物業(yè)管理應(yīng)用文書.ppt

1、物業(yè)管理應(yīng)用文書,應(yīng)用文書是一種與日常生活聯(lián)系緊密、有固定程序、文字通俗、帶有交際性質(zhì)的使用性文書。在物業(yè)管理活動中，作為直接影響物業(yè)管理活動成效的一個(gè)基本要素，應(yīng)用文書得到了廣泛的使用，而且發(fā)揮著重要作用。物業(yè)管理從業(yè)人員來說，準(zhǔn)確熟練運(yùn)用物業(yè)管理應(yīng)文書是一項(xiàng)必須具備的基本技能。,一、應(yīng)用文書基本知識,（一）應(yīng)用文書的分類 1. 性質(zhì)分 通用的應(yīng)用文可分為行政公文、事務(wù)公文、會議公 文、制度公文、禮儀文書、經(jīng)濟(jì)公文、其他日常文書、 司法公文等八大類幾十種。物業(yè)服務(wù)行業(yè)屬第三產(chǎn)業(yè)， 是服務(wù)行業(yè)，因此，在制作和使用各種文書時(shí)，既要符 合通用文書的一般特點(diǎn)，還要突出服務(wù)的特性。,內(nèi)行文：僅限在獨(dú)立

2、的組織中傳達(dá)的文書 外行文：可再組織外傳遞的文書 前行文：在事情發(fā)生前制作的文書 后行文：在事情發(fā)生后制作的文書 上行文：屬內(nèi)行文，且是向上級報(bào)送的文書 下行文：屬內(nèi)行文，且是向下級發(fā)送的文書 平行文:在各獨(dú)立組織之間傳遞的文書,2. 行文方向及時(shí)間分,（二）應(yīng)用文書的構(gòu)成,1. 標(biāo)題 2. 正文 3. 落款,（三）應(yīng)用文書標(biāo)題的制作,1. 公文式標(biāo)題的制作 組成要素 單位+時(shí)間+事由+文種 解釋： 文章是誰起草的（單位） 文章反應(yīng)什么時(shí)間（時(shí)間） 什么區(qū)域（范圍）的什么事情（事由） 這篇文章是做什么用的（文種） 例如：物業(yè)公司2014年度培訓(xùn)計(jì)劃,2. 文章式標(biāo)題的構(gòu)成模式,有單標(biāo)題和雙標(biāo)題

3、（即主副標(biāo)題）。主標(biāo)題一旦概括到某種 程度，不能概括和反應(yīng)需要傳達(dá)的含義，就必須用副標(biāo)題來做具體 的說明。 例如：某物業(yè)服務(wù)企業(yè)開展全員節(jié)約活動取得明顯效果 后，集團(tuán)公司要求該公司上報(bào)經(jīng)驗(yàn)材料，以便在全集團(tuán)推廣。這個(gè) 標(biāo)題就可以制作成：“挖潛增效大有可為”，副標(biāo)題為“物 業(yè)公司開展全員節(jié)約活動情況總結(jié)”。,（四）應(yīng)用文書寫作的行款格式規(guī)則 基本包括：標(biāo)題、署名、分段、引文和序碼,1. 標(biāo)題 文章標(biāo)題的基本規(guī)則是居中排列，字號應(yīng)大于正文，字體也應(yīng)與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。如果大標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多，則應(yīng)考慮分行排列，但分行排列應(yīng)注意前后意思的完整，仍然要居中。副標(biāo)題應(yīng)緊靠大標(biāo)題下，中間不空行，題前

4、要加破折號，所用字體也也應(yīng)區(qū)別于主標(biāo)題。,2. 署名 署名一般應(yīng)放在大標(biāo)題之下，居中，上下各空一行， 字號應(yīng)小于大標(biāo)題，字體也應(yīng)區(qū)別于大標(biāo)題與正文。 3. 分段 開頭空兩字第二行定格書寫。書信、報(bào)告、行政公 文主送機(jī)關(guān)要求頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩字。,4. 引文 較短的引文可夾在正文中，較長需換行自成一段，排列上比正文退兩格，字體與字號與正文區(qū)別。 5. 序碼 一、 （一） 1. （1）,二、物業(yè)常用應(yīng)用文書,（一）行政性公文 行政性公文就是通常所說的狹義公文或法定公文，屬于規(guī)范體式通用公文中的一大類別，也是應(yīng)用最廣泛的類別。 1. 通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)

