銷售與收款內(nèi)控流程.ppt

1、銷售與收款內(nèi)控流程,浙江濟(jì)民制藥股份有限公司,附件1-1,銷售與收款內(nèi)控流程說明,目標(biāo)：加強(qiáng)公司銷售與收款管理，規(guī)范銷售與收款的作業(yè)程序,范圍： 本程序適用于股份有限公司的銷售與收款管理 本程序與公司財務(wù)管理制度相銜接 本程序與公司存貨管理程序相銜接,銷售與收款內(nèi)控流程相關(guān)部門人員職責(zé),銷售與收款內(nèi)控流程相關(guān)部門人員職責(zé)（續(xù)）,區(qū)域銷售代表,業(yè)務(wù)部經(jīng)理（潤總）,總經(jīng)理,銷售與收款內(nèi)控流程訂單處理控制（1）,下單,形成訂單,訂單內(nèi)容是否齊全,客戶,銷售條件,接單,否,銷售副總,是否常規(guī)訂單,否,審核,否,是，提交客戶資料，由上級審批,形成報價及信用政策,是否新客戶,否,報價送交客戶,是,同意？,

2、是,否,是,否,根據(jù)權(quán)限審批,審批,超越權(quán)限，報送總經(jīng)理審批,否,是,形成產(chǎn)品價格統(tǒng)計表,根據(jù)賬期及商業(yè)政策進(jìn)行審核,是,銷售與收款內(nèi)控流程訂單處理控制（2）,管理目標(biāo)：使訂單的接受效率和處理效率提高，保證訂單的有效性和完整性,關(guān)鍵控制點(diǎn)： 接受訂單核章手續(xù)必須齊全 訂單涂改是否有蓋章或注記 核準(zhǔn)售價不能超過權(quán)限 在接受或裝運(yùn)新客戶訂貨之前必須對其資信加以審查 區(qū)域銷售經(jīng)理與客戶談妥交易是否經(jīng)客戶確認(rèn)，交期進(jìn)度應(yīng)列入控制 單位售價、總價等計算是否正確 優(yōu)惠條件與公司規(guī)定應(yīng)符合,注釋： 區(qū)域銷售經(jīng)理接獲客戶訂單后，首先檢查訂單之各項(xiàng)條件齊全與否，訂購內(nèi)容是否清楚，若有涂改應(yīng)蓋章確認(rèn) 新客戶需由業(yè)

3、務(wù)部進(jìn)行信用分析后報管理層審批確定定價和信用政策 常規(guī)訂單由業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批，其余的需報管理層審批,業(yè)務(wù)部內(nèi)勤,業(yè)務(wù)部經(jīng)理,銷售與收款內(nèi)控流程銷售合同簽訂與復(fù)核的控制（1）,否,根據(jù)訂單，草擬銷售合同,審批,每月末，編制合同明細(xì)表,與客戶簽訂合用,法務(wù)部（法務(wù)專員）,對相關(guān)法律問題進(jìn)行審核,不批準(zhǔn),是,批準(zhǔn),遞交各相關(guān)部門備查,本部門存檔，并交財務(wù)部備查,銷售副總、總經(jīng)理,審批,不批準(zhǔn),銷售與收款內(nèi)控流程銷售合同簽訂與復(fù)核的控制（2）,管理目標(biāo)：強(qiáng)化客戶資信管理，防范銷售中的信用風(fēng)險。規(guī)范賒銷管理，提高公司市場競爭力,關(guān)鍵控制點(diǎn)： 合同必須經(jīng)過法務(wù)部的審核 合同的最終審批權(quán)在公司管理層 合同應(yīng)該

4、遞交各個相關(guān)部門備案,注釋： 業(yè)務(wù)部內(nèi)勤根據(jù)訂單和談判情況草擬合同 業(yè)務(wù)部內(nèi)勤月末應(yīng)該編制合同明細(xì)表、合同臺帳。,業(yè)務(wù)部經(jīng)理,銷售助理1,財務(wù)部,銷售與收款內(nèi)控流程內(nèi)銷的控制（1）,開銷售清單、配藥檢、通知運(yùn)輸部門,銷售助理2,倉庫,送貨單位,開出銷售發(fā)票,送貨,客戶簽收，取得回執(zhí),收到回執(zhí),登記發(fā)出商品明細(xì)賬,入賬,月末與客戶、區(qū)域銷售經(jīng)理對賬,留檔,更新發(fā)出商品明細(xì)賬,根據(jù)合同結(jié)算運(yùn)費(fèi),提交運(yùn)輸合同,發(fā)貨通知單,出庫單,倉管員簽字確認(rèn)后，連同發(fā)票和發(fā)運(yùn)通知單,記賬復(fù)核，更新客戶明細(xì)賬、總賬,倉管員簽字確認(rèn)后，連同發(fā)票和發(fā)運(yùn)通知單,根據(jù)收款核銷計算返利,與客戶及時對賬,銷售與收款內(nèi)控流程內(nèi)銷

