現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求.ppt

1、第四章 現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求,第四章 現(xiàn)代秘書的綜合素質(zhì)要求,第一節(jié) 秘書必備的知識和能力,一、秘書必備的知識 二、秘書人員應有的能力 三、秘書應有的職業(yè)技能 四、秘書人員知識和能力的培養(yǎng),一、秘書必備的知識,（一）秘書必備的基礎知識 （二）秘書必備的專業(yè)知識 （三）與秘書工作直接相關的知識,（一）秘書必備的基礎知識,1.哲學常識 2.政治、法律、社會學常識 3.文學、藝術常識 4.歷史、地理常識 5.自然科學常識 6.數(shù)學知識 7.計算機知識,（二）秘書必備的專業(yè)知識,1.秘書學知識 2.秘書寫作知識 3.文書檔案知識 4.調(diào)研、會務、信訪、人際關系等知識 5.所在單位業(yè)務涉及的專門知識,

2、（三）與秘書工作直接相關的知識,1.語言學 2.邏輯學 3.傳播學 4.心理學 5.社交禮儀知識 6.領導科學 7.公共關系學 8.管理學,二、秘書人員應有的能力,（一）秘書的基礎能力結構 （二）秘書的特殊能力結構,（一）秘書的基礎能力結構,1.思維力 2.想象力 3.觀察力 4.記憶力,（二）秘書的特殊能力結構,1.表達能力 2.辦事能力 3.管理能力 4.應變能力 5.社交能力 6.信息處理能力 7.操作能力 8.獨立辦事能力,案例分析： 2009年的一天深夜，某市政府值班秘書小劉接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學物品時，不慎將一桶劇毒化學物品落入水中。若毒藥擴

3、散到水中，人畜飲用后會造成死亡。此時，劉秘書腦海中掠過兩套方案：一是打電話給市領導或上級機關，請求指示，然后依照領導的指示去執(zhí)行，如果找不到領導，再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈。,分析： 其實這里面的兩套方案都必須要有條理地進行，可以在通知領導的同時，先趕赴現(xiàn)場了解打撈情況。做到兩不誤。,三、秘書應有的職業(yè)技能,（一）文字處理技術 （二）現(xiàn)代通信技術 （三）計算機及網(wǎng)絡技術 （四）汽車駕駛技術 （五）現(xiàn)代辦公設備的使用和保養(yǎng)技術 （六）書法和快速記錄技術,四、秘書人員知識和能力的培養(yǎng),（一）強化訓練 （二）勤奮學習,友情提示： 秘書在傳達、貫徹領導意圖時應注意以下問題。 （1）

4、不能耽誤傳達時間。 （2）不能截留領導意圖。 （3）不能隨意解釋或歪曲領導意圖。,第二節(jié) 秘書的心理和職業(yè)性格,一、秘書的情感 二、秘書的興趣 三、秘書的意志 四、秘書的氣質(zhì) 五、秘書的職業(yè)性格 六、秘書的人格形象,一、秘書的情感,（一）秘書情感的內(nèi)容 （二）秘書情感的表現(xiàn)形式情緒、心境、激情,秘書作為腦力勞動者，應該具有豐富的、高尚的情感品質(zhì)。秘書情感的主要內(nèi)容包括理智感、道德感、審美感，這三個方面的情感體驗反映了人們對真、善、美的理想境界的追求。,（一）秘書情感的內(nèi)容,1.情緒 2.心境 3.激情,（二）秘書情感的表現(xiàn)形式情緒、心境、激情,二、秘書的興趣,（一）秘書的職業(yè)興趣 （二）秘書的

5、業(yè)余愛好,（一）秘書的職業(yè)興趣,秘書的職業(yè)興趣通常表現(xiàn)在以下幾個方面。 （1）對秘書專業(yè)知識的興趣，喜歡閱讀秘書專業(yè)的書籍、雜志，有的還進行秘書學理論的思考。 （2）對秘書工作經(jīng)驗的興趣，經(jīng)常向有經(jīng)驗的秘書請教問題，善于總結自己秘書工作的經(jīng)驗教訓。 （3）對秘書工作新技術、新設備的興趣，努力掌握辦公自動化技術，了解辦公手段的最新發(fā)展動態(tài)。 （4）對秘書工作效果的興趣，關注領導、各部門、人民群眾對秘書工作的評價，努力改進工作方法。,（二）秘書的業(yè)余愛好,秘書的業(yè)余愛好應該廣泛而有中心，要根據(jù)自己的個性特點進行選擇。,三、秘書的意志,（一）意志的特征 （二）秘書應該具備的意志品質(zhì),（一）意志的特征

