管理協(xié)調(diào)--基本內(nèi)容和一般思路.ppt

1、管理協(xié)調(diào)基本內(nèi)容和一般思路,張掖市郵政局 2006年10月,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容、一般方法、基本形式和渠道,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的重要手段溝通,內(nèi) 容,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容、一般方法、基本形式和渠道,1、垂直方向處理好上下級(jí)關(guān)系 （1）協(xié)調(diào)的一般內(nèi)容 組織授權(quán)不合理、上下權(quán)責(zé)不清 下級(jí)不尊重上級(jí)職權(quán)、有越權(quán)行事、不服從行為 上級(jí)擅自干涉和干擾下級(jí)工作 上下級(jí)缺乏有效的溝通和理解 上級(jí)的不當(dāng)指揮 上下級(jí)個(gè)人因素造成的問(wèn)題（工作思路、習(xí)慣、作風(fēng)等）,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（一）,（2）、協(xié)調(diào)的一般方法 組織協(xié)調(diào)，理順組織關(guān)系，合理分工授權(quán)，明確上下級(jí)權(quán)責(zé)范圍 加強(qiáng)信息交流，廣泛開(kāi)展各種形式的交流、訪談、

2、座談 企業(yè)形成良好的工作氛圍和團(tuán)結(jié)一致的合作愿望 提高上下級(jí)的素質(zhì) 上級(jí)的指揮要減少失誤 建立明確的管理制度和責(zé)任制度,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（二）,2、水平方向部門之間、崗位之間、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)之間，是企業(yè)協(xié)調(diào)最大量的工作，也是一個(gè)難點(diǎn)，因?yàn)樯舷录?jí)之間的矛盾往往可以通過(guò)行政手段解決，上級(jí)手中的權(quán)力可以起很大的作用，而同級(jí)之間的問(wèn)題要復(fù)雜得多。,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（三）,（1）、協(xié)調(diào)內(nèi)容（問(wèn)題和矛盾的所在） 機(jī)構(gòu)不健全，職能上存在漏洞例如“三不管”，往往會(huì)引起推踢和爭(zhēng)搶 分工不明、職責(zé)不清、好事?tīng)?zhēng)搶、難事推踢 機(jī)構(gòu)臃腫、職位、職能重疊、人浮于事 任務(wù)輕重不均 獎(jiǎng)懲不明 部門

3、利益沖突 本位主義 個(gè)人因素 缺乏信息溝通、各行其是,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（四）,（2）、協(xié)調(diào)的一般方法 組織調(diào)整 -隊(duì)伍精干、精兵簡(jiǎn)政 -健全機(jī)構(gòu)、明確職責(zé) 制度協(xié)調(diào)健全各項(xiàng)管理制度、落實(shí)責(zé)任制度 科學(xué)計(jì)劃資源調(diào)整、任務(wù)分配、期量銜接等 加強(qiáng)教育，提高素質(zhì) 削弱個(gè)人因素 缺乏信息溝通 營(yíng)造團(tuán)結(jié)一致、相互協(xié)作的工作氛圍,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（五）,協(xié)調(diào)工作的形式多種多樣，擇要介紹如下幾種： 會(huì)議協(xié)調(diào) 現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào) 機(jī)制協(xié)調(diào),企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的基本形式與渠道,會(huì)議的類型有以下幾種： （1） 信息交流會(huì)議 這是一種典型的專業(yè)人員的會(huì)議，通過(guò)交流各個(gè)不同部門的工作差誤和業(yè)務(wù)信息，使大家減少會(huì)

4、后在工作之間可能發(fā)生的問(wèn)題。 （2）表明態(tài)度會(huì)議 這是一種商討，決定問(wèn)題的會(huì)議，與會(huì)者對(duì)上級(jí)決定的政策、方案、規(guī)劃和下達(dá)的任務(wù)，表明態(tài)度 、感覺(jué)和意見(jiàn)，對(duì)以往類似問(wèn)題執(zhí)行中的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、提出意見(jiàn)這種會(huì)議對(duì)于溝通上下級(jí)之間感情，密切關(guān)系起重要作用。,會(huì)議類型（一）,（3）解決問(wèn)題會(huì)議 這是會(huì) 同有關(guān)人員共同討論解決某項(xiàng)專題的會(huì)議。目的是使與會(huì)人員能夠統(tǒng)一思想，共同協(xié)商解決問(wèn)題。 （4）培訓(xùn)會(huì)議 旨在傳達(dá)指令并增進(jìn)了解，從事訓(xùn)練，并對(duì)即將執(zhí)行的政策、計(jì)劃、方案、程序進(jìn)行解釋。,會(huì)議類型（二）,現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)是一種快速有效的協(xié)調(diào)方式 ，把有關(guān)人員帶到問(wèn)題的現(xiàn)場(chǎng)，請(qǐng)當(dāng)事人自己講述產(chǎn)生問(wèn)題的原因和解決問(wèn)題的辦

