辦公自動化設備的使用和維護陳國先+(第二版)+第1章+緒論.ppt

1、第一章 緒論,1.1 辦公自動化概述 1.2 辦公設備用電常識 1.3 辦公自動化系統(tǒng)的建設與管理 思考與練習一,1.1 辦公自動化概述 ,1.1.1 辦公自動化的基本功能 1. 事務處理功能 各個辦公部門都有大量的事務工作，這些工作往往量大、重復，業(yè)務繁忙，例如數(shù)據(jù)匯總、報表合成、草擬文件、發(fā)送通知、打印文本等?？梢园焉鲜龇爆嵉氖聞战挥赊k公自動化系統(tǒng)來處理，以達到提高工作效率、減輕工作負擔的目的。完成事務處理功能的辦公自動化系統(tǒng)被稱為事務處理系統(tǒng)，簡稱EDP。這類系統(tǒng)比較簡單，一般由分立式的電子計算機和復印機等設備構成。,2. 信息管理功能 辦公部門最本質的工作是對信息的流通進行控制和管理。

2、做好對信息的收集、加工、傳遞、交流、存取、分析、判斷和反饋，可使信息資源轉化為推動社會進步，獲得良好經(jīng)濟效益的物質財富。辦公自動化是信息管理的有效手段，擔任信息管理功能的辦公自動化系統(tǒng)被稱為管理信息系統(tǒng)，簡稱MIS。這種系統(tǒng)的辦公自動化設備呈分布式組合，具有計算機通信和網(wǎng)絡功能。,3. 輔助決策功能 決策是根據(jù)預定目標作出的行動決定，是辦公活動的重要內容之一，是較高層次的管理工作。決策的正確與否往往會對一個企業(yè)產(chǎn)生重大影響。正因為如此，在決策之前，要做大量的基礎工作，要經(jīng)過提出問題、搜集資料、確定目標、擬定方案、分析評價、最后選定等一系列環(huán)節(jié)。比較理想的辦公自動化系統(tǒng)能自動地分析采集信息，提出

3、各種可供領導參考的優(yōu)選方案，是輔助決策的有力手段。這類系統(tǒng)必須建立起許多能綜合分析、預測發(fā)展、判斷利弊的計算機運算模型，從而可以根據(jù)大量的原始數(shù)據(jù)信息自動作出比較符合實際的決策方案，這種系統(tǒng)叫做決策支持系統(tǒng)，是一種高層次的、智能型的系統(tǒng)，簡稱DSS。,1.1.2 辦公信息處理 1. 辦公信息的生成和輸入 辦公信息的生成和輸入包括信息的產(chǎn)生、獲取和存儲。從信息來源上看，辦公信息可以來自外部，也可以來自內部。前者通常已經(jīng)經(jīng)過一定的加工處理，以非原始輸入的形式存在于辦公室中；后者則比較多地表現(xiàn)為原始輸入。原始輸入可進一步分為聲音輸入、鍵盤輸入和圖像輸入。 原始輸入比較典型的例子是：機構的高層領導或其

4、他工作人員產(chǎn)生了某些設想，這些設想有的可能最終成為一份報告、一封信件、一篇文章，也有的可能是包含若干數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析報表，但第一步都要將這些設想以某種方式輸入相應的辦公設備。,1) 語音輸入 語音輸入包括機器錄音和聲音的識別及響應。 機器錄音：在沒有文字處理中心的辦公機構中，機器錄音是最有效的輸入方式。由于這種方式可以節(jié)省高層領導人的時間，并可隨時將其一些想法記錄下來，因此被越來越多的辦公人員使用。 遠程系統(tǒng)：遠程系統(tǒng)可使經(jīng)常外出的管理者通過電話直接向計算機口述各種文件批示或備忘錄。,聲音識別與響應系統(tǒng)：聲音的識別和響應技術已發(fā)展得較成熟。目前這類設備的核心是一臺高性能的計算機，在接受某一個人的