5、的控制（2）,管理目標(biāo)：發(fā)貨及時，賬務(wù)記錄準(zhǔn)確，開票控制嚴(yán)格,關(guān)鍵控制點(diǎn)： 受訂交貨應(yīng)列進(jìn)度表控制，必須準(zhǔn)時交貨，如有逾期，應(yīng)檢討未交貨原因，并提出改善對策 生產(chǎn)車間對于客戶要求之交貨日期，如無法于預(yù)定日期完成，或無法依排程制造時，必須實(shí)時反映生產(chǎn)部處理 交貨之規(guī)格、種類、數(shù)量應(yīng)與客戶訂單、出庫單上之內(nèi)容一致 發(fā)票內(nèi)容與送貨內(nèi)容須相符，并確認(rèn)發(fā)票上的數(shù)量、金額與出庫單、訂單上的金額一致 注意有無跳開發(fā)票情形，空白及作廢發(fā)票應(yīng)適當(dāng)保存，以便連號控制、勾稽,注釋： 以業(yè)務(wù)部與客戶協(xié)調(diào)之交貨日，為交期管理之管制基準(zhǔn) 業(yè)務(wù)部通知倉庫各批貨品之交期、交貨地點(diǎn)、貨品種類等，并聯(lián)系運(yùn)送工具及貨運(yùn)單位 倉庫在

6、預(yù)定出貨日期后，將準(zhǔn)備交運(yùn)貨品打包好，預(yù)備裝車工具，倉庫依出貨單出庫，成品出庫時依品名、規(guī)格不同登錄庫存明細(xì)賬并及時更新 貨到客戶簽收后，回執(zhí)由業(yè)務(wù)部取回，交與財務(wù)部,生產(chǎn)部,銷售與收款內(nèi)控流程外銷的控制（1）,財務(wù)部,發(fā)貨到指定倉位,銷售助理,外銷業(yè)務(wù)員,訂船或航班,匹配需求,報關(guān),將提單、發(fā)票交給客戶，并記賬,協(xié)調(diào)生產(chǎn)進(jìn)度,開船或起航時獲得提單,與生產(chǎn)部溝通,審核記賬，并更新客戶明細(xì)賬、總帳等,獲得外貿(mào)公司相關(guān)費(fèi)用發(fā)票,根據(jù)發(fā)票付款，賬務(wù)處理,月底編制本月與外貿(mào)公司發(fā)生的費(fèi)用明細(xì)臺帳,核對檢查賬務(wù)記錄,出貨申請表,倉庫部,銷售與收款內(nèi)控流程外銷的控制（2）,管理目標(biāo)：外銷業(yè)務(wù)及時準(zhǔn)確得到處

7、理,關(guān)鍵控制點(diǎn)： 接到外銷申請時外銷部需與生產(chǎn)部溝通，盡量控制插單情況的出現(xiàn)，以免打亂公司制定的生產(chǎn)計劃 報關(guān)資料及時準(zhǔn)確地準(zhǔn)備 提單及時交給客戶 外貿(mào)銷售助理應(yīng)該及時將外貿(mào)公司發(fā)票及時交財務(wù)部,注釋： 外貿(mào)銷售助理根據(jù)需發(fā)送貨物的情況訂船或航班 外貿(mào)銷售助理訂船或航班后交給倉庫部門進(jìn)倉通知 開船或起航后外貿(mào)銷售助理將提單郵寄給客戶，并電告客戶，以便其及時提貨結(jié)款 外貿(mào)銷售助理每月底應(yīng)該編制本月與外貿(mào)公司發(fā)生的費(fèi)用的明細(xì)表，包括發(fā)票到已付款、發(fā)票未到已付款、發(fā)票到未付款、發(fā)票未到未付款等項(xiàng)目，并及時交財務(wù)部以便核對賬目,業(yè)務(wù)部經(jīng)理,倉庫,銷售與收款內(nèi)控流程退/換貨的控制（1）,財務(wù)部,是否能退