5、。,（1）通告的分類 制約性通告：用于一定范圍的對象普遍遵守的某些事項(xiàng)。 知照性通告：用于比較公開的告知一定對象應(yīng)知的事項(xiàng)。,（2） 通告的格式與寫法 標(biāo)題 通告的標(biāo)題有兩種寫法： 一種是單位+事由+文種 例如：物業(yè)項(xiàng)目關(guān)于的通告另一種是只寫發(fā)文單位名稱和文種或只寫“通告”兩字。這種情況適用于對外張貼或在報(bào)紙上發(fā)表。, 正文 通告的正文，一般由緣由、事項(xiàng)、執(zhí)行通告事項(xiàng)的要求等內(nèi)容。通告的緣由位于正文開端，主要介紹通告的根據(jù)、原因和宗旨；接下來寫通告事項(xiàng)，如事項(xiàng)較多，可采用條款式寫法，把具體的規(guī)定和要求，用簡明通俗的語言概括出來，表述上要求有綱有目，明確具體。結(jié)尾鞋上“特此通告”等字樣。, 落款

6、 以“通告”作標(biāo)題時(shí)，應(yīng)寫明發(fā)布通告的單位名稱及成文時(shí)間，并加蓋發(fā)文單位印章。如果發(fā)文單位名稱在標(biāo)題中已出現(xiàn)，可省略單位名稱，只標(biāo)注成文時(shí)間，并加蓋印章。,通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和補(bǔ)相隸 屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有單位周知 或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。,（1） 通知的分類 大體可分三類 指示性通知： 用于發(fā)布規(guī)章制度、闡述政策、布置 工作、答復(fù)下級機(jī)關(guān)詢問等，帶有指令性，需遵照執(zhí)行。 周知性通知： 用于發(fā)布下級機(jī)關(guān)及有關(guān)單位周知的情 況。常見的如人員任免，設(shè)置或撤銷、合并機(jī)構(gòu)，召開會 議等。 轉(zhuǎn)發(fā)性： 用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及不相隸屬單位的來文。,（2）通知的格式

7、和寫法 標(biāo)題 （不宜過長） 單位+ 事由+文種 事由+文種 正文 一般包括三方面內(nèi)容：引據(jù)、主體、結(jié)語,引據(jù) 先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景及依據(jù)， 為何要發(fā)改通知，然后通過承啟用于轉(zhuǎn)入下文。 主體 也稱事項(xiàng)。簡單的只要寫清什么事，有何要求，復(fù)雜的要分層次段落寫。 結(jié)語 因內(nèi)容而定。, 落款 發(fā)文單位印章和成文日期 注意問明確行文目的 為何寫 ? 內(nèi)容是什么? 怎么寫? 范圍 、對象 針對什么問題? 解決什么問題? 提出的措施可行 不可空泛 結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，層次清晰,3. 報(bào)告 適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反應(yīng)情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問。 （1） 報(bào)告的分類 工作報(bào)告 用于在某項(xiàng)工作進(jìn)行到一定階段或

8、已完成時(shí)，將工作情況向上級單位匯報(bào)。 情況報(bào)告 用于向上級單位匯報(bào)某種特定或緊急情況, 建議報(bào)告 用于向上級單位匯報(bào)工作情況，提出工作建議。 回復(fù)報(bào)告 用于對上級單位查詢、查辦、催辦的事項(xiàng)作出專門答復(fù) 報(bào)送報(bào)告 用于向上級單位報(bào)送各種材料，包括下級單位主動呈送的。在報(bào)送時(shí)，需要對報(bào)送材料有關(guān)情況作簡單說明和介紹。,（2）報(bào)告的格式與寫法, 標(biāo)題 單位+事由+文種 正文 引據(jù) 概括主旨 包括依據(jù)、目的、總行動、整體評估、 評價(jià)過渡用語 “現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下”。 主體 報(bào)告事項(xiàng) 包括工作進(jìn)展、主要做法 取得效果、基本經(jīng) 驗(yàn)、存在問題、產(chǎn)生原因、解決辦法。 結(jié)語 “特此報(bào)告”“請審核”“請指示”“

9、以上報(bào)告如有不妥，請指正”。 落款 單位印章及成文日期,4 .請示 適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn) （1） 請示的分類 請示一般是事項(xiàng)性請示，即單就某一事項(xiàng)請求上級單位給予指示或批準(zhǔn)。,（2）請示格式與寫法 標(biāo)題 單位+事由+文種 正文 引據(jù) 寫明請示起因 主體 請示什么問題 結(jié)語 單獨(dú)設(shè)段 “請指示”“請予批 準(zhǔn)”“妥否， 請 批示”。 落款,5. 意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法 （1）分類建設(shè)性意見 上級對下級單位提出工作建議決定性意見 對轄屬機(jī)構(gòu)、組織及人員提 出規(guī)范性的要求和措施 指導(dǎo)性意見 用于上級單位對下級單位進(jìn)行工作指導(dǎo)。 如 公司關(guān)于開展業(yè)務(wù)宣傳工作的指導(dǎo)意 見 工作

