管理協(xié)調(diào)--基本內(nèi)容和一般思路.ppt

1、管理協(xié)調(diào)基本內(nèi)容和一般思路,張掖市郵政局 2006年10月,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容、一般方法、基本形式和渠道,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的重要手段溝通,內(nèi) 容,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容、一般方法、基本形式和渠道,1、垂直方向處理好上下級關(guān)系 （1）協(xié)調(diào)的一般內(nèi)容 組織授權(quán)不合理、上下權(quán)責(zé)不清 下級不尊重上級職權(quán)、有越權(quán)行事、不服從行為 上級擅自干涉和干擾下級工作 上下級缺乏有效的溝通和理解 上級的不當指揮 上下級個人因素造成的問題（工作思路、習(xí)慣、作風(fēng)等）,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（一）,（2）、協(xié)調(diào)的一般方法 組織協(xié)調(diào)，理順組織關(guān)系，合理分工授權(quán)，明確上下級權(quán)責(zé)范圍 加強信息交流，廣泛開展各種形式的交流、訪談、

2、座談 企業(yè)形成良好的工作氛圍和團結(jié)一致的合作愿望 提高上下級的素質(zhì) 上級的指揮要減少失誤 建立明確的管理制度和責(zé)任制度,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（二）,2、水平方向部門之間、崗位之間、生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)之間，是企業(yè)協(xié)調(diào)最大量的工作，也是一個難點，因為上下級之間的矛盾往往可以通過行政手段解決，上級手中的權(quán)力可以起很大的作用，而同級之間的問題要復(fù)雜得多。,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（三）,（1）、協(xié)調(diào)內(nèi)容（問題和矛盾的所在） 機構(gòu)不健全，職能上存在漏洞例如“三不管”，往往會引起推踢和爭搶 分工不明、職責(zé)不清、好事爭搶、難事推踢 機構(gòu)臃腫、職位、職能重疊、人浮于事 任務(wù)輕重不均 獎懲不明 部門

3、利益沖突 本位主義 個人因素 缺乏信息溝通、各行其是,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（四）,（2）、協(xié)調(diào)的一般方法 組織調(diào)整 -隊伍精干、精兵簡政 -健全機構(gòu)、明確職責(zé) 制度協(xié)調(diào)健全各項管理制度、落實責(zé)任制度 科學(xué)計劃資源調(diào)整、任務(wù)分配、期量銜接等 加強教育，提高素質(zhì) 削弱個人因素 缺乏信息溝通 營造團結(jié)一致、相互協(xié)作的工作氛圍,企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的內(nèi)容和一般方法（五）,協(xié)調(diào)工作的形式多種多樣，擇要介紹如下幾種： 會議協(xié)調(diào) 現(xiàn)場協(xié)調(diào) 機制協(xié)調(diào),企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)的基本形式與渠道,會議的類型有以下幾種： （1） 信息交流會議 這是一種典型的專業(yè)人員的會議，通過交流各個不同部門的工作差誤和業(yè)務(wù)信息，使大家減少會

4、后在工作之間可能發(fā)生的問題。 （2）表明態(tài)度會議 這是一種商討，決定問題的會議，與會者對上級決定的政策、方案、規(guī)劃和下達的任務(wù)，表明態(tài)度 、感覺和意見，對以往類似問題執(zhí)行中的經(jīng)驗、教訓(xùn)、提出意見這種會議對于溝通上下級之間感情，密切關(guān)系起重要作用。,會議類型（一）,（3）解決問題會議 這是會 同有關(guān)人員共同討論解決某項專題的會議。目的是使與會人員能夠統(tǒng)一思想，共同協(xié)商解決問題。 （4）培訓(xùn)會議 旨在傳達指令并增進了解，從事訓(xùn)練，并對即將執(zhí)行的政策、計劃、方案、程序進行解釋。,會議類型（二）,現(xiàn)場協(xié)調(diào)是一種快速有效的協(xié)調(diào)方式 ，把有關(guān)人員帶到問題的現(xiàn)場，請當事人自己講述產(chǎn)生問題的原因和解決問題的辦

5、法 ，同時允許有關(guān)部門提出要求。使當事人有一種“壓力感”，感到自己部門確實沒有做好工作，使其它部門也愿意“幫一把”，或出些點子，這樣有利于統(tǒng)一認識，使問題盡快解決。對于一些“扯皮太久”，群眾意見大的問題，就可以采取現(xiàn)場協(xié)調(diào)方式求解決。,現(xiàn)場協(xié)調(diào),機制協(xié)調(diào)就是通過調(diào)整組織機構(gòu)、完善職責(zé)分工等辦法，來進行協(xié)調(diào)。對待那些處于部門與部門之間、單位與單位之間的“結(jié)合部”的問題，以及諸如由于分工不清、職責(zé)不明所造成的問題，應(yīng)當采取結(jié)構(gòu)協(xié)調(diào)的措施。“結(jié)合部”的問題可以分為二種，一種是“協(xié)同型”問題，這是一種“三不管”的問題，就是有關(guān)的各部門都有責(zé)任，又都無全部責(zé)任，需要有關(guān)部門通過分工和協(xié)作關(guān)系的明確共同努