5、口授之前，設備先要有一個學習過程，以便記住其聲音，并將聲音與某些詞匯一一建立起對應關系。在口授時，要求詞與詞之間有停頓。 2) 鍵盤輸入 鍵盤是輸入文字和數(shù)據(jù)的主要工具。隨著液晶顯示便攜式微機技術的發(fā)展，越來越多的人樂意直接利用鍵盤撰寫文稿。,3) 自動掃描輸入 圖像輸入通常使用圖形掃描儀或數(shù)碼相機。圖形掃描儀或數(shù)碼相機能十分方便而迅速地將圖像信息輸入計算機，以便進一步進行處理。利用圖形掃描儀還可以對印有印刷體漢字的頁面掃描。借助專用的軟件，計算機能對用這種方式輸入的文字進行識別，必要時可編輯加工。頁面掃描的速度比用鍵盤鍵入快很多，且避免了鍵入時的差錯，從而大大提高了工作效率。另外，自動掃描輸

6、入還包括傳真和條型碼技術。條型碼技術的核心是編碼、掃描輸入和鑒別。編碼是指設計一種合理的編碼形式，以便區(qū)分商品的名稱、產(chǎn)地、種類等各種信息；掃描輸入和鑒別設備一般是掃描儀或光符閱讀器，只要用掃描儀或光符閱讀器掃描一下商品的條型碼，即相當于輸入了這種商品的品名、產(chǎn)地等信息，從而節(jié)省了輸入時間。,4) 視頻獲取 視頻獲取在辦公信息中起到越來越重要的作用。視頻信息的獲取可以通過數(shù)碼攝像機來進行，獲取的視頻信號可以通過計算機編輯、合成。 2. 信息處理 信息處理是指對已輸入系統(tǒng)的信息進行加工，使之轉換成可供使用者顯示、存儲或復制的電子存儲格式。信息處理包括數(shù)據(jù)處理和文字處理兩種。,數(shù)據(jù)處理一般與管理工

7、作相聯(lián)系，比如編制計劃、統(tǒng)計、分類、查詢、索引、修改、存儲等。數(shù)據(jù)處理主要是對數(shù)值進行處理，通過對原始數(shù)據(jù)進行各種計算而產(chǎn)生有意義的決定以及有用的統(tǒng)計信息。由于計算機技術的飛速發(fā)展，特別是數(shù)據(jù)庫操作系統(tǒng)問世以來，數(shù)據(jù)處理的內涵有了進一步的擴展，不但可以對數(shù)值型字段進行排序、索引等操作，還可以對字符型字段進行操作，從而為表格處理提供了豐富的手段。,文字處理主要處理語言信息，通過對原稿的編輯、校正、修改和格式化，使語言信息的意思能清楚地被人們理解。利用不同的處理軟件，計算機能分別對數(shù)據(jù)和文字進行處理。 對于語音和視頻信號，主要利用計算機對其進行識別、合成、存儲、加工等處理。圖形與圖像處理是指利用計

8、算機把圖形或圖像以數(shù)字形式輸入，并按照一定的要求進行處理后，再把數(shù)字輸出恢復為圖形或圖像。使用計算機的圖形處理功能，可得到各種統(tǒng)計圖，使辦公人員直觀地了解各種信息之間的關系。使用計算機的圖像處理功能，可以輸入或輸出照片、圖像，并對它們進行如數(shù)字化、增強、復原、壓縮、分割、識別等處理。,3. 信息的輸出及復制 1) 信息的輸出 經(jīng)過處理后的信息要輸出、分發(fā)給他人，其輸出的形式和方法很多。 (1) 顯示器顯示輸出。幾乎所有的文字處理機或計算機都有顯示屏或單行顯示器，顯示器能隨時顯示輸出、輸入的內容和處理的結果。顯示器輸出主要用于觀察中間處理結果或不需要書面保存的文件。 (2) 打印機打印輸出。打印