10、部署性意見 對某項(xiàng)工作或全面工作作出安排。如 公司關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)市場調(diào)研工作的意見 。,（2）意見的格式與寫法 標(biāo)題 上行文與平行文 單位+事由+文種 下行文 事由+文種 正文 引據(jù) 依據(jù) 、目的、情況、意義，回答“為何提意見” 主體 見解、建議、規(guī)范性解決辦法 結(jié)語 “以上意見，僅供參考” 或 不寫自然結(jié)尾。 落款,6. 函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、 請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 （1） 分類 從內(nèi)容上分 告知函 ： 類似通知，由于不是上下級關(guān)系和業(yè)務(wù)指 導(dǎo)關(guān)系，使用“通知”不妥，故應(yīng)用“函”。, 商洽函：主要用于請求協(xié)助、商洽解決辦理有關(guān)事宜。 詢問函：主要用于提出問題

11、或咨詢有關(guān)情況 答復(fù)函： 主要用于答復(fù)有關(guān)問題或事項(xiàng)。 請求批準(zhǔn)函： 主要是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用。 如 公司關(guān)于申請辦理 同志赴崗工作簽注 的函。,（2） 函的格式與寫法 標(biāo)題 正文 引據(jù) 原因、背景、依據(jù)、理由等 主體 直陳其事，明確地將問題、要求或答復(fù)意見告知對方。 結(jié)語 “特此函告”“特此函達(dá)” “盼復(fù)”“為盼”等 落款,7. 會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng) （1）會議紀(jì)要的分類 形式上： 例行會議紀(jì)要 、 工作會議紀(jì)要協(xié)調(diào)會議 紀(jì)要 性質(zhì)上： 決議型會議紀(jì)要、情況型會議紀(jì)要消息型 內(nèi)容上： 綜合性會議紀(jì)要、專題性會議紀(jì)要,（2） 會議紀(jì)要的格式與寫法 標(biāo)題 會

12、議名稱+文種 正文 引言 七要素： 時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參與人員、議題、 會議進(jìn)展情況、主要成果。 主體 整理、提煉出：主要議題、討論意見、基本結(jié)論、 任務(wù)、要求等會議的主要情況精神、成果表述出來。 一般表述方法：概括法（小型會議） 歸納法（大型會議） 結(jié)語 號召 、決心、希望 （也可不用）,（二）事務(wù)公文 1. 總結(jié) 是對前一段工作、學(xué)習(xí)等進(jìn)行全面系統(tǒng)的回顧、分析和評價(jià)，從中找到教訓(xùn)和規(guī)律性的東西，用于指導(dǎo)今后工作。 （1）分類 根據(jù)內(nèi)容分 ： 工作總結(jié)、生產(chǎn)、學(xué)習(xí)、教學(xué)、會議等。 根據(jù)范圍分： 全國性、地區(qū)性、部門性、 單位 根據(jù)時(shí)間分： 月總結(jié)、季總結(jié)、年度總結(jié)、階 段性總結(jié)等。,（2）

13、總結(jié)的格式與寫法 總結(jié)由標(biāo)題、正文、落款三部分組成。 單位+時(shí)間+內(nèi)容+名稱 公文式 內(nèi)容+名稱 （例：培訓(xùn)工作總結(jié) 標(biāo)題 單標(biāo)題 文章式 雙標(biāo)題, 正文 由前言、主體、結(jié)尾組成 A. 前言 簡要介紹工作目的、根據(jù)、緣由背景、時(shí) 間、 內(nèi)容等 B. 主體 一般模式：基本情況+主要經(jīng)驗(yàn)（做法、體會）+存在問題+今后打算,基本情況 前言即使有介紹，也要具體展開，寫清做了哪些工作、 取得了哪些成績或經(jīng)驗(yàn)。 主要經(jīng)驗(yàn) 寫明工作的步驟，采取了哪些措施和辦法，取得了哪些 成績。 分析取得的原因并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。 像做法、措施都是經(jīng)驗(yàn) 。 存在問題 寫明問題及不足之處，分析原因，總結(jié)教訓(xùn)。 今后打算 針對存在的問