6、力完成。另一種是“傳達型”問題，它需要協(xié)調(diào)的是上下工序和管理業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)銜接問題?？梢酝ㄟ^把問題劃給聯(lián)系最密切的部門去解決，關(guān)相應(yīng)擴大其職權(quán)范圍。,機制協(xié)調(diào),協(xié)調(diào)的根本手段溝通,據(jù)社會學(xué)家們研究，一個正常人每天將花60%-80% 的時間在“說、聽、讀、寫”等溝通活動上。他們并由 此得出結(jié)論： “人生的幸福就是人情的幸福，人生的豐富就是人 際關(guān)系的豐富，人生的成功就是人際溝通的成功。”,溝通在人生中重要地位（一）,聯(lián)合國的人才標準定義 -團隊精神（人際關(guān)系） -資源的利用能力（人際關(guān)系） -技能 -才干,溝通在人生中重要地位（二）,人與人之間“交互作用”的成功與失敗，全視我們的“人際溝通”的

7、能力而定。 “溝通”是我們做任何一件事情的中心，大多數(shù)“人”的問題都可以部分或全部地歸結(jié)于缺乏溝通、溝通誤差、或完全沒有溝通。,溝通在人生中重要地位（三）,溝通在管理工作中的重要作用,管理者的工作本質(zhì)主要就是管理好“人”以及與“人”溝通 管理者既是公司的管理者，更是“員工”的管理者，負有對內(nèi)對外兩種人際關(guān)系。 所有的機構(gòu)，不管其規(guī)模如何、性質(zhì)如何，都要靠溝通的過程來結(jié)合，也要靠溝通的過程來執(zhí)行它的功能。,溝通太普通了，我們每天都在做，沒什么了不起 每個人都知道溝通是什么？誰都會作溝通 我告訴他了=我與他溝通了 只有當我去做溝通的時候，才會有溝通行為 溝通能力是天生的，而不是教出來的,對溝通的幾

8、種錯誤的認識,溝通的根本屬性,你對溝通有怎樣的定義，將會有怎樣層次上的溝通。,溝通的通俗定義,溝：渠道 通：通暢,溝通的根本定義（一）,-是傾聽 -是疏導(dǎo) -是補充、說明 -是學(xué)習(xí)和提升 -是雙方的舒暢 -是收獲 -它不是,溝通的根本定義（二）,溝通的基礎(chǔ) 一、發(fā)出方：言辭信號、視覺信號 二、接收方：既知含義、既有經(jīng)驗,溝通的目的,控制成員的行為 遵守公司政策,激勵員工 改善績效,流通信息,表達情感 分享挫折與滿足,由于每個人所具有的聲音和訊號儲存系統(tǒng)俱不相同，所以世界上絕對沒有兩個人能夠完全相同地體會同一項意思。 由于沒有兩個人（即便是雙胞胎）會擁有完全相同地生長背景和經(jīng)驗，因此，對任何一件

9、事絕不可能有兩個人有完全同樣的看法。 誤解是常態(tài)，理解是特例。,溝通的根本屬性,大腦的溝通特點,一刪除 二歸納 三扭曲,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（一）,我是怎樣的一個管理者 -請寫出五條以上,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（二）,我期望自己是一個怎樣的管理者？ -請寫出八條以上,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（三）,我覺得一個優(yōu)秀的管理者應(yīng)該是 -請列出十條以上,心理學(xué)自畫像定律,自己心目中的自畫像會支配自己的行為每 個人都要不適時機的修改自己的自畫像） 物質(zhì)條件已具備，精神要煥發(fā)： 設(shè)定自己是優(yōu)秀的人，這將會大大提 高你的行為質(zhì)量。,開啟潛意識，釋放

10、你自己 永遠突破而不是看破，創(chuàng)造成長型人生 人人都可以成為溝通高手,邁出有效溝通的第一步 -建立優(yōu)秀的自我觀念（三）,高效溝通的兩種表現(xiàn)形式（一）,從“自我觀念”到“自我揭露” -高效溝通要求溝通雙方必須有深度的了解，雙方都必須有誠意的“自我揭露”，讓對方看到你的內(nèi)心。 -你與他人有多少的共有、共享、共同，將決定你與他人的溝通限度。,高效溝通的兩種表現(xiàn)形式（二）,忘掉自我，拋棄“自我觀念”，試著去 適應(yīng)他人的思維方式，體會他人的想法， 充分了解他人的“自我觀念”。,溝通中的“發(fā)送”-說：,一有話直說 二有話實說 三有話正面說 四有話好好說 五不該說時不說 六不該說的不說,溝通中發(fā)送技巧的訓(xùn)練（