9、機是常用的輸出設備，通常與計算機或文字處理機連接在一起，常見的有針式打印機、激光打印機和噴墨打印機。使用這類打印機，可方便地進行字符、字型的變換，以輸出精美的文字和符號，使打印出的文稿符合各種需要。,(3) 繪圖儀繪制輸出。繪圖儀是比較專用的輸出設備，通常作為計算機輸出設備的選用配置，用于輸出圖形。 (4) 聲音和視頻輸出。目前，計算機已能模擬輸出各種聲音，聲音和視頻輸出已由當初的輔助輸出逐漸轉化為一種重要的輸出形式。視頻可以通過顯示器或投影儀輸出。 (5) 電子通信輸出。隨著通信系統(tǒng)和網(wǎng)絡的發(fā)展，越來越多的機關和企業(yè)內部及相互之間開始采用電子通信來代替書面通信和文件分發(fā)。,2) 信息的復印

10、復印是信息的復制，通常是指將信息復制在紙上。油印、翻印和印刷都屬于復印。復印的設備主要有復印機、多功能一體機、快速油印機、一體化速印機和膠印機等。 4. 文件的存儲、歸檔及銷毀 辦公的重要工作之一就是做好文件的存儲、歸檔。對文件進行存儲、歸檔是因為文件中包含的信息在今后一段時間內有使用的可能，因此，文件的存儲、歸檔要考慮使用或查找的方便。此外，應當有計劃、定期地將不再有使用價值的文件信息銷毀，以便使有用的信息不被無用的信息淹沒，同時也為新文件的存儲提供空間。,1) 電子文檔存儲與檢索 傳統(tǒng)的文檔存儲與索引是指由秘書把各種紙質的文件按規(guī)定裝訂成冊，建立好索引，然后以垂直或水平的形式存放在檔案柜里

11、。而電子文檔存儲是指將文檔信息存儲在計算機的軟盤、磁帶、硬盤(含外接硬盤)、光盤上，并由計算機來幫助檢索。 計算機把一個文件存儲在磁盤上的同時，就將文件名、文件類型、存入時間、文件長度等信息存放在磁盤的目錄區(qū)，以便查找。用戶要查看所有文件目錄或查找某一文件，只要通過計算機終端，按規(guī)定提出查詢要求，系統(tǒng)即會在幾秒鐘內做出響應，并輸出查詢結果。,進一步的管理則要利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，這時不但要輸入文件的全名，還要輸入文件的主題詞、關鍵詞、內容提要等信息，有時還要對檢索查詢提出權限要求。在這種情況下，用戶先要通過終端向系統(tǒng)發(fā)出申請，然后系統(tǒng)響應，檢查用戶權限，合格后，系統(tǒng)根據(jù)查詢要求進行檢索，向用戶輸

12、出檢索結果。 為了方便用戶，提高效益，國際上現(xiàn)在流行的做法是建立各種專業(yè)的國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)。這種國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)以一個文獻數(shù)據(jù)庫為文庫，及時存儲某種專業(yè)文獻，通過衛(wèi)星通信網(wǎng)絡供分布在世界各國的聯(lián)機終端用戶檢索文獻。,2) 文檔的銷毀 并非所有的文件和信息都需要永久保存，當文件的保存期超過法定期限和有效期后，即應銷毀。銷毀的方法因保存形式而異，例如紙質文件可用碎紙機研碎或燒掉，存儲器上存儲的內容可刪除掉等等。作為一個機構規(guī)定的工作制度的一部分，應制定檔案處置計劃和銷毀方法，尤其是涉及機密的文件，其銷毀的程序及方法都要嚴密無誤，以免發(fā)生意外的毀檔事件和泄密事件。 5. 信息的利用 信息的重要作用是