8、發(fā)票,是否已向客戶開發(fā)票,未開票退貨,否，取得退貨證明,是,接外部退庫流程,收到客戶發(fā)票,開紅字銷售發(fā)票,賬務(wù)處理,銷售副總、總經(jīng)理,區(qū)域銷售經(jīng)理,客戶提出投訴單,聯(lián)合質(zhì)檢部審批,是否權(quán)限內(nèi)？,審批,否,是,是,是,否,否,與客戶商討提出折讓方案,否,審批,折讓處理,否,是,是,否,辦理出口退稅補(bǔ)稅，賬務(wù)處理,單證員辦理手冊核銷,是否外銷退/換貨？,是,是,否,客戶退/換貨單,補(bǔ)貨處理,銷售與收款內(nèi)控流程退/換貨的控制（2）,管理目標(biāo)：盡量減少公司損失，賬務(wù)記錄準(zhǔn)確，退貨貨品及時足額入庫,關(guān)鍵控制點(diǎn)： 退回貨品須經(jīng)檢驗(yàn)合格后才能入庫，并及時更新庫存記錄 客戶投訴單必須經(jīng)過相應(yīng)權(quán)限的審批 退貨之

9、原發(fā)票應(yīng)及時收回，每筆退貨均交由財務(wù)部及倉儲單位入賬，對退換之貨品應(yīng)依規(guī)定調(diào)整內(nèi)容 退貨必須扣抵應(yīng)收賬款 內(nèi)銷銷貨折讓必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。 內(nèi)銷銷貨折讓應(yīng)取得客戶簽章的折讓證明單，并辦理稅務(wù)扣抵 所有退貨必須先經(jīng)質(zhì)檢部出具意見，最終審批權(quán)在公司管理層,注釋： 未開票業(yè)務(wù)倉庫出具紅字銷售出庫單，折讓業(yè)務(wù)財務(wù)部出具紅字銷售發(fā)票，并依此調(diào)整賬務(wù) 在外銷退貨時，財務(wù)部需辦理出口退稅已補(bǔ)稅證明，單證員在海關(guān)辦理核銷證明，以便退回貨品及時入關(guān) 外銷退貨時單證員指定貨代告知客戶，以便客戶及時退回貨品,區(qū)域銷售經(jīng)理,應(yīng)收會計,銷售與收款內(nèi)控流程應(yīng)收款及收款入賬的控制（1）,根據(jù)銷售發(fā)票登記應(yīng)收賬款明細(xì)賬

10、及賬齡情況,出納,財務(wù)總監(jiān),根據(jù)合同及銷售發(fā)票、發(fā)運(yùn)單等及時與客戶對賬，根據(jù)賬期及時催收,更新應(yīng)收賬款明細(xì)賬,月末與區(qū)域銷售經(jīng)理應(yīng)收賬款與發(fā)出商品對賬，每年與客戶函證對賬不少于兩次,形成應(yīng)收賬款分析表,是否逾期,催收,核銷,是,否,審批,總經(jīng)理,審批,是,收款，填日記賬,對賬不符,財務(wù)部聯(lián)合客戶經(jīng)理調(diào)查原因，提出處理意見,否,是否核銷審批,否,否,是,銷售與收款內(nèi)控流程應(yīng)收款及收款入賬的控制（2）,管理目標(biāo)：控制應(yīng)收賬款，加快資金周轉(zhuǎn)，提高公司財務(wù)管理質(zhì)量。加強(qiáng)欠款追收，減少呆賬、壞賬損 失，提高公司經(jīng)營利潤。,關(guān)鍵控制點(diǎn)： 負(fù)責(zé)應(yīng)收款賬目的人員不得兼負(fù)賬單處理或匯款責(zé)任 應(yīng)收賬款明細(xì)賬必須根據(jù)經(jīng)核對的給客戶的賬單和匯款為依據(jù)予以記錄 應(yīng)收賬款明細(xì)賬必須按月與總分類賬調(diào)節(jié)。應(yīng)妥善處理任何差額。該項(xiàng)調(diào)節(jié)應(yīng)經(jīng)上一級會計主管人員批準(zhǔn) 應(yīng)收款賬齡分析必須由財務(wù)部審查，以查清有無異?；驀?yán)重的拖欠賬款項(xiàng)目。賬齡分析必須準(zhǔn)確無誤，不得歪曲客戶債務(wù)種類 逾齡賬款是否查明原因，逾期賬款如需核銷必須經(jīng)公司管理層審批,注釋： 會計人員根據(jù)出貨單財務(wù)聯(lián)以及發(fā)票，分別登入客戶應(yīng)收賬款明細(xì)賬 出貨單客戶聯(lián)經(jīng)客戶簽收后，交由區(qū)域銷售經(jīng)理按時收款。 月末與