11、一）,高效溝通的四大要素 -肢體語言 50% -語調(diào) 38% -環(huán)境 7% -內(nèi)容 5%,溝通中發(fā)送技巧的訓(xùn)練（二）,建立親和力的技術(shù)呼應(yīng) -親和力=接受=信賴=喜歡 如果我們把對方的行為映現(xiàn)在我們身上， 來回就對方，我們就會變得和對方想像，這 就叫簡單呼應(yīng)。 人們會被和他們相似的人所吸引！,溝通中發(fā)送技巧的訓(xùn)練（三）,親和力的建立 呼應(yīng)技巧 -語調(diào)、語言、語速同步 -表情、肢體同步 -認同別人并給予足夠的在乎，尊重對方 的世界觀、價值觀、信念、讓我們有彈性地 去將就別人的世界觀，而不是讓別人來將就 我們。信念、價值觀同步。,溝通中的回饋（一）,積極尋求回饋 你應(yīng)該采取積極的行動，鼓勵人們 發(fā)

12、言提出問題，甚至表示反對的意思。 然后，你必須對問題有所反應(yīng)并予以處 理，以保持有效的交互作用。,溝通中的回饋（二）,以身作則以鼓勵回饋 你身為領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該積極地、機智地、提 供回饋模式。如果你肯給予交談討論、或交換 意見的機會，而真正地做到了有取有予，則你 的構(gòu)思和指令，就不致于以循單行道方式進行 溝通了。,溝通中的回饋（三）,獎勵回饋 當我們接收到積極（正面）的回饋時，就會容易給予 獎賞。但當收到了消極（負面）的回饋時，就很難給予獎 賞。可是無論是積極的或是消極的回饋，都是你要了解組 織及有關(guān)人們的真實情況所必要的情報，也就是如果情況 屬實都應(yīng)給予一定的獎勵。所謂獎勵，并不一定要獎賞什 么

13、實物，有時一句簡單而誠懇的“謝謝你”也就夠了。如果 情況需要的話，也可以用字條來表達你的謝意，這是一種 有效的獎勵方式。如果某人做了特殊貢獻，則你可以寫一 封較正式的信函致謝他，并將副本送給更高一層的領(lǐng)導(dǎo)知 道。,溝通中的有效收聽技巧聽（一）,人的動機和感受對聽的效果會產(chǎn)生影響 -當我們發(fā)現(xiàn)自己不能把注意力集中在某件事上時，這就是我們內(nèi)在的感覺 或動機的一種反應(yīng)。 -我們對目前的談話并不滿意 -另一個不專心的理由，可能是我們希望聽到的對方?jīng)]有傳達。 改變聽的動機是提升聽的效果的根本途徑 之一。,一聽而不聞，左耳進，右耳出。 二虛應(yīng)故事，心不在焉地聽。 三選擇性聽，挑自己感興趣地聽。 四專注地聽

14、，全神貫注地聽。 五設(shè)身處地地聽。 六心領(lǐng)神會地聽。 七創(chuàng)造性的地聽。,溝通中的有效收聽技巧聽（二）,認識溝通的例子,每兩人共分一張A4白紙（每人半張）。 將半張紙撕成一樣大小四條。 找一個人說明下面的排法。,認識溝通的例子,溝通的基石信任 -醫(yī)生 律師 營銷人員,溝通方式書面報告（一）,書面報告是管理中比較常用的一種正式溝通 的方式 ，指員工使用文字或圖表向主管人員 報告工作的進展情況。書面報告可以是定期 的，也可以是不定期的。書面報告主有： 工作日志、周報、月報、季報及專項報告,溝通方式書面報告（二）,書面報告的優(yōu)點： 1、書面報告的方式可以培養(yǎng)員工理性、系統(tǒng)地考慮問題，提高工作方法中的邏

15、輯性。 2、書面報告的方式可以訓(xùn)練員工的書面表達能力。 3、通過書面報告可以在比較短的時間內(nèi)收集到大量的關(guān)于員工工作狀況的信息。 4、當主管人員和員工由于某些客觀原因無法見面時，書面報告的方式非常實用等等。,溝通方式書面報告（三）,書面報告的缺點： 1、書面報告的信息是從員工到經(jīng)理人員單向傳達，缺乏雙向的信息交流。 2、書面報告中大量的文字工作容易使溝通流于形式，而且員工也會由于書面報告浪費時間而感到厭煩。 3、書面報告僅僅是單個員工和經(jīng)理人員之間的信息交流，沒有在團隊中實現(xiàn)信息共享。,溝通方式-會議溝通（一）,鑒于書面的溝通無法提供面對面的交流機 會，因此會議溝通就具有了其不可替代的優(yōu) 勢。、會議溝通可以提供更加直接的溝通形式， 而且可以滿足團隊交流的需要。,傳達新信息 解決問題 作決策 表明態(tài)度 提供更廣泛的參與媒介和氣氛,溝通方式-會議溝通（二）,會議溝通把握的原則 注意會議的主題和頻率，針對不同的員工召開不同的會議。 運用溝通的技巧形成開放的溝通氛圍，不要開成批判會、訓(xùn)話會、一言堂、拌嘴會。 合理安排時間，以不影響正常的工作為宜。 在會上討論一些共同的問題，不針對個人。 鼓勵員工自己組織有關(guān)的會議，邀請經(jīng)理人員列席會議。,溝通方式-會議溝通（三）,1、你對于自己和下屬之間的關(guān)系的看法，將決定你如何 發(fā)生作用。 2、如果你想建立 一項有效的人