13、輔助決策。輔助決策是指利用計算機輔助辦公人員根據(jù)計劃對必要的信息進行分析、判斷，提供決策的方案。換言之，輔助決策是指利用計算機的智能化處理軟件，對復雜的事物提供可行的各種決策方案，協(xié)助甚至替代辦公人員進行決策或預測。,1.1.3 辦公自動化設備 辦公自動化設備可分為計算機、通信、辦公機械三大類。 1) 計算機類 計算機類辦公自動化設備包括各類大、中、小型計算機和微型計算機，計算機網(wǎng)絡控制器，口授設備，圖文處理設備，電子會議設備，多功能工作站及其相關軟件等。 2) 通信類 通信類辦公自動化設備包括各種電話、傳真機、局域網(wǎng)、程控電話、集團電話、自動交換機、微波通信設備和衛(wèi)星地面站等。,3) 辦公機

14、械類 辦公機械類辦公自動化設備包括復印機、針式打印機、激光打印機、噴墨打印機、繪圖儀、數(shù)字化儀、掃描儀、軟(硬)盤驅動器、光盤存儲器、高速油印機、投影儀、桌面印刷系統(tǒng)、速印機、多功能一體機、碎紙機、折頁機和裝訂機等。 整個辦公自動化系統(tǒng)就是通過上述各類設備的不同組合而構成的人機交互辦公環(huán)境。辦公自動化的進程與先進辦公設備的使用息息相關。隨著科技的進步，辦公自動化設備的發(fā)展趨勢是數(shù)字化、智能化、無紙化、綜合化以及一機多用。,1.2 辦公設備用電常識,1.2.1 微機系統(tǒng)對供電的基本要求 為了保證微型計算機系統(tǒng)的正常運行，供電系統(tǒng)的質量和連續(xù)性至關重要，它直接關系到機器的使用壽命。一般對微機系統(tǒng)的

15、供電應考慮以下五個方面的要求。 1) 供電電壓的波動范圍 微型計算機系統(tǒng)供電電壓的允許波動范圍一般是額定電壓值的5%。當電網(wǎng)電壓過低時，有些種類的微機會自動保護；當電網(wǎng)電壓過高時，則很容易損壞微機系統(tǒng)。,2) 供電電網(wǎng)的連續(xù)性 微型計算機系統(tǒng)要求供電電網(wǎng)在工作時間內連續(xù)供電，無規(guī)則的突然斷電很容易造成微機系統(tǒng)損壞、數(shù)據(jù)丟失及磁盤盤面劃傷。因此，在供電電網(wǎng)經(jīng)常發(fā)生斷電的地區(qū)，必須配置不間斷電源UPS。UPS主要包括電池、充電器、逆變器和轉換開關四部分。電池是逆變器工作時的供電電源，充電器用來給電池充電，逆變器用來將直流電源轉換為交流電源，轉換開關用于切換逆變器的供電電源(即電網(wǎng)電壓供電正常時，切

16、斷電池供電；電網(wǎng)供電出現(xiàn)事故或停電、斷電時，自動接通電池供電)。,3) 避免與大容量感性負載的電網(wǎng)并聯(lián)使用 微型計算機系統(tǒng)的電源線應當避免與帶有大容量感性負載的電網(wǎng)并聯(lián)使用，因為電感負載在啟動和停止時，會產(chǎn)生高壓涌流和干擾，使微機系統(tǒng)不能正常工作。如果確實不能做到分別供電，則可分別添加穩(wěn)壓電源以減少影響。 4) 避免供電電網(wǎng)帶來的雜波干擾 電網(wǎng)帶來的雜波干擾一般存在于兩載流導體(火線與零線)之間和載流導體與地線之間。前者稱為差模(Normal-mode)干擾，后者稱為共模(Common-mode)干擾。在干擾比較嚴重的場合，會造成微機的錯誤計算，因此，必須在電網(wǎng)回路中引入低通濾波器、隔離變壓器