5、法 ，同時(shí)允許有關(guān)部門提出要求。使當(dāng)事人有一種“壓力感”，感到自己部門確實(shí)沒(méi)有做好工作，使其它部門也愿意“幫一把”，或出些點(diǎn)子，這樣有利于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，使問(wèn)題盡快解決。對(duì)于一些“扯皮太久”，群眾意見(jiàn)大的問(wèn)題，就可以采取現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)方式求解決。,現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào),機(jī)制協(xié)調(diào)就是通過(guò)調(diào)整組織機(jī)構(gòu)、完善職責(zé)分工等辦法，來(lái)進(jìn)行協(xié)調(diào)。對(duì)待那些處于部門與部門之間、單位與單位之間的“結(jié)合部”的問(wèn)題，以及諸如由于分工不清、職責(zé)不明所造成的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)采取結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)的措施?！敖Y(jié)合部”的問(wèn)題可以分為二種，一種是“協(xié)同型”問(wèn)題，這是一種“三不管”的問(wèn)題，就是有關(guān)的各部門都有責(zé)任，又都無(wú)全部責(zé)任，需要有關(guān)部門通過(guò)分工和協(xié)作關(guān)系的明確共同努

6、力完成。另一種是“傳達(dá)型”問(wèn)題，它需要協(xié)調(diào)的是上下工序和管理業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)銜接問(wèn)題?？梢酝ㄟ^(guò)把問(wèn)題劃給聯(lián)系最密切的部門去解決，關(guān)相應(yīng)擴(kuò)大其職權(quán)范圍。,機(jī)制協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)的根本手段溝通,據(jù)社會(huì)學(xué)家們研究，一個(gè)正常人每天將花60%-80% 的時(shí)間在“說(shuō)、聽(tīng)、讀、寫”等溝通活動(dòng)上。他們并由 此得出結(jié)論： “人生的幸福就是人情的幸福，人生的豐富就是人 際關(guān)系的豐富，人生的成功就是人際溝通的成功?！?溝通在人生中重要地位（一）,聯(lián)合國(guó)的人才標(biāo)準(zhǔn)定義 -團(tuán)隊(duì)精神（人際關(guān)系） -資源的利用能力（人際關(guān)系） -技能 -才干,溝通在人生中重要地位（二）,人與人之間“交互作用”的成功與失敗，全視我們的“人際溝通”的

7、能力而定。 “溝通”是我們做任何一件事情的中心，大多數(shù)“人”的問(wèn)題都可以部分或全部地歸結(jié)于缺乏溝通、溝通誤差、或完全沒(méi)有溝通。,溝通在人生中重要地位（三）,溝通在管理工作中的重要作用,管理者的工作本質(zhì)主要就是管理好“人”以及與“人”溝通 管理者既是公司的管理者，更是“員工”的管理者，負(fù)有對(duì)內(nèi)對(duì)外兩種人際關(guān)系。 所有的機(jī)構(gòu)，不管其規(guī)模如何、性質(zhì)如何，都要靠溝通的過(guò)程來(lái)結(jié)合，也要靠溝通的過(guò)程來(lái)執(zhí)行它的功能。,溝通太普通了，我們每天都在做，沒(méi)什么了不起 每個(gè)人都知道溝通是什么？誰(shuí)都會(huì)作溝通 我告訴他了=我與他溝通了 只有當(dāng)我去做溝通的時(shí)候，才會(huì)有溝通行為 溝通能力是天生的，而不是教出來(lái)的,對(duì)溝通的幾

8、種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí),溝通的根本屬性,你對(duì)溝通有怎樣的定義，將會(huì)有怎樣層次上的溝通。,溝通的通俗定義,溝：渠道 通：通暢,溝通的根本定義（一）,-是傾聽(tīng) -是疏導(dǎo) -是補(bǔ)充、說(shuō)明 -是學(xué)習(xí)和提升 -是雙方的舒暢 -是收獲 -它不是,溝通的根本定義（二）,溝通的基礎(chǔ) 一、發(fā)出方：言辭信號(hào)、視覺(jué)信號(hào) 二、接收方：既知含義、既有經(jīng)驗(yàn),溝通的目的,控制成員的行為 遵守公司政策,激勵(lì)員工 改善績(jī)效,流通信息,表達(dá)情感 分享挫折與滿足,由于每個(gè)人所具有的聲音和訊號(hào)儲(chǔ)存系統(tǒng)俱不相同，所以世界上絕對(duì)沒(méi)有兩個(gè)人能夠完全相同地體會(huì)同一項(xiàng)意思。 由于沒(méi)有兩個(gè)人（即便是雙胞胎）會(huì)擁有完全相同地生長(zhǎng)背景和經(jīng)驗(yàn)，因此，對(duì)任何一件

