辦公5S培訓(xùn)教材.ppt

1、1,辦公室5S培訓(xùn),2,培訓(xùn)內(nèi)容,文件管理 5S是什么 如何做好5S,3,第一部分,文件管理,4,文件管理,文件,信息及其承載媒體,媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品，或他們的組合。,一組文件，如若干個規(guī)范和記錄，通常被稱為“documentation”.,某些要求（如易讀的要求）與所有類型的文件有關(guān)，然而對規(guī)范（如修訂受控的要求）和記錄（如可檢索的要求）可以有不同的要求,5,文件管理,記錄,闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件,記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。,通常記錄不需要控制版本。,6,文件管理,文件分類,重要度,保

2、存期限,來源,版本,緩急,7,文件管理,管理技巧,分門別類,程序化,規(guī)范,專業(yè)化,專人負(fù)責(zé),索引,專門化,8,文件管理,簽字,以舊換新,文件收發(fā),可追溯性,認(rèn)可,蓋章生效,連貫性,有效性,授權(quán),9,第二部分,5S是什么,10,5S是什么,區(qū)分要物與不要物，將不要物處理掉。,將要物規(guī)范放置，使尋找時間為零。,使工作環(huán)境變得無灰塵、干凈整潔。,保持前3個S，制度化，規(guī)范化。,形成習(xí)慣，提高整體素質(zhì)。,11,演 變,5S是什么,12,5S是一種管理 需要全員的積極參與和長時間的堅(jiān)持不懈 每日每日堅(jiān)持5S管理，一點(diǎn)一滴持續(xù)的改善,5S是什么,5S不是知識，也不是技術(shù)，而是應(yīng)該做的事情！,13,企業(yè)形象

3、,5S是什么,14,可以及時拿到需要的東西 隨時確認(rèn)自己的工作是否按計(jì)劃執(zhí)行 保證工作順利進(jìn)展 整理干凈不是最終的目的，而是避免浪費(fèi)，提高工作效率,5S是什么,15,第三部分,如何做好 5S,16,整理,含義,將需要的和不需要的物品明確分開， 并處理不需要的物品。,目的,騰出空間 防止誤用,17,5S 差！,5S 好！,現(xiàn)場檢查,18,要領(lǐng),馬上要用的,暫時不用的,長期不用的,要區(qū)分對待!,19,要領(lǐng),將需要的物品的數(shù)量降到最低程度,例如： 減少文具使用數(shù)量 減少文件保存數(shù)量 減少電話使用時間 縮短會議時間,20,要領(lǐng),對可有可無的物品，應(yīng)堅(jiān)決處理掉， 決不手軟!,21,要領(lǐng),為何會有這么多廢

4、品？,分析,檢查,改善,22,問 題 點(diǎn) 在 哪 里？,提問,1、圖片中存在什么問題？,3、會產(chǎn)生什么樣的影響？,4、我們應(yīng)該怎樣做？,2、為什么會產(chǎn)生這樣的問題？,23,整頓,含義,將需要的物品，擺放成誰都清楚并便于使用的狀態(tài)。即尋找時間為零,目的,工作場所一目了然 消除找尋物品的時間 井井有條的工作秩序,24,確定物品放置場所,25,物品分類擺放,26,進(jìn)行標(biāo)識,27,定 位、標(biāo) 識 方法,*連接線標(biāo)識,影繪表示（形跡管理）,28,問題點(diǎn),怎么辦？,29,問題點(diǎn),怎么辦？,30,？,如何整頓你的文件柜,提問,31,管理責(zé)任者 管理此架責(zé)任者姓名,架子表示標(biāo)簽 表示架子種類的標(biāo)簽,柜子內(nèi)表示

5、標(biāo)簽 用此標(biāo)簽表示下段 的內(nèi)容,文件柜如何整頓？,32,要領(lǐng),徹底整理， 只留下需要的物品,33,合理利用空間，100%定位放置,要領(lǐng),根據(jù) 種類、空間、區(qū)域、防護(hù) 規(guī)定擺放方法,34,要領(lǐng),利用各種顏色、數(shù)據(jù)等進(jìn)行標(biāo)識,35,問 題 點(diǎn) 在 哪 里？,36,問 題 點(diǎn) 在 哪 里？,37,清掃,含義,經(jīng)常清掃保持清潔， 將各個角落的臟物清理掉,目的,保持良好的工作情緒 穩(wěn)定品質(zhì) 達(dá)到零故障、零損耗,38,如何清掃？,看不見的地方，也要徹底打掃干凈。 經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。,39,徹底清掃,電源插座,電腦側(cè)面,主機(jī)座,40,要領(lǐng),自己動手，不依賴外人(所有部門、人員都一起執(zhí)行)

6、,41,清 掃 責(zé) 任 分 區(qū),A1 區(qū)(張),B1區(qū)(趙),C1區(qū)(王),C2區(qū)(沈),C3區(qū) (李),A2區(qū)(胡),E1區(qū)(賈),D1區(qū)(霍),要領(lǐng),42,清潔,含義,將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底， 并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。,目的,成功慣例和制度 是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ) 企業(yè)文化開始形成,43,整潔的辦公桌,如何保持？,44,連續(xù)不斷的進(jìn)行 整理、整頓、 清掃活動,要領(lǐng),45,花時間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度,要領(lǐng),46,要領(lǐng),每天保持5S評價的心情，不斷改善辦公5S,47,素養(yǎng),含義,對于規(guī)定了的事情，大家都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。,目的,讓員工遵守規(guī)章制度 培養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才 鑄造團(tuán)隊(duì)精

7、神,48,問 候、禮 貌 語,您好! 早上好! 下午好! 大家好!,語言,49,著裝,50,離位時,要點(diǎn)： 1. 2. 3. 4.,51,持續(xù)推動4S活動直至習(xí)慣化 嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度 不斷地培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識 充滿熱情的開始每一天的工作,要領(lǐng),52,要主動整理、整頓傳真？,傳真是客戶傳遞過來的信息，對公司和我們的工作都是非常重要的。 不管是不是發(fā)給我的傳真，我都應(yīng)該認(rèn)真對待。 主動把我認(rèn)識的人的傳真送過去，以便同事可以及時得到客戶的寶貴信息。,53,打印前，我們應(yīng)該做什么？,確認(rèn)打印機(jī)是否正常工作。 小故障請按照提示排除。 無法解決時，請及時與管理員聯(lián)系。 確認(rèn)打印紙。 及時更換所需的

8、紙型，以免產(chǎn)生作廢文件。 發(fā)現(xiàn)作廢的包裝時，請及時丟到紙簍內(nèi)。 發(fā)現(xiàn)紙張快用完時，請及時領(lǐng)取。,54,如何維持,整理,整頓,清掃,辦 公 室 中,小組討論,55,辦公室5S活動,早上5S,1、檢查你的著裝狀況和清潔度 2、檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來 3、整理和徹底清潔桌面 4、檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品 6、檢查文件柜、書架等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來,56,辦公室5S活動,下班前5S,1、實(shí)施早上5S活動的所有內(nèi)容 2、用抹布擦干凈電腦、傳真機(jī)及其他辦公設(shè)備 3、固定可能脫落的標(biāo)簽 4、清潔地面 5、傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾 6、檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上。,57,文 件 的 5S,整理,把文件區(qū)分為必要(有效)和不要(過期無效)的 無效和不需要的文件及時回收或銷毀,整頓,清掃,清潔,素養(yǎng),將文件分門別類保存 制作目錄索引，便于查找,防