17、、壓敏變阻器(吸收大幅度的電壓尖峰，如抑制閃電帶來的大幅度脈沖)等雜波干擾抑制設備。,5) 微機系統(tǒng)的接地 微型計算機系統(tǒng)安裝連接時，不僅應接好電源火線和零線，而且還應按說明書要求，嚴格將機器接地，不能因為國外插頭與國內插座不匹配而放棄接地。如果不接地，雖然微機系統(tǒng)能使用，但卻大大增加了因外來突發(fā)原因而造成損壞的可能性。這是因為許多類型的微機主機中的電源變壓器，其中心抽頭與機殼(即大地地線)相連，當機器未接地時，機殼上會帶有110 V左右的“感應電壓”，容易造成系統(tǒng)工作不穩(wěn)定。如果主機接好了地線，但打印機未接地線，則在兩者的地線之間就會產(chǎn)生一定的電壓差，嚴重時會將打印適配器或打印機接口板上的電

18、路損壞。此外，接好地線還會減少因靜電放電而造成系統(tǒng)故障的可能性。,1.2.2 辦公室電源安裝要求 (1) 采用專用地線，以消除采用公共地線帶來的相互影響。 (2) 電網(wǎng)零線和重復接地線不能作為計算機的接地線。 (3) 在考慮三相平衡的情況下，根據(jù)用電設備的總功率和性質分配用電。 (4) 選擇較粗的多芯銅纜作地線，它的一端直接與室外引進的紫銅帶焊接(不宜用螺絲釘緊固)；另一端用單芯包皮粗銅纜焊接，再連接到三芯電源插座的接地端。,(5) 接地線應盡量短，這樣可以最大限度地減小干擾電壓的影響。 (6) 當一個機房安裝多根地線時，從同一根紫銅帶上引出的任意兩根接地線不應形成回路，以減小高頻干擾。 (7

19、) 對于三芯電源插座，按國際、國內標準，從插座的正面看，上面的粗芯應接地線，下面的兩個細芯，左邊接零線，右邊接火線，即“左零右火”，電源插頭也應與之對應。 (8) 如裝接穩(wěn)壓電源，應檢查穩(wěn)壓電源是否漏電，即穩(wěn)壓電源零線對機殼(地)電壓是否小于5 V(峰峰)。,(9) 安裝完畢，用數(shù)字電壓表測量其空載情況下的中線對地電壓，并用示波器測量其峰峰值，然后逐步加載至所需功率，此時的中線對地電壓應小于5 V(峰峰)。 1.2.3 插座、插頭安裝要求 插座是一種低壓電器，它與相應形式的插頭配合使用。插座的主要作用是通過插頭把用電設備和電源連接起來。插座一般分為明插座和暗插座；按孔眼的多少也可分為二極、三極

20、、四極插座。在單相三極和三相四極插座中，較大的那個插孔是接地插孔，它的插套比較高，這是為了保證插頭插入時，接地插腳能先接觸到接地插套，而拔出插頭時，接地插腳又能最后拔離接地插套，從而起到保障使用者安全的作用。單相二極插座沒有這樣的接地插孔，其使用范圍有較大的局限性。,插頭是一種連接插座與用電設備的電器。插頭也必須與相應形式的插座配合使用，其形式和種類與插座相同。單相三極、三相四極插頭中，接地插腳比其他插腳粗且長，通過它與電氣設備的金屬外殼連接，借助插座可靠接地，可防止電氣設備因漏電而引起觸電事故。 安裝插座、插頭必須注意以下幾點： (1) 插座、插頭必須符合相應的國家標準。安裝使用前，要嚴格檢

21、查，不合格的產(chǎn)品不準安裝使用。,(2) 安裝插座時必須保證一定的安裝高度。規(guī)定明插座離地的高度為1.31.5 m，暗插座離地的高度可取0.20.3 m。 (3) 使用插座時，開關與熔斷器必須接在火線上。 (4) 插座、插頭的帶電部件與導線均不得外露。 (5) 嚴防插座、插頭內因線頭松脫或絕緣破損而造成短路或碰殼漏電。 (6) 插座、插頭的外殼應始終保持完整并具有良好的絕緣。 (7) 插座、插頭必須正確接線。,1.2.4 靜電及其消除 1. 靜電對計算機的影響 靜電對計算機的影響主要體現(xiàn)在靜電對半導體器件的影響上。隨著計算機工業(yè)的發(fā)展，組成電子計算機的半導體器件也得到迅速發(fā)展。半導體器件的高密度