9、事絕不可能有兩個(gè)人有完全同樣的看法。 誤解是常態(tài)，理解是特例。,溝通的根本屬性,大腦的溝通特點(diǎn),一刪除 二歸納 三扭曲,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（一）,我是怎樣的一個(gè)管理者 -請(qǐng)寫出五條以上,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（二）,我期望自己是一個(gè)怎樣的管理者？ -請(qǐng)寫出八條以上,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（三）,我覺(jué)得一個(gè)優(yōu)秀的管理者應(yīng)該是 -請(qǐng)列出十條以上,心理學(xué)自畫像定律,自己心目中的自畫像會(huì)支配自己的行為每 個(gè)人都要不適時(shí)機(jī)的修改自己的自畫像） 物質(zhì)條件已具備，精神要煥發(fā)： 設(shè)定自己是優(yōu)秀的人，這將會(huì)大大提 高你的行為質(zhì)量。,開(kāi)啟潛意識(shí)，釋放

10、你自己 永遠(yuǎn)突破而不是看破，創(chuàng)造成長(zhǎng)型人生 人人都可以成為溝通高手,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（三）,高效溝通的兩種表現(xiàn)形式（一）,從“自我觀念”到“自我揭露” -高效溝通要求溝通雙方必須有深度的了解，雙方都必須有誠(chéng)意的“自我揭露”，讓對(duì)方看到你的內(nèi)心。 -你與他人有多少的共有、共享、共同，將決定你與他人的溝通限度。,高效溝通的兩種表現(xiàn)形式（二）,忘掉自我，拋棄“自我觀念”，試著去 適應(yīng)他人的思維方式，體會(huì)他人的想法， 充分了解他人的“自我觀念”。,溝通中的“發(fā)送”-說(shuō)：,一有話直說(shuō) 二有話實(shí)說(shuō) 三有話正面說(shuō) 四有話好好說(shuō) 五不該說(shuō)時(shí)不說(shuō) 六不該說(shuō)的不說(shuō),溝通中發(fā)送技巧的訓(xùn)練（

11、一）,高效溝通的四大要素 -肢體語(yǔ)言 50% -語(yǔ)調(diào) 38% -環(huán)境 7% -內(nèi)容 5%,溝通中發(fā)送技巧的訓(xùn)練（二）,建立親和力的技術(shù)呼應(yīng) -親和力=接受=信賴=喜歡 如果我們把對(duì)方的行為映現(xiàn)在我們身上， 來(lái)回就對(duì)方，我們就會(huì)變得和對(duì)方想像，這 就叫簡(jiǎn)單呼應(yīng)。 人們會(huì)被和他們相似的人所吸引！,溝通中發(fā)送技巧的訓(xùn)練（三）,親和力的建立 呼應(yīng)技巧 -語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)言、語(yǔ)速同步 -表情、肢體同步 -認(rèn)同別人并給予足夠的在乎，尊重對(duì)方 的世界觀、價(jià)值觀、信念、讓我們有彈性地 去將就別人的世界觀，而不是讓別人來(lái)將就 我們。信念、價(jià)值觀同步。,溝通中的回饋（一）,積極尋求回饋 你應(yīng)該采取積極的行動(dòng)，鼓勵(lì)人們 發(fā)

12、言提出問(wèn)題，甚至表示反對(duì)的意思。 然后，你必須對(duì)問(wèn)題有所反應(yīng)并予以處 理，以保持有效的交互作用。,溝通中的回饋（二）,以身作則以鼓勵(lì)回饋 你身為領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該積極地、機(jī)智地、提 供回饋模式。如果你肯給予交談?dòng)懻?、或交換 意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，而真正地做到了有取有予，則你 的構(gòu)思和指令，就不致于以循單行道方式進(jìn)行 溝通了。,溝通中的回饋（三）,獎(jiǎng)勵(lì)回饋 當(dāng)我們接收到積極（正面）的回饋時(shí)，就會(huì)容易給予 獎(jiǎng)賞。但當(dāng)收到了消極（負(fù)面）的回饋時(shí)，就很難給予獎(jiǎng) 賞。可是無(wú)論是積極的或是消極的回饋，都是你要了解組 織及有關(guān)人們的真實(shí)情況所必要的情報(bào)，也就是如果情況 屬實(shí)都應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。所謂獎(jiǎng)勵(lì)，并不一定要獎(jiǎng)賞什 么

