的整理應該充分利用原有的整理基礎，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。,整理原則,二、檔案的整理,：,年度分類法,組織機構分類法,問題分類法,常用的檔案分類法,二、檔案的整理,立卷 立卷工作的內容：組卷、擬寫案卷標題、卷內文件的排列與編號、填寫卷內文件目錄與備考表、

3、案卷封面的編目與案卷的裝封。 立卷六特征：問題、作者、文種（名稱）、時間、地區(qū)、收發(fā)文機關,二、檔案的整理,二、檔案的整理,整理方法 裝訂：按件裝訂 分類：年度-機構（問題）-保管期限 編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、 年度、保管期限、件號) 編目：逐件編目 裝盒：按件號順序裝盒,第三部分： 企業(yè)檔案管理,企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項 活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有 保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。,建立檔案工作體制 制定檔案工作管理制度 配備檔案管理基礎設施 檔案業(yè)務工作,一、建立檔案工作體制,一、建立檔案工作體制,二、制定檔案工作管理制度 要求： 1、制定本企業(yè)檔

4、案工作的各項規(guī)章制度不能有悖于國家、本系統(tǒng)、本地區(qū)關于檔案工作的有關規(guī)定，同時內容即要全面又要有針對性。 2、要了解本企業(yè)管理及檔案形成的特點，充分征求企業(yè)內部有關部門的意見，與他們密切配合，使制定的規(guī)章制度及內容更加切合本單位的工作實際。,二、制定檔案工作管理制度,內容： 工作規(guī)章。包括企業(yè)檔案工作規(guī)定（內容要 包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責任追究制度、檔案管理應急預案。 管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補充更新制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、庫房管理制度。 業(yè)務標準規(guī)

5、范。包括檔案整理規(guī)則、檔案分類標準、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標準長遠規(guī)劃。,二、制定檔案工作管理制度,企業(yè)下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要 求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累 情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文 件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完成 歸檔同步。,二、制定檔案工作管理制度,三納入,將檔案工作納入企業(yè)領導工作議事日程；納入企業(yè) 規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關人員的經(jīng)濟責 任制或崗位責任制。,四參加,四同步,企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設備開箱驗收或引進項目接收，負責檢查歸檔的文件材

6、料齊全、完整、準確、系統(tǒng)。,三、配備檔案管理基礎設施 檔案管理的基礎設施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機、夾子、錐子、鉛筆等）。 檔案庫房內要配備：防盜、防塵、防潮、防光、 防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設施。,三、配備檔案管理基礎設施,四、檔案業(yè)務工作,檔案收集,檔案整理,四、檔案業(yè)務工作,（一）檔案收集,四、檔案業(yè)務工作,收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機關、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作。

7、,（1）管理類檔案收集工作的要求 歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質量要求。 歸檔的文件材料應當精煉準確，并能反映企業(yè)的業(yè)務活動。 要加強收集工作的調查。,四、檔案業(yè)務工作,收集工作的要求,（2）科技檔案收集工作的要求 要認真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則。 要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。 要保證科技檔案的完整、準確。,收集工作的要求,四、檔案業(yè)務工作,管理性檔案的收集方法 嚴格按照本單位歸檔制度的有關規(guī)定進行收集。 建立相關制度，加強對零散文件的收集。 明確具體人員職責，保證歸檔文件齊全完整。,四、檔案業(yè)務工作,收集的方法：,科技檔案的收集方法 按照歸檔制度的規(guī)定接收科技文件歸檔

8、。 納入計劃管理，實行多種方式結合的收集。,會計檔案、人力資源檔案、榮譽實物檔案 會計檔案應由會計人員在會計年度終了后按照會計檔案管理辦法的規(guī)定收集、整理、歸檔。 人事檔案由主管人事的人員按照企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定的要求隨時收集、整理、歸檔。 企業(yè)榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽實物檔案應由檔案人員隨時收集，隨時歸檔。,四、檔案業(yè)務工作,企業(yè)可以實行多種方式相結合來收集檔案 正常收集和現(xiàn)場收集相結合 隨時收集和集中收集相結合 對內收集和對外收集相結合 確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內容收集 抓住的重要環(huán)節(jié)和關鍵的階段進行收集。,四、檔案業(yè)務工作,（二）檔案整理 檔案整理就是按文件材料

9、在來源、內容、形式等方面的歷史聯(lián)系，對檔案進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編目的工作。,四、檔案業(yè)務工作,檔案分類 制定企業(yè)檔案保管限期表 歸檔文件的整理 基本建設、設備儀器檔案整理方法 聲像檔案,1、檔案分類 檔案分類就是要制定分類方案即分類大綱。 分類大綱：是指用文字或圖表的形式表示某一單位內檔案分類體系的一種指導性文件，它是進行檔案分類、整理和排架工作的依據(jù)，是檔案分類工作的一項重要內容，也是業(yè)務建設的一項重要工作。 企業(yè)檔案一般設置黨群工作、行政管理、經(jīng)營 管理、生產(chǎn)技術管理、產(chǎn)品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計、干部職工、聲像、榮譽實物和電子檔案等13個一級類目（可根據(jù)實際情況合并

10、），每個一級類目下設若干二級類目，二級類目以下的類目可根據(jù)企業(yè)實際情況增減。,四、檔案業(yè)務工作,2、制定企業(yè)檔案保管限期表,四、檔案業(yè)務工作,黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理檔案保管期限永久、定期（30年和10年）。 產(chǎn)品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、實物檔案永久、長期（16年以上至50年，含50年）、短期（15年以下，含15年）。 聲像檔案永久、定期（30年和10年） 會計檔案永久、25年、15年、5年、3年。 人事檔案的保管期限按照國家有相關規(guī)定執(zhí)行。,四、檔案業(yè)務工作,3、歸檔文件的整理 歸檔文件:指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 歸檔文件的整理：指對歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化一個的過程。 歸檔文件的整理原則:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值，便于保管和利用。,四、檔案業(yè)務工作,歸檔文件的整理單位：以件為整理單位進行文件級整理，就是將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達到簡化概念、簡化操作的目的。整理單位一般應為“自然件”，即單份文件為一“件”。,四、檔案業(yè)務工作,1、文件正本與定稿應作為一件； 2、正文與