22、、高增益又促進了電子計算機的高速度、高密度、大容量和小型化，同時也導致了半導體器件本身對靜電的影響越來越敏感，特別是MOS電路。雖然大多數(shù)MOS電路都具有保護電路，提高了抗靜電的能力，但在使用時，特別是在維修更換時，仍然要注意靜電的影響，因為過高的靜電電壓依然會使MOS電路被擊穿。,當靜電帶電體觸及計算機時，有可能使計算機邏輯器件送入錯誤信號，引起計算機運算出錯，嚴重時還會使送入計算機的計算程序紊亂。此外，當帶陰極射線管的顯示器受到靜電干擾時，會引起圖像紊亂，模糊不清。 靜電引起的故障偶發(fā)性很多，重復性不強，一般是隨機的故障，因此，很難找出其誘發(fā)原因。,2. 靜電對操作人員的影響 計算機操作人

23、員所穿的化纖服裝，因相互摩擦而產(chǎn)生靜電，靜電傳遞給人體，使人體也帶上了電荷。當其靜電電壓達到一定程度時，就會放電。放電時會產(chǎn)生“嚓、嚓”的響聲，在黑暗中可以看到放電火花。對人體放電，會使人有不適的感覺。 表1-1、表1-2為室溫20，相對濕度為40%時測得的工作服帶電電壓以及人體帶電電壓值。,表1-1 工作服帶電電壓,表1-2 人體帶電電壓,由表1-1和表1-2可見，工作服帶電電壓和人體帶電電壓的高低與所穿衣服的材料有關。 鞋子所帶靜電，除與鞋底所用材料有關外，還與地面材料有關。表1-3中所列為在不同材質的地毯上行走40步時測得的人體帶電電壓。測試條件：室溫20，相對濕度40%，被測試者體重5

24、5 kg。,表1-3 不同鞋底材料產(chǎn)生的人體的帶電電壓,靜電的產(chǎn)生不僅與材料、摩擦表面狀態(tài)、摩擦力的大小有關，而且還與相對濕度密切相關。有關測試資料表明，在其他條件相同的情況下，相對濕度為30%時，測得的靜電電壓為5000 V；相對濕度降至20%時，靜電電壓升到10000V；當相對濕度為5%時，靜電電壓可高達20000V。可見，靜電電壓與環(huán)境的相對濕度有著直接的關系。但是相對濕度過高，會引起設備的早期腐蝕，使絕緣材料的絕緣強度降低。一般認為，辦公室的相對濕度控制在55%10%的范圍即可。,3. 靜電的防止與消除 辦公室防靜電的主要措施歸納如下： (1) 接地與屏蔽：靜電接地系統(tǒng)要經(jīng)常進行維護。

25、 (2) 工作人員的著裝：工作人員的衣服(包括內衣)最好選擇不產(chǎn)生靜電的衣料，所穿的鞋也要用合適的材料制作。 (3) 控制濕度：保證空調系統(tǒng)安全運行以及恒溫、恒濕設備的完好，使相對濕度保持在規(guī)定的范圍之內。 (4) 使用靜電消除器：使用靜電消除器應按規(guī)程操作，還應經(jīng)常維護，保證設備完好。,1.3 辦公自動化系統(tǒng)的建設與管理,1.3.1 辦公自動化系統(tǒng)的建設 1. 辦公自動化系統(tǒng)建設的原則 辦公自動化系統(tǒng)用現(xiàn)代化的設備和科學的管理手段來幫助辦公人員提高工作質量和效率。辦公自動化系統(tǒng)的建設必須得到各級領導和有關人員的重視，有正確的設計原則，建立科學的規(guī)則，選擇合適的建設規(guī)模，投入必要的資金，進行合