13、實(shí)物，有時(shí)一句簡(jiǎn)單而誠(chéng)懇的“謝謝你”也就夠了。如果 情況需要的話，也可以用字條來(lái)表達(dá)你的謝意，這是一種 有效的獎(jiǎng)勵(lì)方式。如果某人做了特殊貢獻(xiàn)，則你可以寫一 封較正式的信函致謝他，并將副本送給更高一層的領(lǐng)導(dǎo)知 道。,溝通中的有效收聽(tīng)技巧聽(tīng)（一）,人的動(dòng)機(jī)和感受對(duì)聽(tīng)的效果會(huì)產(chǎn)生影響 -當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)自己不能把注意力集中在某件事上時(shí)，這就是我們內(nèi)在的感覺(jué) 或動(dòng)機(jī)的一種反應(yīng)。 -我們對(duì)目前的談話并不滿意 -另一個(gè)不專心的理由，可能是我們希望聽(tīng)到的對(duì)方?jīng)]有傳達(dá)。 改變聽(tīng)的動(dòng)機(jī)是提升聽(tīng)的效果的根本途徑 之一。,一聽(tīng)而不聞，左耳進(jìn)，右耳出。 二虛應(yīng)故事，心不在焉地聽(tīng)。 三選擇性聽(tīng)，挑自己感興趣地聽(tīng)。 四專注地聽(tīng)

14、，全神貫注地聽(tīng)。 五設(shè)身處地地聽(tīng)。 六心領(lǐng)神會(huì)地聽(tīng)。 七創(chuàng)造性的地聽(tīng)。,溝通中的有效收聽(tīng)技巧聽(tīng)（二）,認(rèn)識(shí)溝通的例子,每?jī)扇斯卜忠粡圓4白紙（每人半張）。 將半張紙撕成一樣大小四條。 找一個(gè)人說(shuō)明下面的排法。,認(rèn)識(shí)溝通的例子,溝通的基石信任 -醫(yī)生 律師 營(yíng)銷人員,溝通方式書面報(bào)告（一）,書面報(bào)告是管理中比較常用的一種正式溝通 的方式 ，指員工使用文字或圖表向主管人員 報(bào)告工作的進(jìn)展情況。書面報(bào)告可以是定期 的，也可以是不定期的。書面報(bào)告主有： 工作日志、周報(bào)、月報(bào)、季報(bào)及專項(xiàng)報(bào)告,溝通方式書面報(bào)告（二）,書面報(bào)告的優(yōu)點(diǎn)： 1、書面報(bào)告的方式可以培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問(wèn)題，提高工作方法中的邏

15、輯性。 2、書面報(bào)告的方式可以訓(xùn)練員工的書面表達(dá)能力。 3、通過(guò)書面報(bào)告可以在比較短的時(shí)間內(nèi)收集到大量的關(guān)于員工工作狀況的信息。 4、當(dāng)主管人員和員工由于某些客觀原因無(wú)法見(jiàn)面時(shí)，書面報(bào)告的方式非常實(shí)用等等。,溝通方式書面報(bào)告（三）,書面報(bào)告的缺點(diǎn)： 1、書面報(bào)告的信息是從員工到經(jīng)理人員單向傳達(dá)，缺乏雙向的信息交流。 2、書面報(bào)告中大量的文字工作容易使溝通流于形式，而且員工也會(huì)由于書面報(bào)告浪費(fèi)時(shí)間而感到厭煩。 3、書面報(bào)告僅僅是單個(gè)員工和經(jīng)理人員之間的信息交流，沒(méi)有在團(tuán)隊(duì)中實(shí)現(xiàn)信息共享。,溝通方式-會(huì)議溝通（一）,鑒于書面的溝通無(wú)法提供面對(duì)面的交流機(jī) 會(huì)，因此會(huì)議溝通就具有了其不可替代的優(yōu) 勢(shì)。、會(huì)議溝通可以提供更加直接的溝通形式， 而且可以滿足團(tuán)隊(duì)交流的需要。,傳達(dá)新信息 解決問(wèn)題 作決策 表明態(tài)度 提供更廣泛的參與媒介和氣氛,溝通方式-會(huì)議溝通（二）,會(huì)議溝通把握的原則 注意會(huì)議的主題和頻率，針對(duì)不同的員工召開(kāi)不同的會(huì)議。 運(yùn)用溝通的技巧形成開(kāi)放的溝通氛圍，不要開(kāi)成批判會(huì)、訓(xùn)話會(huì)、一言堂、拌嘴會(huì)。 合理安排時(shí)間，以不影響正常的工作為宜。 在會(huì)上討論一些共同的問(wèn)題，不針對(duì)個(gè)人。 鼓勵(lì)員工自己組織有關(guān)的會(huì)議，邀請(qǐng)經(jīng)理人員列席會(huì)議。,溝通方式-會(huì)議溝通（三）,1、你對(duì)于自己和下屬之間的關(guān)系的看法，將決定你如何 發(fā)生作用。 2、如果你想建立 一項(xiàng)有效的人