14、題，提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施，提出今后 的工作設(shè)想和奮斗目標(biāo)。,C.結(jié)尾 自然型： 寫完后自然結(jié)束，不再添加 總括型： 將總結(jié)內(nèi)容進(jìn)行概括 謙虛型： 雖然但是. 展望型： 表決心、信心滿懷 落款 名稱+日期,2. 計(jì)劃 （1）計(jì)劃的分類 時(shí)間劃分：長期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃 制定者的層次：戰(zhàn)略計(jì)劃、施政計(jì)劃、作業(yè)計(jì)劃 對象劃分：綜合計(jì)劃、局部計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃 約束力：指令性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃,（2）計(jì)劃的格式與寫法 標(biāo)題 公文式與文章式兩種 名稱+時(shí)間+內(nèi)容+文種（公司2013年招聘計(jì)劃） 名稱+內(nèi)容+文種 公文式 時(shí)限+內(nèi)容+文種 （2013年培訓(xùn)計(jì)劃） 事由+文種 （關(guān)于接待外地員工旅游團(tuán)的工

15、作安排）,前言 正文 主體 結(jié)尾 A. 前言 闡明制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、根據(jù)、意義、總?cè)蝿?wù)、工作情況。點(diǎn)到為止。,目標(biāo)（做什么） 靈魂 B. 主體 步驟（分幾步完成）先做后做 達(dá)到什么程度 措施（怎么做） 具體而明確,C. 結(jié)尾 內(nèi)部使用的計(jì)劃和日常事務(wù)性計(jì)劃寫完正文主體后即可結(jié)束。 需要下發(fā)的重要計(jì)劃，一般應(yīng)有結(jié)尾。有突出重點(diǎn)、強(qiáng)調(diào)事項(xiàng)、提出號召等幾種方式。 落款 內(nèi)部使用 右下方 單位+日期 發(fā)表 標(biāo)題下 單位+日期 上報(bào)、下達(dá)的 單位+日期+公章,三、其他日常應(yīng)用文書,1. 條據(jù)類 （1）條據(jù)概述 記事簡單明了，使用方便，能作為憑證。 （2）條據(jù)的格式和寫法 在條據(jù)的上方中間要寫反應(yīng)條據(jù)性

16、質(zhì)的字樣，如“收條” 寫對方的名稱。有的可以不寫。 正文內(nèi)容，即寫給誰，什么事。 正文寫完后，另起一行寫上“此據(jù)”“此致” 最后寫開條者名稱和開條日期,（3）請假條 請假條是因病或因故不能按時(shí)上班工作、上學(xué)讀書或參加約會的活動，向有關(guān)人員或負(fù)責(zé)人說明情況和請求給予告假的條據(jù)。 請假條既要說明情況和原因，也要請求給予告假，所以寫請假條時(shí)要寫明簡要的情況和緣由，還要略用恭敬語請求對方諒解和允許。,（4） 借條 借條也叫借據(jù)，是借到別人的錢款或財(cái)物時(shí)，由借方寫給出借方作為收到借物或借款和日后歸還的條據(jù)。 借條的內(nèi)容要具體寫明所借財(cái)物的名稱、種類、數(shù)量等。 借條的落款要寫明歸還的具體日期，如果出借方允

17、許，也可以只寫大概的歸還日期或不寫歸還日期。,（5） 收條 收條也叫收據(jù)，是收到別人的錢款或財(cái)物時(shí)，寫給歸還人、贈送人或代送人、代還人作為已收到憑據(jù)的條據(jù)。 收到的物品和錢財(cái)要在收條中具體寫明。收到歸還物時(shí)，可將借條退還給借方，也可以在收條中一并寫明。 （6） 欠條 欠條是因故拖欠他人錢款或物品，約定在一定期限內(nèi)歸還而寫給被拖欠人作為憑證的條據(jù)。在欠條中一般要寫明欠款或欠物原因、被拖欠人和歸還期限、延期歸還時(shí)間。被拖欠人可以在正文中寫明，也可在尾部拖欠人簽名落款前的致送人部位寫明。,（7） 領(lǐng)條 領(lǐng)條是向他人或單位領(lǐng)取物品或錢款時(shí)，所出具的作為已收到的憑據(jù)的條據(jù)。領(lǐng)條是具條人親自去取、去領(lǐng)而收到東西時(shí)所用的。如果是他人送來或歸還的東西，一般出具收條而不是領(lǐng)條。,2. 告啟類 （1）海報(bào) 海報(bào)是向公眾報(bào)道文化娛樂消息和體育消息等的招貼。其目的是鼓動人們參與有關(guān)事情或活動。 海報(bào)的寫法與格式 標(biāo)題+正文+落款,直接寫“海報(bào)” 標(biāo)題 事實(shí)或活動名稱 足球比賽 單位名稱+事由 公司服裝設(shè)計(jì)表演賽 正文