26、理的系統(tǒng)分析論證，精心實施，采取切實可行的步驟，以建設一個好的辦公自動化系統(tǒng)。,辦公自動化系統(tǒng)涉及到電子、機械、通信、網(wǎng)絡、管理、文秘等多個學科，投資大，對人員的要求較高。我國政府機關辦公自動化系統(tǒng)建設的一般原則是：積極穩(wěn)妥，統(tǒng)籌規(guī)劃，量力而行，按照辦公自動化的軟硬件組成，依照實際的建設方案完成下述工作： (1) 購置必要的設備，使辦公自動化系統(tǒng)的硬件得到保證。 (2) 購置或編制必要的軟件，這需要一定的計算機設備、時間和程序設計人員。 (3) 培訓操作人員，使系統(tǒng)得以正常使用。 (4) 積極進行數(shù)據(jù)整理和標準化工作。,2. 辦公自動化系統(tǒng)建設的步驟 1) 抓住本部門急需解決的問題 首先配置以

27、微型計算機為核心的桌面打印系統(tǒng)，以進行字處理和文件打印工作。對于學校和事業(yè)單位，可以先在業(yè)務繁忙的處室配備計算機，解決原始數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)整理等問題。對于企業(yè)單位，可以先在倉庫、調度、財務、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務繁雜、時效性較強的科室配備計算機，用于解決業(yè)務處理中的問題。 這個階段需要購買計算機、打印機、復印機、排版軟件和數(shù)據(jù)處理軟件等，還需要進行打字速度、計算機和其他設備的使用及相應軟件操作知識等的培訓。,2) 建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫 在一些工作量大且業(yè)務規(guī)范的科、處、室配備計算機，開發(fā)一些相應的信息管理軟件，建立起專門的數(shù)據(jù)庫，制定一些標準以解決本部門較重要的數(shù)據(jù)查詢、檢索和處理等事務性管理工作。 與此同

28、時，還要對部分辦公人員進行使用計算機和數(shù)據(jù)庫方面的培訓，為辦公自動化的進一步深化打下基礎。,3) 建立中小型數(shù)據(jù)庫 建立起能為領導和各職能部門共同使用的中小型公用數(shù)據(jù)庫，進而通過電話、傳真及電報線路組成遠程通信網(wǎng)。 建立一個計算機中心機房，將分散的微機連成一個局部網(wǎng)，在單位內部實行信息資源的共享，使各科室的數(shù)據(jù)形成統(tǒng)一的標準，建成一個完整的事務型辦公系統(tǒng)，為更完善、更復雜的辦公自動化系統(tǒng)的建立打下堅實的基礎。 4) 配備小型機或超級微機 配備小型機或超級微機的目的是為每個辦公室或每個人設一個工作站，并通過通信網(wǎng)絡與外界交流信息，形成一個較完善的三級網(wǎng)絡管理辦公系統(tǒng)。,三級網(wǎng)絡管理辦公系統(tǒng)的第一

29、級是一小型計算機構成的管理系統(tǒng)，設置于計算機中心；第二級是用小型機或超級微機構成的辦公事務處理系統(tǒng)，設置于各職能管理機關；第三級是由微機工作站或終端構成的，用于完成信息的采集、輸入、輸出和查詢等功能，使各處室的所有數(shù)據(jù)共享，設置于各基層科室、車間。這三級網(wǎng)絡管理辦公自動化系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)分析處理能力強、資源共享充分和可靠性高等特點，除了具備事務型辦公自動化系統(tǒng)的全部功能外，還增加了管理信息系統(tǒng)的功能。,5) 建立OA決策型辦公系統(tǒng) 在OA系統(tǒng)具備了上述管理辦公系統(tǒng)的功能后，還應努力使其具備決策支持功能，使OA系統(tǒng)成為決策型的辦公系統(tǒng)(或稱為綜合型辦公自動化系統(tǒng))，使之具有生產(chǎn)計劃、數(shù)據(jù)綜合、發(fā)展預