6、,1.意志總有明確的目的 2.意志支配人們的行動 3.意志總與克服困難相聯(lián)系,（二）秘書應該具備的意志品質(zhì),1.自覺性 2.堅韌性 3.自制性 4.果斷性,深入思考： 秘書應該培養(yǎng)自己哪些方面的意志品質(zhì)？,四、秘書的氣質(zhì),（一）氣質(zhì)的基本類型 （二）氣質(zhì)對秘書工作的影響,（一）氣質(zhì)的基本類型,1.膽汁質(zhì) 2.多血質(zhì) 3.黏液質(zhì) 4.抑郁質(zhì),（二）氣質(zhì)對秘書工作的影響,秘書應該克服氣質(zhì)中的不利因素，培養(yǎng)良好的氣質(zhì)，向熱情、靈活、迅速、穩(wěn)定、細致等方面發(fā)展。,深入思考： 秘書應如何提高自己的氣質(zhì)？,五、秘書的職業(yè)性格,為了做好秘書工作，秘書人員應該逐步養(yǎng)成認真、熱情、隨和、幽默、靈活的良好性格。秘

7、書特別要加以避免或糾正的不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、馬虎等。,友情提示： 好的性格，有利于個人的成長進步和事業(yè)的成功；反之，則不利于一個人的發(fā)展和人生價值的充分實現(xiàn)。秘書工作涉及面廣，工作繁雜，不同的工作性質(zhì)對于秘書人員的個性具有不同的要求。從普遍的認識看，秘書的性格應該具有以下特征。 （1）意志堅毅。秘書工作是十分繁重而復雜的勞動，秘書必須具有堅忍不拔、百折不撓的毅力，克服各種困難，實現(xiàn)自己的職能。 （2）豁然開朗。由于秘書人員的特殊位置，工作中難免與上級、同事、群眾出現(xiàn)一些誤會或者是沖突，樂觀的性格在此尤為重要。,（3）應變敏捷。秘書的工作變化性強，敏銳的觀察力也是非常重要的。 （4

8、）自制力強。秘書人員要培養(yǎng)和提高自制力，在不同的場合、不同背景、不同對象面前要善于選擇和控制自己的行為方式。 （5）友愛合作。秘書應有友愛合作的性格，寬以待人，助人為樂，不與別人斤斤計較，不因小怨小恨而存嫌。,六、秘書的人格形象,（一） 獨立人格 （二）正直人格 （三）健康人格 （四）親和人格,能力訓練,1.秘書必備的基礎知識有哪些？ 2.秘書應掌握哪些專業(yè)知識？ 3.秘書的基礎能力有哪些？ 4.秘書應具有的專業(yè)能力有哪些？ 5.秘書應樹立怎樣的人格形象？ 6.你在知識和能力上有何長處和不足？你打算如何在學校期間完善自己的知識結構和能力結構？,7.案例分析。 案例一： 20世紀90年代中期，當

9、時的國家經(jīng)委辦公廳對全國200多個中小企業(yè)的廠長經(jīng)理秘書進行了一次有關企業(yè)秘書素質(zhì)的問卷調(diào)查，對“你認為當代秘書必須具備的最主要的能力有哪些”這一問題的統(tǒng)計結果，“文字表達能力”被排在第八位，在它之前的幾種能力為組織協(xié)調(diào)能力、攝取信息能力、政策理解能力、具體辦事能力、出謀獻策能力、交際能力、口頭表達能力。 根據(jù)以上調(diào)查材料，請你思考下面幾個問題。 （1）這個調(diào)查結果能否說明“文字表達能力”對于現(xiàn)代秘書來說已經(jīng)不是很重要了？,（2）你能對上述調(diào)查結果提供一種合理的解釋嗎？ （3）如果讓你進行一次“秘書必須具備的最主要的能力有哪些”的調(diào)查，你將會如何進行？（請設計一個調(diào)查方案） 案例二： 認真閱讀

10、下面的材料，然后討論后面的問題。 有一位年輕女性，長得不是很出色，但嫵媚動人，有一種獨特的魅力。我問她為何能夠這樣，她一笑：“我漂亮，因為我相信我漂亮呀！” 這個例子說明了一個道理：一個人要有動人的魅力，必須有很好的“自我意象”。 所謂“自我意象”，就是自己在自己心中是個什么樣子！它代表著你對自己的評價。體現(xiàn)了一個人自尊的程度,。自尊度高，潛力就發(fā)揮得充分；自尊度低，潛能就越受抑制。人們在工作中出現(xiàn)失誤后，往往會情緒消沉而難以自拔，這是因為他形成了一種消極的自我意象。如何盡快改變自己的情緒呢？ 一位總裁秘書，晚上加班處理資料，在送給總裁時，把很重要的一頁丟在家里了。雖然總裁沒有責怪她，但她卻不斷地責怪自己是“笨豬”。她對這個消極的自我形象可能采用三種態(tài)度： 整體認定：“我的確是只笨豬，因為我把重要的文件丟在家里了！”結果：“笨豬”完全進入潛意識，徹底形成消極自我意象。 整體否定：“反正我不可能是笨豬！”結果：雖然理念上否定了“笨豬”，但這種否定很籠統(tǒng)，,往往“笨豬”形象并沒消失，還將在潛意識中對人產(chǎn)生消極影響。 步步排除：“第一，我頂多是有點丟三落四；第二，也不是從來就丟三落四，僅僅在這件事上有些丟三落四；