30、測、效益預測、結構分析等支持與發(fā)展相關決策的能力。 1.3.2 辦公設備的環(huán)境 1. 溫度對辦公設備的影響 (1) 溫度對器件可靠性的影響：器件的工作性能和可靠性是由器件的功耗、環(huán)境溫度和散熱狀態(tài)決定的。據(jù)實驗測知，在規(guī)定的室溫范圍內，環(huán)境溫度每增加10，器件的可靠性約降低25%。,(2) 溫度對電阻器的影響：溫度的升高將會導致電阻器額定功率的下降。RTX型碳膜電阻在環(huán)境溫度為40時，允許使用功率為標稱值的100%；當環(huán)境溫度增至100時，允許使用功率僅為標稱值的20%。又如，RT-0.125W金屬膜電阻，在環(huán)境溫度為70時，其允許使用功率為標稱值的100%；當環(huán)境溫度為125時，其允許使用功

31、率僅為標稱值的20%。實驗還表明，溫度升高或降低10，其阻值約變化1%。 (3) 溫度對電容器的影響：在超過規(guī)定溫度工作時，溫度每增加10，電容器使用時間將下降50%。在高溫狀態(tài)下，電解電容器電解質中的水分易蒸發(fā)，氧化膜性能易變壞。溫度過低時，電解質會凍結，使電阻增大，損耗增加，甚至完全失去作用。,(4) 溫度對絕緣材料和金屬構件的影響：絕緣材料又稱電介質，主要用于印制板、插頭、插座以及各種信號線的包封等。這些材料在電場作用下有電流產(chǎn)生，稱之為漏電流，這是介質在高溫時的主要損耗。機械傳動部件、各類開關等金屬構件，由于膨脹系數(shù)不同，在高溫下會發(fā)生形變。劇烈的膨脹與收縮所產(chǎn)生的內引力以及交替結露、

32、凍結和蒸烤將加速元件、材料的機械損傷和電性能變壞。 (5) 溫度對記錄介質的影響：這里的記錄介質指輸入輸出設備中使用的磁盤、磁帶、打印紙張等。這些介質不僅在計算機運行時使用，而且被作為文件、資料長期存放。對磁介質來說，隨著溫度升高，開始磁導率增大，但當溫度升高到某一數(shù)值時，磁介質將失去磁性，磁導率急劇下降。因此，在國標計算站場地技術要求中對磁介質的存放和使用均作了明確的規(guī)定。,2. 濕度對辦公設備的影響 在相對濕度保持不變的情況下，濕度越高，水蒸氣壓力增大，水分子易進入材料內部，水蒸氣對辦公設備的影響就越大。相對濕度越小，水蒸氣在元器件或介質材料表面形成的水膜越厚，以致造成“導電小路”和出現(xiàn)飛

33、弧。有些塑料及橡膠制品，由于吸收水分，會發(fā)生變形以致?lián)p壞。另外，當濕度由25%增加到80%時，紙張尺寸將增加0.8%左右。,高濕度對計算機設備的危害是明顯的，而低濕度的危害有時更大。在低濕度狀態(tài)下，因塑料地板及機殼表面都不同程度地積累靜電荷，若未采取有效措施加以消除，這種電荷將越積越高，不僅影響機器的可靠性，而且危及工作人員的身心健康。 此外，在高溫高濕、低溫干燥等交替變化的環(huán)境，由于材料毛細孔的呼吸作用，會進一步加速材料的吸潮和腐蝕。,3. 灰塵對辦公設備的影響 灰塵對計算機設備，特別是對精密機械和接插件的影響較大。不論機房采取何種結構形式，由于下述原因，機房內存在大量灰塵仍是不可避免的：空氣調節(jié)需要不斷補充新風，把大氣中的灰塵帶進了機房；機房墻壁、地面、頂棚等起塵或涂層脫落；建筑